מהו עיבוד חשבוניות? – הסבר על עיבוד חשבוניות

עיבוד חשבוניות או עיבוד חשבונות הוא כל מכלול הפעולות הקשורות לקצה העסקי (משחק מילים לא מכוון) של רכישת מוצרים/שירותים מספק.

כמה שזה נשמע פשוט – קבלו את החשבונית, בדקו את נכונותם, שלם את החשבונית, סגרו את העסקה – עיבוד החשבוניות, ברוב המקרים, אינו תהליך עבודה פשטני. כל עיכוב או הפרעה בתהליך זה עלולים להשפיע לרעה על היחסים שלך עם הספקים ולהפריע לאספקה ​​בזמן של שירותים, אספקה ​​וחומרים.

תן לנו לראות כיצד עיבוד חשבוניות וכיצד אוטומציה של AP עוזר לייעל ניהול חשבוניות לעזור לעסקים להתנהל בצורה יעילה יותר.

מהו עיבוד חשבוניות?

עיבוד חשבוניות הוא זרימת העבודה שאחריה צוות החייבים מרגע קבלת חשבונית הספק. זה מקיף את כל השלבים החל מקבלת חשבונית של ספק ועד רישום התשלום לאחר בדיקות ואישורים מתאימים.

ניתן לעבד חשבונית לתשלום רק לאחר שהיא מנקה את כל שלבי עיבוד החשבונית. להלן שלבי עיבוד החשבוניות בפירוט:

תהליך עיבוד החשבוניות

• איסוף וארגן חשבוניות שנשלחו במספר ערוצים: דואר אלקטרוני, פוסט וכו'.
• לכידת נתוני חשבוניות, להקצות קודי פנקס חשבונות ולהתאים את נתוני החשבונית עם מסמכים תומכים (PO's או קבלות).
  • במקרה של אי התאמות, החשבונית מוחזרת לספק.
• שלח חשבוניות למאשרים מורשים כדי לאשר או לדחות, בהתבסס על מדיניות הוצאות פנימית.
• הגדר תשלומים באמצעות העברה בנקאית, ACH או צ'ק עבור החשבוניות המאושרות.
• רשום את התשלום בתוכנת ה-ERP או הנהלת החשבונות שלך.

זרימת עבודה יעילה של עיבוד חשבוניות היא חיונית לזיהוי חשבונות לתשלום ולייעל את תזרים המזומנים כדי לעמוד בתשלומים תקפים.

איך מעבדים חשבוניות?

בחברות בגודל בינוני וגדול, עיבוד חשבוניות הוא חלק מתהליך חשבונות תשלומים (AP). התהליך של ניהול חשבוניות חשוב לא רק לארגון תזרים המזומנים אלא גם לטיפול בספקים ובספקים כדי להבטיח רכש בזמן.

עיבוד קונבנציונלי של חשבונית כולל את השלבים הבסיסיים הבאים:

• הערכת החשבונית שהתקבלה מהספק: תחילה מתקבלת חשבונית מספק עבור מוצר או שירות שהוזמן בדרך כלל באמצעות הזמנת רכש (PO). אנשי עיבוד חשבוניות זכאים רושמים את החשבונית בפנקסים עם קוד מזהה (הספר הכללי או קוד GL).
• התאמת חשבונית: הנתונים בחשבונית, לרבות סוג המוצר/שירות שהוזמן, מחיר שסוכם, תאריך אספקה ​​וכדומה, מושוות להזמנה המקורית. במקרה שהחשבונית הועלתה לאחר אספקת המוצר/שירות, מותאמים פרטי החשבונית גם לפרטים על קבלה המשלוח. זה "טהתאמה תלת-כיוונית" עוסק בשאלות כגון:

o האם תנאי התשלום תואמים?

o האם כלולות הנחות שהובטחו?

o האם החשבונית קודדה לחשבונות ההוצאות המתאימים?

o האם יש בעיות ביצועים לאחר הקבלה שמצדיקות הלנת תשלום?

