請求書の整理方法は？ – 請求書を簡単に追跡する 3 つの方法

生活に欠かすことのできないお札。 ビジネスでも、フリーランスでも、サラリーマンでも、必ず請求書が発生します。 請求書が多すぎると、紛失したり忘れたりすることになります。

効率的な 請求書管理 より良い組織から始まるので、重要な請求書を失うことはありません。 しかし、請求書を効率的に整理するにはどうすればよいでしょうか。 始める方法？ また、請求書を簡単に追跡するためのベスト プラクティスは何ですか?

必要なときにいつでもすぐに使えるように、請求書を整理する XNUMX つの方法について説明します。

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なぜ請求書を整理する必要があるのですか？

XNUMX 人で処理する請求書の数が少ないと、管理が容易になります。 しかし、請求額が増えるにつれて、エラーが発生することは避けられません。 請求書の管理を真剣に行う必要があるいくつかの理由を次に示します。

期日と金額の追跡を失う: 複数の請求書、その日付、および金額を追跡するのは面倒な作業です。 また、支払いを怠ると、余分な金額を支払わなければならない場合があります。

クレジットスコアの損傷: タイムリーな請求書の支払いは、クレジットスコアにリンクされています。 ここにへこみがあると、後で大きな損失を被る可能性があります。

支払い記録の維持: 企業にとって、コンプライアンスを維持するために、支払い、請求書、請求書などの財務記録を維持することは非常に重要です。 監査中は、正確で信頼できるデータを提示する必要があります。 請求書の紛失は、間違ったシグナルを送信し、さらに厳しい監査につながる可能性があります。

非効率的な予算編成: 請求書は、支出の傾向についてのアイデアを提供し、予算と支出を監視するのに役立ちます。 請求書の管理に失敗すると、予算を把握できなくなる可能性があります。  

これらとは別に、請求書を整理することで、個人情報の盗難に取り組み、財務記録を管理し、請求書をタイムリーに支払うことができます。

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プロのように請求書を整理する3つの方法！

このブログでは、請求書を整理するこれら XNUMX つの方法について説明します。 これらの方法は、精度、効率、信頼性の高い順に並べられています。

• 請求書を手動で整理する
• 請求書の電子化とデスクトップでの仕分け
• 自動化されたワークフローによる請求書の編成の自動化

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請求書を手動で整理する

請求書を手動で整理するには、紙のフォルダーとキャビネットを使用して経費を分類する必要があります。 たとえば、「娯楽費」というラベルの付いたフォルダーを作成して、夕食、チームの外出など、娯楽に関連するすべての請求書を保存できます。

請求書を手動で整理するには、次の手順に従います。

• 請求書を期日順に並べ替え、受信した請求書を支出カテゴリ別に分類します。
• 請求書のファイリング システムを作成します。 すべての種類のカテゴリにフォルダーまたはキャビネットを使用します。
• 支払いと期日を追跡するには、紙または Excel スプレッドシートを使用して、請求額、期日、支払い状況、およびカテゴリを書き留めます。
• 請求書の支払いを忘れないように、モバイル デバイスでリマインダーを設定します。
• 期限が来たら支払いを行い、各請求書の支払いステータスを更新します。
• 支払済みの請求書を別のファイルまたはアーカイブに保存して、アクティブな請求書追跡シートを管理しやすくします。
• この毎月のプロセスを繰り返して、請求書を整理して管理してください。

長所：

• 簡単な方法です。
• 誰でもこれらの手順に従って、請求書を XNUMX か所で管理できます。

短所：

• 多くの手作業が必要です。
• 支出の傾向を特定することは困難です。
• 領収書は簡単に紛失または破損する可能性があります。

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請求書の電子化とデジタル仕分け

お札を電子化することで、お札の破損や紛失のリスクを軽減できます。 請求書をデジタルで整理するには、次の手順に従います。

• 最初のステップは、請求書のデジタル化です。 請求書の写真を携帯電話で撮影できます。
• 使用することもできます 請求書スキャナーアプリ 請求書からデータを抽出し、請求書を効率的にデジタル化します。
• スキャンした画像をデスクトップにアップロードします。
• 支出カテゴリに基づいてフォルダーを作成し、指定されたフォルダーに請求書をアップロードします。
• ファイルの命名規則を使用して、請求書の種類や日付など、各請求書をすばやく識別します。
• カテゴリまたは期限に基づいて、デジタル請求書をサブフォルダーに整理します。
• これは、デスクトップまたは Google ドライブ、Sharepoint などのオンライン システムで実行できます。
• 次に、スプ​​レッドシートまたは財務管理ツールを使用して、請求書の期日、支払い状況、および金額を追跡します。
• 請求書のタイムリーな支払いを確実にするために、自動リマインダーを設定します。
• デジタル請求書を安全なクラウド サービスにバックアップして、データ損失から保護します。

