כיצד אוטומציה רובוטית של תהליכים בניהול דוא"ל יכולה להשפיע על מחנכים

אוטומציה של תהליכים רובוטיים (RPA) מאפשרת לאנשים להפסיק לבצע סוגים מסוימים של משימות שחוזרות על עצמן המבוצעות לעתים קרובות באופן ידני. מכיוון שכל כך הרבה אנשים מבלים כעת זמן יקר בטיפול בצרכי ניהול דוא"ל, אין זה מפתיע שהם בדקו כיצד RPA יכול לעזור לתיבות הדואר הנכנס שלהם. הנה כמה דוגמאות לאופן שבו זה יכול לשפר את הפעילות במגזר החינוך ולעזור למורים חרוצים לפנות את זמנם.

הפחתת משימות ההקלדה

חלק מכלי RPA יכולים להתמודד עם הודעות דוא"ל נכנסות ויוצאות עוד לפני שהמחנכים רואים אותם. זה מבטל חלק גדול מהעבודה העמוסה שלעתים קרובות מורכבת כל כך מימי העבודה הטיפוסיים שלהם.

פתרונות כאלה מעריכים בדרך כלל את תוכן האימייל כשלב הראשון. לאחר מכן, הם ייצרו ציון ביטחון עבור מה שכתוב בדוא"ל. אם למערכת RPA יש ביטחון גבוה, היא שולחת תגובה ללא קלט של מורים או כל אדם אחר המעורב בניהול דוא"ל. מחנכים מעורבים רק כאשר לכלי RPA יש אמון נמוך בתוכן המייל וזקוק להדרכה.

הגדרות כאלה שימושיות במיוחד כאשר הורים שולחים מיילים שקל לענות עליהם. מחנך עשוי להגדיר תבניות ספציפיות לשימוש בכלי RPA. לאחר מכן, הם צריכים להקליד תשובות מפורטות יותר רק כאשר תוכן האימייל מורכב יותר.

שקול דוגמה שבה תלמידים שולחים שיעורי בית בדוא"ל. מחנך יכול להשתמש ב-RPA כדי לאשר את קבלת העבודה או הדגל שלומד שכח לכלול קובץ מצורף הכרחי.

RPA הוא בעל ערך גם בתקופות כמו תחילת שנת לימודים, כאשר מחנך עשוי להצטרך לשלוח הודעות דוא"ל לקבלת פנים לעשרות תלמידים חדשים ולהוריהם. מורים עדיין צריכים להוסיף נגיעות אישיות להתכתבות, אבל הם יכולים לבטל או לצמצם חלק מתוכן האימייל שחייב להיכנס לכל הודעה.

"RPA יכול לשלוח תגובות דוא"ל ללא כל קלט מהמורים." 

חיסכון בזמן במהלך תפקידים חיוניים

עבודות רבות שאנשי חינוך עושים מציגים אלמנטים של חזרה והן אינדיבידואליזציה. תכנון שיעור הוא דוגמה מצוינת. מורים בדרך כלל עוקבים אחר מסגרות ספציפיות כדי להבטיח שתוכן השיעור עומד בסטנדרטים ממלכתיים או לאומיים. עם זאת, הם גם יתאימו את התוכניות עבור כל תלמיד, בהתאם לנקודות החוזק והצרכים של הלומד.

בסקוטלנד, מועצת העיר אברדין הייתה הראשונה במדינה שהשתמשה ב-RPA ליצירת מערכי שיעור. יישום RPA ​​זה גרם לשינויים חיוביים שווה ערך להעסקת 14 מורים נוספים כי זה חסך כל כך הרבה זמן.

כמה מערכי שיעור אפילו כוללים ללמד את הלומדים כיצד לשלוח מיילים. תוכן זה מועיל במיוחד ללומדים צעירים יותר או לאנשים הלומדים אנגלית כשפה שנייה.

מיילים הם חלק בלתי נפרד מחיי היומיום עבור רבים, אך כולם היו צריכים ללמוד כיצד לשלוח אותם בשלב מסוים. תארו לעצמכם פתרון RPA שיכול לעזור למורים ליצור מערכי שיעור מהר יותר, ואז להפיץ תוכן לפי נושא ישירות לתיבות הדואר הנכנס של התלמידים.

"יישום RPA ​​בשימוש בסקוטלנד חסך כל כך הרבה זמן שהוא סיפק את המקבילה להעסקת 14 מחנכים חדשים." 

