調達プロセスは何ですか?

ビジネスを運営するという本質的な性質から、コンプライアンスを管理するために、最も平凡な日常の行動であっても、プロセスまたはシステムベースのフレームワークに変換することが求められます。 詐欺を防ぐ、船をスムーズに動かし続けます。 そのために、自宅で商品やサービスを購入する必要がある場合、カードをスワイプしたり現金を渡したりすることに慣れていますが、企業組織の一部として同じものを取得すると、単純な取引が簡単になります。 調達プロセス。

 

ただし、何も考えずにカードをスワイプするよりも、調達は長くなり、より多くの時間と注意が必要になりますが、難しいことや不快なことである必要はありません。 同様の役割の経験があり、特に官僚的機能の管理に熟達している場合、または今日の自動調達プラットフォームの多くを活用している場合は、優れた人材への道を順調に進んでいます。 調達プロ.

ただし、最初に、調達プロセスに伴う内容、調達手順、調達プロセスのステップ、調達に関連する一般的な落とし穴、およびそれらを乗り越えるためのテクニックをしっかりと理解しておく必要があります。

調達とは？

調達は、ビジネスに代わって材料、商品、またはサービスを注文するための、形式化され、成文化され、プロセスベースの手法です。 調達という言葉は、ベンダーとのより深いつながりを連想させることが多いため、サプライヤーと連携してベンダー調達プロセスを管理することが最も重要です。

以前は、調達は手作業のプロセスであり、膨大な書類が必要であり、職場で最も貴重な必需品でした。 デジタル スプレッドシートや電子メールなどの最近の開発でさえ、今日の企業のペースに合わせるには遅すぎ、調達が最適化されていない場合、収益に重大な影響を与える可能性があります。   

最終的には、 品質調達戦略 は、コストを削減し、迅速に実行し、ベンダー チームとの良好な関係を維持する最適化された一連のワークフローでお客様のニーズ (材料、商品、サービスなど) をマッチングします。

調達の種類

調達中 詳細 範囲が広いため、貴社の調達は次の XNUMX つの主要な傘のいずれかに該当する可能性があります。

直接調達

これは実質的に損益計算書に相当します。 商品価格 反映します。 直接調達には、収益や売上に直接貢献するあらゆる物品の購入が含まれます。 業界によっては、製造用の木材などの原材料や、再販用の卸売在庫などが考えられます。

間接調達 

これらの項目が該当します 販管費 損益計算書上の経費。 これらには、企業内部で使用するために購入、購入、調達されたものがすべて含まれます。 品目には、会議への航空運賃、新しいオフィス家具、水道や電気などの日常の公共料金が含まれる場合があります。 間接調達品目はビジネスには必要ですが、収益には直接影響しません。 

サービス調達

最終的な調達タイプには、従業員または会社の生産高、効率、または作業品質を向上させるあらゆるものが含まれます。 これらには、ソフトウェアのサブスクリプション、XNUMX 回限りのコンサルティング サービス、さらには多忙なビジネス サイクルをカバーするための臨時請負業者も含まれます。

調達プロセスとは何ですか?

調達プロセスには、ベンダー調達を実行するための企業固有の標準作業手順 (SOP) が記述されています。 正式な調達プロセスを体系化すると、現金をばらまいたり、すべての従業員にチャージ カードを配布したりするのと比較して、具体的かつ定量化できるメリットがいくつかあります。

1. 詐欺、無駄遣い、乱用を防ぎます。
2. 法規制遵守のための紙の証跡を維持するのに役立ちます。
3. 時間の経過とともに、調達プロセスを綿密に監視することで、非効率性や組織の無駄を削減し、最終的に収益を向上させることができます。

繰り返しになりますが、特定のベンダー調達プロセスは、SOP、役割、会社の業界によって異なります。 ただし、成功すれば、素晴らしい調達プロセスになります。 

1. 貴社とサプライヤーの間に共通の理解を形成し、各当事者が相互に合意したルールとシステムに従います。
2. 効率的かつ迅速なワークフローを維持しながら、無駄のない高品質な購入を保証するために従業員や経営陣との十分なタッチポイントを持っています。
3. プロセス内の各ステップからのドキュメントを効果的に整理および維持するためのファイリングおよび保管パラメーターがあります。

調達プロセスのステップ: どのように機能するのか?

