המדריך האולטימטיבי ל-OCR להמרת גיליון אלקטרוני: זרימת עבודה, כלים וטיפים לדיוק

האם אי פעם היית צריך לחלץ נתונים ממסמך PDF או סרוק לגיליון אלקטרוני? OCR יכול להיות חוסך זמן אמיתי. כל שעליך לעשות הוא לסרוק את המסמכים שלך ולהמיר את התמונות לטקסט הניתן לעריכה ולחיפוש. OCR מקל על חילוץ הנתונים, בין אם עובדים עם קובצי PDF, תמונות או דפים סרוקים.

מדריך זה ידריך אותך בתהליך ה-OCR לגיליון אלקטרוני - מסריקה ועד לשיפור הדיוק. אנו נמליץ על כלי OCR ונספק טיפים לשיפור הדיוק ומקרי שימוש OCR בעולם האמיתי שחוסכים שעות של עבודה ידנית.

למה לארגן מחדש נתונים לגיליונות אלקטרוניים עם OCR?

OCR הוא מחליף משחק מוחלט. זה לוקח נתונים הנעולים בניירות הסרוקים, קובצי ה-PDF והתמונות שלך והופך אותם לנתונים מובנים. אנחנו מדברים על גיליונות אלקטרוניים מוכנים לשימוש. זה פותח בפנינו עולם חדש של אפשרויות.

הנה כמה סיבות מדוע כדאי לשקול להשתמש ב-OCR כדי לארגן את הנתונים שלך בגיליונות אלקטרוניים:

1. ניתוח נתונים קל יותר

ברגע שהנתונים שלך חולצים ומאורגנים בצורה מסודרת לשורות ועמודות בגיליון אלקטרוני, זה הופך להיות הרבה יותר קל לנתח ולעבוד איתם. אתה יכול לזהות במהירות מגמות, למיין, לסנן, להשתמש בנוסחאות וליצור טבלאות ציר ותרשימים. רמה זו של מניפולציה בנתונים אינה אפשרית במסמכים סרוקים או בקובצי PDF.

2. איכות נתונים טובה יותר

המרת OCR לגיליונות אלקטרוניים מעניקה לך נתונים נקיים ומובנים. ניתן לאמת ולתקן את הנתונים במהלך תהליך ה-OCR. זה משפר את איכות הנתונים והדיוק הכוללים בהשוואה למסמכים סרוקים לא מובנים.

3. יכולת חיפוש משופרת

מסמכים ותמונות סרוקים מורכבים לחיפוש - OCR מתקן זאת על ידי המרת התמונות לטקסט בפועל. ברגע שהם נמצאים בגיליון אלקטרוני, הנתונים הופכים לניתנים לחיפוש מלא. אתה יכול למצוא מיד את מה שאתה צריך.

4. שיתוף נתונים משופר

ניתן לשתף בקלות גיליונות אלקטרוניים המכילים נתונים שחולצו עם אחרים לצורך שיתוף פעולה. הנתונים נמצאים כעת בפורמט סטנדרטי לשימוש חוזר במקום לכודים בתמונות מסמכים בודדות.

5. יכולות אוטומציה

נתוני גיליונות אלקטרוניים יכולים להיות אוטומטיים ולייעל במערכות עסקיות. עם היכולת להוציא קובצי CSV, הנתונים שחולצו ב-OCR יכולים לזרום אוטומטית למסדי נתונים ויישומים אחרים בתחום העסקים.

6. דלג על עיבוד ידני

הצוות שלך לא יצטרך עוד לתמלל נתונים ידנית ממסמכים סרוקים ולא לסבול את זרימת העבודה המייגעת והבלתי יעילה של העתק-הדבק עבור קובצי PDF. אתה יכול לצמצם שגיאות ולחסוך זמן בניקוי ואימות נתונים על ידי ביטול משימות הזנת נתונים מונוטוניות. כתוצאה מכך, הצוות שלך יכול להקדיש את מאמציו לעבודה פרודוקטיבית ומספקת יותר.

7. מדרגיות

המרות OCR גדלות כמו גם נפחי הנתונים. בין אם אתה צריך לעבד מאות או אפילו אלפי דפי מסמכים, אוטומציה של OCR מטפלת בזה בצורה חלקה. הזנת נתונים ידנית אינה מתרחבת באותה מהירות עבור נפחים גדולים.

זרימת העבודה של OCR לגיליון אלקטרוני

המרת מסמכים לגיליונות אלקטרוניים באמצעות OCR היא פשוטה כאשר אתה מבצע את השלבים העיקריים הבאים. על ידי הגדרת זרימת עבודה יעילה, תוכל לחסוך שעות של הזנת נתונים ידנית ולגשת במהירות למידע הנעול בקובצי PDF או בקבצים סרוקים.

בואו לצלול פנימה.

1. אסוף מסמכים עבור OCR

ראשית, אסוף את תמונות המסמכים, קובצי ה-PDF או הניירות הסרוקים המכילים את הנתונים שאתה צריך לחלץ. Nanonets מאפשר לך לייבא בקלות קבצים ממספר מקורות, כולל דואר אלקטרוני, אחסון בענן, Dropbox, Google Drive, OneDrive ועוד.

