מדריך מקיף למנתחי דוא"ל

על שמונים אחוז של חברות קטנות ובינוניות משתמשות בשיווק בדוא"ל כדי למשוך לקוחות חדשים ולשמור על אלה שכבר יש להם.

דואר אלקטרוני הוא מרכיב חיוני בפעילות עסקית מודרנית. הודעות דוא"ל מכילות לעתים קרובות מידע ליצירת קשר עם לקוחות, אישורי הזמנה של לקוחות, בקשות תשלום לספקים, בקשות לידים ונתונים עסקיים חיוניים דומים.

מנתחי דוא"ל יכולים לעזור לארגונים לחלץ ולמנף את כל הנתונים הכלואים במיילים ובקבצים המצורפים שלהם.

מהו מנתח אימייל?

מנתח דוא"ל הוא כלי המשמש לקצירת מידע מהודעות דוא"ל נכנסות. ניתן לחלץ נתונים מהכותרת ומתוכן האימייל באמצעות ממשק API לניתוח דואר. בנוסף, הוא יכול לחלץ נתונים ישירות מקבצי דואר אלקטרוני כגון קבצי PDF, קבצי CSV, תמונות וסוגי מסמכים אחרים.

ניתן לתכנת מנתחי דואר אלקטרוני כדי לחלץ שדות נתונים מסוימים מהודעות חדשות. המשתמש יכול להפוך נתוני אימייל לא מובנים לנתונים מובנים שנוח להזין אותם לתוכנת CRM או ERP. ניתוח דוא"ל מבטל אפוא הזנת נתונים ידנית מיותרת.

האם ניתוח דוא"ל הוא כמו גירוד אינטרנט?

ניתוח דוא"ל דומה לגירוד אינטרנט. בעוד שמגרדי אינטרנט בדרך כלל אוספים נתונים מאתרי HTML, מנתחי דוא"ל מחלצים נתונים רק מכותרות דוא"ל, גופים וקבצים מצורפים.

תוכנת ניתוח דוא"ל מחפשת ביטויים ומילות מפתח מסוימים בתוך דוא"ל.

מנתחי דוא"ל יכולים לאחזר ישירות הודעות דוא"ל עבור תיבת הדואר הנכנס שלך. לחלופין, הם גם מספקים מזהה דוא"ל ייעודי שאליו ניתן להעביר אוטומטית את כל המיילים שלך.

כלי ניתוח האימייל יזהה ויחלץ באופן אוטומטי שדות נתונים מהודעות דוא"ל, בהתבסס על כללי הניתוח שהוגדרו על ידי המשתמש. רוב מנתחי האימייל מאפשרים למשתמשים להגדיר כללי ניתוח מותאמים אישית, בממשק פשוט ללא קוד.

מדוע ניתוח דוא"ל חשוב?

תוכנת ניתוח אימייל עוזרת לשפר את הפרודוקטיביות עבור חברות שמקבלות ומנתחות מיילים מדי יום. עובדים יכולים להתמקד במשימות בעלות ערך גבוה יותר כעת. במקום לסרוק הודעות דוא"ל מרובות כדי לחלץ פיסות מידע קטנות אחת בכל פעם.

ניתוח דוא"ל אוטומטי מדויק הרבה יותר מהזנת נתונים ידנית וניתן להשתמש בו כדי להגדיר זרימות עבודה. לדוגמה, ניתן להגדיר כללי ניתוח להדגשת שדות נתונים עם ביטחון ניתוח נמוך - אותם ניתן לשלוח לבדיקה ידנית.

ניתוח דוא"ל יכול לפיכך לבטל הזנת נתונים ידנית ולהבטיח סקירה ידנית מינימלית.

יתרונות ניתוח אימייל

ניתוח מיילים מציע יתרונות משמעותיים לעסקים מכל גודל ומגזר. הנה כמה מהם:

חיסכון בזמן וכסף

כפי שהוזכר לעיל, מנתחי דוא"ל יכולים לחסל הרבה עבודה ידנית בזבזנית. זה עוזר לצוות להתמקד במשימות אחרות בעלות ערך גבוה שיכולות להשפיע ישירות על השורה התחתונה של החברה.

ניתוח דוא"ל יכול גם לצמצם עיכובים על ידי הבטחה שהנתונים נשלחים כמעט מיד ליישומים עסקיים במורד הזרם.

אוטומציה של זרימות עבודה

מנתחי דוא"ל קולטים באופן אוטומטי שדות עניין ממיילים. לאחר מכן ניתן לשנות את הנתונים שחולצו לכל פורמט מועדף. ולבסוף ניתן לייבא את הנתונים לכל תוכנה במורד הזרם כגון CRM, ERPs או תוכנת הנהלת חשבונות.

