書記体系は、金融取引を記録するために人間の間で進化したと仮定されています。 最古の粘土板 紀元前3000年にさかのぼるのは、財務記録の勘定です。いわば、メソポタミアとエジプトの文明の「買掛金」です。
それ以来、ベンダーとクライアント間の財務上の相互作用を追跡するシステムは、Contrugliの 複式簿記, パチョーリの 伝説的な元帳システム、1960年代の米国の運輸業界による買掛金プロセスの合理化から、世界中で採用されている現在のデジタル的に強化された買掛金プロセスへ。
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目次
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概要
すべてのビジネスは、収益と支出の相互接続されたサイクルで実行されます。 売掛金(AR)は収益サイクルに分類され、買掛金は支出および関連する購入サイクルに分類されます。
買掛金または買掛金(AP)は、企業が商品/サービスを利用するためにベンダー/サプライヤーに支払うべき金額です。 買掛金プロセスは、ベンダー/サプライヤーに対する会社の短期支払い義務の管理と実行です。
素人の言葉で言えば、買掛金処理は、あらゆる企業が利用できる商品やサービスのサプライヤーやベンダーに支払う責任があるプロセスです。 APプロセスの目標は、ビジネスから発生する支払いの正当性と正確性を確保することです。 これは、調達から請求書処理およびベンダー支払いまでのすべてのアクティビティをカバーするP2P(調達から支払い)プロセスの一部です。
ほとんどの企業には、入金請求書/請求書とベンダーへの支払いを処理する独立したAP部門があります。 部門の責任は、企業の性質と規模によって異なる場合があります。
基本的なAPワークフロープロセス
組織の買掛金処理の規模は、以下によって異なります。
- そのニーズに応えるベンダー/サービスプロバイダーの数
- 短期間に行われると予想される支払いの量
- 購入プロセスを検証するために必要なタイプのドキュメント
AP部門は、その業務において購買部門などの他の部門と連携する場合もあります。
たとえば、小さなママとポップの店は、基本的な買掛金の手続きだけを必要とします。 XNUMXつの元帳で、請求書と請求書をXNUMXつの列に記録できます。XNUMXつは受け取った請求書用で、もうXNUMXつは支払った請求書用です。 ここでは、購買部門がAP部門を兼ねています。
より多くの利害関係者を持つ大企業の買掛金処理部門は、この単一の元帳システムで機能することはできません。 購入部門からの発注書(PO)の受け取り、ベンダーからの請求書の受け取り、POと請求書の詳細の照合、検証、承認、ベンダーへの請求書の支払いなど、複数のステップを含む手順が必要になります。
このような場合、トランザクションの高価値と量を効率的に管理するには、より複雑なワークフローが不可欠になります。
APプロセスの単純なワークフローには、次の手順が含まれます。
プロセスの最後に、最初のステップで「支払われる」金額は、もはや負債ではなくなります。 介在する可能性があります 発注書を含むプロセス、検証、および承認ですが、支出のエラーや不正を回避するには、基本的なXNUMXつのステップが不可欠です。
APプロセスに関連するドキュメント
業務の規模に応じて、会社の買掛金手続きには、次の文書の多くまたはすべてが含まれる場合があります。
発注書– PO:POは、会社がベンダーに発行する法的拘束力のある契約であり、注文された製品/サービスのタイプと、合意された数量と価格を通知します。 大企業の場合、POプロセスには、商品/サービスを要求する個人/部門、購入部門、買掛金部門、受領部門、ベンダーなど、複数のエンティティが関与します。
受信レポート:商品/サービスの受信レポートは、ベンダーから注文された製品/サービスを取得したことの確認です。 領収書レポートの詳細は、以前に発行されたPOの詳細と一致する必要があります。
