10年の最高のドキュメント管理ソフトウェア

世界中のオフィスでペーパーレス化が進んでいます。 文書管理システムは、ビジネス文書でいっぱいの部屋に取って代わりました。 それに加えて、インテリジェントな自動化、エラーの減少、さらなる節約、強化されたセキュリティなどの利点があります。

そして、それは急速に成長しています。

ドキュメント管理ソフトウェア市場は現在、5.5 年に 2022 億米ドルに達し、16.4 年までに 2029 億米ドルに成長する見込みです。 視聴者の３８%が CAGR。

効率的な文書管理によりビジネス プロセスを最適化するトレンドにどのように乗ることができるかを見てみましょう。この記事では、市場のトップ 5 の文書管理ソフトウェアについて説明します。主要な組織は、以下で説明する DMS ツールを使用して紙ベースのプロセスを自動化し、文書のセキュリティ、インデックス作成、文書処理全体を強化しています。

時間がない場合は、5 年のドキュメント管理ソフトウェアの推奨事項トップ 2022 とそれらの比較を以下に示します。

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ドキュメント管理とは何ですか？

ドキュメント管理とは、画像、電子メール、Word ドキュメント、PDF、およびその他のビジネス関連ドキュメント形式などのドキュメントのキャプチャ、追跡、抽出、検証、承認、および保存を合理化するプロセスです。

ドキュメント管理は、生成から廃棄まで、ドキュメントのライフサイクルのすべてを網羅しています。

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ドキュメント管理ソフトウェアとは何ですか？

ドキュメント管理ソフトウェア (DMS) は、作成、キャプチャ、データ抽出、分類、検証、承認、変更、データベース同期、ストレージ、セキュリティなど、ワークフローの自動化によってドキュメント ライフサイクルのあらゆる側面を自動化するインテリジェントな自動化ソフトウェアです。

ドキュメント管理システムでは、ドキュメントのタグ付け、全文検索 (キーワードを検索してファイルを検索できます)、役割ベースのアクセス ストレージ機能などの機能を使用して、ファイルを簡単に見つけて操作できます。

ただし、これは単なるドキュメント ストレージではありません。 データベースを整理し、データ入力などの手動タスクを自動化し、従業員の生産性を向上させ、監査用のアクティビティ ログを維持します。

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ドキュメント管理システムを選択する際に探す機能

ドキュメント管理システムを探すときは、次の機能に注意してください。

• ドキュメント入力 – 複数のソースからドキュメントを自動的にキャプチャできますか?
• ドキュメントの索引付け – ドキュメントを自動的にソートできますか?
• ドキュメント検索 – キーワードを使用してドキュメントを検索できますか?
• ドキュメント処理 – OCR を使用してドキュメントからデータを抽出できますか?
• ワークフローの自動化 – ワークフローを使用してドキュメント処理を自動化できますか?
• ドキュメントのセキュリティ – ドキュメントは安全なストレージでホストされていますか? ロールベースのアクセス権はありますか?
• カスタマイズ – ワークフローとプロセスをカスタマイズできますか?
• 統合 – 使用しているビジネス ツールと統合されていますか?
• 柔軟なホスティング – オンプレミスまたはクラウド ストレージ オプションを選択できますか?

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5 年のトップ 2022 ドキュメント管理ソフトウェア

＃1。 ナノネット

Nanonets は、組み込みの強力な OCR、コード不要のワークフロー、安全なストレージを備えた AI ベースのドキュメント管理ソフトウェアです。 Nanonets は、ドキュメントのキャプチャ、データの抽出、ドキュメントの検証、ドキュメントの検索、ドキュメントのアーカイブなど、すべてのドキュメント プロセスを自動化できます。 役割ベースのアクセスと柔軟なホスティング オプションを使用して、ドキュメントを制御できます。

Nanonets は、コード不要のカスタム ドキュメント ワークフロー、5000 以上の統合、および高度な OCR ソフトウェアにより、ドキュメント管理を簡素化します。