אתה יכול גם להגדיר תיקיות צפייה אוטומטיות או דואר אלקטרוני כדי לעבד כל קבצים חדשים או קבצים מצורפים נכנסים באופן אוטומטי. ניתן גם להגדיר קריאות API ואינטגרציות עם תוכנות עסקיות אחרות לחילוץ נתונים חלק.

2. הגדר שדות נתונים

לאחר מכן, ציין את שדות הנתונים או העמודות שברצונך לחלץ, כגון מספר חשבונית, תאריך, שם לקוח, סכום לתשלום וכו'. Nanonets מציעה מודלים שונים של AI עבור סוגי מסמכים כמו חשבוניות, קבלות, כרטיסי ביקור ועוד.

הדגמים המובנים מראש כבר יודעים לחלץ בצורה חכמה שדות נפוצים מכל סוג מסמך. אתה יכול גם להגדיר שדות מותאמים אישית משלך ולאמן את מודל הבינה המלאכותית. לאחר מכן תוכל להכין את הדגם עם כמה דוגמאות. פשוט צייר אזורים על מסמכים לדוגמה כדי למפות היכן נמצאים הנתונים הקריטיים.

כעת, אתה מוכן להפעיל את ה-OCR ולחלץ נתונים מהמסמכים שלך. Nanonets ממנפת אלגוריתמים מתקדמים של AI ו-ML כדי לזהות וללכוד טקסט אוטומטית מפריסות מסמכים מורכבות עם דיוק גבוה. ה-AI "קורא" כל מסמך, מחלץ את השדות המוגדרים ומוציא נתונים מובנים המוכנים לייצוא.

שלב זה אוטומטי לחלוטין עבורך ברגע ששדות הנתונים ומודל AI מוגדרים כהלכה. מאחורי הקלעים, טכנולוגיית OCR ממירה תמונות סרוקות לטקסט. זיהוי אזור חכם בוחר את שדות הנתונים הרלוונטיים.

4. לאמת ולתקן נתונים

סקור את הנתונים שחולצו לדיוק. Nanonets מקל על זה מכיוון שהוא מאפשר לך לבצע תיקונים ישירות במציג המסמכים. עבור משתמשים מתקדמים יותר, אתה יכול גם לערוך את פלט ה-JSON המובנה.

אתה יכול גם להשתמש ביכולות אימות אוטומטי כדי להגדיר כללים לאימות הנתונים שנלכדו. לדוגמה, אתה יכול לבדוק אם תאריך נופל בטווח חוקי או ערך מספרי מתחת לסף. כל בעיות אימות מסומנות לבדיקה.

5. ייצוא ושילוב נתוני גיליון אלקטרוני

ניתן להוריד את הפלט הסופי המכיל את הנתונים המובנים שחולצו מהמסמכים הסרוקים או ה-PDF שלך ולהשתמש בהם למטרות במורד הזרם. Nanonets מאפשר לך לייצא אותו כקובץ CSV, Excel או JSON, מה שמאפשר לך לייבא בקלות את הנתונים ליישום הגיליון האלקטרוני המועדף עליך או לתוכנה עסקית אחרת.

אתה יכול גם לשלב ישירות עם יישומים פופולריים כמו Google Sheets, QuickBooks, Salesforce וכו'. שילוב Zapier מאפשר לך להתחבר ליותר מ-5000 אפליקציות לזרימת נתונים חלקה. שילוב זה מבטיח שהנתונים שלך מתעדכנים באופן אוטומטי בכל הפלטפורמות שלך בזמן אמת.

כיצד לשפר את תהליך OCR לגיליון אלקטרוני

טכנולוגיית OCR אינה מושלמת. לפעמים זה יכול להיאבק עם סריקות באיכות נמוכה, פריסות מורכבות או גופנים יוצאי דופן. אבל, אפילו שיפורים שוליים קטנים בתהליך ה-OCR יכולים להוביל לחיסכון משמעותי בזמן ובעלויות.

נניח שאתה מנהל חברת ביטוח שמעבדת אלפי מסמכים ביום. אפילו שיפור של 2% בדיוק OCR יכול לחסוך מאות שעות עבודה בשבוע.

הנה כמה דרכים לשפר את תהליך OCR לגיליון אלקטרוני:

1. שפר את איכות הסריקות שלך

ודא שהמסמכים שאתה סורק ברורים וקריאים. סריקות באיכות ירודה עלולות להוביל לשגיאות בתהליך ה-OCR. לכן, בצע סריקות מראש כדי לשפר את איכות התמונה לפני הזנתן למערכת ה-OCR שלך.

