企業の買掛金 (AP) 部門は、ビジネスがサプライヤーやベンダーに対して負っている金額を追跡し、支払いが承認され、これらの取引相手に対して行われたことを確認するという非常に重要な責任を担っています。 AP 部門がなければ、企業はサプライヤーから受け取るすべての請求書を追跡し、これらの義務を確実に履行することが困難になります。企業が抱えるこれらの短期負債は買掛金であり、企業が果たさなければならない重要な義務です。
買掛金とは何ですか?
買掛金は、企業がベンダーまたはサプライヤーに対して負っている現在の負債にすぎません。一般的に、買掛金は AP 部門によって約 30 日以内に支払われる必要があります。買掛金の総額は、会社の貸借対照表の流動負債のセクションに表示されます。
買掛金は負債額を表します。すでに現金で支払われている取引ではありません。それは会社がクレジットで行った購入に対して支払われるべきお金です。
買掛金は、 請求書。請求書は、企業が行った商品やサービスの購入に対して請求する紙またはデジタル文書です。買掛金とは、借りている金額のことです。買掛金は、企業が信用条件で他の企業に販売した商品やサービスに対して支払うべき金額である売掛金でもありません。
買掛部門とは何ですか?
買掛金はビジネスの成功と健全性にとって非常に重要であるため、ほとんどの企業には専用の AP 部門が存在します。買掛金チームの主な任務は、企業が負ったすべての負債が適切に記録され、支払われるようにすることです。
この買掛金機能が AP 部門によって実行されない場合、サプライヤーとベンダーには支払いが行われません。このままでは人間関係が悪くなる 企業とそのサプライヤーの間で、将来必要な商品やサービスを調達する企業の能力に影響を与える可能性があります。
AP 部門は、全員が期日どおりに給与を受け取ることに加えて、会計上の間違いがないようにするという任務も負っています。不正行為に常に目を光らせ、間違いを回避し、見つかった矛盾を調整する必要があります。
AP 部門が持つもう 1 つの買掛金機能は、 請求書の早期支払いで割引を受ける。多くのサプライヤーは、請求書の支払期日より前に支払いが行われた場合にこのような割引を提供しているため、買掛金部門は企業の諸経費の削減に役立ちます。これは、もちろんどの企業にとっても継続的な懸念事項です。
AP 部門内の役割
沢山あります 買掛部門の責任、これらの職務は、支払部門内の複数の従業員に分割されます。中小企業には買掛金担当者しかいない場合があります。大規模な事業では、買掛部門内に次の従業員がいる場合があります。
- 買掛金コーディネーター
- ペイマネージャーへの請求書
- 買掛金マネージャー
- 買掛金スペシャリスト
- 会計アシスタント
非常に大規模な企業では、AP 部門全体を担当する買掛責任者が配置されることもあります。買掛金部門内の各役割に割り当てられる正確な職務は、会社や業務の規模によって異なります。
AP部門のワークフロー
すべての AP 部門には、サービスや商品を調達し、その購入に関連する請求書を処理し、全員が期日どおりに支払いを受けられるようにするという、最初から最後までの行程を記述するワークフローがあります。この段階的な手順はデジタルでも手動でも可能ですが、デジタル形式の方が簡単で時間のかからない方法です。いずれの場合も、買掛金チームのワークフローは通常、次の概要に従っています。
#1) 請求書をキャプチャします。 請求書、 物理的であれ電子的であれ、エンタープライズ リソース プランニング (ERP) ソフトウェア プログラムに入力する必要があります。すでに述べたように、これは人間またはデジタル ワーカーによって実行できます。
#2) 承認。 請求書が適切にカタログ化された後、承認される必要があります。繰り返しますが、このステップは手動でも自動でも可能です。
#3) 支払いの許可。 この時点で請求書の支払いが承認される必要があります。社内の適切な関係者からこの許可を得るのは買掛部門の責任です。
#4) 送信。 支払いが承認された後、送信して確認する必要があります。場合によっては小切手や現金などの物理的な支払い方法がまだ使用できるものの、デジタル支払い、特にデジタル支払いの人気が高まっています。 APソフトウェア.
