תשלומים ללא נייר: מדריך יישום

מעבר לנייר ללא נייר חשבונות לתשלום מאיים. לעתים קרובות זה אומר דיגיטציה של שנים של נתונים, הכשרת הצוות שלך ושינוי זרימות העבודה שלך. עם זאת, שינוי זה יכול להניב תגמול משמעותי.

חשוב על כך: מחקר לבוול מצא כי 50% מהעסקים מתמודדים עם איחור בתשלומים והחמצות הנחות עקב מחזורי אישור ממושכים. באופן מדהים, 79% מהחברות הקטנות והבינוניות ו-68% מהחברות הבינוניות מציינים קלט נתונים ידני ונהלים לא יעילים כנקודת הכאב העיקרית שלהם. עבור ארגונים גדולים, הבעיה העיקרית היא שרוב החשבוניות מגיעות בצורת נייר, כאשר 60% חווים קושי זה.

נתונים אלה מדגישים את הצורך בדרך יעילה יותר לטיפול חשבוניות, הזמנות רכש, ו תשלומים. האם אימוץ תהליך חובה ללא נייר יכול להיות הפתרון? במאמר זה, נתעמק מדוע זה יכול להיות. אנו גם נדריך אותך לגבי המעבר למערכת ללא נייר ונחלוק טיפים חשובים למעבר חלק.

מהם חשבונות לתשלום ללא נייר?

המונח תשלומים ללא נייר מתייחס לתהליך AP דיגיטלי לחלוטין, המבטל את הצורך בחשבוניות נייר. זה כרוך ב מחלקת AP מינוף טכנולוגיה לדיגיטציה של חשבוניות ומסמכים קשורים, אוטומציה של תהליך האישור וביצוע תשלומים באמצעים אלקטרוניים.

אתה יכול ליצור ערימה טכנית של כלים מיוחדים או תוכנה מקיפה ללא נייר לתשלום חשבונות לניהול כל ההיבטים במקום אחד. כך או כך, המטרה היא לבטל שלבים ידניים, להפחית את הסיכוי לטעות ולהגביר את המהירות והיעילות.

כל עסק רוצה להיות מסוגל לשלם לספקים שלו בזמן ולקבל הנחות על תשלומים מוקדמים. אבל הניירת והבירוקרטיה עומדות לעתים קרובות בדרך. הוסף את Excel ודואר אלקטרוני לתמהיל, וקל לאבד חשבוניות, להחמיץ תשלומים או לעכב דוחות.

כאן המקום ללא נייר הוא מחליף משחק. זה עוזר לעסקים לנהל יותר חשבוניות מבלי להוסיף צוות או להאריך את שעות העבודה. הדובדבן מעל? סטנדרטי זרימת עבודה של AP שאתה יכול לצבוט ליעילות טובה עוד יותר לאורך זמן.

למה אתה צריך ללכת ללא נייר בחשבונות תשלומים?

עיבוד חשבונית עשוי לעלות לך בין 15 ל-40 דולר. אבל הנה בטנת הכסף: א דוח AIIM מגלה שחשבוניות אוטומטיות יכולות להוזיל עלויות ב-29.2%. נניח שאתה מעבד 10,000 חשבוניות מדי חודש ב-$10 כל אחת. זה בערך 300,000 דולר שנחסך בשנה.

עכשיו תחשבו על זה: בערך שליש מהעסקים שנסקרו הצליחו להפחית את עלויות עיבוד החשבוניות אפילו יותר: עצום של 50%. המשמעות היא חיסכון שנתי של 600,000 דולר. מרשים, נכון? עם זאת, היתרונות של שימוש ללא נייר עולים מעבר לחיסכון בכסף בלבד.

מעבר לחסר נייר מאפשר לצוות שלך לתעדף משימות אסטרטגיות. זה ממזער טעויות אנוש ומחזק את הציות. זה מחליק את קשרי הספקים באמצעות תשלומים מהירים. ושלא לדבר על ההשפעה הסביבתית. על ידי שימוש ללא נייר, אתה יכול להפחית משמעותית את טביעת הרגל הפחמנית של החברה שלך.

כיצד פועלת מערכת תשלומים ללא נייר?

