כיצד לבנות מקרה עסקי מונחי ערך מלמטה למעלה לאוטומציה של תהליכי המקור לתשלום שמקבלים אישור. חלק 4.
המאמר האחרון שלי כיסה את שלבי הייבוא של זיהוי הטכנולוגיה הנכונה ועיצוב מפת דרכים לשינוי מציאותי. מאמר זה יסתכל על תהליך בניית המקרה העסקי שלך מנקודת מבט לא פיננסית. היצירה הבאה שלי תיראה
בפיננסים. חשוב לזכור שקייס עסקי שמתמקד אך ורק בפיננסים ברמה גבוהה כנראה לא יקבל חתימה ואישור. מצד שני, מקרה עסקי המכסה את כל ההיבטים של השינויים המוצעים שלך ו
מספק הערכת ערך מלמטה למעלה, יש סיכוי גבוה יותר. הערכה חזקה עשויה גם לעזור לך להניע את פרויקט השינוי במהלך היישום.
בניית המקרה העסקי שלך
בשלב זה של התהליך, תדע מה אתה רוצה לעשות, עם מי, ובמהלך מסגרת הזמן. השלב הבא בתהליך הוא לאסוף את כל מה שאתה יודע למסמך מקרה עסקי, ולאחר מכן לבקש אישור להשקעה בפרויקט שלך
צוות ההנהלה ו/או חברי ההנהלה. מעניין ששלב זה נתפס לעתים קרובות כחלק המלחיץ ביותר של התהליך כולו. מאיפה מתחילים? איזה תיעוד אתה צריך להכין? איך זה יתקבל? אילו שאלות נוספות יהיו המנהלים שלך
לִשְׁאוֹל? יש לך סיפור מספיק מרתק? האם השינויים שהצעת יאושרו?
למרות המיקוד והחשיבות של מסמך מקרה עסקי, זה בדרך כלל הצעד שהופך לפשוט מדי ובסופו של דבר ממוקד במספרים - במקום להיות מנהלי ההערכה הכנים שמחפשים בדרך כלל. המקרה העסקי שלך אינו גיליון אלקטרוני.
פיננסיים הם מרכיב חשוב במקרה העסקי, אבל הם לא המרכיב היחיד.
המקרה העסקי שלך צריך להתייחס לשלוש נקודות-על כדי לקבל אישור ולעזור לך להניע את פרויקט השינוי שלך:
- אמון - שלך המקרה העסקי צריך להיות חזק מספיק כדי להבטיח שהמנהלים שלך סומכים על כך שאתה יודע על מה אתה מדבר
- כנות - זו צריכה להיות הערכה כנה של הפרויקט המוצע. הגדרת הרכיבים שעלולים להאיץ או להאט את הפרויקט, והגדרת ההנחות הפיננסיות וההגשה של הפרויקט שעשיתם
- ממשל - הוא צריך להתוות דרך ברורה עם נקודות ניטור והערכה חזקות שיבטיחו שהפרויקט יעמוד בהבטחותיו. קיום תוכנית חזקה שמתארת את מדדי ה'טרנספורמציה' העיקריים שצריך להשיג ומה
ניתן ליישם פעולה מתקנת.
המקרה העסקי שלך צריך לכלול את האלמנטים הבאים:
הערכת ניהול שינויים
כל מקרה עסקי צריך לכלול הערכה מפורטת של ההשפעה שצפויה להיות לפרויקט שלך על הצוות שלך. אתה צריך לתאר את ה'גורמים האנשים' שעומדים גם לתמוך ביישום הפרויקט שלך וגם לעכב אותו. לעשות את זה
שקול את הדברים הבאים:
- התרבות ומערכת הערכים הנוכחית שלך
- היכולת של העסק שלך לשינוי, כולל כמה שינוי כבר מתבצע או מתוכנן
- סגנונות המנהיגות וחלוקת הכוח הקיימים ברחבי הארגון
- תפיסות של פרויקטים קודמים של טרנספורמציה ושינוי
- היחס של הנהלת הביניים שלך כלפי השינויים המוצעים, שכן הם יהיו המפתח באימוץ משתמש הקצה
- חסות ההנהלה הנדרשת כדי להניע את השינוי ברחבי הארגון
התאם את התוכנית שלך ליעדים אסטרטגיים רחבים יותר
כל מקרה עסקי צריך לצייר קו מאוד ברור וברור מהפרויקט המוצע לאחד או יותר מהיעדים האסטרטגיים של הארגון שלך. לאחר מכן מקשרים את זה בחזרה לשינוי שהשינויים המוצעים שלך יביאו. זה חיוני להרוויח
תמיכת מנהלים בפרויקט וקבלת אישורם על כל הוצאה. זה צריך להיות מפורט יותר מאשר רק 'X'
מתיישב עם יעד Y סביב טרנספורמציה דיגיטלית שכן מדובר בפרויקט דיגיטלי. אז איך מדגימים את רמת הפירוט הנדרשת?
- סקור את התוכניות האסטרטגיות הארגוניות והמחלקות שלך. אם הם לא קיימים, פנה לצוות ההנהלה הבכיר שלך ושאל אותם לגבי סדרי העדיפויות האסטרטגיים העיקריים שלהם.
- לאחר מכן זהה את התוצאות הספציפיות של הפרויקט שלך שיתמכו בסדרי העדיפויות הללו.
- התאם את מדדי ההצלחה שלך ואת ציר הזמן של הפרויקט שלך עם התוכנית האסטרטגית הרחבה יותר של החברה ו/או המחלקה.
בדוק את הממצאים שלך עם כמה מחזיקי עניין מרכזיים כדי לוודא שהם הגיוניים - זה גם עוזר לפתח את הרעיון של הפרויקט שלך עם אותו בעל עניין.
התמודד עם ריסק
סיכונים הם חלק חשוב ביותר בכל תהליך קבלת החלטות במקרה עסקי, אז אתה צריך להוכיח שעשית את שיעורי הבית שלך ולהבין את הסיכונים הקשורים לפרויקט שלך בשלושה תחומים מרכזיים:
- סיכונים בפרויקט – מהם הסיכונים הכרוכים בהגשת הפרויקט
- סיכונים בחוסר מעש - מהם הסיכונים הארגוניים שהעסק ממשיך להתמודד איתם בזמן שאינו מבצע את הפרויקט
- סיכוני ROI – מהם הסיכונים באי השגת התשואה הצפויה על ההשקעה.
עבור כל אחד מהסיכונים, עליך לזהות את הסבירות, ההשפעה, דירוג הסיכונים ואסטרטגיית ההפחתה ואת הבעלים. סיכוני פרויקט צריכים להיגזר מתהליך תכנון הפרויקט שלך, אלו הם בדרך כלל הסיכונים המודגשים במקרה העסקי.
התחומים שבדרך כלל מפספסים הם סיכוני חוסר הפעולה וסיכוני החזר ה-ROI.
סיכון של חוסר מעש
הסיכון של חוסר מעש מתייחס לסיכונים הארגוניים האמיתיים שעסק מתמודד איתם כאשר הם משנים את תהליך הרכש והחייבים שלו. כל עסק מתמודד עם הסיכונים הללו, השאלה היא עד כמה הסיכונים הללו גבוהים, בהתבסס על המערכות
ותהליכים שכבר יש לך במקום. בדרך כלל ישנם 10 סיכונים תאגידיים בתהליכי הרכש והתשלום של העסק שעליך להיות מודע אליהם:
- חשבוניות הונאה - הסיכון שתשלם חשבונית שלא תשלם
- אי ציות של ספק - זה משלב מגוון שלם של סיכוני אי ציות מצד הספק סביב סוגי התיעוד/התהליכים שאתה דורש מהם להחזיק. הסיכון כאן הוא שתתחיל לעבוד עם ספק שאין לו את
התיעוד הנדרש במקום או שהתיעוד של ספק קיים פג. זה יכול לכלול ציות ל:- דרישות סביבתיות, חברתיות וממשל (ESG)
- עבדות מודרנית
- ביטוח
- הסמכות בתעשייה
- הערכות בתעשייה
- שכפול חשבוניות - הסיכון שתשלם את אותה חשבונית פעמיים עבור ספק.
