תבנית זרימת עבודה של חשבונות חייבים

שמור על תזרים מזומנים בריא עם תזכורות לתשלום בזמן, גביית תשלומים יעילה ורשומות פיננסיות מעודכנות עם תבנית זרימת זרימת חשבונות של Nanonets.

אודות תבנית זרימת העבודה של חשבונות חייבים

האם אתה מעדכן את הרשומות הפיננסיות שלך בכל פעם שאתה מבצע מכירה באשראי? האם יש לך תהליך יעיל ללכוד את כל החובות שלך במכה אחת?

אם לא, הגיע הזמן לשנות את זה. אוטומציה, שפר את הנראות וחסל שגיאות בתהליך החיובים באמצעות תבנית זרימת עבודה אוטומטית של חשבונות חייבים תוך דקות. האץ את חשבונות החייבים עם חשבוניות תקופתיות ותזכורות בזמן. קבל דוחות AR בזמן אמת עם חילופי נתונים חלקים עם תוכנת הנהלת החשבונות שלך. דע תמיד היכן נמצאים תזרימי המזומנים שלך עם תבנית זרימת העבודה של Nanonets AR.

שלבים בתבנית זרימת עבודה של חשבונות חייבים של Nanonets

כדי להשתמש בתבנית זרימת העבודה של חשבונות חייבים של Nanonets, התחבר לחשבון Nanonets שלך או ליצור חשבון בחינם אם עדיין לא.

חשבונית

צור ושליחה אוטומטית של חשבוניות ברגע שלקוח רוכש באמצעות אינטגרציות של צד שלישי. השתמש בזרימות עבודה כדי לקבוע אם הרכישה חוזרת, חד פעמית, ראויה לאשראי או מסוכנת.

התשלום בעיבוד

החל חיובי מימון, מסים או הנחות בתשלום מוקדם, בהתאם לקריטריונים שלך. שלח ללקוח חשבונית או הצהרת חיוב כספים עם כל הפרטים.

עדכון רשומות פיננסיות

סנכרן את פרטי התשלום עם תוכנת הנהלת החשבונות שלך כמו Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite ועוד באמצעות אינטגרציות חלקות.

היתרונות של שימוש בתבנית זרימת עבודה של חשבונות חייבים של Nanonets

לחובות חשבונות ממתינים עשויות להיות השפעות אדווה על תזרימי המזומנים. נהל את חובות החשבונות שלך, עקוב אחר תזרים המזומנים שלך והאיץ את התשלומים שלך עם Nanonets. עם תבנית זרימת עבודה של חשבונות חייבים של Nanonets, אתה יכול

למזער טעויות אנוש

סנכרן נתונים לתוכנת הנהלת החשבונות שלך עם אינטגרציות חלקות באופן אוטומטי. הפחת שגיאות הזנת נתונים ידניות ל-0.

תהליכי עבודה אוטומטיים

הגדר זרימות עבודה אוטומטיות בכמה קליקים. השתמש בתבניות זרימת עבודה, התאם אישית את זרימות העבודה שלך או תן לצוות שלנו להגדיר אותן עבורך.

ספוט צווארי בקבוק של קאש

קבל תצוגה מלאה של תזרימי מזומנים עם נתונים בזמן אמת על תוכנת הנהלת החשבונות שלך ללא גיליונות אלקטרוניים או מסמכים.

תזכורות אוטומטיות

האץ תשלומים, אישורים ודיווח כספי באמצעות תזכורות אוטומטיות לבעלי עניין רלוונטיים.

שילוב, אוטומציה וקבל תשלום בזמן, תמיד

הפוך כל שלב במחזור חשבונית למזומן לאוטומטי עם זרימות עבודה אינטליגנטיות. Nanonets משתלבת עם כל תוכנות הנהלת החשבונות הגדולות כדי להישאר במעקב אחר החובות שלך עם מעקב תובנה, תזכורות אוטומטיות וניראות מלאה.

האץ את תזרימי המזומנים שלך עם זרימות עבודה של AR היום!

הפוך לאוטומטי את זרימות העבודה של החשבונות שלך עם קוד ללא קוד פלטפורמת אוטומציה חכמה. מטב את הביצועים העסקיים שלך, חסוך בעלויות והגבר את הצמיחה עם Nanonets.

צור קשר עם מומחי האוטומציה שלנו, או נסה ליצור בעצמך זרימת עבודה של חשבונות חייבים.