שאל את פקידי AP מהי המשימה הפחות מועדפת עליהם, וסביר להניח שהם יגידו לך: הזנת נתונים ידנית. זה בכל מקום. החל מהזנת נתוני חשבוניות ועד למעקב אחר תשלומים ותיאום חשבונות, הרשימה עוד ארוכה. עם מערכת תשלומים נטולת נייר, חלק ניכר מהמאבק הזה נמחק.

אבל זה לא הכל. הבה נבחן כיצד פועלת מערכת תשלומים ללא נייר וכיצד היא יכולה לייעל היבטים שונים של זרימת העבודה של AP שלך.

1. לכידת מידע ולעשות דיגיטציה של מסמכים

אתה עשוי לקבל הזמנות רכש, קבלות וחשבוניות מערוצים שונים - דואר אלקטרוני, Dropbox, Google Drive, פוסט או אפילו פקס. בדרך כלל, תצטרך להזין נתונים אלה באופן ידני או לסרוק את מסמכי הנייר לתוך המערכת שלך. תהליך זה גוזל זמן רב, נוטה לשגיאות ומעכב תשלומי ספקים.

למערכות לתשלום חשבונות ללא נייר כמו Nanonets יש תכונות כמו AI-OCR (זיהוי תווים אופטי), כללים מוגדרים מראש וזרימות עבודה אוטומטיות. תוכל ללכוד נתוני מסמכים מכל ערוץ ללא מאמץ. המערכת סורקת, מחלצת ומאמתת נתונים ברגע שהם מגיעים ולאחר מכן מעבירה אותם לדיגיטל.

מובנה או לא מובנה, מטבעות שונים, תקנות מס ושפות - זה לא משנה. המערכת יכולה להתמודד עם הכל. הצוות שלך לא יסתכל על גיליונות Excel, ויצליב ידנית מספרים. במקום זאת, הנתונים יהיו זמינים, מדויקים וניתנים לחיפוש בקלות.

2. אוטומציה של תהליכי אישור והתאמת תהליכי עבודה

השלב הבא הוא אישור המסמכים. זה כרוך לעתים קרובות בניתוב שלהם פיזית או באמצעות דואר אלקטרוני לגורמים האחראים לאישור בהגדרות מסורתיות. פקידי AP לעתים קרובות יצטרכו לעקוב שוב ושוב כדי להבטיח אישורים בזמן.

בנוסף, יש להתאים את החשבוניות להזמנות הרכש ולקבלות הסחורות המתאימות כדי למנוע חשבוניות כפולות, הונאה וטעויות. לעתים קרובות זה כרוך במשיכה ידנית של כל מסמך, הדפסתם והשוואתם שורה אחר שורה. זו לא העבודה הכי כיפית בעולם, ובוודאי לא הכי יעילה.

כשאתה עובר למערכת תשלומים ללא נייר, כל התהליך הזה אוטומטי. המערכת מנתבת מסמכים לאנשים הנכונים בהתבסס על כללים מוגדרים מראש לאישור. עם Nanonets, אתה יכול להגדיר תזכורות והתראות אוטומטיות למאשרים, ולהבטיח שהם חותמים בזמן. עדכוני סטטוס אוטומטיים מאפשרים תהליך תקשורת שקוף ויעיל יותר עבור כל הצדדים המעורבים בתהליך האישור. עדכונים אלו מאפשרים מעקב קל אחר ההתקדמות ומבטיחים שכולם מודעים למצב הנוכחי של המסמכים.

המערכת גם מתאימה אוטומטית את החשבוניות להזמנות רכש וקבלות טובין. במקרה של אי התאמה או אי התאמה, זה מעלה התראה, ומאפשר לך לתפוס טעויות מוקדם ולמנוע עיכובים בתשלום או מחלוקות. אוטומציה זו מפחיתה את העבודה הידנית ומקטינה משמעותית את הסיכוי לטעות, פעילות הונאה והפסד כספי פוטנציאלי.

3. עיבוד תשלומים באופן אלקטרוני

עיבוד תשלומים כרוך בדרך כלל בהרבה ניירות וניירת. צ'קים, פקודות כספים, טיוטות בנק - אתה שם את זה. שיטות מסורתיות אלו דורשות משאבים, מוסיפות לזמן העיבוד ומעכבות תשלומי ספקים.

פקידי ה-AP שלך צריכים לרשום ידנית כל תשלום, כדי להבטיח שהסכום הנכון נשלח לספק הנכון. הם יצטרכו לעקוב אחר התשלומים הללו, לבצע בדיקה צולבת מול דפי בנק ולפתור אי התאמות כשהן מתעוררות. לבסוף, הם יצטרכו ליישב את התשלומים הללו בקפידה מול החשבוניות המקוריות ופנקס החשבונות. תהליך זה דורש זמן רב ונוטה לשגיאות.

