תהליך ניהול הספקים: חשיבות, יתרונות ואתגרים

קשרי ספקים טובים חשובים לכל עסק כדי להצליח. ניהול ספקים שואף לארגן ולחזק קשרים עסקיים-ספקים. ניהול ספקים יעיל מאפשר לעסקים לפעול ביעילות תוך מניעת זעזועים בצד ההיצע.

מהו ניהול ספקים?

ניהול ספקים הוא תהליך מובנה שעסקים עוקבים אחריהם כדי לנהל את הספקים או הספקים שלהם. ניהול ספקים מתמקד בבניית/שמירה על קשרי עבודה טובים עם ספקים לטווח ארוך; כדי למנוע שיבושים פוטנציאליים באספקה ​​ולעמוד ביעדים העסקיים בתמורה הטובה ביותר.

תהליך ניהול הספקים משוכלל למדי וכולל בחירת ספקים מתאימים, ניהול משא ומתן על חוזים ברי קיימא, שליטה בעלויות, מזעור סיכונים והבטחת אספקה ​​בזמן של סחורות או שירותים.

חשיבות ניהול ספקים

ניהול ספקים הוא תהליך אסטרטגי שכאשר נעשה נכון יכול לעזור לעסקים לעמוד ביעדים עסקיים ספציפיים.

זה פותח אפשרויות להטמעה מהירה יותר של מספר ספקים שיכולים למזער סיכונים ועיכובים פוטנציאליים בצד ההיצע. עם מבחר ספקים בהישג יד, העסק נהנה גם בעלויות נמוכות יותר ומאספקה ​​מהירה יותר כדי לשמור על המשכיות בעסקים.

ייעול תהליך הספק יכול להבטיח אמון הדדי ומערכות יחסים חזקות יותר. זה יכול לעזור להגביר את היעילות העסקית תוך התמקדות בשיפור שביעות רצון הלקוחות, הרווחיות והצמיחה.

מה כולל תהליך ניהול הספקים

למרות שתהליך ניהול הספקים עשוי להיות פשוט או מורכב בהתאם לגודל הארגון, השלבים המעורבים הם כמעט זהים. אבל, יש צורך בכמה דרישות מוקדמות:

מקדים

1. הגדירו יעדים עסקיים - עסקים יכולים לעסוק בניהול טוב של ספקים כאשר יעדי החברה והיעדים מוגדרים היטב. זיהוי יעדים עסקיים יכול לספק תמונה ברורה יותר מול ניהול הספקים.

2. יצירת צוות ניהול ספקים - קיום כוח אדם מיומן כחלק מצוות ייעודי יכול להפוך את ניהול הספקים לקל ופורה יותר. בחירת ספקים, ניהול משא ומתן והערכתם היא משימה לא פשוטה. צוות מנוסה יכול לשמש כגשר בין המחלקות הפנימיות והספקים שלו כדי לייעל את תהליך ניהול הספקים.

שלבים בתהליך ניהול ספקים

כשהשוק מלא בספקים פוטנציאליים, חברה העוסקת בניהול ספקים תבצע כמה צעדים נפוצים כדי להבטיח את בחירת הספקים הנכונים. הם:

1. בחירת ספקים – התהליך מתחיל בביצוע מבחר ספקים הנחשבים מתאימים לעסק. לאחר מכן מחפשים הצעות מחיר באמצעות כלי מיקור אלקטרוני כגון בקשות להצעת מחיר (RFQs) ובקשות להצעות (RFPs). למרות שהמחיר יהווה גורם מכריע, החברה יכולה גם לאמוד את הפוטנציאל של הספק על סמך איכות, מוניטין, יכולת לעמוד בדרישות והרקורד.

2. לעסוק במשא ומתן על חוזה – שלב זה כולל דיונים על תנאי ההתקשרות בין החברה לבין הספק הנבחר. התנאים יכולים להיות קשורים לסוג/כמות הסחורה ו/או השירותים, מועדי אספקה, תנאי תשלום ותנאים משפטיים המכסים סיכונים. החוזה חייב להיות מקובל ומועיל לשני הצדדים.

3. הנחת ספקים – תהליך איסוף המידע הרלוונטי והמסמכים הנלווים חשוב להכיר בספקים כספקים מאושרים לחברה. פרטי חשבון בנק, טפסי מס, רישיונות תעשייתיים תקפים, הם חלק מהמידע העיקרי שנאסף לביצוע תשלומים לספקים ולמטרות ביקורת.

4. עקוב אחר ביצועי הספק והעריך אותם - חברות צריכות לבדוק את ביצועי הספק כדי לראות אם עומדים בסטנדרטים, איכות המוצרים או השירותים טובה, המשלוחים מתרחשים בזמן והשירות משביע רצון. ניתן לתקן סטיות באמצעות תוכניות פעולה שנדונו עם הספקים כדי להבטיח עסקאות עסקיות חלקות יותר.

5. ניטור וניהול סיכונים - ניהול סיכונים כולל הערכה ומעקב אחר ספקים לגבי סיכונים פוטנציאליים שיכולים להשפיע בצורה קשה על העסק. הפרת ציות, הונאה של ספקים, דליפות נתונים, תביעות משפטיות, אובדן קניין רוחני הם כולם סיכונים רציניים שיש לטפל בהם כחלק מניטור הסיכונים.