支払担当部門は、エンドツーエンドのワークフロー プロセスを注意深く監視することが重要です。この買掛金機能が正しく実行されないと、間違いが発生する可能性があり、AP チームの負担が大きくなります。
AP部門の機能
買掛金部門には、AP チームが熱心に実行する必要がある重要な責任がいくつかあります。一般的に、それらは次のカテゴリのいずれかに分類される傾向があります。
#1) 財務諸表を調整します。 AP 部門は偽の請求を防止し、銀行取引明細書やその他の財務書類に表示される差異を修正する必要があります。
#2) 請求書データに関する問題を解決します。 買掛金チームは、請求書に表示されるデータの不一致を特定し、情報を迅速に修正する必要があります。
#3) 請求書を処理します。 企業がサプライヤーから受け取る請求書 買掛金部門によって処理される必要があります タイムリーに支払いができるように。
#4) 請求書による支払い。 買掛金の重要な機能は、請求書に基づいて支払いを行うことです。
#5) 社内支払い。 支払部門は請求書の支払いに加えて、事務用品や郵便料金などの内部支払いも管理する必要があります。
#6) 請求書を保管し、照合します。 請求書は注文書と一致している必要があります。また、それらは物理的または電子的に保存する必要があり、後者の方法が調査と検索に最も効率的な方法となります。
#7) ベンダーとの良好な関係を維持します。 ベンダーとビジネスの関係を維持することは、AP 部門の重要な任務です。請求書が期日通りに支払われ、情報がすぐに明確化されて保存されれば、今後の取引は問題なく行われる可能性が高くなります。
買掛金チームの編成
支払部門がより適切に組織化されていればいるほど、ビジネスにとっての価値は高まります。適切に整理すると、ワークフローもより効率的になります。最もリソースを活用した方法で AP 部門を構築するためのヒントをいくつか紹介します。
#1) すべてを文書化する. 記録を作成できるように、会社によるすべての購入に注文書 (PO) があることを確認してください。納税者番号の記録も保管する必要があります。
#2) 簡単に検索できるように記録を保存します。 日付スタンプが付いている文書は、簡単にアクセスできる 1 か所に保管する必要があります。
#3) 再確認してください。 不正や間違いを防ぐために、さまざまな AP チームのメンバーがお互いを再確認します。
#4) 定期的にアカウントを調整します。 できれば毎日、請求書が発注書と一致していることを確認してください。不一致とその解決策を記録しておきます。
#5) デジタル決済を使用します。 Automated Clearing House (ACH) を含む今日の電子支払い形式は効率的かつ簡単です。多くの場合、紙で支払うよりも費用はかからず、追跡も簡単です。
#6) AP チームを自動化する. 支払い以外にも、多くの買掛金機能をデジタル化できます。そうすることには、データ入力エラーの回避など、多くの利点があります。
自動化が AP 部門にどのようなメリットをもたらすか
今日の最新ソフトウェアにアップグレードする買掛金チームは、無数のメリットを得ることができます。買掛金管理機能を実行する古い、紙ベースの手作業の方法では、時間と労力がかかります。高度なソフトウェアを使用した完全自動化に切り替えた AP 部門は、ミスや不正確さを減らし、請求書をより迅速に処理できるようになります。そして、なぜなら 現在の最高の AP プログラムには人工知能 (AI) が搭載されています、多くのタスクでは人間の入力はほとんど必要ありません。
たとえば、今日の高度な AP ソフトウェアは、電子メールを読んだり、請求書をスキャンしたり、これらの文書から重要な詳細を自動的に取得したりできます。さらに注意が必要な場合は、AP チームのメンバーにリアルタイム通知を送信できます。このシステムは自動操縦で機能するため、従業員の人的労力はあまり必要ありません。
APソフトウェア ワークフローのルールを組み込むこともできます。たとえば、請求書はプログラムによって承認のために適切な部門に転送されます。請求書の支払いのために支払いコントロールを組み込むことができ、これらのコントロールは支払い金額などのさまざまな要素によって編集できます。支払いは会社の銀行口座から自動的に引き落とされます。 AI はこれらのタスクをすべて単独で実行します。また、機械学習を使用すると、AI は経験から学習できます。
プログラムが行うことはすべて台帳に記録され、この記録は自由に検査できます。繰り返しますが、この監査証跡はソフトウェア プログラムによって自動的に作成されるため、必要な人間の労力は少なくなります。
AP 部門向けに設計されたソフトウェアは、他のデジタル会計ツールと統合することもでき、従業員の買掛金機能をより簡単に、より短時間で実行できる総合的な完全電子会計システムを構築できます。
まとめ
成功を望むあらゆるビジネスには、適切な機器を備えた生産性の高い AP 部門が必要です。時代遅れの紙ベースのテクノロジーに依存している買掛部門は、競合他社に取り残されるリスクがあります。今日の洗練されたデジタル ツールは、支払部門に多くのメリットをもたらします。その中で特に重要なのは、人的労力の軽減と処理時間の短縮です。
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