אבל עם מערכת תשלומים נטולת נייר, זרימת נתונים חלקה וזרימות עבודה אוטומטיות מבטיחים שהאתגרים הללו מופחתים ביעילות. זה יכול להשתלב עם הבנק או מעבד התשלומים הקיים שלך כדי להקל על תשלומים חלקים ומאובטחים. אתה יכול לבחור את שיטת התשלום שמתאימה לך - ACH, כרטיס אשראי, העברה בנקאית, או אפילו כרטיסים וירטואליים.

לדוגמה, Nanonets משתלבת עם Stripe ו-QuickBooks, ומאפשרת תשלומים יעילים תוך שמירה על הרישומים הפיננסיים שלך מעודכנים. אתה יכול לתזמן תשלומים בהתאם לתזרים המזומנים ולתנאי הספק שלך.

מערכות ללא נייר יכולות גם לרשום אוטומטית כל תשלום ואת פרטי החשבונית והספק התואמים לו. המשמעות היא לא יותר רישום ידני ולא עוד הצלבה מול דפי בנק. אי התאמות, אם קיימות, מסומנות על ידי המערכת בזמן אמת, מה שמאפשר לצוות שלך לפתור אותן במהירות וביעילות. המערכת גם מבטיחה שכל התשלומים יותאמו בצורה מדויקת מול החשבוניות המקוריות והפנקס הכללי.

4. אוטומציה של מסלולי דיווח וביקורת

עם מערכות מבוססות נייר, משימות אלה דורשות לעתים קרובות יותר זמן ומאמץ. תצטרך לסנן ערימות של חשבוניות, קבלות ומסמכים אחרים, להזין ידנית ולהצליב נתונים כדי להפיק דוחות. שמירה על נתיב ביקורת ברור הוא גם אתגר, מכיוון שקל לאבד מעקב אחר מסמכי נייר.

עם מערכת ללא נייר, הנתונים שלך מאוחסנים ומנוהלים באופן אוטומטי במאגר מרכזי. זה הופך את אחזור הנתונים והפקת הדוחות לנוח. בין אם מדובר בסגירת סוף חודש, ביקורת או תחזיות פיננסיות, אתה יכול לגשת באופן מיידי לנתונים הדרושים לך.

דיווח אוטומטי בזמן אמת מפחית את הזמן המושקע באיחוד נתונים ידני. זה גם מספק תובנות חשובות לגבי הפעולות הפיננסיות שלך, עוזר לך לזהות מגמות, לזהות חריגות ולקבל החלטות מונעות נתונים.

באשר לשבילי ביקורת, המערכת רושמת את כל הפעילויות, החל מקבלת חשבונית ועד לתשלום, לרבות כל האישורים והשינויים שבוצעו. רמה זו של שקיפות מבטיחה אחריות, מפשטת ציות ומקלה על חקירת בעיות או מחלוקות פוטנציאליות. יתרה מכך, אינטגרציות עם תוכנת ה-ERP או הנהלת החשבונות שלך מבטיחות שכל הנתונים הפיננסיים מסונכרנים ומעודכנים, ומפחיתים את הסיכון לאי דיוקים וכפילויות.

5. עדכנו את הספקים ושמרו על שקיפות

בהגדרות מסורתיות, ניהול קשרי ספקים יכול להיות די מאתגר. איחור בתשלומים, חשבוניות אבודות ותקשורת שגויה עלולים להלחיץ ​​את מערכת היחסים שלך עם הספקים. בנוסף, מעקב אחר התנאים וההעדפות של כל ספק יכול להיות מרתיע.

עם זאת, מערכת תשלומים ללא נייר מפשטת תהליך זה. עיבוד ואישור מהיר יותר של חשבוניות פירושו שהתשלומים מתבצעים בזמן, מה שמגביר את שביעות רצון הספק. המערכת גם מאחסנת את כל מידע הספקים שלך באופן מרכזי, מה שמקל על הגישה והניהול.