ベンダーの請求書:注文された商品の受領と同時に、または受領後に、企業は商品/サービスのサプライヤーから製品の請求書/請求書を受け取ります。 ビジネスエンドでは、ベンダー請求書と呼ばれます。 ベンダーの請求書の処理はAP部門の単独の責任であり、AP部門は、PO、領収書レポート、ベンダーの請求書をXNUMX者間で照合して請求書の詳細を確認し、承認後に支払いをスケジュールします。
バウチャー: バウチャーは、承認プロセスの完全性を「保証」するために使用されることがあります。バウチャーは、PO、受領報告書、ベンダー請求書などのサポート文書のインデックスのようなもので、承認に関する情報、ケース番号、および関連するその他の情報が含まれています。その特定の購入。
これらのドキュメントは、支払いが完全に処理されるまで「オープン」ファイルに保持され、その後、「クローズ」とラベル付けされます。
説明のために、バイヤーであるBuyerInc.が会社に10本のペンドライブを必要としているとします。 サプライヤであるSupplierInc.に、15個のアイテムの発注書を発行します。価格はペンドライブXNUMX台あたりXNUMXドルで、XNUMX日間で配達されます。 POは購入部門によって生成され、そのコピーのXNUMXつはSupplier Inc.に送信され、XNUMXつはAP部門に、XNUMXつは受益者部門に、もうXNUMXつは購入部門によって保持されます。 サプライヤ社がペンドライブを提供する場合、受領レポート(または受領レポート)はABC Inc.によって購入部門によって作成され、ベンダーの請求書はAP部門によって提出されます。 この時点で、AP部門は、PO、領収書レポート、および購入請求書の間でXNUMX者間照合を行い、説明、数量、コスト、および条件がXNUMXつのドキュメントすべてで一致するかどうかを確認します。 AP部門によって一致が確認されると、支払いが開始されます。 すべての企業がXNUMX者間照合を行うわけではありませんが、資金の管理ミスを防ぐために、POと請求書のXNUMX者間照合が必要です。
AP管理と買掛金ワークフローの重要性
買掛金プロセスの管理は、事業所が効率的かつエラーなしで機能するために重要です。 その重要性は次の理由で発生します。
- これは、請求書の迅速な支払いに役立ちます。これは、会社の信用度にとって重要であり、ベンダーと会社の間に健全な関係を確立するのに役立ちます。
- 迅速な支払いはまた、延滞料金、ペナルティ、または延滞料を防ぎます。
- 買掛金処理は、過剰支出を抑制し続け、同じ製品/サービスに対する複数/重複の支払いを防ぎます。
- 会社のニーズと購入を追跡し、会社の日常業務の遅延と中断を回避するのに役立ちます。
- すべての購入アクションを統合して、簡単に取得できるようにします。
- AP処理は、プロセスのすべての段階で厳格なフォローアップとチェックを通じて不正を排除します。
- ベンダーが提供するクレジット機能などを使用して、期日までに支払いを有効にすることで、キャッシュフローの管理を改善します。
APプロセスの幅
買掛金プロセスには、企業が商品やサービスに対して行うほとんどすべての支払いが含まれます。 ただし、給与はAPプロセスの一部ではなく、人事管理のクラスに分類されます。 APは、会社が行った購入のすべての財務的側面の記録を保持します。これは、監査および税務の目的で重要です。
APの主な目標は次のとおりです。
- 支払いが合法かつ正確であることを保証するため
- 早期支払いまたは動的割引を活用するため。
APプロセス、特に自動化されたプロセスに内部統制を統合することで、不正または不正確な支払いを排除し、すべての請求書が確実に会計処理されるようにします。
APプロセスへの挑戦
AP処理の一般的な課題は次のとおりです。
- 時間の遅れ: これは、紙の文書をテーブルや部門間で移動する必要があるため、手動の AP 処理の場合に特に当てはまります。 これにより、請求書の処理とベンダーへの支払いに遅れが生じる可能性があります。 買掛金サイクルの遅延は、注文商品の受け取り遅延、信用格付けの低下、ベンダーとの関係悪化、手数料や罰金などに雪だるま式に発生する可能性があります。
