התאמת חשבוניות

הועלה מחדש על ידי אפלטון

עוקב: 0

אחת הפעילויות המשמעותיות בתהליכי תשלומים (AP) היא התאמת חשבוניות. גישות מסורתיות במשימת מפתח זו עשויות לעלות זמן, מאמץ ומשאבי אנוש לעסק. שימוש בטכנולוגיות חדשניות ובערכות כלים אוטומטיות יכול לייעל את התאמת החשבוניות כדי לספק מינוף וערך נוספים לעסק.

מאמר זה מספק תובנה מפורטת על התאמת חשבוניות, הסוגים השונים, הצורך ללא מגע עיבוד חשבוניות or ניהול חשבוניות, והיתרונות המגוונים שלה.

מהי התאמת חשבוניות?

התאמת חשבוניות היא הליך תשלום חשבונות שמאמת ומשווה מידע על הזמנת רכש (PO) עם זה של חשבונית הספק וקבלות המוצר.

כאשר ארגון רוצה להשתמש בסחורה או בשירותים של ספק, הוא מעלה הזמנת רכש עם דרישות מפורטות. עם אספקת הסחורה או השירותים שנתבקשו, מונפקת קבלה על מוצר על ידי הארגון הקונה. לאחר מכן, הספק מעלה את החשבונית לאישור תשלום. זה הזמן שבו מתבצעת התאמת חשבוניות.

התאמת חשבוניות מבטיחה שאין שגיאות או חוסר עקביות בין ההזמנה לחשבונית. זה מקל על הסדר מהיר יותר של דמי הספק ומונע את הסיכון של הונאה של ספקים & תשלום עבור חשבוניות הונאה.

מהי סטייה?

המכונה חריגים בחשבונית, חריגה מתרחשת כאשר יש חוסר התאמה בין פרטי החשבונית לבין המסמכים המאמתים שלה כגון הזמנת הרכש או קבלת הסחורה/מוצר.

סטיות יכולות להיות משני סוגים - כמות ומחיר

סטיית כמות: מתייחס לאי ההתאמה בין הכמות או מספר הפריטים בהזמנה לבין החשבונית החיובית
סטיית מחיר: מתייחס לאי התאמה בין העלות המוזכרת בהזמנה לערך המוזכר בחשבונית.

זיהוי ותיאום סטיות עשוי להיות משימה לא פשוטה עבור מחלקת ה-AP. יש להעריך סטיות כדי לראות אם הן נופלות בגבולות הסובלנות כדי להמשיך איתן עיבוד חשבוניות או להחזיר את החשבונית לספק לצורך תיקונים.

רמת סובלנות מתייחסת לשינויים קלים שיכולים להתרחש באחוזים או בסכומים בחשבונית. חשבוניות החורגות מרמות הסובלנות מועברות ל'המתנה' ונשלחות לתיקון לספק.

מעוניין להפוך את תהליכי ה-AP הידניים שלך לאוטומטיים? הזמן הדגמה חיה של 30 דקות כדי לראות כיצד Nanonets יכולה לעזור לצוות שלך ליישם מקצה לקצה אוטומציה של AP.

[תוכן מוטבע]

צורך בהתאמת חשבוניות

בואו לגלות מדוע אימות או התאמת חשבוניות חשובות כל כך לעסק.

התאמת חשבוניות מבטיחה שניתן לאמת את חשבוניות הספק מול מסמכים תומכים לפני שחרור התשלומים. זה עוזר לעסקים:

אשר כי התשלומים מתבצעים רק עבור סחורה או שירותים תקפים שהתקבלו מהספק
שמור על שחרור מהיר ומדויק יותר של תשלומים
הקל על שקיפות טובה יותר על ידי ביטול שגיאות וכפל תשלומים
מעקב אחר רישומי תשלומים עבור ספקים מרובים
היו מוכנים טוב יותר לביקורות של חברות

עסקים שונים יכולים לעקוב אחר דרכים שונות של התאמת חשבוניות, כפי שיפורט בסעיף הבא למטה.

דרכי התאמת חשבוניות

תהליך התאמת החשבוניות בארגונים נעשה בדרך כלל בדרכים הבאות: התאמה דו כיוונית, התאמה תלת כיוונית ולבסוף התאמה דו כיוונית.

חשבוניות מאומתות כנגד קשורים אחרים תהליכי עבודה של מסמכים שיכול לכלול הזמנות רכש, קבלת סחורה ותלושי בדיקה. דרכי התאמה אלו בודקות גם אי-התאמות בחשבוניות ורמות סובלנות שיש לפתור לפני שהחשבונית תסולק לתשלום.

התאמה 2 דרך

התאמה דו-כיוונית היא דרך פשוטה ונפוצה לאימות חשבוניות. זה כולל התאמת חשבוניות להזמנות רכש וכן בדיקת סובלנות. אם החשבונית עומדת בקריטריונים הנדרשים, היא מתוכננת לתשלום.