פורטלי ספקים אוטומטיים מאפשרים לספקים להגיש את החשבוניות שלהם, לעקוב אחר מצב התשלום ולתקשר בזמן אמת, מה שמפחית את הצורך במיילים הלוך ושוב או בשיחות טלפון. התראות, התראות ותזכורות אוטומטיות נשלחות לשני הצדדים במקרה של עיכובים או אי התאמות ובכך מבטיחים שקיפות ומפחיתים אי הבנות.

בנוסף, המערכת יכולה להתאים לתנאי תשלום שונים, הנחות או העדפות אחרות עבור כל ספק, ולנהל את המשתנים הללו בצורה חלקה. זה מבטיח עמידה בדרישות הספק שלך ומאפשר לך לנצל הנחות בתשלום מוקדם או תמריצים אחרים, לייעל את תזרים המזומנים שלך ולחזק את קשרי הספקים שלך.

בסופו של יום, המעבר למערכת תשלומים ללא נייר אינו רק חיסכון בעלויות ובזמן. מדובר בהפיכת תהליך ה-AP שלך לפונקציה עסקית אסטרטגית המניעה יעילות, שקיפות ובקרה.

איך מיישמים מערכת חובות חשבונות ללא נייר?

אוקיי, אז אתה משוכנע לגבי היתרונות של מערכת תשלומים ללא נייר. אתה יכול לראות איך זה יכול לשנות את הפעולות הפיננסיות שלך, לייעל תהליכים ולשפר את השליטה. אבל איך ממשיכים ליישם את זה?

להלן מדריך יישום שלב אחר שלב שייתן לך נתיב ברור לקראת המעבר שלך:

שלב 1: הערך את התהליך הנוכחי שלך

זהה את התחומים שזקוקים לשיפור ואת האתגרים שאתה מתמודד איתם. האם יש איחור בתשלומים? האם אתה מתקשה בפיוס? האם יש שגיאות תכופות, והיכן הן מתרחשות לרוב?

דבר עם הצוות שלך ואסוף את המידע שלו. מהן נקודות הכאב העיקריות שלהם? במה הם מבלים את רוב זמנם? אילו חלקים בתהליך לדעתם הם הכי מאתגרים או מתסכלים? משוב זה יכול לעזור לך להבין מה אתה צריך ממערכת תשלומים ללא נייר.

שלב 2: הגדר את הצרכים והיעדים שלך

ברגע שאתה מבין את המצב והאתגרים הנוכחיים שלך, זהה מה אתה רוצה להשיג עם המערכת החדשה שלך. האם אתה רוצה לזרז את עיבוד החשבוניות? לשפר את הדיוק? להגביר את השקיפות? להפחית בהוצאות?

הגדר יעדים ברורים ומדידים. לדוגמה, ייתכן שתרצה להפחית את זמן עיבוד החשבוניות ב-50% או להשיג דיוק של 100% בהתאמה בין התשלומים. לאחר מכן, זהה את הדרישות הפונקציונליות שלך. האם אתה צריך זרימת עבודה של אישור? מה דעתך על אינטגרציה עם תוכנת ה-ERP או הנהלת החשבונות הקיימת שלך? האם אתה רוצה דיווח וניתוח בזמן אמת? פורטל ספקים?

קחו בחשבון גם את הצרכים העתידיים. ככל שהעסק שלך יגדל, ייתכן שתצטרך להכניס יותר ספקים, לטפל בכמויות גדולות יותר של חשבוניות או לציית לתקנות נוספות. ודא שהמערכת שתבחר יכולה להתאים ולהתאים לשינויים אלה.

שלב 3: מחקר והערכת פתרונות פוטנציאליים

התחל לחקור מערכות זמינות ללא נייר לתשלום חשבונות. עיין בתיאורי מוצרים, פוסטים בבלוג, ביקורות של לקוחות, מקרי מקרה וסרטוני הדגמה. השתתף בסמינרים מקוונים או הדגמות מוצרים במידת האפשר.

ישנן מספר רב של מערכות תשלומים ללא נייר הזמינות בשוק. חלקן מערכות עצמאיות, בעוד שאחרות יכולות להשתלב עם תוכנת ה-ERP או הנהלת החשבונות שלך. קחו בחשבון גורמים שונים כמו תכונות המערכת, קלות השימוש, מדרגיות, אבטחה, תמיכת לקוחות ועלות.

