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情報は、GartnerResearchの上級副社長であるPeterSondergaardの言葉を借りれば、「21世紀の石油であり、分析は燃焼エンジンです」とのことです。 情報は確かに今日の世界の運営に不可欠ですが、現在の「情報過多」の時代(1970年代に アルビン・トフラー 彼の本では、 未来の衝撃)それに伴い、コンテンツ管理の問題が発生しました。 大企業のコンテンツアーカイブほど、コンテンツ管理の問題がよく見られる場所はありません。
ECMまたはエンタープライズコンテンツ管理は、ビジネスにおけるコンテンツ管理の圧倒的な問題に対するソリューションを提供します。 によって導入された概念 情報画像管理協会 (AIIM)2001年に、戦略を含むように成長しました, 企業がライフサイクル全体ですべての情報資産を管理するために必要なツール、プロセス、およびスキル。
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エンタープライズコンテンツ管理–基本。
すべての企業には、ビジネスのすべての利害関係者に運用データへの簡単で体系的なアクセスを提供するためのコンテンツ管理に対する多様で独自のニーズがあります。 企業の規模が大きくなるにつれて、製品の詳細、在庫、売掛金/売掛金、顧客、研究開発、財務、施設、資産、および人材に関連する情報ベースも大きくなります。 企業の情報コンテンツは、従来は請求書、履歴書、契約書などの紙の文書でしたが、現在ではオーディオおよびビデオファイル、Webコンテンツ、ソーシャルメディアコンテンツ、電子メールのやり取りなどが含まれるようになりました。 ビデオおよびオーディオファイル、ソーシャルメディアの投稿、電子メール、Webコンテンツなど。 このような膨大なコンテンツの管理は、組織にとって扱いにくいものになる可能性があります。
An AIIM 調査によると、情報の管理と検索に費やされた全体的な平均時間は 45 minutes、おおよそです 8% 就業日の。 さらに悪いことに、IDCは、従業員が探している情報を見つけることができないと報告しています 視聴者の38%が 時間の内、そして情報を探すために毎日2.5時間も費やされています。 このような不便さは、労働者の士気に影響を与えるだけでなく、企業の生産性にも影響を及ぼします。 上記のIDCレポートによると、フォーチュン500企業は、情報の検索に時間を浪費することで、直接コストだけで平均60〜85億ドル、さらには機会費用でさらに多くの損失を被っています。
上記の問題の解決策は? エンタープライズコンテンツ管理(ECM).
ECMは、組織の情報コンテンツの管理に使用されるテクノロジー、戦略、および方法を網羅する総称です。 ビジネス用語では、コンテンツ管理、データ管理、および情報管理は強く相関するアプローチであるため、企業のデジタルアーカイブシステムに関連して、情報、データ、およびコンテンツという用語を同じ意味で使用します。
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ECMの進化
企業は常に、すべての参加者と利害関係者が運用と意思決定に必要な情報とデータを備えているように、運用コンテンツを管理するための戦略的アプローチを考案することを目指してきました。 企業のコンテンツを効率的に管理することで、効率的なタスク管理が可能になり、時間の節約と収益の向上につながります。 企業のコンテンツ管理のためのツールは、過去XNUMX年間で、ネットワークファイル共有から新しいAI拡張ECMソリューションまで進化してきました。
ネットワークファイル共有は、情報を保存するための最も初期のツールであり、リムーバブルストレージメディア、コンピューターネットワーク上の集中型サーバー、ワールドワイドウェブベースのハイパーリンクされたドキュメント、分散型ピアツーピアネットワークが含まれていました。 ファイル共有は簡単に採用できましたが、データのクリティカルサイズを超えて失敗し、安全性が低いことで有名であり、データが混乱する可能性がありました。
ガートナーによって導入された次世代のエンタープライズコンテンツ管理(ECM)アプローチは、ネットワークファイル共有の制限を克服するのに役立ちました。 AlfrescoやOpenTextなどの副産物で具体化されたこれらのECMシステムは、さまざまな形式(Word、Excel、PDF、画像など)でデータを格納するマスターデータベースを構成します。 古いECMソリューションでは、データのセキュリティと一定量のコンテンツ編成が可能ですが、グローバルなファイル共有と同期、グループコミュニケーション、チームコラボレーションなど、単純なドキュメント収集やデータアクセスとインタラクティブシステムを含みます。
近年、機械学習、自然言語処理、データマイニングなどのAIテクノロジーにより、インテリジェントな情報検索、チャットボット機能、ロボットプロセス自動化などの新機能をエンドユーザーに提供するよりスマートなECMシステムが実現しました。 スマートECMを使用したインテリジェントな情報検索の例は、Microsoftの プロジェクト皮質 これは、企業内のさまざまなソースからのさまざまなタイプのコンテンツを分析し、プロジェクト、製品、プロセス、顧客などの共有トピックに編成して、ユーザーが検索結果の一部としてアクセスできるナレッジネットワークを作成します。
エンタープライズコンテンツ管理ソリューションとは何ですか?