ניתן להגדיר את כל התהליך הזה כזרימת עבודה אוטומטית ללא מגע.

שיפור איכות העבודה

כאשר פחות מאמץ מוקדש לפעולות ידניות, שגיאות הזנת נתונים מצטמצמות באופן דרמטי. תאר לעצמך לעבור על מאות הודעות דוא"ל כדי לחלץ מידע - זה רק הרבה נתונים לניהול ידני!

הדיוק מובטח בעת שימוש במנתח דוא"ל לאוטומטי של חילוץ נתונים. ניתן להגדיל בקלות את ניתוח הדוא"ל מבלי להתפשר על האיכות והדיוק של חילוץ הנתונים.

מקרי שימוש פופולריים לניתוח אימייל

ניתן לנתח כמעט כל אימייל כדי לחלץ נתונים יקרי ערך. מסמכים עסקיים ועדכוני עסקאות נשלחים לרוב באמצעות דואר אלקטרוני ומכילים נתונים חשובים.

הנה כמה מקרי שימוש פופולריים לניתוח אימייל:

דרישות רכש, הזמנות רכש, חשבוניות, דפי בנק ומסמכים אחרים נשלחים לרוב כקבצים מצורפים. עם מנתחי דוא"ל ניתן לסווג/לסווג אוטומטית כל מייל או קובץ מצורף ולשלוח אותו למנתח מתאים להמשך עיבוד.

תארו לעצמכם קבלת הזמנה בדוא"ל וחשבונית אוטומטית ללקוח! או חילוץ אוטומטי של נתונים מקבלות תשלום מצורפות והזנה לתוכנת הנהלת החשבונות שלך.

ניהול והעשרה של לידים

לעסקים יש לעתים קרובות לקוחות פוטנציאליים לפנות אליהם באמצעות דואר אלקטרוני. הודעות דוא"ל אלו מכילות את פרטי הקשר של הליד ומידע אחר הרלוונטי לצוותי מכירות ושיווק. מנתח דוא"ל יכול לחלץ באופן אוטומטי מידע לידים ולעדכן את הנתונים ב-CRM כמו Salesforce או Hubspot.

לאחר מכן צוותי שיווק יכולים למקד את הלידים הללו עם הסברה רלוונטית. או שצוותי מכירות יכולים להכשיר לידים כאלה על ידי שליחת הצעת מחיר או קפיצה לשיחה.

אוטומציה של תהליכי מסחר אלקטרוני

כל רכישת מסחר אלקטרוני מפעילה סדרה של מיילים המכילים פרטי הזמנה, חשבוניות ועדכונים.

ממשקי API לניתוח אימייל יכולים לעזור לאתרי מסחר אלקטרוני לייעל את מילוי ההזמנות, המשלוחים ומעקבי הלקוחות.

כיצד להפוך ניתוח דוא"ל לאוטומטי עם ננונטים

להלן השלבים להגדרת זרימת עבודה אוטומטית לניתוח דוא"ל עם Nanonets:

צור חשבון

הרשם כדי להתחיל עם Nanonets.

בנו מנתח אימייל מותאם אישית

העלה כמה קבצים לדוגמה וסמן את השדות שברצונך לחלץ. ה-AI ילמד לזהות את תחומי העניין שלך על סמך הדוגמאות שאתה מציג - כמה שיותר יותר טוב.

צילומי מסך של מיילים יצליחו בסדר גמור. בדוק את החולץ המותאם אישית עם קבצים חדשים כדי לראות איך זה עובד.

שימו לב כי Nanonets מציעה מחלצים מהקופסה לסוגי מסמכים נפוצים שעשויים להיכנס כקבצים מצורפים לרבות חשבוניות, הזמנות, קבלות ועוד.

הגדר את המקור/ים

אם הודעות דוא"ל הן המקור העיקרי שלך, הגדר כתובת מקבלת של Nanonets והעבר אוטומטית את כל הודעות הדוא"ל הרלוונטיות למזהה האימייל הזה.

אתה יכול גם להגדיר ייבוא ​​אוטומטי של קבצים מאחסון ענן, מסדי נתונים או להתחבר דרך API.

הגדר את זרימת העבודה

צור את זרימת העבודה כולה על ידי חיבור המקור למחלץ הנתונים המותאם אישית שבנית. אתה יכול גם להגדיר כללי ניתוח כדי לעבד את הנתונים שחולצו לפורמט פלט מתאים.

לבסוף הגדר את היעד שאליו תרצה לייצא את הנתונים המעודנים. ניתן לייצא את הנתונים ישירות לתוכנת CRM או ERP באמצעות API של Nanonets.