התאמה 3 דרך

התאמה תלת כיוונית היא השיטה הפופולרית ביותר להתאמת חשבוניות. זה כרוך בתהליך בן שלושה שלבים. בדיקת דיוק החשבונית בפרטים הרשומים בהזמנת הרכש וכן קבלת הסחורה. לאחר אישור רמות הסובלנות, החשבונית מוכנה לתשלום.

התאמה 4 דרך

מורכב יותר מאשר התאמה דו-כיוונית ותלת כיוונית, התאמה דו-כיוונית כוללת שלב נוסף של אימות. זה מחייב התאמת חשבוניות להזמנות רכש, קבלות סחורות ותלושי בדיקה גם כן.

עם אספקת הסחורה, המחלקה הקולטת בודקת כמות ומוציאה תלוש בדיקה המאשר כי הכמות שהתקבלה מדויקת. מכאן שרק חשבונית התואמת את התעודה, קבלת סחורה, סובלנות ותעודת הבדיקה נחשבת מתאימה לתשלום.

דרכים אלו של התאמת חשבוניות מבטיחות שחברות משלמות רק עבור הסחורה/שירותים שהוזמנו והתקבלו. זה גם מגן מפני חשבוניות כוזבות וטעויות תשלום המאפשרות לעסקים להחזיק טוב יותר בעסקאותיהם עם צדדים שלישיים.

הגדר זרימות עבודה של AP ללא מגע ו לייעל את תהליך התשלומים בשניות. הזמן עכשיו הדגמה חיה של 30 דקות.

התאמת חשבוניות לחוזים

מלבד שיטות התאמת החשבוניות, רכישות מסוימות עשויות להתבצע באמצעות תהליך התאמת חוזה. המכונה גם חשבונית לא-PO, סוג זה של חשבונית משמש לתשלומים חוזרים או שירותים המתרחשים במחזור.

בהתאמת חוזה, החשבונית מושווה ומאומתת מול חוזה קיים. דוגמאות לרכישות חוזיות כאלה יכולות להיות חשבונות שירות חודשיים (חשמל, מים וכו'), דמי שכירות ותחזוקה של בניין, עלויות פרסום, שירותי ייעוץ משפטיים או ייעוץ ועוד.

סוג זה של התאמה כפוף לתהליך אישור חשבונית פנימי. אם החוזה תואם וניתן אישור, אזי החשבונית הלא-PO מתוזמנת לתשלום.

זה מבטל את הצורך בהתאמת חשבוניות להזמנות רכש ומסמכים תומכים אחרים. זה גם מאפשר ביטול מוקדם של תשלומים בעלי אופי שחוזרים על עצמם, חוסך זמן, מאמץ ועלות.

מהי התאמת חשבוניות אוטומטית?

התאמת חשבוניות אוטומטית מתייחסת לדיגיטציה של תהליך התאמת החשבוניות של החברה בעזרת כלים וטכנולוגיה מתקדמים; חשבוניות מעובדות באופן אוטומטי ללא צורך בהתערבות אנושית.

טכנולוגיית התאמת חשבוניות אוטומטית יכולה לשנות את הדרך שבה מחלקות AP עובדות. חשבוניות שהתקבלו נסרקות, מומרות לטופס דיגיטלי, מותאמות באמצעות אלגוריתמים, ונבדקות מול הגדרות סובלנות, ואם מאושרות, מעובדות לתשלום - הכל ללא תלות אנושית.

המשימה של אימות או התאמת חשבוניות ועיבודן באמצעות אוטומציה יכולה לספק שורה של יתרונות. טכנולוגיות אוטומציה מונעות בינה מלאכותית כגון OCR ו-RPA יכולות לשפר את עיבוד החשבוניות ללא מגע כדי להיות יעיל וללא שגיאות.

הזמינו הדגמה חיה זו בת 30 דקות כדי להפוך זאת לפעם האחרונה שבה אי פעם תצטרכו להקליד באופן ידני נתונים מחשבוניות או קבלות לתוכנת ERP.

שימוש בבינה מלאכותית בהתאמת חשבוניות אוטומטית

שימוש בתבונת מכונה לטיפול בתהליכים יכול להפוך עבודה מורכבת מייגעת, פשוטה וקלה. טכנולוגיות מונעות בינה מלאכותית כגון OCR ו-RPA יכולות להיות כלים יעילים לאוטומציה של תהליכי AP ולשיפור היעילות העסקית.

זיהוי תווים אופטי

OCR היא טכנולוגיה שקוראת ומחלצת מידע ממסמכים דיגיטליים לצורך עריכה. שימושי עבור תעשיות המתמודדות עם נפח כבד של נתונים, יכולות OCR באמצעות בינה מלאכותית היא ברכה עבור אוטומציה של AP.

OCR יכול לבצע יעיל לכידת נתונים, חילוץ על ידי שליפת נתונים רלוונטיים. לאחר מכן הוא מנתב אותו להתאמת החשבונית עם הזמנת הרכש באופן אוטומטי. לאחר שלב זה, ניתן להשלים את תהליך התאמת החשבוניות באמצעות התאמת 2, 3 או 4 כיוונים. כל זה מקטין את מאמצי ההטלה הידנית, הזמן והעלות, מה שמבטיח יעילות תהליכית טובה יותר.