エンタープライズコンテンツ管理は元々、企業のトランザクションコンテンツを管理するために設計されたものであり、これは企業の実用的な成果に関連していました。 小規模な組織では、電子メール、電話、物理的なファイルやフォルダなどの従来の通信フォームを使用するだけでコンテンツを管理できる可能性がありますが、このような古風なコンテンツ管理システムは、ビジネスの拡大と拡大を妨げます。
ただし、時間の経過とともに、エンタープライズコンテンツ管理ソリューションは組織の情報資産全体を網羅するように成長しました。 最新のエンタープライズコンテンツ管理システムには、ドキュメントストレージに加えて、ファイルへのアクセスの制御、特定の最終用途向けのデータスクレイピング、組み込み分析、および契約管理などのビジネスプロセスの自動化を可能にするその他の機能やコラボレーションツールなどの広範な機能が備わっています。 実際、ECMソリューションは、組織のコンテンツライフサイクル管理の一部になり、レコード管理およびビジネスプロセス管理と重複して、オペレーショナルリスクの削減、効率の向上、および収益性の向上に役立つ可能性があります。
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エンタープライズコンテンツ管理の要素
エンタープライズコンテンツ管理ソリューションは、XNUMXつの重要な要素で構成されています
エンタープライズコンテンツ管理の仕組み
エンタープライズコンテンツ管理は、より良いビジネス運営のために以下の機能を可能にします。
- 適切なタイミングで関連データにすばやくアクセスして取得するのに役立つ情報の合理化されたアーカイブ。
- 物理データ(事務処理)と物理ドキュメントのファイリングに関連する混乱を排除し、それによってドキュメント管理と長期保存の向上に役立ちます。
- ビジネスニーズとコンピテンシーに応じたデータのカスタム構造化。相互参照、コンテキストの確立、および会社全体のドキュメントの透明性を実現します。
効率的なECMソリューションには、次のタスクが含まれます。
コンテンツのデジタル化
自動化ツールは、さまざまなレベルのコンテンツ管理のために、次の機能のXNUMXつ以上を組み合わせることができます。データキャプチャ、データ分類、バージョン管理、および監査追跡機能と、セキュリティ、検索、インデックス作成、および管理の機能。 最近では、これはリッチメディア管理を含むように成長し、写真、オーディオクリップ、ビデオコレクションなどの非テキストコンテンツの管理を対象としており、機能やストリーミングおよびトランスコーディング操作に役立ちます。
統合とインターフェース
エンタープライズコンテンツ管理ツールを使用すると、さまざまな自動化されたビジネスプロセス管理(BPM)プロセス間のインターフェイスが可能になり、メタデータ、自動化されたドキュメント承認、および半自動または完全自動化されたワークフローに接続できます。 統合する必要のある一般的な機能には、電子メール、ワードプロセッサやスプレッドシートなどの生産性ツール、CRMやERPなどのビジネスシステム、および人事、財務、法務などの部門に固有の既存のシステムがあります。 ECMソリューションは、ドキュメントの編集、データファイルの保存、検索、電子記録の作成、保存ツールなどの日常的なジョブ機能に使用されている既存のソフトウェアアプリケーションと互換性がある必要があります。優れたECMシステムは、これらの既存のツールを積極的に統合して付加価値を付ける必要があります。コアツール。
安全なコラボレーション
エンタープライズコンテンツ管理は、光ファイバーケーブルや衛星を介したコンテンツの共有とコラボレーションを必要とするリモート作業の普及により、COVIDの世界で以前よりもはるかに重要になっています。 最高のエンタープライズコンテンツ管理ツールは、きめ細かいアクセス許可、ドキュメント暗号化、バージョン管理などのテクノロジーの力を活用して、利害関係者間の安全なコラボレーションとデータの安全性の維持を可能にします。
コンテンツの分析と取得
ECMソリューションには、ユーザーが組織内から特定の情報を取得できるようにする機能が備わっています。 多くの場合、コンテンツは複数の、多くの場合切断されたシステムのビジネス全体に散在しています。 優れたエンタープライズコンテンツ管理ソリューションは、情報のサイロを橋渡しし、簡単で系統的なデータ検索に適した共通のプラットフォームを提供する必要があります。 さまざまなコンテンツタイプをインテリジェントに分析して関連情報を抽出することで、コンテンツの価値を解き放ち、意思決定プロセスに実用的な洞察を提供できます。