• בדיקת אי התאמה: כל אי התאמה בנתוני החשבונית מסומנת כחריגה. לאחר מכן צוות ה-AP יוצר קשר עם הספק ועם המחלקה הנוגעת בדבר בתוך החברה כדי לתקן את השגיאה/אי התאמה. לאחר שהחריג נפתר, החשבונית מונפקת מחדש על ידי הספק, ותהליך התאמת החשבוניות חוזר על עצמו.
• קבלת הרשאות ואישורים מתאימים: בהתאם למדיניות החברה, החשבונית מנותבת לדרגים שונים של הנהלה לצורך אימות ואישור. מספר ואופי האישורים הנדרשים תלויים במדיניות החברה ובגודלה. גורמים נוספים כוללים מחלקות המעורבות בתהליך המקור והרכש, סוג המוצר וסכום החשבונית. לדוגמה, חברות מסוימות עשויות לחייב אישורים ברמת ההנהלה עבור ערכי חשבוניות גבוהים מסף מסוים.
• אישור תשלום חשבונית: לאחר כל רמות האישור, החשבונית משולמת בהתאם לתנאים שנקבעו עם הספק. התשלום עשוי להיות באחריות מחלקת ה-AP, מחלקת הכספים או מחלקת הרכש, בהתאם למבנה העסקי. התשלום מעובד כהמחאות, העברות בנקאיות או שיטות אחרות, בהתאם לתנאים וההגבלות שנקבעו מראש.
• סגירת העסקה: לאחר ביצוע התשלום, נתיב החשבונית המסוים הזה נסגר והעסקה מתועדת כמושלמה. פרטי החשבונית והתשלום מאוחסנים ב-GL לביקורות עתידיות.

---

מעוניין להפוך את תהליכי ה-AP הידניים שלך לאוטומטיים? הזמן הדגמה חיה של 30 דקות כדי לראות כיצד Nanonets יכולה לעזור לצוות שלך ליישם מקצה לקצה אוטומציה של AP.

קבעו הדגמה

[תוכן מוטבע]

---

אתגרים בעיבוד חשבוניות

1. חשבוניות שהוחמצו או אבדו

זו בעיה כאשר חברה מתמודדת עם מספר ספקים וחשבוניות רבות על בסיס יומי. הבעיה מחמירה בשל העובדה שניתן לקבל חשבוניות בפורמטים שונים - כעותקים מודפסים, קבצי PDF סרוקים, קבצי עיבוד תמלילים וכו'. זה הופך להיות מאתגר לנהל את הצורות השונות הללו של חשבוניות, המתקבלות בזמנים שונים, ולעתים קרובות על ידי צוותים שונים. .

חשבוניות שהוחמצו מובילות לעיכוב בתשלומים ולקנסות נלווים, קשרי ספק מתוחים, עיכובים בפעולה ובעיות ביקורת.

2. נתונים לא תואמים או חסרים

חשבונית מכילה נתונים קריטיים כגון מזהי חברה, פרטי מס, שירות/מוצר מסופק, מחיר, מצב משלוח וכו'. אם החשבוניות הן בפורמטים שונים, הופך להיות מסורבל, אם לא בלתי אפשרי לבדוק את כל הנתונים התקפים מהן. כמה טעויות שקל לפספס כוללות:

- שימוש בשם שגוי של הלקוח

- לא לפרט מוצרים/שירותים בצורה ברורה

- לא תואם למותג המבוקש

- טעויות חישוב

- לא משתמש במטבע הנכון

- בלי לציין את תאריך היעד

- בלי להזכיר הנחות או דמי קנסות

– טעויות בשיעור המס

לפי שותפים נלהבים, כמעט רבע מכל החשבוניות מסומנות על חריגות שצוות עיבוד החשבוניות חייב לטפל בהן. טעויות בחשבונית מובילות הן להפסדים כספיים והן להפסדים בזמן.

זה כבר דיווח שבתי חולים לבדם מפסידים כ-68 מיליארד דולר בשנה בגלל טעויות חיוב. שגיאות בחשבוניות מבוססות נייר הן די יקרות לתיקון - תיקון נתוני החשבוניות עשוי לעלות $53.50 לחשבונית בממוצע!

הבעיות הקשורות לעיבוד חשבונות ידני תורמות ליותר מ-30% מעלות צוות ה-AP. בדיקת הדיוק גוזלת גם כמויות מופרזות של זמן ואם יימצא לא מספק או שגוי, החריג שהועלה יקח יותר זמן לפתרון. עיכובים כאלה בעיבוד חשבוניות משפיעים על לוחות התשלומים. כמעט 1 מכל 5 חברות להפסיד בתנאים נוחים ובתעריפים מוזלים עקב דחיית תשלומי ספקים.

3. סטטוס חשבונית לא ידוע

המצב הנוכחי של חשבונית בסכימת העיבוד שלה אינו ידוע לרוב, במיוחד אם ישנם בעלי עניין רבים המעורבים בתהליך. איפה זה? מי אישר את זה? מה זה צריך יותר? מתי יתבצע התשלום? אלו שאלות שעולות לא פעם בגלל חוסר שקיפות.

