契約ライフサイクル管理について知っておくべきことすべて

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世界の契約ライフサイクル管理市場は、845年には2022億3万米ドルの価値があり、2032年までに約XNUMX億米ドルに上昇し、CAGRは視聴者の３８%が予測期間中。

しかし、契約ライフサイクル管理とは何ですか？そして、なぜあなたはそれらが必要なのですか？

契約ライフサイクル管理は、キャンセルまたは満了前の契約の作成、変更、および監視のプロセスです。契約ライフサイクル管理は、企業がコンプライアンスを維持し、利益を保護するために不可欠です。

大企業の場合は、社内の法務部門を雇うことができます。ほとんどの中小企業はそのような贅沢を持っていないため、法的ニーズのすべて（または少なくとも一部）を法律事務所に依存しています。

関係は重要なものです。また、さまざまな用語、条項、プロセスがあり、複雑です。契約ライフサイクル管理は、このタイプの関係の鍵です。

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契約ライフサイクルとは何ですか？

55％から70％の組織は、効果的な契約管理システムを持っていません。そして、それはトリッキーになります。なぜなら、すべての主要企業は、任意の時点で何千もの契約を結んでいるからです。

契約が非常に普及しており、主要な組織がそれらに効率的に取り組んでいないことを考えると、契約ライフサイクル管理は便利です。

契約ライフサイクルは、クライアントが代理店に連絡することから始まり、代理店が最終製品を提供することで終わるプロセスです。通常、次の手順が含まれます。

マーケティングおよび販売
契約前の交渉
契約の準備
契約執行
継続的な契約管理

契約ライフサイクル管理とは何ですか？

契約ライフサイクル管理は、契約の開始から終了までを管理するために必要なプロセスを説明します。契約ライフサイクル管理は、契約がそのライフサイクル全体にわたって効率的かつ効果的に管理されることを保証することを目的としています。

契約は、時間の長さ、複雑さ、および重要性によって分類できます。たとえば、紛争のリスクが低い単純な供給契約は、紛争の可能性が高い複雑な契約とは異なる方法で処理される場合があります。

契約管理者は、使用中の契約の種類ごとにワークフローを開発するときに、これらの要素を考慮する必要があります。

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契約ライフサイクル管理が重要なのはなぜですか？

契約は、すべてのビジネス関係の基盤です。彼らは各当事者の役割と責任を定義し、誰もが相手に何を期待するかを知っていることを保証します。

平均的なフォーチュン2000の会社は約 20,000〜40,000のアクティブな契約いつでも
企業は負ける収益の9.2％効果のない契約管理を通じて
2023年までに、I＆Oチームの40％がAI拡張自動化を使用するようになります大企業では、俊敏性とスケーラビリティが向上し、ITの生産性が向上します。

契約は、あなたがだまされたり、詐欺に遭ったりしないようにすることだけではありません。彼らはまたあなたの会社の利益を保護し、関係者全員が彼らに期待されていることを理解することを確実にすることでもあります。

ただし、契約ライフサイクル管理が会社の収益にとって重要である理由は他にもたくさんあります。それらのいくつかを次に示します。

時間の節約

契約のライフサイクルで時間を節約できれば、お金を節約できます。それはそれと同じくらい簡単です。時間を節約すればするほど、より多くのお金を稼ぐことができます。

高価なペナルティを回避し、リスクを軽減します

契約ライフサイクル管理ソリューションを導入すると、ペナルティを回避または削減できます。場合によっては、これらのペナルティは非常に高額になる可能性があり、会社の財務の安定を脅かすことさえあります。ただし、適切なCRMソリューションを導入すれば、これらすべてを回避できます。

法律や基準の変化を経時的に監視するシステムを使用することで、契約が最新であり、現在の規制に準拠していることを確認できます。

さらに、必要に応じて複数の異なるタイプの契約を同時に管理するのにも役立ちます。これにより、各ドキュメントを個別に確認しなくても、ビジネスのすべての部分を一度に簡単に監視できます（数時間かかる場合があります）。