レコード管理
会社の方針および法規制により、特定の文書を所定の期間保持する必要があり、廃棄に関する規則が定められている場合もあります。 ECMのレコード管理機能は、保持スケジュールを制御および適用することにより、コンテンツの不変性を確保し、コンプライアンスを実現するのに役立ちます。 現代では、レコード管理にはWebサイトコンテンツ管理も含まれます。
コンテンツストレージ
デジタルコンテンツの場所(ローカルサーバーとクラウド)は、エンタープライズコンテンツ管理ソリューションの重要な部分です。 いずれの場合も、コンテンツの保存にはセキュリティとコンプライアンスが不可欠です。 ストレージ情報ガバナンスには、ストレージの場所、ネットワーク、セキュリティ、データセンターアーキテクチャ、転送中の接続、組み込みの冗長性、およびデータレプリケーションアクセス制限が含まれます。
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ECMシステムの利点
- 操作の一貫性:優れたECMシステムは、組織の異なるコンテンツをXNUMXつのプラットフォームにまとめることができ、それによってデータとタスクの一貫性をもたらします。
- 時間の節約と所要時間の短縮: によってもたらされる時間の節約
自動化されたデータ管理は、組織のより大きな作業範囲内に統合するための包括的なプロセスがない場合に元に戻すことができます。 エンタープライズコンテンツ管理システムによって提供されるさまざまなタスク間のシームレスなリンクは、会社の日常業務におけるそのような遅延やボトルネックを回避するのに役立ちます。 - コスト削減:手動のビジネスプロセス、特に組織の複数の部門や支店からのコンテンツを調整するプロセスには、かなりの人的資本が必要です。 ECMシステムは、多くのコンテンツ管理操作に伴う手作業を排除するのに役立ちます。
- 環境へのメリット:デジタルエンタープライズコンテンツ管理システムは、会社の日常業務から紙を切り取ることができます。 https://nanonets.com/blog/paperless-office/ 企業の多くは、環境を保護し、オフィスでの紙の乱雑さを排除するだけでなく、生産性を50%以上向上させます。
- エラーの削減:会社のすべての個々のコンテンツにアクセスできる共通のプラットフォームを持ち、データの一貫性により、コンテンツが会社全体に無差別に配布されるときによくあるエラーを防ぎます。
- 人的資本の節約:ECMは、日常的で反復的な活動への人間の関与を排除できます。 これにより、データ入力や第XNUMXレベルの顧客とのやり取りなどのタスクに従事している従業員を、これらの時間のかかるタスクから解放できます。
- 透明性:EEnterprise Content Managementソリューションは、データを一元化し、組織全体に広がるビジネス機能を論理的に統合しながら、全体的な透明性を高めることができます。 また、セキュリティ対策と情報のトレーサビリティを設定し、関連する規制への準拠を強化します。
- 監査の準備:ECMは、運用の標準化を可能にするだけでなく、ビジネスプロセスのすべての段階の記録の維持を保証し、それによって監査証跡を作成します。
- 意思決定:会社全体のコンテンツを認識して優先順位を付けることは、特に会社の機能に影響を与えるパラメータが多すぎる場合に困難になる可能性があります。 最新のエンタープライズコンテンツ管理ソリューションのAI機能は、データと履歴に基づく迅速な予測に役立ち、管理レベルの意思決定に役立ちます。
- 拡張: クライアントベースと運用ポートフォリオが拡大するにつれて、異種コンテンツの管理が扱いにくくなり、管理上の課題が増える可能性があります。 ECMシステムは、すべてのビジネスコンテンツの合理化を可能にし、それによってビジネスの拡張を可能にします。
- ECM は、企業の情報管理を直接的または間接的に管理する内部および外部の両方の規制および標準への準拠を保証します。
エンタープライズコンテンツ管理ソリューションの例
ヘルスケア:ヘルスケアセクターはコンテンツで運営されています。 患者データ管理、医療スタッフ管理、インフラストラクチャメンテナンス、品質管理、請求などに関連するコンテンツがあります。共通のコンテンツ管理ソリューションがない場合、コンテンツタイプは別々の部門によって処理され、すべてのデータとプロセスをXNUMXつの部門にまとめます。プラットフォームは、ヘルスケアシステム全体の効率を高めるのに役立ちます。 また、規制への準拠を確保し、国民の信頼性を高めることもできます。