4. שגיאות בניתוב חשבוניות

ייתכנו מספר ספקים המוציאים חשבוניות רבות לחברה על בסיס יומי. לאחר בדיקה מקדימה, צוות עיבוד חשבוניות AP ממיין כל חשבונית בתור הניתוב. אפילו מומחה AP היעיל ביותר יכול לטעות בניתוב חשבונית. כאשר חשבונית מנותבת בצורה לא נכונה, היא עוברת שלבים מיותרים - בזבוז זמן ומאמץ אנושי. תרחיש "מגע גבוה" זה מלחיץ במיוחד, במיוחד כאשר צוות AP חייב לסגור ספרים מעת לעת. לפיכך, למרות שצוותי חיובים נועדו לשפר את מקורות ורכש בתהליך, במציאות, הם עלולים להשקיע זמן מופרז במרדף אחר חשבוניות דרך מסלול האישור המורכב ולתקן שגיאות כתוצאה מתרחשות בשרשרת.

השלכות מעשיות של בעיות בעיבוד חשבוניות

הבעיות של המסורתיים תהליך ניהול חשבוניות, המפורטים בסעיף הקודם, יכולות להיות השלכות חמורות על הפריון והרווחיות של חברה:

• הפסד ביעילות ובפרודוקטיביות: בדיקת חשבונית, טיפול בטעויות וחריגים, מעקב אחר מהלכיה, קבלת אישורים ותשלום החשבונית הם תהליכים שגוזלים זמן. הזמן ה"מבוזבז" על משימות כאלה יושקע טוב יותר במשימות התורמות לערך הארגוני. המשימות החוזרות ונשנות הקשורות לעיבוד חשבונות עלולות לחנוק את הפרודוקטיביות של ארגון.
• מורל ותרבות העובדים: 60% מאנשי AP לפי הדיווחים למצוא את עיבוד החשבוניות המטלה הנתעבת ביותר בעבודה שלהם - חוסר שביעות רצון מיותר ממחצית מעבודתם מוביל לאובדן מורל והתלהבות בקרב העובדים. זה טבעי שעובדים למצוא הזמן המושקע בהיבטים מעניינים של עבודתם מתגמלת. לפיכך, צמצום המטלות השגרתיות בתהליך עיבוד החשבוניות והגדלת הזמן המושקע בהיבטים מאתגרים ומעניינים בעבודה של עובד יכולים לשפר את שביעות הרצון בעבודה ובכך את שימור העובדים.
• הסלמה של התחייבויות: עיכובים הנגרמים בזרימת העבודה של עיבוד החשבוניות עלולים לגרום לחשבוניות שאינן ניתנות לפעולה. זה יכול להוביל להתחייבויות שנצברו לאורך זמן, להסלים את הלחץ בתקופות הביקורת, ולאי ציות. כל אלה משפיעים על השורה התחתונה.
• פגיעות של הונאה: חלק מההונאות המתרחשות בתהליך החשבונית כוללות הונאות של צד שלישי, טעויות עבודה, תשלומים כפולים ושגיאות פנימיות אחרות. הונאות חשבוניות עשויות להתבטא כנפח חשבונית חריג, חוסר התאמה בין המוצר/שירות המסופק לבין מפרטי החשבוניות, אי התאמות בין הזמנת רכש לחשבונית והתנהגות מפוקפקת של העובדים. משימות ידני של עיבוד חשבוניות יכולות להיות משעממות ולגרום לעייפות נפשית. הדבר עלול לגרום להחמצה של הונאה בעת בדיקת חשבוניות לאיתור שגיאות ובעיות נתונים. זה נכון במיוחד בתקופות משבר. לדוגמה, מגיפת קוביד-19 לפי הדיווחים הגדילה את שכיחות הונאות החשבוניות בשנת 2020. קשה לזהות באופן ידני הונאת חשבוניות, במיוחד כאשר היקף העסקים גבוה.
• עיבוד חשבוניות מבוזר: היעדר זרימת עבודה עקבית או מגובשת של ניהול חשבוניות עלול להוביל לתהליכים מפוצלים, אשר בתורם עלולים לפגוע בנראות וממשל מרכזיים.
• מכשולים להגדלה: ככל שהחברה גדלה, עיבוד חשבונות ידני הופך למסורבל. לפיכך, המשך להחזיק במה שככל הנראה עובד עבור מערך קטן מעכב את ההתרחבות ואת הפוטנציאל להרחבה. המטרה הסופית של כל עסק היא לא לשמור על סטטוס-קוו אלא לצמוח!

---

הגדר זרימות עבודה של AP ללא מגע ו לייעל את תהליך התשלומים בשניות. הזמן עכשיו הדגמה חיה של 30 דקות.