קרא עוד מאמרים בנושא חשבונאות:

אוטומציה של הנהלת חשבונות עם תבניות הנהלת חשבונות בחינם

מצא את התוכנה הטובה ביותר עבור העסק שלך

מה זה חשבונות חייבים?

AR, הידוע גם בשם חשבונות חייבים, הוא הכסף שהחברה מקבלת מלקוחותיה לאחר השירותים שלהם. להבנה קלה, בואו ניקח דוגמה מהחיים האמיתיים. תאר לעצמך שלווית כסף מהקולגה שלך כדי לשלם עבור ההזמנה כי אז לא היה לך כסף. זה יכול להיקרא חשבונות חייבים, מכיוון שתחזיר לו מאוחר יותר. עכשיו בחזרה לעניינים, חייב חשבון הוא האשראי שניתן על ידי המשרד, שיכול לנוע בין כמה ימים אפילו לשנה, והוא ה-'IOU'.

לאחר ביצוע זהה או מתן השירותים, אם החברה טרם קיבלה את הכסף מהלקוח, זה נקרא חייבים של החברה. חברות רבות מציעות שירות זה לנוחות הלקוחות לשלם להם מאוחר יותר. לדוגמה, יצרן כלי אוכל מספק את הסכו"ם לחנות הקמעונאית. לאחר חיוב החנות עבור הדברים, התשלום נרשם ישירות לחשבונות חייבים. וכשהחנות הקמעונאית תקבל את הפריטים, היא תשלם עבורם.

תהליכי AR יכולים להיות מסובכים אם הם מטופלים באופן ידני, ולכן לחברה צריכה להיות תהליך AR אוטומטי. זה עוזר לחברה לנהל את תזרים ההכנסות בצורה יעילה ומאפשר לחברה לצמוח. בנוסף, התשלומים שהתקבלו ואלו שנותרו מוצגים בבירור בחשבון, כך שיהיה קל לעובדים לעקוב אחר הסכום.

מהו תהליך החובות?

לרוב החברות יש תהליך חיובים. זה עוזר להם לנהל ולעקוב אחר התשלום בקלות. לפיכך, יצירת ושימוש בפתרון הנהלת חשבונות אוטומטי לניהול ומעקב אחר תהליך החובות מאפשר לחברה לשמור על ביצוע העסקאות בצורה חלקה. השלבים בתהליך קבלת החשבון הם כדלקמן:

ביסוס נוהלי אשראי

יצירת הליך בקשת אשראי בחברה היא השלב הראשון בתהליך החובות. בהתבסס על המוניטין של כל ארגון או לקוחות בודדים, החברה תחליט אם הם יספקו את הסחורה שלהם באשראי. זאת ועוד, על החברה לקבוע את התנאים וההגבלות להצעת אשראי בהתאם לצרכי הלקוחות ודרישותיהם. המסמך מציין בבירור את שיעורי הריבית ותנאי האשראי בפירוט כך שלא תיווצר אי התאמה.

הדבר הבא בתהליך האשראי כולל את התקופה שבגינה ארגון מלווה אשראי ללקוח. חברות גדולות יכולות להלוות אשראי לתקופות ארוכות יותר, בעוד שחברות קטנות זקוקות ליותר מזומנים.

הוצאת חשבוניות ללקוחות

השלב הבא בתהליך החובות כולל שליחת חשבונית ללקוחות. חשבונית היא מסמך המציין את פרטי המוצר, העלויות, מועד התשלום ופרטי בנק נוספים. זה יכול להישלח מיד לאחר שליחת הסחורה, כך שהתשלום יכול להתבצע בהקדם האפשרי.

מעקב אחר חשבונות חייבים

קצין חשבונות חייבים עוקב אחר תשלום ההזמנה. תפקידו של קצין AR הוא לבדוק את הסכום שהופקד לחשבון הבנק, להזין את הנתונים למערכת AR ולהקצות אותם לחשבונית. יתרה מכך, עליו להתאים את פנקס החובות כדי להבטיח שכל התשלומים נרשמו כהלכה ועליו להוציא דוחות חודשיים ללקוחות.