メリット

• Gmail、ドライブ、Outlookなどのデータソースからドキュメントを簡単にキャプチャできます。
• ドキュメントをキャプチャ、デジタル化、検証、保存するための自動ワークフロー
• フラグが立てられたすべてのドキュメントの承認を得る承認ワークフロー
• APIとZapierを介した5000以上のアプリとの簡単な統合
• ドキュメントから情報を抽出するための事前トレーニング済みのOCRAPIモデル
• 95％を超える精度でレコードからデータを抽出する
• 使いやすいインターフェース–30分以内に使用する方法を学びます
• テンプレートと簡単なカスタマイズオプション
• 役割ベースのアクセス制御
• 24時間年中無休のサポート

デメリット

• ドキュメント生成オプションなし
• 電子署名ドキュメントには使用できません

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＃2。 ハドル

Huddle は、組織が安全なプラットフォームでドキュメントのコラボレーション、改訂、承認、およびディスカッションを管理するためのオンライン ハブを作成するためのオンライン ドキュメント管理システムを提供します。

オンラインの Google ドライブ ストレージと同様に、シームレスに共有したり、アクセスを制限したり、ファイルを保護してセキュリティを強化したりできます。 Huddle は、追加のストレージ容量、モバイル アプリなどのアドオン、ビデオ会議機能などを提供する有料プランも提供しています。

メリット

• 使いやすく、学びやすい
• ドキュメントのバージョン管理
• 安全なクラウド ドキュメント ストレージ
• 外部ユーザー向けの簡単なファイル共有オプション
• 簡単なオンボーディングプロセス
• Microsoft Office Suite との簡単な統合

デメリット

• コラボレーション機能は改善される可能性があります
• 2 要素認証などの高度なセキュリティ機能がありません。

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＃3。 アルフレスコ・ワン

Alfresco One ドキュメント管理ソフトウェアは、 エンタープライズコンテンツ管理. クラウドベースのサービスとして使用することも、オンプレミスにインストールすることもできます。 このソフトウェアを使用すると、エンタープライズ ドキュメント検索、安全なストレージ、OCR ドキュメント処理、およびインテリジェントなドキュメント分析を使用して、エンタープライズ コンテンツを効率的に管理できます。

メリット

• 優れたドキュメント ストレージと共有機能
• 多くのカスタマイズオプション
• 複雑で幅広いユースケース。

デメリット

• ユーザー インターフェイスはあまり直感的ではありません。
• セットアップが難しい
• ワークフローを理解するのは複雑です。

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＃4。 OpenKM

OpenKM は、ドキュメント管理、コラボレーション、配布、保存のすべての側面を XNUMX つのプラットフォームに組み合わせたオールインワンのドキュメント管理システムです。 エンタープライズ ドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、エンタープライズ コンテンツを完全に制御し、詳細なアクティビティ ログでセキュリティを強化し、自動化によってドキュメント フローを維持できます。

メリット

• 機能豊富な DMS プラットフォーム
• 非技術者に適しています
• 容易な統合
• 優れた稼働時間
• 更新されたすべてのドキュメントのウイルスをスキャンします

デメリット

• UIが古い
• OCR は必ずしも正確ではない

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eファイルキャビネット

eFileCabinet は、中小企業向けのエンタープライズ グレードのクラウドベースのドキュメント管理ソフトウェアです。 eFileCabinet を使用すると、すべての紙の文書、電子メール、請求書、契約書、およびその他の重要な情報を XNUMX か所で管理できます。

メリット

• フォルダ構造のテンプレート
• ドラッグ アンド ドロップ ワークフロー ビルダー
• 安全なファイルストレージ

デメリット

• 長いオンボーディング プロセス
• 一括変更には対応していません
• 時々遅れる

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特別な言及が必要なドキュメント管理システムを次に示します。

Googleドキュメント

Google ドキュメントは、どこからでもアクセスできる無料のドキュメント管理ソフトウェアであり、世界の他の地域のクライアントとリモートで作業するフリーランサーや中小企業にとって理想的な選択肢です。 おまけとして、 Google ドキュメントの OCR 画像を編集可能なテキストに変換できます。

マイクロソフトのSharePointの

SharePoint は、組織がドキュメントを共有し、人々を結び付け、ドキュメント プロセスを合理化するのに役立ちます。 SharePoint は Google ドライブに似ており、従業員は簡単にアクセスできるようにドキュメントの内部リストを共同で管理できます。 Microsoft Sharepoint を Microsoft パワーオートメーション 使用する 自動化されたドキュメント ワークフロー.