קבעו הדגמה

---

עיבוד חשבוניות אוטומטי

האוטומציה של עיבוד החשבוניות מציעה פתרון ברור לרוב, אם לא לכל הבעיות הקשורות בתהליך ידני זה. האזהרה של "אם לא הכל" מתעוררת עקב הצורך הקטן בהתערבות ידנית בשלבים מסוימים. אף על פי כן, אוטומציה של רבות מהמשימות החוזרות ונשנות של התהליך יכולה לחסוך זמן, לחסוך כסף, לשמור על מורל העובדים ולשמור על קשרי ספקים טובים.

ניתוב חשבוניות ללא מגע לחלוטין - עיבוד אוטומטי של חשבוניות מהקבלה ועד הסגירה, ללא התערבות ידנית - עדיין נדיר. א סקר שנערך בקרב צוות המעורב בתהליכי AP מראה על תמיכה גורפת באוטומציה של רוב המשימות הידניות.

כמה יתרונות ספציפיים של אוטומציה של חלק או רוב המשימות של זרימת העבודה של עיבוד חשבוניות הם:

• קוהרנטיות נתונים: כלי עיבוד חשבוניות אוטומטיים כוללים לרוב כלי חילוץ נתונים אוטומטיים שיכולים לחלץ נתונים רלוונטיים מחשבוניות ולשמור אותם בפורמט סטנדרטי שיסייע לבדיקות ואישורים הבאים. כלים רבים לעיבוד חשבוניות מגיעים עם מודולי OCR מובנים שיכולים לחלץ נתונים רלוונטיים מחשבוניות. תומך בינה מלאכותית כלים לניהול חשבוניות כגון Nanonets ניתן לאמן לחלץ נתונים ספציפיים ממגוון פורמטים של חשבוניות.
• התאמה תלת-כיוונית מהירה יותר: השוואות אוטומטיות תלת-כיווניות של החשבונית עם הזמנת הרכש והקבלה מהירה יותר מאשר אימותים ידניים שכן כל הנתונים הרלוונטיים לעסקה מאוחסנים דיגיטלית באותו מקום וניתן להשוות אותם בקלות או ויזואלית או באמצעות AI מבוסס. תוֹכנָה. ניתן לשלב זרימות עבודה אוטומטיות של עיבוד חשבוניות עם מסדי נתונים ומערכות חשבונאיות אחרות להתאמה אוטומטית ללא התערבות אנושית.
• אישורים יעילים: מעבר אוטומטי של החשבונית משלב אחד לשלב הבא והגדרת תזכורות לאישור יכולים למנוע עיכובים בעיבוד החשבונית. הכללת מקרים ותזכורות לתוך זרימת העבודה יכולה לבטל צווארי בקבוק. השילוב של חתימות אלקטרוניות וטפסים דיגיטליים יכול לאפשר אישורים תוך כדי תנועה ממשתפי התהליך השונים, כך שהיעדרות פיזית מהמשרד לא תעכב את תהליך האישור.
• שקיפות תהליכים: גישה מרובת רמות לנתונים ואחסון נתונים מרכזי יכולים לאפשר שקיפות. האוטומציה של עיבוד החשבוניות יוצרת גם נתיב ביקורת למעקב אחר התקדמות החשבונית לאורך המחסומים.
• אבטחת נתונים: דיגיטציה של נתוני חשבוניות יכולה למנוע אובדן מידע הקשור בדרך כלל להזזה פיזית של המסמך לצורך אימות ואישור. אוטומציה יכולה גם לאפשר אינטגרציה של זרימת העבודה של ניהול החשבוניות עם זו של החברה מערכת ניהול מסמכים וכלי הנהלת חשבונות נוספים למטרות ביקורת וארכיון. זה גם עוזר בעמידה ברגולציה.
• בינה עסקית טובה יותר: ניהול חשבוניות אוטומטי יכול לאפשר גישה קלה והערכה של נתוני רכישה והוצאות, ובכך לאפשר ניתוח טוב יותר וקבלת החלטות.
• שמירה על קשרי ספקים: היעדר עיכובים וניהול מאורגן של חשבוניות מביאים לתשלומים בזמן, לתקשורת ספקים טובה יותר ובכך לקשרים פרודוקטיביים עם הספקים.
• ביטול הונאה: אוטומציה של זרימות עבודה של אישור חשבוניות יכולה למנוע הונאה על ידי הצבת בדיקות לאורך זרימת העבודה והגברת הנראות. אי סדרים יכולים להיות מסומנים אוטומטית במהלך התאמה אוטומטית משולשת. ואימות חתימה אלקטרונית יכול למנוע הן הונאות פנימיות/חיצוניות והן הפסדים נלווים.

