חשבונית אישור אוטומציה

מבוא

למחלקות התשלומים (AP) של רוב החברות יש כללים פנימיים עבור ניהול חשבוניות הכוללים אישורים. מהם אישורי חשבוניות? מהו תהליך עבודה ידני של אישור חשבונית? מדוע להפוך את תהליך אישור החשבוניות לאוטומטי?

המשך לקרוא כדי להבין את תהליך אישור החשבוניות.

---

---

---

מעוניין להפוך את תהליכי ה-AP הידניים שלך לאוטומטיים? הזמן הדגמה חיה של 30 דקות כדי לראות כיצד Nanonets יכולה לעזור לצוות שלך ליישם מקצה לקצה אוטומציה של AP.

קבעו הדגמה

---

פעולת מחלקת תשלומים (AP) בעסק, בין אם היא מוכוונת מוצר או שירות, היא קריטית לפרודוקטיביות החברה ולשמירה על קשרי ספקים טובים. מחלקת AP יעילה המספקת תמיכה פיננסית, אדמיניסטרטיבית ופקידותית לתהליך הרכישה של חברה, חייבת להיות בעלת מערכת מאורגנת המשלבת בצורה חלקה את הפונקציות השונות של תהליך הרכש-תשלום המתפרש על פני ניהול הזמנות רכש, תקשורת עם ספקים, חשבוניות ניהול, מעקב אחר מוצרים ותשלום.

ניהול חשבוניות מתחיל כאשר חשבונית מתקבלת בחברה ומסתיים בתשלום החשבונית, הוא אחד התפקידים החשובים ביותר של מחלקת ה-AP בחברה. עד כמה שזה נשמע פשטני, ניהול חשבוניות אינו, או לא אמור להיות, תהליך דו-שלבי של 'קבל חשבונית, שלם חשבונית'. זה נכון במיוחד עבור חברות שמבצעות רכישות רבות ומגיעות עם מספר רב של חשבוניות. פרוטוקול ניהול חשבוניות טוב חייב בהכרח לכלול אימות של הלגיטימיות של כל החשבוניות והאישורים הרב-שכבתיים לפני שניתן יהיה לעבד אותן לתשלום.

תהליך העבודה של אישור החשבונית

זרימת העבודה של אישור החשבוניות היא מפל של שלבים בתהליך הרכש-תשלום שננקטים כדי להבטיח שחשבונית שהתקבלה בחברה היא לגיטימית ותואמת את ההזמנה שבוצעה. אישור החשבונית כרוך ברמות מרובות של בדיקה על ידי אנשים האחראים על הזמנת רכש ו/או ספק. לכל חברה יכולה להיות תהליך עבודה ייחודי משלה לאישור

זרימת עבודה טיפוסית לאישור חשבונית כוללת את השלבים הבאים:

חשבונית מגיעה לחברה. החשבונית יכולה להיות בצורת עותק מודפס, או קובץ PDF מצורף או בצורה מתקדמת יותר של חשבונית דיגיטלית, אותה יש להגיש בחלק המתאים לעיבוד.

• אימות חשבונית: לאחר הגשת החשבונית, החשבונית מקושרת לכל מסמך אחר הקשור לעסקה המסוימת, כגון דרישת רכש, הזמנת רכש, הצעת המחיר מהספק, תקשורת אחרת מהספק וכו'. זה מכונה בדרך כלל "התאמה תלת כיוונית" , שלושת המסמכים שיש להתאים הם הזמנת רכש, חשבונית וקבלת משלוח, אך ההתאמה עשויה לכלול גם מסמכים אחרים. גורמים נוספים שיש לקחת בחשבון לצורך אימות כוללים:
  האם תנאי התשלום תואמים?
  האם כלולות הנחות שהובטחו?
  האם החשבונית קודדה לחשבונות ההוצאות המתאימים?
  האם יש בעיות ביצועים לאחר הקבלה שמצדיקות הלנת תשלום?
• חריגים בחשבונית: חריג מועלה כאשר בחשבונית יש מידע חלקי או שגוי. החשבונית מנותבת לעובדים המתאימים על מנת לעקוב ולתקן את השגיאה. לאחר מכן, הנפקות מחדש של חשבוניות, אימותים מחדש והתאמה במקרה של תיקון שגיאות, או חקירת הונאה במקרה של חריגים לא פתורים.
• אישור: לאחר האימות, החשבונית מנותבת לאנשי כוח אדם ברמות שונות בהתאם למדיניות החברה. מספר ואופי האישורים משתנים בין חברות, מחלקות, סוג המוצר וסכום החשבונית. כדוגמה, ייתכן שמחלקת הרכש תצטרך לאשר חשבונית כדי לאשר את דיוק החיוב של הספק לפני שניתן יהיה לעבד את התשלום. חברות מסוימות דורשות סכומי חשבוניות גבוהים מסף כדי לדרוש אישורים נוספים ממנהל או סמנכ"ל כספים.
• תשלום: החשבונית נכנסת לתור התשלומים לאחר קבלת כל האישורים.