- ציות למס - הסיכון שאינך מסוגל לציית להגשות/חוקי מס רלוונטיים עקב בעיות בנתונים או בתהליכים שלך.
- הוצאות מאבריק - הסיכון שיש הוצאה לא מורשית של החברה על סחורות/שירותים.
- אישור הוצאה - הסיכון שאינך מסוגל להוכיח אישור הוצאות תאגיד על סחורות/שירותים בהתאם למדיניות ולנהלים הפיננסיים שלך.
- לכידת נתוני חשבונית שגויה - הסיכון שאתה לוכד נתוני חשבוניות בצורה שגויה וכתוצאה מכך בעיות סביב תשלומי ספקים
- ניגוד עניינים - הסיכון שהחלטות תאגיד על הוצאות מתקבלות ללא הערכה ברורה של ניגוד עניינים (למשל, חוזה מוענק לחבר של עובד או אינטרס עסקי אחר.
- סיכון מחזור חיים בחוזה - סיכון זה כולל מגוון שלם של סיכונים הקשורים לחוזה כולל תחומים כגון:
- תנאי חוזה שליליים ו/או בעלי פוטנציאל פגיעה בהסכמה ללא הערכת סיכון חוזה מתאימה
- תיעוד החוזה נעדר
- אישור חוזים על ידי עובדים לא מורשים
- חוזים מסתיימים שלא ביודעין
- פגיעה ביחסי ספקים - סיכון זה מתייחס לבעיות שעלולות להתעורר בתהליך הרכש שלך לתשלום שעלולות לפגוע במערכת היחסים שלך עם הספקים שלך. זה יכול לכלול גורמים כגון:
- תשלומי חשבוניות באיחור, עיכוב או החמצה
- עלות גבוהה לשירות עקב תהליכי מעקב ידניים
- הזמנות חסרות או שגויות עקב תהליכי הזמנה ידניים
- הפרעה עסקית - סיכון זה נוגע לאפשרות שעסקאות הליבה שלך לתשלום משבשות עקב צוות מפתח שעזב עם ידע תהליכי מפתח ידני.
סיכון על החזר ROI
אם הצלחת לעקוב אחר התהליך עד לנקודה זו, אמור להיות לך מושג ברור כיצד ומתי הערך יסופק באמצעות הפרויקט המוצע שלך, וכל זה ייקבע על ידי שורה של הנחות. הסיכונים על ROI הם הסיכונים של
ההנחות הללו לא מתקיימות.
לדוגמה, אם חישבת שהפחתת עלויות עיבוד החשבוניות שלך תונע מאימוץ הספקים של ערוצי חשבונית אוטומטיים יותר, מה קורה אם האימוץ איטי מהצפוי? אילו אסטרטגיות הפחתה אתה יכול ליישם
להבטיח שההנחות יהיו קרובות למציאות?
אני ממליץ לבדוק את כל תחומי היתרונות הצפויים:
- יתרונות תהליך חשבונית
- הטבות לעיבוד תעודת רכש
- הטבות הקשורות לרכש
- הטבות הקשורות לאנשים
- יתרונות הקשורים ליעילות
ולאחר מכן ביצוע הערכת סיכונים המבוססת על אותם תחומים כדי לזהות סבירות, השפעה ואסטרטגיית הפחתה.
מניסיוננו, ביטוי של היבטים לא פיננסיים של מקרה עסקי מוביל לבניית אמון, להפגין את המומחיות שלך ולקדם את ההנהלה שלך עבור הצד הפיננסי של המקרה העסקי. בקטע הבא שלי, אסתכל על הוספת הנתונים הפיננסיים העיקריים הללו
למקרה העסקי שלך.