サプライチェーン:最近の歴史の中で、パンデミック時ほど深刻なサプライチェーンの混乱はありませんでした。 在庫管理、調達、スケジューリング、および情報の転送におけるECMソリューションは、遅延を予測し、それによって大規模な混乱を回避するための緊急時の手順を実行およびトリガーするのに役立ちます。
財務会計:企業の運営の財務的側面に対するエンタープライズコンテンツ管理ソリューションの利点は、誇張することはできません。 たとえば、買掛金部門は、企業の購入プロセスに財務、管理、および事務的なサポートを提供し、日常業務で大量のコンテンツを処理します。 AP部門のコンテンツ、特に財務コンテンツは、発注書管理、ベンダー管理/通信、請求書管理、製品追跡、および支払いにまたがる調達から支払いまでのプロセスのさまざまな機能をシームレスに統合する必要があります。 請求書管理や発注書管理などのAP運用におけるエンタープライズコンテンツ管理は、企業の調達プロセスを整理するのに役立ちます。
小売業界:ECMは、ターゲットを絞ったソーシャルメディアコンテンツの生成、顧客管理などのフロントエンドプロセスの効率を高め、在庫管理、調達から支払いまでのプロセス、請求などのバックエンドプロセスと統合することもできます。および出荷タスク。 エンタープライズコンテンツ管理は、運用パターンと顧客の行動を分析し、その情報を使用して、収益と収益性を向上させる正確な意思決定を行うこともできます。
上記は、ECMが恩恵を受ける分野のほんの一例です。 教育業務はコンテンツ主導型であるため、教育セクターは特にECMソリューションの恩恵を受けます。 政府機関や部門もECMソリューションの恩恵を受け、コンテンツのデジタル管理はガバナンスのプロセスを容易にし、促進し、それによって国に恩恵をもたらします。
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ECMソリューションの実装
エンタープライズコンテンツ管理ソリューションはプラグアンドプレイシステムではないため、企業向けにカスタマイズする必要があります。 ECMシステムの実装には、組織のニーズ、組織文化のタイプ、データタイプ、ERP、およびECMを統合する必要のあるその他のシステムを明確に特定する必要があります。 AIIM、情報管理業界を専門とする協会は、エンタープライズコンテンツ管理システムを実装する前に、次の側面を徹底的に評価することを推奨しています。
- 操作の概念
- 情報ガバナンスフレームワーク
- ビジネスとシステムの要件
- 分類スキーム、
- ユーザーインターフェイスと環境、
- ITインフラストラクチャ、
- ロールアウト、および
- 実装後のサポート。
これらは、次の要件の下でグループ化されます。
組織の要件の評価には、
- 既存のテクノロジーインフラストラクチャと準備の評価。
- 即時および長期の変更管理に関する考慮事項。
- 情報セキュリティのレベルと規制順守との整合性が必要です。
- データの分類と取得のための分類法とメタデータのニーズ。
- 記録管理とガバナンス。
- ストレージ容量のニーズ–オンプレミスとクラウド
- 災害復旧戦略
- トレーニングの機会とアップグレードの可能性
詳細な展開と検証の計画は、ECMソリューションを実装するための重要な前提条件です。 パイロットトライアルは、エンタープライズコンテンツ管理をエンタープライズに導入する前に、プロセス関連のボトルネックを特定して解決するのに役立ちます。 業界標準は、大規模なデータ処理やさまざまなタイプのデータ流入などの主要な機能のストレステストに利用でき、企業に固有のECMソリューションを設計および実装するために専門家に支援を求めることができます。
ECM ソリューションの利点を実現するには、企業はエンタープライズ コンテンツ管理製品とベンダーの選択、実装計画の開発、計画の展開、ユーザーのトレーニングにすべての関係者を巻き込む必要があります。 ECM 導入ロードマップは、組織の情報管理ニーズ、文化、ビジネス プロセスを結び付ける必要があります。
エンタープライズコンテンツ管理ソリューションの選択
エンタープライズコンテンツ管理ソリューションを選択する際に考慮すべき要素は次のとおりです。
- ハードウェア要件–会社には、ソフトウェアを効率的に実行するための適切なテクノロジーインフラストラクチャがありますか?