טיפים לשיפור איכות הסריקה:

• השתמש בסורק ברזולוציה גבוהה (לפחות 300 dpi). זה לוכד פרטים עדינים יותר שיכולים לעזור למנוע OCR לזהות במדויק תווים.
• ודא שהדפים מיושרים בצורה נכונה ואינם מוטים. ביטול הטיה מתקן סריקות מוטות.
• בדוק את בהירות הסריקה והניגודיות. התאם את הרמות כך שהטקסט יהיה גלוי בבירור ולא בהיר או כהה מדי.
• נקה את משטח הזכוכית של הסורק כדי למנוע אבק, כתמים או חפצים על תמונות סרוקות.
• השתמש ב-Adobe Scan או באפליקציות דומות כדי ללכוד סריקות באיכות גבוהה באמצעות הטלפון החכם שלך.
• השתמש בטכניקות שיפור תמונה כמו חידוד, הפחתת רעש ובינאריזציה.

2. תקן את המסמכים שלך

עקביות בפריסה ובעיצוב המסמכים יכולה לשפר משמעותית את דיוק ה-OCR. במידת האפשר, תקן את הפורמט של המסמכים שאתה מעבד. משמעות הדבר היא שמירה על שדות נתונים באותו מיקום בכל מסמך, שימוש בגופנים וגדלים עקביים, ושמירה על פריסה נקייה ולא מסודרת.

להלן כמה טיפים לסטנדרטיזציה של מסמכים:

• השתמש בתבנית עקבית עבור כל המסמכים מאותו סוג.
• שמור שדות נתונים חיוניים באותו מקום בכל מסמך.
• השתמש בגופנים ברורים וקריאים והימנע מגופנים אמנותיים או יוצאי דופן.
• הימנע מבלגן ושמור על הפריסה נקייה ופשוטה.
• הגבל את השימוש בתמונות, סמלי לוגו וגרפיקה ליד שדות טקסט חשובים.
• השתמש בצבעים בעלי ניגודיות גבוהה עבור טקסט ורקע כדי לשפר את הקריאות.

3. השקיעו במערכת OCR המופעלת על ידי בינה מלאכותית

מערכות אלו משתמשות באלגוריתמים של למידת מכונה כדי ללמוד מכל מסמך מעובד, ומשפרות ללא הרף את יכולתן לזהות ולחלץ נתונים רלוונטיים.

Nanonets היא דוגמה מצוינת למערכת OCR המופעלת על ידי בינה מלאכותית. הוא מציע דגמים מאומנים מראש לסוגי מסמכים שונים ומאפשר לך להתאים את הדגם בהתאם לצרכים שלך. ככל שהוא מעבד יותר נתונים, כך הוא מזהה טוב יותר דפוסים ומחלץ נתונים בצורה מדויקת.

יתרה מכך, יכולות זיהוי השפה והבנת ההקשר של מערכות OCR המופעלות על ידי בינה מלאכותית מאפשרות להן לטפל במסמכים בשפות, מטבעות, פורמטי מס ועוד. זה הופך אותם למגוון מאוד וניתנים להתאמה לצרכים עסקיים מגוונים.

4. הגדר זרימות עבודה אוטומטיות

אוטומציה של שלבים ידניים שחוזרים על עצמם בזרימת העבודה של OCR יכולה לשפר את היעילות ולמזער שגיאות. לדוגמה, אתה יכול להגדיר כללי יבוא אוטומטי המבטיחים שמערכת OCR מעבדת אוטומטית כל חשבונית שנשלחת אליו accounting@yourbusiness.com.

אינטגרציות עם תוכנות עסקיות כמו ERPs מאפשרות זרימת נתונים חלקה. נתוני הגיליון האלקטרוני שחולצו יכולים להסתנכרן אוטומטית עם מסדי נתונים במורד הזרם. כללי אימות אוטומטי עוזרים לתפוס שגיאות חילוץ מוקדם. זרימות עבודה יכולות לנתב מסמכים הזקוקים לבדיקה לצוות המתאים. התראות ותזכורות אוטומטיות מבטיחות שלא יחמיץ מועד אחרון.

מחשבות סופיות

טכנולוגיית OCR חוללה מהפכה באופן שבו אנו מחלצים ועובדים עם נתונים ממסמכים סרוקים ומקובצי PDF. על ידי המרת תמונות לנתוני גיליון אלקטרוני מובנים, OCR מבטל כניסה ידנית מייגעת תוך שיפור יכולות הניתוח.

כפי שתואר במדריך זה, יצירת זרימת עבודה OCR יעילה עם הכלים הנכונים, כמו Nanonets, יכולה לחסוך כמויות עצומות של זמן. שיפורים קלים בדיוק מתורגמים במהירות לחיסכון משמעותי.

רוצה לראות כיצד OCR יכול להאיץ את זרימות העבודה העסקיות שלך? Nanonets מציעה גרסה חינמית לבדיקת מיצוי נתונים המופעלים על ידי AI מהמסמכים שלך. המרת טבלאות PDF או חשבוניות סרוקות לגיליונות Excel הניתנים לעריכה מעולם לא הייתה קלה יותר. הירשם עכשיו כדי להתחיל!

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
• PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/ocr-to-spreadsheet/