責任を最小限に抑える

多くの場合、契約は法的措置の基礎となりますが、適切に管理された契約は、法的措置を回避し、必要に応じて訴訟費用を削減するのに役立ちます。

適切に管理された契約は、双方から何が期待されているかを明確に理解し、紛争が発生する可能性を減らすことで、法的リスクを軽減するのにも役立ちます。

可視性と透明性を向上させる

契約ライフサイクル管理（CLM）は、契約が効率的に管理されるようにするプロセスであり、その結果、契約の可視性と透明性が向上します。 CLMは、次の利点を提供することにより、契約管理の改善に役立ちます。

利害関係者間のコミュニケーションを改善します。
これにより、変更に対応できる速度が向上します。
これにより、すべての関連情報が新規または更新された契約（契約条件など）に含まれるようになります。

契約コンプライアンスの向上

契約上のコンプライアンスは、ビジネスを確実に保護するために重要であり、多くの場合、組織にとって最優先事項です。コンプライアンスは、健康で安全な職場を維持し、ブランドイメージを保護し、評判を維持するために重要です。

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契約ライフサイクル管理（CLM）プロセスの重要なステップ？

契約ライフサイクル管理プロセスは、契約を確実に正常に実行するために実行される一連のステップです。これらのステップは、XNUMXつのフェーズに分けることができます。

契約の起草

契約はプロセスの最初のステップであり、すべての事実をまっすぐに理解していることを確認することが重要です。契約書は書面で作成し、両当事者が署名し、弁護士がレビューして、必要な詳細がすべて揃っていることを確認する必要があります。また、他の部門によるレビューのために契約を送信する前に、管理者に契約のレビューを依頼することもお勧めします。

これにより、契約にエラーや不足している情報がないことが保証されるため、他の誰かとビジネスをしようとしたときに、予期せぬ事態や遅延が発生することはありません。

取引の交渉

交渉は、契約ライフサイクル管理プロセスの重要な部分です。交渉プロセスは一方的なものである可能性があるため、条件が会社にとって適切でないと感じた場合は、いつでも進んで立ち去る必要があります。

提案された契約が不公正または不合理であると思われる場合は、遠慮なく「いいえ」と言って、別の会社からやり直してください。他の企業との交渉に加えて、チームが効果的にコミュニケーションを取り、プロセス全体で協力することが重要です。

ニューディールの交渉を成功させるには、全員がお互いを信頼し、XNUMXつのチームとして協力する必要があります。

契約への協力

これで、しっかりとした契約を結び、実装プロセスを開始する準備が整いました。ここで、コラボレーションがさらに重要になります。コラボレーションのメリットは次のとおりです。

組織がどのように運営されているかをよりよく理解する。
コミュニケーションの改善。
より良い決定。
問題が発生した場合のより効果的な解決策。

契約の承認

契約は取締役会によって承認されます。一部の企業では、契約がライフサイクルのさらなるステップに進む前に、すべてのメンバーが契約を承認する必要があります。

他の企業では、特定の契約についてサインオフ権限を委任されたXNUMX人以上の上級管理職によって承認が与えられます。

いずれの場合も、この段階で十分な権限を持つ人が契約書を確認して承認する必要があります。

契約の履行と署名

契約ライフサイクルの次のステップは、契約を実行して署名することです。これには、誰が署名するか、どこで署名するか、いつ署名するか、その他の詳細などの詳細を確定することが含まれます。

その後、契約を監視目的で使用して、契約に概説されている特定の条件への準拠を測定することにより、会社と他の当事者との関係がすべて順調に進んでいるかどうかを知ることができます。