- 署名パッド、スキャナーなどの補助ハードウェアの必要性。
- 次のようなソフトウェアに含まれる機能
- ドキュメントの簡単な作成
- 電子通知、レビュー、承認
- 監査目的のワークフローアクティビティのログ
- アドホックルーチンの反復可能な手順への変換
- ソフトウェアとそのメンテナンスのコスト。
- メーカーからの分割払いのヘルプの可用性。
- テクニカルサポートの可用性とコスト。
- データストレージとバックアップオプション。
- システムを使用するための人員のトレーニングの必要性。
- 既存のソフトウェア製品との統合のレベル。
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エンタープライズコンテンツ管理ソリューションの一部としてのナノネット
Nanonetsは、AIとMLの機能を活用して、PDFドキュメント、画像、スキャンされたファイルから非構造化/構造化データを自動的に抽出するため、より大きなECMソリューションの一部となるOCRソフトウェアです。
NanonetsのAI主導のコグニティブインテリジェンスにより、時間の経過とともに改善しながら、半構造化された、さらには見えないドキュメントタイプの処理が可能になります。 NanonetsアルゴリズムとOCRモデルは継続的に学習します。 それらは複数回トレーニングまたは再トレーニングすることができ、非常にカスタマイズ可能です。
Nanonets APIは、データのラインアイテム抽出で高速かつ高精度を提供し、ラインアイテム管理の自動化を推進します。 対象の特定のテーブルまたはデータエントリのみを抽出するように、出力をカスタマイズできます。
Nanonetの多様性は、次のタスクを実行する能力から生じます。
- フォームなどのドキュメントを含むラインアイテムのテーブル構造を正確に検出します。
- 名前、製品、価格、合計額、割引などの形式で存在するすべてのラインアイテムエントリ。
- データは、カスタマイズされたアプリやプラットフォームの構築を可能にするJSON出力として抽出できます。
- このソフトウェアは、開発者向けに優れたAPIとドキュメントを提供すると同時に、社内に開発者チームがいない組織にも最適です。
この汎用性により、買掛金、人事、在庫管理など、組織内のさまざまな機能や部門でNanonetを使用できます。これにより、エンタープライズコンテンツ管理のセットアップに統合するのに理想的なシステムになります。
NanonetsをECMソリューションへの優れた追加にする追加の要因は次のとおりです。
- 本当にノーコードツールです
- NanonetとほとんどのCRM、ERP、コンテンツサービス、またはRPAソフトウェアとの簡単な統合。
- 後処理は必要ありません: Nanonets OCRは、手書きのテキスト、複数の言語のテキストの画像、低解像度の画像、新しいまたは筆記体のフォントとさまざまなサイズの画像、影のあるテキスト、傾斜したテキスト、ランダムな非構造化テキスト、画像ノイズ、ぼやけた画像などを認識できます。 。
- OCRモデルをトレーニングするためのカスタムデータを使用して、カスタムデータを操作します。
- 複数入力認識: Nanonets OCRは、手書きのテキスト、複数の言語のテキストの画像、低解像度の画像、新しいまたは筆記体のフォントとさまざまなサイズの画像、影のあるテキスト、傾斜したテキスト、ランダムな非構造化テキスト、画像ノイズ、ぼやけた画像、および複数の言語
- フォーマットからの独立性: Nanonetsは、ドキュメントのテンプレートにまったく拘束されていません。 テーブルやラインアイテム、またはその他の形式で認知的にデータをキャプチャできます。
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クラウド、モバイル、AI、および分析テクノロジーの進歩により、コンテンツ管理ソリューションの範囲が拡大しました。 エンタープライズコンテンツ管理ソリューションは、ビジネスコンテンツをキャプチャ、保存、処理し、企業全体の効率向上に利用する統合文化を構築することで、エンドユーザーの生産性を向上させることができます。
var contentsTitle="目次"; //タイトルをここに設定して、後で見出しが作成されないようにしますvar ToC =“
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ナノネット オンラインOCR&OCR API 多くの興味深いものがあります ユースケース t帽子はあなたの業績を最適化し、コストを節約し、成長を後押しすることができます。 詳細 Nanonetsのユースケースを製品にどのように適用できるか。
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