חפש תכונות שמתאימות במיוחד לצרכים שלך. לדוגמה, בחר מערכת עם תזכורות אוטומטיות וזרימות עבודה של אישור אם אתה נאבק באיחור בתשלומים. אם שגיאות הזנת נתונים מהוות בעיה, בחר במערכת עם טכנולוגיית OCR מתקדמת לחילוץ נתונים מדויק ואוטומטי.

שלב 4: תכנון וביצוע תהליך היישום

היישום בפועל של מערכת החיובים שבחרת הוא צעד קריטי. זה כרוך בהתקנה או הגדרה של התוכנה, העברת הנתונים הקיימים שלך, הגדרת זרימות עבודה והכשרת הצוות שלך.

להלן רשימת בדיקה של דברים שיש לקחת בחשבון במהלך תהליך היישום:

• העברת נתונים: ודא שכל הנתונים הקיימים שלך מועברים בצורה מדויקת ומאובטחת למערכת החדשה. זה כולל מידע על ספקים, נתוני חשבוניות, היסטוריית תשלומים ונתונים רלוונטיים אחרים.
• הגדרת זרימת עבודה: הגדר את המערכת כך שתשקף את תהליכי העבודה ותהליכי האישור הרצויים שלך. ודא שהמערכת מוגדרת כדי להתמודד עם הצרכים והדרישות הספציפיות שלך.
• שילוב: אם המערכת החדשה שלך צריכה להשתלב עם תוכנות אחרות (כמו מערכת ה-ERP או החשבונאות שלך), ודא שהשילובים האלה מוגדרים כהלכה ונבדקים ביסודיות.
• הַדְרָכָה: ספקו לצוות שלכם הכשרה מקיפה כדי להבטיח שהם מבינים כיצד להשתמש במערכת החדשה ביעילות. זה יכול לכלול מפגשים אחד על אחד, סדנאות קבוצתיות, או אפילו הדרכות מקוונות בקצב עצמי.
• בדיקה: לפני העלייה לאוויר, בדוק היטב את המערכת כדי לזהות ולתקן בעיות פוטנציאליות. זה כולל בדיקת הדיוק של העברת נתונים, בדיקת זרימות עבודה, אימות אינטגרציות והבטחת המערכת ידידותית ופונקציונלית.
• תמיכה: ודא שיש לך מערכת תמיכה אמינה. זה יכול להיות מצוות תמיכת הלקוחות של הספק או צוות IT פנימי. עדיף שיהיה מישהו שיוכל לפתור במהירות כל בעיה במהלך היישום או התקופה שלאחר היישום.

שלב 5: עקוב אחר הביצועים וייעול אותם

לאחר שמערכת התשלום ללא נייר שלך פועלת, חיוני לעקוב באופן רציף אחר הביצועים שלה ולזהות אזורים לשיפור או אופטימיזציה.

הנה רשימה של מדדי KPI שאולי תרצה לעקוב אחריהם:

זמן עיבוד חשבונית: זה מודד את הזמן שלוקח מרגע קבלת החשבונית ועד לתשלום. זמן עיבוד קצר יותר יכול להעיד על תהליך יעיל יותר.

עלות לחשבונית: זה מחשב את העלות הכוללת של עיבוד חשבונית. עלויות נמוכות יותר מעידות על מערכת יעילה וחסכונית יותר.

שיעור דיוק חשבונית: KPI זה מודד את אחוז החשבוניות שעובדו ללא שגיאות. שיעורי דיוק גבוהים יותר מסמלים הפחתה בטעויות יקרות.

תעריף חריג בחשבונית: זה עוקב אחר אחוז החשבוניות הדורשות התערבות ידנית עקב אי התאמות או שגיאות. שיעור חריגים נמוך יותר יכול להצביע על תהליך יעיל ואוטומטי יותר.

זמן מחזור אישור: זה מודד את הזמן שלוקח מרגע קבלת החשבונית ועד לאישורה. צמצום הזמן הזה יכול להאיץ את כל תהליך התשלום שלך.

בנוסף, ערכו ביקורות שוטפות של המערכת והשפעתה על העסק שלכם. גלה אם הצוות שלך עומד ביעדים שלו? האם יש בעיות או מחסומים? האם נדרשת הכשרה נוספת לצוות שלך? האם המערכת עזרה לשפר את הקשרים שלהם עם ספקים עקב תשלומים בזמן ותקשורת טובה יותר?