יש הבדל בין תהליך המעקב עבור ארגונים גדולים וקטנים. ארגונים גדולים שוכרים צוות של קציני AR המשתמשים במערכת תוכנת מעקב מתקדמת. זה מקטין את הזמן והמאמץ ומספק תוצאות מדויקות. מצד שני, ארגונים קטנים בדרך כלל זקוקים למערכת מתקדמת, ולכן הם מבצעים את תהליך המעקב באופן ידני. זה עשוי להתבצע על ידי רואה חשבון מקצועי או צוות מהם.

הנהלת חשבונות עבור חשבונות חייבים

השלב הבא כרוך בקביעת מועד התשלום של פקיד הגבייה. אז הם צריכים לנהל יומן לרישום ההזמנות לאחר ארגון הנתונים עבור חובות שלא שולמו. תהליך זה משמש לניהול חובות שטרם שולמו וזיהוי הנחות בתשלום מוקדם.

מדוע חשבונות חייבים כל כך חשובים?

ההליך הסטנדרטי של החזרת הכסף הוא רק מיתוס. אנשים צריכים לבצע את ההליך האידיאלי, וזו הסיבה שתהליך החובות הופך להיות חיוני. אם התשלום יתעכב, זה עלול להוביל לנפילת הארגון, וכל מערכת תזרים המזומנים עלולה להיעצר. יתרה מכך, זה עלול להוביל למחסור במזומן להשקעה לצורך ייצור נוסף ותשלום לבעלי המניות. לפיכך, הליך החובות חיוני לתפקוד חלק של כל ארגון. זה מראה כמה מזומנים אתה צריך לקבל ואת ציר הזמן כדי לשמור על תזרים מזומנים בריא.

כיצד להפוך חשבונות חיובים לאוטומטיים?

רכש

מחלקת הרכש עושה את הצעד הראשון בתהליך האוטומציה. הוא מבצע את ההזמנה ושולח עותק של הזמנת הרכש למחלקת החייבים. לאחר מכן, הארגון שולח חשבונית המציינת את התשלום ופרטים נוספים לאחר קבלת ההזמנה.

עיבוד חשבוניות

עיבוד חשבוניות יכול להתבצע באופן ידני וגם אלקטרוני. עם זאת, עיבוד ידני הוא הליך שלוקח זמן רב, ולכן מומלץ ללכת על עיבוד נתונים אוטומטי. זה עוזר להפחית את השגיאות ולספק דיוק, אשר בתורו עוזר להפעיל את כל תהליך הזרימה בצורה חלקה.

אישור חשבונית

בדומה לעיבוד חשבוניות, אישור חשבונית יכול להתבצע באופן ידני ואלקטרוני. הדבר כרוך בהתאמת המידע להזמנת הרכש כך שהתשלום המתקבל יתאים במדויק להזמנה. לאחר מכן מכינים מסמכים לגבי העלות, זמן האספקה, מספר הפעמים ופרטים חיוניים נוספים.

תשלום

לאחר מכן מגיע התשלום, שניתן היה לקבל במזומן, וניתן היה לעבד צ'ק באופן אוטומטי. מנהל חשבונות חייב לאשר את התשלום ולנהל את כל הפורמליות על מנת שניתן יהיה לקבל את התשלום בצורה חלקה.

ניהול סוחרים

יש צורך לבדוק מול הלקוח אם הוא מתמודד עם בעיה כלשהי הקשורה לתשלום. מחובתה של מחלקת החייבים לבדוק האם החשבונית עדיין בתהליך אישור או שהתשלום התקבל.

שדרוגי מערכת

כדי להפוך את תהליך החובות לאוטומטי, חיוני לשמור על שדרוג מערכת ה-ERP (Enterprise Resource Planning) על ידי התקנת גרסאות חדשות של תוכנה כנדרש על ידי הצוות כדי לנהל את תהליך התשלום בצורה חלקה.

דיווח וניתוח

השלב האחרון בתהליך האוטומציה של חשבונות חייבים הוא דיווח על הגיליונות המוכנים עבור הזמנות שנשלחו ותשלומים שהתקבלו במחלקת AP. לאחר מכן, נתח את העסקאות וסקר את ביצועי המחלקה כדי שיוכלו לבצע שינויים אם יש משהו מאחוריהם. שוב, זה עוזר לנהל את הארגון בצורה חלקה.