私たちは調達プロセスで関連する手順の文書化を確実に維持しているため、それらの手順もカバーする必要があります。 特定の調達手順は異なる場合がありますが、おそらく非常によく似たフレームワークに従うことを覚えておいてください。

1. ニーズを特定します。 社内では、従業員またはマネージャーがニーズを特定し、調達を開始します。 求人.
2. 購買依頼： 最初の従業員が完了します 購買依頼 レビューと承認のためにチェーンに送信する前に。
3. 勧誘： 承認当局によって承認されると、企業の契約チームは調達の要請を開始します。 ニーズがどれほど複雑かによっては、最終的に次のような結果になる可能性があります。 見積要求 非常にシンプルで単純な調達ケースの場合は (RFQ)、より大規模なシステムや複雑なサービスを調達する場合は完全な提案依頼書 (RFP) です。
4. 評価と契約のキックオフ: チームがすべての提案と入札を評価したら、 ベンダーを選択する、すべての応募者に通知し、サプライヤーのオンボーディングを開始します。 契約書や法的文書が完成するのもこの時期です。 サプライヤーが契約書を受け取り、署名した時点でフェーズは終了します。 購入注文 (PO)。
5. 注文サイクル: その後、会社の SOP に応じて、ルーティングの前に商品と請求書を受け取ります。 請求書の承認ワークフロー そして全額支払います。 このステップの複雑さは、調達した品目と会社の管理方法によって異なります。 買掛金勘定 取引。
6. 文書と記録の管理: そうすれば、保存する前に、すべての書類が正しく完了し、整然としていることを確認できます。ただし、数十年分の古い調達データを銀行の箱に保管しておくよりも、高品質のデジタル ストレージ プラットフォームを見つけることをお勧めします。

企業が調達中に直面する一般的な課題

 XNUMX 人以上の人間が関与する場合と同様に、調達は企業にいくつかの特有の課題をもたらします。特に、潜在的な落とし穴に注意を払い、それに積極的に対処する計画を立てていない場合はそうです。

非同期のベンダーとサプライヤーの関係

企業社会において十分に油が注がれている機械の特徴は、ベンダーとの包括的で実りある関係です。 オンボーディング、請求書管理など、企業とサプライヤーとのあらゆるタッチポイントは、関係を改善または悪化させるチャンスです。

結局のところ、高品質の調達管理は、関係の質を高く保つために大いに役立ちます。 最初の要請とオンボーディングの後、調達ワークフローは、ベンダーが目にする業務の中で最も頻繁に行われる部分になる可能性があります。 サプライヤーが自社のプラットフォームに注文書がフィルターされるのを見て興奮してもらいたいでしょうか、それとも、不必要に複雑で入り組んだ調達サイクルに再び直面してイライラしてため息をついたサプライヤーを想像したいでしょうか? 

ベンダー管理は良いビジネスですが、調達品質を高く保つことは、割引、お買い得セールの最初のチャンス、そして契約更新の際の交渉での有利な立場にもつながります。 

詐欺、無駄、虐待

 正式な調達プロセスにより、職場内でのあからさまな不正行為の多くは無効になりますが、人間の性質 (および人為的ミス) により、無駄や不必要な出費が生じることがあります。 これは異端児支出とも呼ばれ、調達者とその注文品目に対する小切手がほとんどない場合によく見られます。

異例の支出は、本質的に、不適切な調達慣行の結果です。 複数の従業員が購買力をチェックされておらず、一連のパラメータの範囲外で業務を行っている場合、たとえ善意であっても、企業に価値を提供することに関係のない項目を簡単に使いすぎたり経費化したりする可能性があります。 

可視性と追跡

何を測定しないのかはわかりませんが、手動の調達プロセスを使用している企業は、効率を向上させるためにデータを集約して評価する機会を失うリスクがあります。 同様に、経営陣や経営陣の情報が少なくなればなるほど、船を適切に操縦する能力も低下します。 

同時に、追跡が不十分なプロセスや可視性が限られた調達は、規制やコンプライアンスのリスクをもたらし、監査中に多大な頭の痛い問題や手間を引き起こす可能性があります。

まとめ

 調達は難しいかもしれないが、次世代 金融の自動化 テクノロジーは、最も複雑な調達ワークフローさえも急速に合理化しています。 調達の自動化を行っている場合、またはどのような機会が利用可能かを知りたい場合は、優れた調達プラットフォームが次のようなものであることを思い出してください。

1. 従業員、ベンダー、関係者、管理者を単一のワークフローに一元化し、可視性を最大限に高めます。
2. データの集約と AI を活用した分析により、無駄を特定し、レポートを生成し、戦略的な意思決定を支援します。
3. すべての従業員が簡単に習得できるほどユーザーフレンドリーなままでありながら、特定の業界や規制要件に合わせてシステムをカスタマイズできる十分なカスタマイズが可能です。
4. エコシステム内に統合し、実行中にベンダーのスタックと統合することも同様に重要です。 初期ベンダーのオンボーディング.
5. 反復的なフィードバック ループを作成して、調達ワークフローと財務状況を改善します。

一方、はい、あなたは できる 調達ワークフローを手動で実行し続けることは、特にリスクを伴うことと、調達プロセスのステップを簡単にする新しいプラットフォームの導入の容易さを考慮すると、すべきではありません。

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• 情報源： https://nanonets.com/blog/procurement-process/