契約の追跡と管理

契約ライフサイクル管理プロセスは、あらゆるビジネスの重要な要素です。複雑で気が遠くなる可能性がありますが、以下の手順は開始するのに役立ちます。

契約を監視して、それが守られていることを確認します。 この手順により、組織が契約のすべての条件に準拠していることが保証されます。また、契約契約に関与する各当事者に不当な要求を課すことにより、会計や法務などの内部当事者が交渉の期限や柔軟性を妨げないようにする必要があります。
契約を監視して、コンプライアンスを確認します。 このステップでは、組織の幹部またはマネージャーとして、従業員がパフォーマンスメトリック、期限、およびそれらの契約で概説されているその他の詳細に関して、契約内で合意した内容を順守しているかどうかを確認する必要があります。また、これらの個人が、差別禁止ポリシーや労働法などの連邦法で定められた規則に違反していないことを確認することもできます。
執行措置について契約を監視します。 このステップでは、いずれかの当事者の側で契約違反が発生していないかどうかを定期的にチェックします。違反者に対してペナルティを課す場合は、何の躊躇もあってはなりません。これは、チェックしないままにしておくと、将来的に深刻な結果につながる可能性があるためです（訴訟など）。

契約のアーカイブ

契約をアーカイブするということは、それをアクティブな使用から永久に削除することを意味します。契約は古くなり、時間が経つにつれて削除する必要があるため、これは重要です。

たとえば、変更や更新の可能性がない別のエンティティと契約を結んでいる場合、アクティブに使用し続ける必要がないため、この契約をアーカイブすることは理にかなっています。

アーカイブは、ある法域から別の法域に契約を移動するときにも使用できます。この場合、ドキュメントを破棄（または「削除」）するまでの期間についてさまざまな規制があります。アーカイブには以下が含まれます。

目的に基づいてドキュメントをアーカイブする必要があるかどうかを判断します。
別のエンティティまたは個人との契約条件を確認します。
次に実行する手順を選択します。

利点には、ストレージスペースを節約すると同時に、古い情報が必要以上に長くオンラインに保存されることによる不正アクセスの機会を減らし、時間の経過とともに責任リスクを高めることにより、リスクの危険性を減らすことが含まれます。

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CLMアプリケーションとは何ですか？

CLMアプリケーションは、CLM実装の特定のアクティビティを実行するソフトウェアプログラムです。ソフトウェアはオープンソースまたはプロプライエタリソリューションのいずれかですが、CLM実装計画で概説されている関連タスクをすべて実行できる必要があります。

多くの企業は、運用を合理化し、生産性を向上させることができるため、CLMアプリケーションを使用しています。たとえば、セールスリードを追跡できる多くのソフトウェアパッケージが利用可能です。

Webベースのビジネスをしている場合は、さまざまなソースからサイトにアクセスした人の数と、アクセスごとに表示したページを追跡できます。連絡先の詳細をデータベースに保存して、必要に応じて後で連絡することもできます。

これにより、ビジネスプロセスをより効率的に管理できます。顧客ライフサイクル管理を管理するためのソリューションを探している場合は、いくつかのアプリケーションから選択できます。

大企業にも中小企業にも使用でき、少ない労力でより大きな結果を達成するのに役立ちます。以下は、最も人気のあるCLMアプリケーションの一部です。

Salesforceセールスクラウド
SugarCRM顧客関係管理ソフトウェア
Oracle Siebel CRM
SalesforceChatterソーシャルネットワーキングプラットフォーム

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CLMに関与する業界および内部チーム

CLMは、多くの業界や社内チームにとって大きな重点分野です。そのため、CLMに関与する業界および内部チームのリストは非常に多く、以下が含まれますが、これらに限定されません。

CLMに関与する業界は次のとおりです。
自動車産業
化学工業
消費財産業（CPG）
エネルギー産業
食品・飲料産業（F＆B）
ヘルスケア産業
レジャー、ホスピタリティ、エンターテインメント業界（LH＆E）
製造業
石油・ガス産業（O＆G）

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CLMソフトウェアを選択する方法は？

適切なCLMソフトウェアを選択することは難しい作業です。市場は多種多様なソリューションを提供しており、それぞれに長所と短所があります。正しい選択を行うには、次のようないくつかの要因を考慮する必要があります。

目標と要件を定義する

CLMソフトウェアに何を求めているかが明確にわからない場合、実装の成功を測定するのは困難です。したがって、特定のツールやテクノロジーを検討する前に、そもそもなぜCLMシステムに投資する必要があるのかを考えてみましょう。