תהליכי AP שמתאימים לאוטומציה

חלק משלבי עיבוד החשבוניות שיועילו מאוטומציה הם:

• קבלת חשבוניות: בהתחשב בעובדה שמתקבלות פורמטים שונים של חשבוניות מספקים שונים, זיהוי אוטומטי של השדות הרלוונטיים השונים בחשבונית יסייע בדיגיטציה של החשבונית וניהול טוב יותר של הנתונים. כלי OCR מועילים כאן.
• אימות חשבונית: קל להגדיר כללים לבדיקת שלמות הנתונים ושלמותם בחשבוניות. אכלוס השדות השונים המותאמים אישית במאגר החשבוניות יכול לסייע באיתור מידע חלקי או חסר.
• התאמה תלת כיוונית: חשבוניות מועלות לעתים קרובות בתגובה להזמנת רכש ולעיתים קרובות משוייכות לקבלה. שלושת המסמכים הללו יהיו מחוברים באמצעות מספר PO משותף. התאמה אוטומטית של חשבוניות, הזמנות וקבלות יזרז את תהליך האימות ותעביר את החשבונית לשלב הבא ללא עיכובים.
• טיפול בחריגים: חריגים ומקרי קצה אינם נדירים בניהול חשבוניות. מקרי קצה עשויים להופיע עקב שינויים באזור הזמן, חיובים חוזרים מרובים, התאמות מחיר בדיעבד ואורך חודשי משתנים. תוכנות מסוימות, במיוחד אלו המופעלות על ידי AI, כמו Nanonets, יכולות להתמודד עם מקרי קצה אלו, בעוד שחלקן דורשות רמות שונות של התערבות אנושית.
• תהליך האישור: ניתן להעביר חשבוניות דיגיטליות לאורך היררכיית הניהול באופן אוטומטי לצורך אישורים. הגדרת תזכורות יכולה גם לסייע בזירוז תהליך החשבונית.
• תשלום: ניתן לבנות תשלומים דיגיטליים (העברה בנקאית וכו') בתוכנה כדי לאפשר תשלום אוטומטי לספק לאחר קבלת כל האישורים.
• אנליטיקה: אוטומציה יכולה לאפשר הערכה וניתוח של דפוסי הוצאות ויחסי ספקים, מה שיכול לעזור בתיקוני קורסים והחלטות עסקיות פרודוקטיביות. מערכות מבוססות בינה מלאכותית יאפשרו ניתוח טוב יותר עם יותר הכשרה עם חשבוניות.

---

הזמינו הדגמה חיה זו בת 30 דקות כדי להפוך זאת לפעם האחרונה שבה אי פעם תצטרכו להקליד באופן ידני נתונים מחשבוניות או קבלות לתוכנת ERP.

קבעו הדגמה

---

ננונטים לעיבוד חשבוניות חכם

Nanonets היא תוכנה מבוססת בינה מלאכותית שיכולה לשמש לאוטומציה ולייעל את שלבי עיבוד החשבוניות של העסק שלך.

ניתן ללכוד נתונים ללא שגיאות ממגוון סוגי קבצי חשבוניות. ניתן לאמן את מנוע ה-AI של Nanonets באמצעות חשבוניות בפועל, ללא צורך בקידוד, מה שהופך אותו להתאמה אישית לחברה.  

יש לו גם אלגוריתמים חדישים מובנים ותשתית חזקה לאישורים מרובי שלבים. ניתן לשלב את התוכנה לעיבוד חשבוניות של Nanonets עם מערכות אחרות כמו מסד הנתונים Mysql, QuickBooks או Salesforce והיא אגנוסטית לפלטפורמה. זה מדויק וניתן להרחבה, חוסך זמן וכסף לצוות עיבוד חשבוניות לתשלום ומשפר את הפרודוקטיביות.

ממסעדה

האוטומציה של עיבוד החשבוניות מייעלת את תהליך הרכישה, משפרת את השקיפות של מסלול החשבוניות, חוסכת זמן וכסף, מגבירה את תפוקת העובדים ומשפרת את יחסי הספקים. אוטומציה של תזרים חשבוניות מאפשרת לעובדים אנושיים להתרכז בפעילויות פחות שגרתיות, בעלות ערך גבוה יותר, כגון תכנון ואסטרטגיה. אלה יכולים, בתורם, להוביל לשיפור היעילות והרווחיות הכוללת של העסק.

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• הטבעת העתיד עם אדריאן אשלי. גישה כאן.
• קנה ומכירה של מניות בחברות PRE-IPO עם PREIPO®. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/