להבטיח שאנשי חינוך יראו הודעות דוא"ל לפי רמת עדיפות

דואר אלקטרוני היא שיטת תקשורת נוחה, אך היא עלולה להפוך במהירות למכריעה. הסיבה לכך היא שרוב האנשים מגדירים את תיבות הדואר הנכנס שלהם כדי לקבל את כל האימיילים כשהם מגיעים. למרות זאת, שיטה מומלצת לניהול דוא"ל זה לתעדף איך ומתי אתה מטפל בהודעות. כמעט בוודאות תגלה שחלקם זקוקים לתשומת לב מיידית ואחרים אינם דורשים תגובות כלל.

RPA יכול לעבוד ברקע כדי לתעדף מיילים. חלק מהמערכות לומדות עם הזמן אילו מיילים חשובים יותר או פחות. אנשים יכולים גם לשנות הגדרות כך שיראו הודעות דוא"ל בקבוצות בזמנים מוגדרים מראש. כך המשתמשים לא יופרעו בכל פעם שמגיעה הודעה חדשה.

חלק ממערכות RPA גם לומדות לזהות מילות מפתח ספציפיות. אלה יכולים לכלול "ילד חולה", "שיעורי בית מאוחרים" או "מטלה שהוחמצה". כל אלה הם עניינים שאולי צריך תשומת לב מהירה של מורה.

מחנכים רבים התמודדו עם אתגרים יוצאי דופן במהלך השנים האחרונות וחלקם עכשיו מתמודד עם שחיקה כתוצאה. בעיה אחת היא שלעתים קרובות הם חייבים להשקיע כל כך הרבה מזמנם בעשיית דברים מלבד ללמד. RPA יכול לטפל בבעיה הזו, במיוחד בכל הקשור לניהול דוא"ל.

"חלק ממערכות RPA יכולות לתעדף מיילים, וללמוד לאורך זמן שזה פחות או יותר חשוב." 

שיפור זמני עיבוד ונהלים

מערכות חינוך רבות משתמשות בתוכן דואר אלקטרוני כמערכת אזהרה מוקדמת. לדוגמה, ביטויים מסוימים יכולים להצביע על תלמיד בסיכון או בעל דעות קיצוניות שעלולות לסכן את עצמם או אחרים.

בבריטניה, משרד החינוך פרס כלי RPA הידוע בשם Automated Robot Negating the Onerous Loging of Data - או ARNOLD. לפני השימוש ב-ARNOLD, עובדים טיפלו כ-120,000 מיילים מהציבור בכל שנה על ידי הכנסת נתונים ידנית למערכת. זה לקח זמן משמעותי, ודרש ממישהו לקרוא הודעה ולהבין אותה בהקשר, ואז לסווג אותה לפני שהיא הועברה לאדם הנכון.

כעת, ARNOLD סוקרת כל מייל מסווג אותו לפי רמת סיכון, ומבצעת את הזנת הנתונים הנדרשים למערכת מחלקת החינוך. הכלי RPA בוחן מאות משתנים הקשורים לכל מייל כדי להחליט כיצד לסווג אותו. הגדרה זו ביטלה את הזנת הנתונים הידנית המקושרת לאימיילים נכנסים.

אנשי הצוות אומרים שהשינוי הזה עזר להם להתמקד במתן שירות ולא בניהול. זה גם מקל עליהם לזהות את האימיילים שדורשים את הפעולה המהירה ביותר, כמו אלה על תלמידים בסיכון או בתי ספר עם ביצועים נמוכים.

אוטומציה רובוטית של תהליכים הופכת את ניהול הדוא"ל לפשוט יותר

המחנכים של היום לא יכולים להימנע מלכתוב ולהגיב למיילים. עם זאת, כפי שמראות דוגמאות אלו, כלי אוטומציית תהליכים רובוטי יכול לעזור להם לחסוך זמן ולעסוק בעבודה מתגמלת ורלוונטית יותר.

חלק ממקבלי ההחלטות במחלקת החינוך מהססים לעשות דברים אחרת, במיוחד אם התהליכים החדשים דורשים משאבים כספיים. כלומר, ייתכן שהמורים יצטרכו לדבר ספציפית על כמה זמן ואנרגיה הם משקיעים כרגע בכתיבת מיילים וכיצד RPA ישנה משחק כדי לאפשר להם להקדיש יותר זמן למה שהם עושים הכי טוב.