חברות קטנות ובינוניות רבות ממשיכות לנהל תהליכי עבודה ידניים של אישור חשבוניות. אלה עשויים לכלול פעולות בסיסיות כמו מסמך עיבוד תמלילים à la an SOP, עם שלבים מסודרים והפצת המסמך למשתתפים השונים של זרימת העבודה שישמשו כמדריך. זהו, כפי שניתן לדמיין, תהליך לא מאורגן המחייב את המשתתפים להמשיך להתייחס למסמך בעקבות השלבים, מה שעלול להוביל לטעויות.

בהרבה חברות קטנות אין אפילו SOP כזה ויש רק נוהל כללי שמועבר מפה לאוזן למשתתפים השונים, שהוא מתכון לאסון כשהחברה עוברת כל צורה של שינוי, בין אם זה. הגדלה או שינוי של בסיס העובדים שלו.

---

הגדר זרימות עבודה של AP ללא מגע ו לייעל את תהליך התשלומים בשניות. הזמן עכשיו הדגמה חיה של 30 דקות.

קבעו הדגמה

---

בעיות בזרימת העבודה הידנית של אישור חשבוניות

כמה מהאתגרים הספציפיים של זרימת עבודה ידנית של אישור חשבוניות הם:

• שגיאות: טעויות אנוש כתוצאה מעבודת יתר או סתם פיקוח עלולות להוביל לכפל תשלומים, תשלומים חסרים, דחיית תשלומים או החמצת תשלומים, כל אלו עלולים לעלות לחברה יותר כסף וזמן.
• מסמכים חסרים: עבודת ניירת עלולה לגרום לאובדן של מסמכים חשובים כמו חשבוניות. זה יכול להוביל לשפע של בעיות לאורך מחזור התשלום החשבונאי, החל בחיכוך עם הספק לפעולות עיכוב.
• בזבוז מאמץ אנושי: תהליכי אישור ידני מבזבזים מאמץ אנושי שניתן להפעיל בצורה בונה יותר בפעילויות פרודוקטיביות יותר.
• עיכובים בזמן: כאשר נדרשים מספר אישורים לאישור חשבונית, וכאשר החברה מתמודדת עם מספר חשבוניות במהלך יום העסקים שלה, עצם קבלת האישורים לפני עיבוד החשבונית עשויה לקחת זמן רב. עד 20% מהחשבוניות מכילות באופן קבוע מידע שגוי או חלקי, וזרימת עבודה ידנית של אישור חשבוניות מביאה לכך שמחלקת ה-AP מבזבזת 25% מזמנה בפתרון בעיות ומעקב אחר מידע חסר.
• תשלומים מאוחרים: עיכובים בקבלת האישורים עלולים בתורם להוביל לעיכובים בתשלומים, שעלולים, כאמור, לעלות לחברה. בארה"ב, 3 טריליון דולר נקשרו עם איחור בתשלומים בקרב עסקים קטנים ב-2019, מה שהוביל להפסקות עובדים, מגבלות רכישת מלאי והפחתה בשעות העובדים כדי להסתדר. עיכובים עלולים גם להוביל לשלג לקבלות מאוחרות של פריטים שהוזמנו, דירוג אשראי גרוע, יחסים גרועים עם ספקים ועמלות/קנסות.
• אטימות של נתיב החשבונית: קשה או אפילו בלתי אפשרי לעקוב אחר מצבה של חשבונית בנתיב האימות והאישור שלה, מה שמקשה על בדיקה חוזרת ותכנון מראש.
• פגיעות של הונאה: הונאת חשבוניות עשויה להיות הונאה של צד שלישי, חיוב עבודה שגוי, תשלומים כפולים עקב עיכובים או פנימיים. נדרש תהליך אישור אטום למים כדי למנוע הונאה. זה נכון במיוחד בתקופות משבר. לדוגמה, מגיפת Covid-19 עלתה על פי הדיווחים את שכיחות הונאת החשבוניות בשנת 2020. הונאות חשבוניות עשויות להתבטא כנפח חשבוניות חריג, חוסר דין וחשבון של סחורות מול חשבונית, אי התאמות בין הזמנה לחשבונית והתנהגות מפוקפקת של עובדים. לא ניתן לזהות אותם באופן ידני, במיוחד כאשר נפח העסקים גבוה.