- マッチングエラー:すべてのベンダーの請求書が正しく支払われるようにするには、XNUMX者間マッチングが必要です。 不一致は、データ入力エラーまたは誤った請求情報がある場合に発生する可能性があり、識別または修正に時間がかかる場合があります。
- 例外管理:買掛金部門は、請求書の情報が不完全で一致しないなどの例外に対処する必要があります。これにより、コストのかかる遅延が発生する可能性があります。
- 不必要な購入:買掛金サイクルに適切な管理とチェックポイントがない場合、不必要または無許可の購入につながる可能性があります。
- 詐欺と盗難:APチームは、社内外の両方から、詐欺と盗難に常に注意を払う必要があります。
- 書類の紛失: 事務処理により、請求書などの重要な書類が紛失したり紛失したりする可能性があります。 これにより、ベンダーとの摩擦から業務の遅延に至るまで、会計上の買掛サイクル全体にわたって多くの問題が発生する可能性があります。
- 二重支払い:ドキュメントの不一致や非効率により、XNUMXつの請求書がXNUMX回支払われる可能性があります。 単一の統合システムではなく、複数の金融ソフトウェアが使用されている場合にも、二重支払いが発生する可能性があります。
- 死角:紙と手動のプロセスは不透明性に関連しているため、APチームは会社のキャッシュフローをリアルタイムで追跡できません。
- 買掛金のアウトソーシング アクティビティとAPの責任の自動化
買掛金サイクルの合理化
買掛金処理は、関連するすべてのAPドキュメントを一元化し、簡単にアクセスできるようにファイリングすることで合理化できます。 このような合理化は、自動化によって可能になります。 自動化には次の目的があります。
- 紙の乱雑さを排除し、それによって処理時間とエラー率を削減します
- POと請求書を電子機器の支払いにリンクします。これにより、買掛金サイクルの全体像が示されます。
- より良いベンダー管理を支援し、 ベンダー詐欺を防ぐ
- 手間のかからないスリーウェイマッチングを可能にします
- 買掛金プロセスをERPやCRMなどの他のコアビジネスシステムと統合できます
- 買掛金サイクルに複数のチェックポイントを設定して、過剰な支出や不要な購入を回避できます
- 警告とアラームは、買掛金ワークフローの任意の段階で不一致が検出されたときに設定できます。
- 支払い期限を設定できます
- 会社の支出パターンを理解し、監査と課税の準備をするための定期的なレポートの生成を可能にします
AP管理プロセスの自動化
デジタルで強化された買掛金ワークフローは、アカウント管理に使用できる最初のスプレッドシートソフトウェアであるVisicalを使用して1978年に開始されたと考えられています。 これに続いて、企業が会計をコンピュータ化するのに役立つ同様のソフトウェアがありました。 現在、デジタル買掛金プロセスには、請求書データのキャプチャ、正しいアカウントとコストセンターを使用した請求書のコーディング、請求書の承認、請求書と発注書の照合、および支払いのための転記が含まれます。
さまざまな買掛金ワークフローソフトウェアは、次のような機能を使用します。 光学式文字認識 (OCR)およびインテリジェントデータキャプチャ(IDC)により、PO番号、金額、日付などのデータの重要なビットを自動的にキャプチャします。 また、事前設定されたテンプレートを使用して、AP管理に関連するすべてのドキュメントをデジタルバージョンに変換します。
最近では、買掛金を含むすべての会計タスクがAIベースのテクノロジーを使用して自動化されています。 機械学習により、APシステムはプロセスの通常の要素から学習し、将来これらの要素を処理する方法について有意義な提案を行うことができます。 APプロセスのこのようなAI自動化により、APチームは、会社に利益をもたらす分析および管理機能に専念する時間を増やすことができます。
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