ビューポイントチーム

Viewpoint Team は、建設の専門家向けの強力なドキュメント管理システムです。 必要なツールを提供する唯一のソリューションです。 ケース管理 クライアントとの共同ワークフロー、安全なレビューと承認を含む、最初から最後まで ドキュメントのプロセス、およびアクセス権の制御。

Odoo

Odoo は、財務専門家向けの無料のドキュメント管理システム モジュールを備えたオープンソースの ERP および CRM ソフトウェアです。 Odoo を使用すると、ドキュメントをデジタル化し、ドキュメント プロセスを自動化し、他の Odoo アプリケーションとシームレスに統合することで、組織はペーパーレスの経理部門を持つことができます。

ドクミー

Dokmee は、ドキュメント、電子メール、その他の重要なファイルを保存、整理、共有できるドキュメント管理ソフトウェアです。

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2023年のあなたのビジネスに最適なドキュメント管理システムはどれですか？

ビジネスと要件に最適なドキュメント管理ソフトウェアを簡単に選択できるように、上記の記事で説明した XNUMX つの最高のドキュメント管理ソフトウェアの重要な機能をマッピングしました。 スナップショットを見て、無料試用版を試し、要件を計画し、最適なツールを選択してください。

スナップショットによると、Nanonets は最高のドキュメント管理ソフトウェアです。 Nanonets にはドキュメント生成機能はありませんが、Google スイートとの簡単な統合を使用してドキュメントをすばやく生成できます。 Nanonets は、移行支援付きの無料試用版と無料アカウント設定も提供しています。

Nanonets に続く OpenKM は、次に優れたドキュメント管理システムです。 オープンソースのERMソフトウェアです。 ドキュメント管理のユース ケースは、財務の専門家に限定されており、15 日間の無料試用版を提供しています。

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ドキュメント管理システムとしてのナノネット

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Nanonets は使いやすいソフトウェアで、使い始めるのに厳しいトレーニングやセットアップは必要ありません。 ここでは、ドキュメント管理ソフトウェアとして Nanonets を検討すべき理由を示します。

インテリジェント- データキャプチャ:

企業はフォームのようなたくさんの文書を持っています、 請求書、領収書、注文など。ナノネットは、企業がこれらのドキュメントを使用して関連情報をデジタル化および抽出するのに役立ちます。 インテリジェントOCRAPI.

自動ワークフロー：

ドキュメント収集などのすべての手動の​​手順を自動化することにより、ビジネスプロセスのペースを加速します。 文書の検証, 3ウェイマッチング、承認など。

リアルタイムダッシュボード：

経費ダッシュボードを使用して、支出、タグ付けされた経費を監視し、リアルタイムの傾向を理解します。 Nanonets からのデータを使用して、%STP 請求書、%支払済み請求書などの関連する KPI を監視します。

クラウドおよびオンプレミスのホスティングオプション：

要件に合ったホスティングオプションを選択してください。

統合：

簡単な統合は必須です。 XNUMXつのソフトウェアに対応するように技術スタックを変更することはできません。 Nanonetsは、すべてのソフトウェアと簡単に統合できます ZapierとAPIの統合。 Nanonetは、Xero、Quickbooks、SAPなどと統合されます。

テンプレートとカスタムモデル：

Nanonets を使用すると、請求書、船荷証券、発注書、買掛金などの事前定義されたワークフローを使用するか、独自のカスタム AI モードを作成できます。

透明な価格設定：

Nanonets には、月額 499 ドル、ドキュメント スキャンあたり 0.1 ドルという明確な価格設定ポリシーがあります。 どの顧客にも隠れた料金はありません。

まとめ

デジタル トランスフォーメーションが台頭する中、ビジネス用のドキュメント管理システムに投資するときが来ました。 ファイルをデジタル化するだけではありません。 ドキュメント管理システムは、組織内のドキュメントの流れを合理化し、ビジネス ドキュメントに追加のセキュリティ レイヤーを提供します。 ドキュメント管理の利点により、組織は競争力と生産性を維持できます。

それにもかかわらず、 最高のドキュメント管理ソフトウェア あなたのビジネスにとって、あなたの会社が何を必要としているか、そしてどのタイプの DMS がそれに適しているかを深く理解する必要があります。 そのため、必ずオプションを調べて、自分で試してみてください。

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