אוטומציה של תהליך אישור החשבוניות

אוטומציה של אישור חשבונית יכולה לעזור להקל על התהליך ולחסוך זמן. כמה מהיתרונות של אוטומציה של אישור חשבוניות הם:

• אימות מהיר יותר: זה אולי היתרון החשוב ביותר של אוטומציה. השוואה אוטומטית של החשבונית עם מסמכים קשורים אחרים יכולה לבטל את עיכובי הזמן הקשורים להתאמה תלת-כיוונית ידנית מכיוון שכל המסמכים הקשורים לעסקה אחת מאוחסנים דיגיטלית באותו מקום וניתן להשוות אותם בקלות או ויזואלית או באמצעות תוכנה מבוססת AI. ניתן לשלב זרימות עבודה אוטומטיות של אישור חשבוניות עם מסדי נתונים ומערכות חשבונאיות אחרות להתאמה אוטומטית ללא התערבות אנושית.
• אישורים מהירים יותר: התראות ותזכורות אוטומטיות יכולות למנוע עיכובים באישורי חשבוניות. השילוב של חתימות אלקטרוניות וטפסים דיגיטליים יכול לאפשר אישורים תוך כדי תנועה ממשתתפי התהליך השונים, כך שהיעדרות פיזית מהמשרד לא תעכב את תהליך האישור.
• חיסכון עלויות: דוח משנת 2018 של Levvel (לשעבר Paystream Advisors) הראה שהנחות שהוחמצו (44%), תשלומים מאוחרים (39%) ותשלומים כפולים (29%) היו העיקריים עיבוד חשבוניות דאגות בעסקים, וניתן להתגבר על שלושתם באמצעות אוטומציה.
• אחריות: מעקב אוטומטי אחר עסקאות בזמן אמת מאפשר נראות על מצב החשבונית בשרשרת האישור. הכללת מקרים ותזכורות בזרימת העבודה יכולה לבטל חסימות דרכים ולאפשר שקיפות לאישורים מהירים יותר. אוטומציה של תהליך האישור יוצרת גם נתיב ביקורת שמציג את הרמות השונות של האישורים שהושלמו ואת הרמות שלא.
• בטיחות מסמכים: דיגיטציה של כל המסמכים כחלק מתהליך העבודה האוטומטי של אישור חשבוניות יכולה למנוע אובדן של מסמכים הקשורים בדרך כלל להזזה פיזית של המסמך ברחבי החברה לצורך אימות ואישור. אוטומציה מאפשרת אינטגרציה של זרימת העבודה עם מערכת ניהול המסמכים של החברה וכלי הנהלת חשבונות נוספים לעדכון ואחסון אוטומטי של רשומות.
• תאימות לתקנות: זרימת עבודה אוטומטית של אישור חשבוניות מאפשרת גישה קלה לכל הנתונים הרלוונטיים במהלך הביקורות, מה שמקל על ציות לרגולציה.
• בינה עסקית טובה יותר: זרימות עבודה אוטומטיות של אישור חשבוניות יכולות לאפשר גישה והערכה קלה של נתוני רכישה והוצאות, ובכך לאפשר מנגנוני דיווח וקבלת החלטות טובים יותר.
• ניהול ויחסים טובים יותר עם ספקים: ארגון שיטתי של תהליכי אישור חשבוניות יכול לסייע בניהול טוב יותר של ספקים ומניעת עיכובים בתשלום יכולים להועיל ליחסי ספקים.
• ביטול הונאה: אוטומציה של זרימת העבודה של אישור החשבוניות יכולה למנוע הונאה על ידי מתן אפשרות בדיקות לאורך זרימת העבודה והגברת הנראות. אי סדרים יכולים להיות מסומנים אוטומטית במהלך ההתאמה האוטומטית התלת כיוונית ואימות חתימה אלקטרונית יכול למנוע הונאות פנימיות וחיצוניות והפסדים נלווים.

---

הזמינו הדגמה חיה זו בת 30 דקות כדי להפוך זאת לפעם האחרונה שבה אי פעם תצטרכו להקליד באופן ידני נתונים מחשבוניות או קבלות לתוכנת ERP.

