米国では従業員の記録を保管することが連邦政府により義務付けられていますが、会社にとって貴重なリソースとしても使用できます。 ビジネスを運営する場合、従業員の正確な最新の記録を維持することは、ビジネスの成功にとって非常に重要です。
従業員レコードとは何ですか?
従業員記録は、従業員に関する事実が記録される保護された文書です。従業員記録は、事業主が賃金、業績評価、連絡先情報など、さまざまな情報を追跡するのに役立ちます。全員のプライバシーを保護するために、ビジネス文書や従業員の文書はアクセスが制限された安全な場所に保管することをお勧めします。
連邦政府が要求する記録
いくつかの種類の従業員記録 連邦法により、すべての事業主が保管することが義務付けられています。これらが連邦政府によって義務付けられているのは、あなたとあなたの従業員を保護するためです。法的紛争、犯罪捜査、あるいは解雇のような小さな出来事が発生した場合でも、政府は正確な情報にアクセスしたいと考えています。
ビジネスオーナーとして保持することが求められる、連邦政府が義務付けている従業員記録とその内容を以下に示します。
平等雇用機会委員会（EEOC）
EEOC法 この法律は 1965 年に可決され、人種、性別、宗教に関係なく雇用の資格を持つ労働者の権利を保護しています。この法律は、従業員を雇用前、雇用中、雇用後の差別から保護します。さらに、この法律は雇用主に対し、すべての従業員の記録を解雇後 XNUMX 年間に加えて少なくとも XNUMX 年間保管するという要件を定めています。
雇用における年齢差別に関する法律 (ADEA)
ADEA1967年に可決されたこの法律は、雇用主が潜在的な従業員または現在の従業員を年齢に基づいて差別することを禁止しています。また、雇用主は年齢に関係なく、すべての労働者に平等な福利厚生と賃金を提供することも保証されます。この法律では、給与記録と福利厚生に関する書類を少なくとも XNUMX 年間保持することも義務付けられています。
公正労働基準法 (FLSA) および同一賃金法 (EPA)
FLSA と EPA 従業員の給与計算における性別による差別を防止するために設けられています。これらの法律では、性別の異なる従業員間の賃金変動の理由を文書化し、その記録を 2 年間保管すること、および従業員の給与を適切に文書化することが義務付けられています。
他の種類の従業員記録
可能であれば手元に置いておくと便利な従業員記録の種類が他にもいくつかあります。従業員の行動、賃金、パフォーマンスなどを文書化することで、職場での紛争を防ぐこともできます。結局のところ、すでに書面に書かれているものについて議論する必要はありません。
利用できるようにしておくとよい従業員レコードの他の例を以下に示します。
- 連絡先情報（メール、電話など）
- 行動メモ/書き込み
- 出席
- PTO
- 福利厚生
- 研修経験
- 職場の宿泊施設
1. パフォーマンスレビューに役立ちます
パフォーマンス・レビュー これは雇用の通常の一部ですが、時には気が遠くなるようなこともあります。このプロセスを容易にする 1 つの方法は、実施したパフォーマンス レビューの記録を作成することです。こうすることで、次に従業員と座ったときに、前回の会議のメモが新鮮に記憶されるようになります。
必ずしも完全に報告することに関心がない場合でも、従業員の行動も文書化することは常に良い考えです。たとえば、従業員が時々遅刻したり、他の同僚と口論したりしていることに気付いた場合は、それを書き留める必要があります。これにより、従業員の過去の行動を調査する必要がある場合に、人事担当者が頭を悩ませる必要がなくなります。
2. 従業員プロフィールを作成する
従業員記録を使用すると、覚えていないと思われる各従業員に関する情報を整理できます。たとえば、従業員が夜勤中にパフォーマンスが向上した場合、それをメモしておき、スケジュールを作成するときにそれを参照することができます。従業員プロフィールを作成すると、各従業員を取り巻く全体像を把握できるようになります。
これは、一部の従業員に繰り返し発生する可能性のある問題、またはその従業員が繰り返し成功している分野を特定するのにも役立ちます。従業員がある分野であなたに感銘を与えたが、別の分野では苦労している場合は、何らかのコーチングが必要になる可能性があります。従業員プロフィールからその情報を見つけることができるため、すべての従業員が最善を尽くしていることを確認できます。
3. 訴訟から守る
万が一、元従業員または現従業員から訴訟を起こされた場合でも、いつでも文書や記録に頼って真実を裏付けることができます。これらの文書は、後で虚偽の告発や法的問題からあなたを守ることができます。誰も訴訟されるつもりはありませんが、後悔するよりは安全を確保した方が良いでしょう。
それを書き留め
従業員の記録を保管すると、あなた、あなたの会社、そして従業員を不必要な法的紛争や個人的な紛争から守ることができます。組織的に準備を整えておくことがビジネスを行うための最善の方法であり、それが長期的にはあなたとあなたの従業員をトラブルから守ることができます。将来の誤解を防ぐために、職場と従業員についてできる限り文書化してください。
ビジネスに求められる目標の 1 つは、安全で健康的で生産性の高い作業環境を構築することです。 幸せで熱心な従業員。従業員の記録を保持すると、あなたと従業員を保護することができます。
チームライター: Ari はワシントン州に拠点を置くライター、ブロガー、中小企業経営者です。
記事タグ:
ビジネスチャンス · 社風 · 特集 · あなたの道を見つける · ビジネスを成長させる · リーダーシップ · あなたの考え方
記事のカテゴリ:
あなたの道を見つける · Grow Your Business · チームをリードする · 生産性 · あなたの考え方
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