長所：

• 支払いの分類と追跡、および財務分析の実行がより簡単になります。
• お札をデジタルで保管することで、お札の紛失や破損のリスクがなくなります。

短所：

• 財務情報をデジタルで保存すると、データ セキュリティに関する懸念が生じる可能性があります。
• 新しい請求書が届くたびに、演習全体を実行する必要があります。
• データが失われないように、複数のバックアップを作成する必要があります。  

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自動化されたワークフローによる請求書の編成の自動化

自動化されたワークフローは、請求書を整理する際の手動タスクを排除する優れた方法です。 ほとんどの請求書作成タスクはルールに基づいているため、簡単にコーディングできます。

好きなプラットフォーム ナノネット ノーコード ワークフローを使用して請求書の編成を自動化するのに役立ちます。 ドキュメント分類子、安全なクラウド ストレージ。 Nanonets での自動請求管理ワークフローは次のようになります。

• 入ってくる請求書は、ドキュメントのアップロード オプションを使用して Nanonets に自動的にアップロードされます。

• 次に、請求書は OCR モデルにルーティングされ、請求額、期日、支払い先住所、支払い条件などの関連データが抽出されます。

• 次の段階で複数のことが起こります。

1. エラーがある場合、請求書データは適切にフォーマットされています。 たとえば、日付形式、大文字化、または特殊文字の削除。
2. 請求額、支出カテゴリなどに基づいて請求書の名前を変更します。
3. 請求書データに基づいて、請求書は適切な支出カテゴリに分類されます。
4. エラーが発生した場合は承認ワークフローがトリガーされ、手動で確認するために請求書が送信されます。
5. 請求書データを銀行の明細書と照合して、追加料金が発生しないようにすることもできます。

長所：

• エラーのない信頼性の高いプロセス
• 作成します。 監査証跡 自動的に。
• 請求書の紛失、損傷、忘れのリスクがなく、期限内に支払うことができます。
• 自動化により、多くの時間、労力、および費用を節約できます。

短所：

• ワークフローを設定するには、XNUMX 回限りの作業が必要です。 [当社の専門家チームがワークフローの設定をお手伝いします。]

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請求書の整理にナノネットを使用する理由

[埋め込まれたコンテンツ]

Nanonets は、高度なノーコードを備えた AI ベースの OCR ソフトウェアです。 ワークフローの自動化 そしてグローバル決済プラットフォーム。 Nanonets を使用すると、ルールベースのワークフローであらゆる手動プロセスを自動化できます。

ナノネット OCRソフトウェア 市場で最高の95つです。 あらゆるドキュメントからデータを抽出できます。 PDF、画像、手書きのドキュメント、Excel、Word などを 10% 以上の精度で、手動の方法よりも XNUMX 倍高速に処理します。

それとは別に、ナノネットを使用してドキュメントからデータを抽出したり、ドキュメントを分類したり、データベースを使用して ドキュメントを確認する、実行する 日付の充実 タスクを作成し、データをさまざまな形式やデータベースにエクスポートします。

可能性は無限大です。

ナノネットを検討する理由は次のとおりです。

• Gmail、ドライブ、SharePoint、デスクトップなどの複数のソースからドキュメントを自動的にアップロードします。
• ドキュメント分類子を使用して受信ドキュメントを分類します。
• 簡単に優れたドキュメント マッチング 文書の検証.
• あらゆるドキュメントから 15 分以内にデータを抽出
• カスタム ワークフローを設定して、データ強化を実行します。 承認の自動化、 もっと。
• 安全な書類保管と ドキュメントのアーカイブ.
• 5000 以上のソフトウェアとデータを同期するためのシームレスな統合。
• 完全にカスタマイズ可能なノーコード インターフェイス。
• 無料の移行支援。
• 7日間無料トライアル
• 専任のカスタマー サクセス マネージャー。
• 役割ベースのアクセス制御
• 24時間年中無休のサポート

Nanonets でできることなどの概要を以下に示します。

30,000 人を超えるユーザーがナノネットを使用して、30 万を超えるドキュメント プロセスを自動化しています。 Nanonets は、堅牢で安全なノーコード プラットフォームを使用してドキュメント プロセスを最適化したい企業にとって最適な選択肢です。

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• 情報源： https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/