קבעו הדגמה

---

תהליך אישור חשבונית אוטומטי לחלוטין

• דיגיטציה של חשבוניות: תחילה יש לבצע דיגיטציה של חשבוניות בפורמטים שונים לפורמט סטנדרטי. מכיוון שכל חשבונית מכילה נתוני מפתח המשמשים בתכנון משאבים חשבונאיים וקבלת החלטות בתוך העסק, דיוק בחילוץ הנתונים הוא חיוני. הנתונים הנקראים מחשבוניות מועברים בדרך כלל לפלטפורמות ERP, חשבונאות או ניתוח נתונים המשמשות את החברה לעיבוד עוקב.
• אימות אוטומטי: התאמה תלת-כיוונית אוטומטית יכולה ללכוד נתונים רלוונטיים מחשבוניות, הזמנות רכש וקבלות ולעבד אותם באופן אוטומטי באופן המחקה את המוח האנושי. מתוכם, העיבוד התומך בינה מלאכותית יכול גם להשוות ולהתאים רשומות ולקבל החלטות כמו העברת העסקה, סימון שגיאות או העלאת חריגים.
• טיפול אוטומטי בחריגים: כאשר שגיאות מסומנות או מועלים חריגים, החשבונית מנותבת מיד לצוות המתאים שיכול לתקן את השגיאות. זה יכול להפחית את עיכובי הזמן הקשורים לטיפול בשגיאות ידני.
• אישורים אוטומטיים: לאחר התאמה ואימות, החשבוניות מועברות אוטומטית לצוות המתאים לאישור. יישום של חתימות דיגיטליות ואישורים בצורה דיגיטלית יכולה למנוע עיכובים.
• עיבוד תשלום: לאחר האישור, המערכת האוטומטית מעבירה את החשבונית לצוות הכספים לצורך עיבוד התשלום ולאחר מכן נסגרת העסקה והנתונים מאוחסנים בארכיון.

חברות המבקשות לאמץ מערכות זרימת עבודה אוטומטיות לאישור חשבוניות חייבות לשקול את הגורמים הבאים בבחירת הכלי עבורה:

• התשתית ומשאבי ה-IT הנדרשים לתמיכה בתוכנה
• המחויבות הכספית הכרוכה בהקמת המערכת ובהפעלתה
• אינטגרציה עם מערכות אחרות בחברה
• רמות האוטומציה וההתערבות האנושית הנדרשת/אפשרית בתוך העסק
• זמינות ידע בתוך החברה ותמיכת לקוחות מיצרן התוכנה
• רמות אבטחת המידע הנדרשות
• רמת הגישה - זה יחליט היכן הנתונים יאוחסנו - במכונה מקומית, בשרת מרכזי או בענן.

ננונטים לאישור אוטומטי של חשבוניות

מנוע Nanonets OCR מבוסס AI יכול לעזור לך להפוך את עיבוד החשבוניות לאוטומטי ולהפוך אותו לתהליך נטול טרחה. הוא תומך במגוון סוגי קבצים ומטפל בחשבוניות מובנות ובלתי מובנות כאחד. ה-OCR API של חשבוניות של Nanonets יכול לעזור למזער את המשימות הידניות של הזנת נתונים לתוכנת הנהלת החשבונות שלך.

ניתן להעלות נתונים אוטומטית, להוסיף הערות, ולהתאמן במודל לחיזוי ללא שורת קוד אחת, לדאוג למעבדי GPU או למצוא את הארכיטקטורות הנכונות למודלים של למידה עמוקה שלך. אתה יכול גם לרכוש את תגובות ה-JSON של כל חיזוי כדי לשלב אותה עם המערכות שלך ולבנות אפליקציות המופעלות על ידי למידה חישובית הבנויות על אלגוריתמים מתקדמים ותשתית חזקה לניהול ואישור חשבוניות.

טכנולוגיית Nanonets תומכת באינטגרציות עם מערכות אחרות כמו אינטגרציה למסד נתונים של Mysql, QuickBooks או Salesforce והיא אגנוסטית לפלטפורמה. Nanonets מדויק וניתן להרחבה, חוסך זמן וכסף עבור מחלקת ה-AP שלך ומגביר את תהליך אישור החשבוניות שלך ובכך מחזק את קשרי הספקים.

הצטרף לליגה של למעלה מ-20,000 עסקים ב-4 יבשות בשימוש ב-Nanonets עבור פעולות ניהול החשבוניות שלך.

---

מעוניין להפוך את תהליך אישור החשבוניות לאוטומטי? תן ננונטים™ סיבוב לדיוק גבוה יותר, גמישות רבה יותר, עיבוד לאחר, ומערך רחב של שילובים עם חשבונאות, מערכות ERP ועוד!

---

סיכום

היתרונות של דיגיטציה של ההיבטים הפיננסיים של פעילות החברה זוכים יותר ויותר להכרה בקרב עסקים. זה הצריך אימוץ של אוטומציה במבני זרימת עבודה. אוטומציה של זרימת העבודה של אישור החשבוניות יכולה לעזור לחברות להשקיע פחות זמן בפעילויות שגרתיות כגון ניהול חשבוניות ידני, ובמקום זאת להתמקד בכישורי הליבה שלהן כדי לשפר את השורה התחתונה ולהישאר תחרותיים.

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. ידע מוגבר. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/