טיפים לשיפור חשבונות חייבים

שמרו על פרטי צרכן מפורטים

נניח שארגון משתמש בהזנת נתונים ידנית; זה עלול להוביל לשגיאות המשפיעות על הליך החיוב. לפיכך, מערכת החובות האוטומטית צריכה לטעון את כל הפרטים החיוניים, במיוחד תנאי תשלום ואשראי. תהליך AR אוטומטי עוזר לשמור על דיוק בבדיקה שוטפת של מסד הנתונים, יידוע מועדים והכשרת צוות לנהל את הפרטים בצורה נכונה כך שתזרים המזומנים יהיה חלק.

להציע תמריצים חיוביים ושליליים

תמריצים יכולים לעשות פלאים להליך תזרים המזומנים הכולל. זה זהה לדוגמא מהחיים האמיתיים של רכישת מוצרים; כאשר מוצעות הנחות, המכירות עולות. באותו אופן, תמריצים חיוביים ושליליים פועלים לדחיית מזומנים מעסקים ואנשים פרטיים. דוגמה לתמריץ חיובי יכולה להיות מתן חבילות מתנה אם התשלום יתקבל מוקדם. דוגמה לתמריץ שלילי יכולה להיות ענישה שלהם בחיובים נוספים אם התשלום מתעכב. זה יכול לעורר קצת פחד, והם יתחילו לקחת תשלומים ברצינות, מה שיכול להועיל לארגון שלך.

ודא שמדיניות האשראי שלך ברורה ותמציתית

לפני מתן הלוואות כספים עבור סחורות ושירותים כלשהם, ודא שלארגון שלך יש מערכת איתנה של מדיניות אשראי. זה חשוב כדי שזרימת האשראי תישמר כראוי. זוהי חובתו של צוות הכספים והמכירות לקבוע גבולות אשראי וקנסות במידה והתאריך יוארך. הצוות צריך גם לקבוע פגישות כדי להבטיח שהמדיניות עומדת בתנאים הכלכליים המשתנים.

שמור על קשר עם הלקוחות שלך

פעמים רבות קורה שלקוחות יצטרכו לזכור לשלם עבור ההזמנה מכיוון שזהו אינסטינקט אנושי נפוץ. או במקרים אחרים, ייתכן שיש להם סיבות אמיתיות לא לשלם את החשבונות בזמן. תהיה הסיבה אשר תהיה, ניתן לפתור זאת באמצעות תקשורת בריאה. בעזרת תהליך החובות ניתן היה לפתור זאת. ניתן לשלוח תזכורות, כדי שיזכרו את התשלום או להתקשר ישירות אליהם כדי למצוא את הפתרון.

השתמש בעמלות חודשיות רגילות במקום בחשבוניות רגילות

תמיד מומלץ לשלוח חשבונות חודשיים אם ההזמנה היא ענקית או שיש עסקה קבועה בין עסקים. בניגוד לחשבוניות לא סדירות, חשבונות חודשיים פרודוקטיביים יותר עבור כל ארגון. זה עוזר לחברה לווסת את תזרים המזומנים, משפר את תהליך הייצור ועוזר לחברה לצמוח. יתרה מכך, חשבונות חודשיים פירושם שלקוחות יכולים לשלם באמצעות הוראת קבע, מה שמפשט את כל הליך התשלום.

פשט את זרימת העבודה שלך בנושא חשבוניות

כדי להחליק את תהליך החובות, חיוני להיות נקי מכל שגיאות. שגיאות יכולות לנוע משגיאות כתיב ועד לפרטים שגויים לחלוטין. לפיכך מומלץ להשתמש בתבניות חשבוניות המכילות פורמט כדי שתוכל לזכור מה לכלול ומה לא. זה, בתורו, מאיץ את כל תהליך קבלת החשבונות ומסייע לתפקוד חלק של כל ארגון.

הצע אפשרויות תשלום ללקוחות שלך

ארגון צריך להציע ללקוחותיו אפשרויות תשלום לקבלת הכסף בזמן. זה עושה להם נוח לבצע תשלומים במצב שהם רוצים לפני הכסף בזמן. אפשרויות הפטנטים כוללות צ'קים, מזומן, כרטיסי חיוב, כרטיסי אשראי, הוראת קבע והעברות בנקאיות. בין האפשרויות הללו, הוראת קבע היא היעילה ביותר שכן מדובר בתשלום משיכה במקום תשלום דחיפה. זה מרמז שהוא מאושר מראש, והלקוח לא צריך להתנהל כדי לאשר את התשלום.