6. תשלומים בזמן - ביצוע תשלומים בזמן לספקים יכול להיות חיוני כדי להבטיח יחסי עבודה טובים. הקפדה על תנאי חוזה לתשלום והבטחת ביטול החשבוניות ללא עיכובים יכול לבנות אמון וביטחון עבור הספקים לשמור על המשך השירותים.

הטמעת מערכת ניהול ספקים

ניהול ספקים הוא תהליך מכריע עבור כל ארגון כדי להבטיח צמיחה והצלחה. הופעתן של טכנולוגיות מתקדמות שינתה את הדרך בה נעשים תהליכי ניהול ספקים כיום.

מערכות ניהול ספקים (VMS) הן תוכנות מבוססות אינטרנט או ענן שנועדו לעזור לארגן ולנהל מספר פעילויות הקשורות לספקים ממקום אחד. הם יעילים, קלים, חסכוניים ומועילים מאוד עבור ארגונים עם מספר ספקים.

היתרונות של ניהול ספקים

היתרונות השונים של ניהול ספקים במקום הם:

1. מקל על בחירה טובה יותר - הארגון עומד להרוויח ממבחר רחב יותר של ספקים המספקים אפשרויות רבות יותר בתעריפים תחרותיים.

2. משא ומתן חסכוני - ניהול ספקים יכול להבטיח שספקים מרובים יתמודדו על עסקים. זה מאפשר לחברה לנהל משא ומתן על תעריפים טובים יותר ולהרוויח מחירים נמוכים יותר או הנחות.

3. ניהול חוזים יעיל – אחד היתרונות של מערכת ניהול ספקים הוא נתונים מרכזיים. כל החוזים, מידע הספקים והמסמכים הקשורים נגישים ממקום אחד עבור הארגון כולו. זה מקל על מעקב אחר חוזים וקבלת החלטות בצורה יעילה יותר.

4. ניהול ביצועים קל יותר – מערכות ניהול ספקים מאפשרות מבט ממעוף הציפור של כל הביצועים של ספקים. קל לעקוב אחר הביצועים ולהשוות אותם לנתוני העבר. בעלי עניין יכולים להבטיח שהספקים יעמדו בתנאי החוזה ויענו על הצרכים העסקיים ביעילות.

5. קשרי ספקים חזקים יותר – מידע מרוכז של ספקים ב-VMS מסייע בתהליך קבלת החלטות פשוט יותר. זיהוי של עיכובים ותקשורת מהירה מצמצמים את ההפרעות בשרשרת האספקה ​​ומונעים עלויות או הפסדים נוספים עבור שני הצדדים וכתוצאה מכך לאמון וליחסים טובים יותר.

6. הפחתת סיכונים טובה יותר - תוכנת VMS מסוגלת לזהות סיכונים של ספקים שניתן למנוע או להתמודד עם מוקדם כדי למנוע השפעה על העסק. מכיוון שכל הנתונים הקשורים לספק מאומתים ומתאפשר ניטור מתמיד, הפחתת הסיכון הופכת קלה יותר.

אתגרים בניהול ספקים

תהליכים לא תקינים או היעדר ניהול ספקים יכולים להציב אתגרים רבים:

1. אי ציות של ספקים – ארגון ללא סטנדרטים מוגדרים לספקים עומד בפני סיכון של אי ציות מצד הספקים שלו. בחירת הספק הנכון וקביעת סטנדרטים במהלך משא ומתן על חוזים חשובה כדי למנוע חריגות.

2. סיכון למוניטין רע של ספקים - כאשר מעורבים מספר ספקים, הערכת איכות העבודה של ספקים היא קשה וביצועים גרועים של ספק בודד יכולים להשפיע על העסק. הפעלת בדיקות רקע יסודיות ותובנה לגבי ביצועי העבר הופכים חיוניים במהלך תהליך הבחירה בניהול ספקים.

3. טרחה של אחסון ידני של נתוני ספק - עסקים מתרחבים עשויים להתקשות לאחסן נתוני ספקים ככל שהעסק גדל וספקים נוספים נכנסים ללוח. היעדר מערכת ניהול ספקים יוצר טרדות נוספות באחזור מידע ספק בעת הצורך.

4. אין נראות לקבלת החלטות - מערכות ניהול ספקים יכולות לספק נראות כוללת באמצעות זמינות של נתונים מרכזיים לקבלת החלטות טובה. ללא VMS מתאים, זו הופכת למשימה מסובכת.

5. חוסר יכולת להתמודד עם תשלומים שונים - תוכנת VMS יכולה לתחזק ולעקוב אחר תשלומים גם אם תנאי התשלום או דרכי התשלום שונים. תשלומים ידניים לספקים מרובים עשויים להיות מסורבלים, מורכבים ומועדים לשגיאות וכתוצאה מכך לספקים לא מרוצים.

סיכום

זמנים משתנים וזמנים מהירים מאלצים עסקים רבים למצוא פתרונות יעילים לטיפול ביעילות ביחסי ספקים. ארגונים, גדולים או קטנים, המתמודדים עם ספקים מרובים יכולים להפיק תועלת מהטמעת מערכת ניהול ספקים טובה. תוכנת VMS יעילה יכולה לעזור להתגבר על אתגרים ולטפח קשרי ספקים חזקים יותר, להוסיף ערך ולשפר את הביצועים העסקיים.