שיטות עבודה מומלצות של מערכת תשלומים ללא נייר

מעבר ללא נייר דורש משמעת ועקביות כדי להפוך אותו ליעיל באמת. יתכן שכבר נקבעו לך שיטות עבודה סטנדרטיות לטיפול בחשבונות תשלומים מבוססי נייר - ניתוב חשבוניות מעל סף מסוים לאישור ניהולי, כל החשבוניות המאוחסנות בארון תיוק ספציפי וכו'.

באופן דומה, בעת המעבר למערכת ללא נייר, עליך לקבוע שיטות עבודה מומלצות מסוימות כדי למקסם את המערכת הדיגיטלית החדשה שלך.

1. אוטומציה של ייבוא ​​נתונים

זה יהיה כואב אם הצוות שלך יעלה ידנית את כל החשבוניות למערכת ללא נייר שלך. רענון מתמיד של תיבת הדואר הנכנס שלך וסריקת קבצים מצורפים הוא בקושי יעיל.

במקום זאת, תכונת ייבוא ​​נתונים אוטומטית תחסוך לך זמן ותפחית את הסיכויים לטעות. זה גם יבטיח זרימה חלקה של חשבוניות למערכת ללא צווארי בקבוק או עיכובים.

Nanonets מציעה חבורה שלמה של אפשרויות ייבוא ​​אוטומטי, כולל דואר אלקטרוני, שילוב API, OneDrive, Google Drive, Dropbox ו-Zapier. לא משנה מהיכן מקורן של החשבוניות שלך, אתה יכול בקלות לייבא אותן למערכת באופן אוטומטי.

2. השתמש בלכידת נתונים מושכלים וחילוץ

ייתכן שתקבל חשבוניות בפורמטים, סגנונות, מטבעות ושפות שונים כשהעסק שלך יגדל. אתה לא יכול להסתמך על OCR פשוט והזנת נתונים ידנית כדי להתמודד עם המורכבות.

מחלקת ה-AP זקוקה למערכת אינטליגנטית ללכידת וחילוץ נתונים כדי להבין את המורכבות ולהסתגל בהתאם. כך תוכלו לעבד חשבוניות שונות במהירות ובדייקנות.

Nanonets משלבת בינה מלאכותית ו-OCR מהטובים בכיתה כדי לחלץ מידע נחוץ מחשבוניות בצורה מדויקת, ללא קשר לפורמט או שפה. נתונים מובנים, חצי מובנים או לא מובנים - ננונטים יכולים להתמודד עם הכל. זה מבטיח שאתה יכול לעבוד עם ספקים מגוונים ללא פערי נתונים או אי דיוקים.

3. הטמעת תהליכי עבודה של אישור אוטומטי

הזמנות רכש, חשבוניות ומסמכים פיננסיים אחרים זקוקים לרוב לאישורים מרובים לפני העיבוד. תהליכי עבודה של אישור ידני יכולים להיות איטיים, אטומים, חשופים להונאה, ועלולים להוביל לפספוס מועדי תשלום.

אוטומציה של זרימות העבודה של האישור שלך יכולה לזרז תהליך זה תוך הגברת השקיפות. ניתן להגדיר רצפי אישורים מותאמים אישית על סמך סכום חשבונית, מחלקה, פרויקט או כל קריטריון אחר.

עם Nanonets, אתה יכול להתאים אישית את זרימת העבודה לאישור בהתאם לצרכים העסקיים שלך. אתה יכול להגדיר כללים לניתוב והיררכיות אישור אוטומטיות כדי להבטיח שהחשבוניות הנכונות יגיעו למאשרים הנכונים בזמן הנכון. עם עדכוני סטטוס בזמן אמת, התראות אוטומטיות ותזכורות, אתה יכול לעקוב בבירור אחר התקדמות כל חשבונית, לשמור על שקיפות ולמנוע עיכובים או תשלומים שהוחמצו.

4. הגדר אינטגרציות כדי לבטל ממגורות נתונים

תאר לעצמך שאתה מבלה שעות בהעברת נתונים ידנית ממערכת ה-AP שלך למערכת התשלומים, למערכת הנהלת החשבונות או ל-ERP. זה לא רק גוזל זמן אלא גם נוטה לשגיאות. מה אם אפס נוסף יתווסף לסכום החשבונית או החמצה נקודה עשרונית?

אינטגרציה בין מערכות שונות היא חיונית כדי להבטיח העברת נתונים חלקה ולמנוע שגיאות. זה לא רק עוזר בחיסכון בזמן, אלא עם התאמה והתאמה אוטומטית לשלושה כיוונים, זה גם משפר את הדיוק והאמינות של הנתונים.