אבל בעוד ש-OCR יכול לתרום תרומה עצומה למיטוב האוטומציה של תהליכי AP, ייתכן ש-OCR לבדו לא יספיק להשלמת תהליך האוטומציה. שימוש בטכנולוגיה חזקה נוספת בשילוב עם OCR יכול להתגלות כמועיל יותר להשגת אוטומציה מלאה של תהליכים.

אוטומציה לתהליכים רובוטיים

אוטומציה רובוטית של תהליכים היא טכנולוגיית תוכנה פופולרית ושימושית שיכולה לשמש כעוזר וירטואלי בשילוב עם OCR לאוטומציה של תהליכים דיגיטליים. התוכנה מאפשרת למשתמשים ליצור 'בוטים' המחקים פעולות אנושיות.

רובוטים אמינים אלו משמשים בתעשיות רבות כדי לפעול 24/7 במהירות ובדיוק גבוהים. על ידי אינטראקציה עם יישומי מערכת, בוטים אלה יכולים לבצע באופן אוטומטי לכידת נתונים קוגניטיביתלחלץ ולנתח נתונים כפי שעושים בני אדם. מלבד זאת, הם יכולים לתקשר ולנתב את הנתונים שחולצו לתהליכים מתאימים כדי להתחיל פעולה מדויקת תוך שניות.

RPA עם OCR יכול לסייע בתהליך התאמת חשבוניות AP במהירות, דיוק ומסגרת זמן מקוצרת ממש מרגע קבלת החשבונית. זה מעלה, סורק, מבצע מיצוי מידע, יוזם התאמה של 2, 3 או 4 כיוונים, בודק סובלנות מוגדרות ומסמן חשבוניות לתיקון או עיבוד תשלום.

היתרונות של התאמת חשבוניות אוטומטית

אוטומציה של התאמת חשבוניות מסייעת בעיבוד קל יותר של חשבוניות לתשלומים. עם בוטל הצורך בהתערבות אנושית, נשללים גם הסיבוכים של שמירה על ניירת ואימותים ידניים.

כמה מהיתרונות הבולטים שמציע עיבוד חשבוניות ללא מגע הם:

חוסך בזמן – התאמת חשבוניות ידנית היא מייגעת וגוזלת זמן. בדיקת פרטי חשבונית בנפרד ואימות באמצעות תהליכים של 2,3 או 4 כיוונים לוקחים זמן לא מבוטל. לפיכך, הוא מאפשר לעובדי החברה להקדיש את זמנם היקר למשימות מפתח אחרות ולשפר את הפרודוקטיביות הכוללת.
דיוק - אוטומציה של תהליך ה-AP מפחיתה את שכיחות השגיאות ומבטיחה זרימת עבודה חלקה בין תהליכים. אי התאמה או אי התאמות מתגלות בקלות ורק כאשר חשבונית מסולקת בכל הרמות, היא מתוכננת לתשלום.
הגנה מפני כפולות וחשבוניות הונאה - אוטומציה של התאמת חשבוניות כרוכה באימות עקבי בין חשבוניות ומסמכים תומכים. גם חריגים מזוהים ומסומנים לצורך אימות ידני. זה מבטיח הגנה מפני חשבוניות הונאה או כפולות ושליטה טובה יותר בעסק.
מקדם קשרי ספקים - אוטומציה של עיבוד חשבוניות יכולה להתאים במהירות חשבוניות להזמנות רכש ולזרז תשלום מהיר יותר לספקים כדי לשמור אותם מרוצים. בתורו, העסק יכול גם ליהנות מהצעות חוזה טובות יותר והנחות בתשלום מוקדם להגברת הרווחיות.
ניתוח עלויות יעיל - עיבוד חשבוניות ללא מגע מספק מידע על פריטי שורה בודדים שעוזר לזהות את אלה שמציעים את הערך הגבוה ביותר. נתונים אמינים אלו מסייעים בניתוח עלויות טוב יותר ובבחירה של ספקים רלוונטיים כדי להכניס יותר ערך לחברה.
טוב לביקורות – חשבוניות עם מסמכים תומכים אחרים הם חובה לביקורות. שימוש בהתאמת חשבוניות אוטומטית מבטיח שהזמנות רכש, קבלות סחורות, תלושי בדיקה וחשבוניות זמינים במיקום מרכזי דיגיטלי שניתן לגשת אליו בקלות במהלך הביקורות כדי לזרז את התהליך.

סיכום

התאמת ועיבוד חשבוניות זכאים הוא תהליך מורכב. טכנולוגיה התומכת בינה מלאכותית יכולה לספק מינוף לעסקים באמצעות אוטומציה הניתנת להתאמה אישית. על ידי אוטומציה, חברות יכולות לנסות להשתלב בצורה חלקה זרימת עבודה של ניהול מסמכים תהליכים, יצירת שקיפות טובה יותר, שמירה על קשרים עסקיים טובים ליעילות וצמיחה עסקית מיטבית.