なぜ企業はCLMシステムに投資することを選択するのですか？最も重要な理由は、顧客体験を向上させたいということです。これは多くのことを意味する可能性があります。顧客維持率の向上、満足度スコアの向上、紹介の増加はすべて、このようなテクノロジーを採用する正当な理由です。

これがあなたが目指しているものではない場合（そして多くの企業がそうではない場合）、時間とお金を他のものに投資することが、そうでない高価な新しいCRMシステムに費やすよりも大きな影響を与える可能性があるかどうかを検討する価値がありますあなたの会社のニーズや目標と一致します。

展開オプションを検討する

CLMソフトウェアを選択するときは、展開オプションを検討する必要があります。これらには、オンプレミス、クラウド、またはハイブリッドが含まれます。

オンプレミスは最も安全なオプションですが、機器、サーバー、およびメンテナンスに費用のかかる先行投資が必要です。オンプレミスソリューションでは可動部品が少ないため、クラウドやハイブリッドのソリューションよりも保守が簡単です。また、データがサードパーティと共有されるのではなく、サーバーに保存されるため、データをより細かく制御できます。

クラウドソリューションは、ハードウェアの購入などの先行投資を必要としないため、通常は安価です。代わりに、プロバイダーは必要なすべてのインフラストラクチャを施設内に収容しているため、ユーザーはブラウザーベースのアプリケーション（アプリ）を介してリモートでインフラストラクチャにアクセスできます。

したがって、クラウドソリューションは、需要レベルに応じて迅速にスケールアップできるため、より柔軟性がありますが、これは、レポートダッシュボードなど、ワークフロープロセスの特定の側面を管理する方法を制御できない可能性があることも意味します。

ベンダーを比較する

特定の要件に基づいてベンダーを比較する必要があります。

選択したベンダーが、他の顧客や経験を共有することをいとわない顧客からの優れた実績と参照を持っていることを確認する必要があります。

また、CLMベンダーを比較するときは、価格設定モデル、ライセンスモデル、および製品ロードマップを確認することが重要です。

使いやすさに焦点を当てる

CLMソフトウェアを見るとき、考慮すべき最も重要な要素のXNUMXつは、その使いやすさです。最高のCLMソリューションは直感的でシンプルなため、ユーザーはダッシュボードやレポートを簡単にナビゲートできます。

新しいスタッフをトレーニングしたり、新しいクライアントを採用したりするときは、適切に設計されたシステムにより、このプロセスを古いシステムよりもはるかに簡単にすることができます。

ビジネスに効果的なソリューションを選択するには、次の機能を備えたオプションを探してください。

明確なユーザーインターフェイス（UI）

あなたのスタッフは、彼らがあなたと一緒に来たときに彼らがソフトウェアを最もよく使うことができる方法を理解するために特別な訓練を必要とすべきではありません。特定のツールセット内のダッシュボードとレポートのナビゲートに関連する紛らわしい要素またはレイヤーが多すぎる場合は、代わりに別のオプションを検討することをお勧めします。

直感的なナビゲーション

UIは、ソフトウェアのプラットフォーム内のさまざまな機能領域間で簡単にアクセスできるようにも設計する必要があります。このようにして、誰もが常にすべてがどこにあるかを知ることができるので、通常のワークフロー手順で何かが必要なときにすぐに検索する時間を無駄にすることはありません。

継続的なサポートとトレーニングを提供するベンダーを探します

継続的なサポートとトレーニングを提供するベンダーを探す必要があります。あなたは販売後にあなたのためにそこにいて、あなたのソフトウェアが設計通りに機能していることを確認する会社を望んでいます。会社がこれを提供していない場合は、別の会社を見つけてください。

まとめ

契約ライフサイクル管理（CLM）は、もはや単なる必需品ではありませんが、代わりに、今では有益です。そうすることで、組織の契約ポートフォリオの可視性が高まるだけでなく、ビジネス全体に付加価値がもたらされます。

CLMを実装すると、ビジネスは契約の管理を停止し、契約のライフサイクルの管理を開始できます。これにより、組織全体の効率と有効性が向上します。

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タイムスタンプ： 2022 年 6 月 16 日

タイムスタンプ： 2024 年 4 月 3 日

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