Nanonets בנויה לשחק טוב עם מערכות אחרות. הוא תומך באינטגרציה עם מערכות חשבונאות, ERP ותשלומים פופולריות, כולל QuickBooks, SAP, Oracle וכו'. ניתן לסנכרן בקלות את הנתונים מ- Nanonets עם מערכות אלו בזמן אמת, תוך ביטול ממגורות נתונים ומבטיח העברת נתונים חלקה וללא שגיאות. כך תוכלו להתמקד יותר באסטרטגיה ופחות בהזנת נתונים ידנית.

5. בדוק באופן קבוע וייעל את המערכת שלך

כדי להבטיח שהמערכת נטולת הנייר שלך פועלת בצורה אופטימלית, יש צורך לבצע ביקורת ובדיקה קבועה של ביצועי המערכת. זה יעזור אם תעקוב אחר מדדי מפתח כמו דיוק, זמן עיבוד ושיעורי שגיאות וגם תשים לב למשוב של משתמשים.

ביקורות סדירות לא רק יעזרו לך לזהות בעיות וצווארי בקבוק אלא גם לחשוף הזדמנויות לשיפור. אופטימיזציה של המערכת שלך על סמך תובנות אלו תבטיח שהיא תמשיך לענות על הצרכים שלך ככל שהעסק שלך מתפתח וגדל.

Nanonets מספקת יכולות ניתוח ודיווח חזקות בזמן אמת לניטור תהליכי ה-AP שלך. עם תובנות ניתנות לפעולה, אתה יכול לשפר ללא הרף את ביצועי המערכת שלך, להפחית שגיאות, לשפר את המהירות ולהגדיל את היעילות הכוללת.

5. תעדוף אבטחה ותאימות

שמירה על אבטחת הנתונים הפיננסיים שלך היא דרישה שאינה ניתנת למשא ומתן. כמו כן, הבטחת עמידה בחוקים ותקנות שונים היא חיונית כדי למנוע עונשים ובעיות משפטיות.

מערכת AP ללא נייר צריכה להיות בעלת אמצעי אבטחת נתונים חזקים כמו הצפנה, אחסון נתונים מאובטח ואימות משתמש. זה גם צריך להיות גמיש מספיק כדי להכיל שינויים בדרישות הרגולטוריות.

Nanonets מספקת אבטחה ברמה גבוהה כדי לשמור על בטיחות הנתונים הרגישים שלך. הוא תואם לתקני פרטיות גלובליים, כולל GDPR ו-CCPA. הוא משתמש באמצעי אבטחה מתקדמים כמו הצפנת נתונים ואחסון ענן מאובטח. מסלולי הביקורת של Nanonets גם שומרים על תיעוד ברור של כל פעולה, ועוזרים לך להבטיח אחריות ועמידה ברגולציה.

מחשבות סופיות

המעבר לתהליך AP ללא נייר הוא משימה לא קטנה. זה כרוך בתכנון קפדני, אסטרטגיה ויישום. עם זאת, היתרונות עולים על האתגרים עם הכלים הנכונים ואסטרטגיה יעילה. מיעילות מוגברת ושקיפות לחיסכון בעלויות ואבטחה משופרת, אין עוררין על היתרונות של מערכת AP ללא נייר.

על ידי ניצול הכוח של Nanonets, עסקים יכולים לייעל את תהליכי ה-AP שלהם, להשיג את היעדים התפעוליים שלהם ולהתאים את עצמם לצמיחה עתידית. זה מפחית את העבודה הידנית ושגיאות נלוות, מאיץ את תהליך אישור החשבוניות, משפר את דיוק הנתונים ומקל על שילובי מערכות חלקים. עם ההתמקדות החזקה שלה באבטחה ותאימות, Nanonets מציעה פתרון אמין לעסקים לעבור בביטחון לסביבה ללא נייר.

הדרך ל-AP ללא נייר עשויה להיות מורכבת, אבל עם Nanonets, כדאי לצאת אליה. ההזדמנויות שעומדות לפנינו - יעילות משופרת, הפחתת עלויות, שקיפות ואבטחת מידע - הופכות את המסע הזה לחיוני לעסקים שמטרתם להישאר תחרותיים בעולם הדיגיטלי הראשון.

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
• PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/