FINRA レポート 2024: 記録管理の要点

金融業界規制庁（FINRA）は最近、年次報告書を発表しました。
規制監視報告書 これは、金融セクターの企業の透明性を向上させ、コンプライアンスプログラムを強化することを目的として、規制当局の最近の業務からの重要な洞察と観察を企業に提供するために共有されました。   

人工知能の使用とサイバーセキュリティの状況の変化に焦点が当てられると同時に、記録管理の要件も最新のテクノロジーとともに進化し続けています。以下では、記録管理における重要なポイントを見ていきます。 

オフチャネル通信 

報告書は、FINRAが企業がビジネス関連のコミュニケーションを管理する方法をレビューするためにリスクベースのアプローチを使用していることを示している。オフチャネルのプラットフォームやデバイスでは、記録が維持されないリスクが明らかにはるかに大きいことを認めています。参照先は、
2021年から2023年にかけて業界全体に課せられたSECの罰金、実際にはそうではなかった場所。 

オフチャネル通信は、ビジネスでの使用が承認されていないあらゆるツール (電子メールやインスタント メッセージング プラットフォームなど) で発生する可能性がありますが、主にその使用の利便性、即時性、可用性により、モバイル通信がかなりの割合を占めていることは間違いありません。勤務時間外。 

この報告書では、企業は電子コミュニケーションポリシーに以下が含まれるかどうか尋ねられています。 

• オフチャネルの方法を含む、スタッフによるすべてのビジネス関連の通信を維持、保存、監視する手順。 

• 顧客が利用できる新しいチャネルを監視するプロセス。 

単に従業員が手順に従うことを期待するのではなく、監視の要素がより顕著になり、コンプライアンス チームは状況を理解し、従業員の行動が適正であることを確認するために調査作業を行うことが期待されています。 FINRA は企業に対し、監視を行うよう直接勧告しています。 

• 承認されたチャネルが十分に活用されていないかどうか。これは、代替チャネルが使用されていることを示しています。 

• 承認されたチャネル。「オフチャネルで発生した通信の兆候」、つまり、未承認のドメインでの他の会話への言及。  

最後の点は、オフチャネル ドメインから電子メール アドレスをコピーする電子メール チェーンの形で発生する可能性があります。あるいは、受信者が監視の目を避けて別の場所でやり取りする必要があるという提案も含まれます。 

企業はまた、不正行為やポリシー違反を行ったアドバイザーに対してどのような是正・懲戒措置が講じられているかを検討するよう求められている。従来、従業員の不正行為の代償は企業が支払ってきたため、FINRAは個人に対する抑止力の確立を奨励している。 

公衆向けのコミュニケーション 

SEC のマーケティング規則と同様に、
FINRAルール2210 （公衆とのコミュニケーション）には電子コミュニケーションが含まれるため、Web サイトやソーシャル メディア チャネルは、書面によるパンフレット、テレビ広告、実際には電子メールと同じ基準に保たれます。 

FINRA は、正確でバランスのとれた、誤解を招くことのない情報を提示する義務があることを企業に思い出させます。たとえば、製品/サービスに関連するリスクとその利点を共有することによって。これは、コンテンツ作成目的での AI の使用に関する開発と大きく関係しています。 

Artificial Intelligence 

FINRA は AI を「新たなリスク」として明確に分類し、企業がその広範な影響と導入による規制上の影響を考慮することを推奨しています。 

を分解すると
マーケティング担当者が ChatGPT を活用できる方法たとえば、ツールがどれほど効果的になったかが明らかになります。ソーシャル メディアの投稿や Web サイトのコピーを作成できるだけでなく、SEO、トレンドのキーワード、その他の関連指標に基づいてそれらを最適化することもできます。これにより、マーケターは信じられないほどの量の仕事を節約でき、ライフラインを必要とする過労状態の労働力を誘惑することになります。 

残念ながら、これらのチームには生成された出力を徹底的にチェックする能力が備わっていない可能性があり、これは特に問題となります。

チャットボット「幻覚」。適切なチェックと修正がなければ、ブランドの口調やメッセージの明瞭さが損なわれる可能性があります。さらに心配なのは、その事実の正当性も同様です。 

SECはすでに
明確化 AI ツールを投資推奨に使用した後に問題が発生した場合、アドバイザー自身が責任を負うことになります。 FINRA も同様の不確実性の多くを共有しています。で

2024 年のレポートを分析するポッドキャスト, FINRA会員監督担当シニアバイスプレジデントのオルネラ・バージェロン氏は、AIの発展によって業務の効率化がもたらされたにもかかわらず、懸念があると述べた。 

「これらのツールは非常に有望な機会を提供する可能性がありますが、その開発により、正確性、プライバシー、偏見、知的財産などに関する懸念が生じています。 

「これまでのところ、企業はAIツールの使用を検討する際、また新しいテクノロジーを導入する前に、非常に慎重かつ慎重になっている」とバージェロン氏は述べた。 「つまり、今年のレポートでは、特定の役割や観察による AI セクションはあまりありませんでしたが、これは将来的にはさらに多く取り上げられるトピックになる可能性があります。」 

要約: 監視への移行 

オフチャネルおよび公衆向けのコミュニケーションは、しばらくの間規制の課題となっており、FINRA の 2024 年報告書でもこうした懸念が改めて表明されています。  

企業が自問するための詳細な質問を提供することで、そもそも業界全体の記録管理の欠陥につながった不備や盲点を浮き彫りにするのに役立ちます。そして、規制当局は、不正なチャネルの使用を発見して根絶するための手順を規定することで、不正なチャネルの使用を阻止したい、あるいは企業がコンプライアンスに準拠して状況に対処する新たな方法を見つけたいという真の願望を示しています。 

通信アーカイブ プロバイダーは、従来の「オフチャネル」プラットフォーム (WhatsApp、WeChat、Telegram) 全体でデータをキャプチャおよび記録できるようになりました。また、監視というパズルのピースに取り組むためにも開発が進んでいます。たとえば、特定の文言にフラグを立てるために語彙ポリシーを適用することによって。これにより、非現実的なプラットフォーム禁止の必要性がなくなり、違法行為が迅速に発見されるようになります。 

報告書の内容の多くは見覚えのあるものだが、FINRAはまた、新たな展開、特に人工知能が訴訟にもたらす可能性のある潜在的な大虐殺に彼らが生きていることも示した。アルゴリズムがプロンプトに従うことはできても、その過程でいくつかのフィクションが含まれる可能性がある世界では、デジタルの説明責任が最も重要です。ほとんどの規制当局と同様に、FINRA も慎重に対応しています。

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• 情報源： https://www.finextra.com/blogposting/25799/finra-report-2024-recordkeeping-takeaways?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs