保育園を経営していると、おそらく大量のおしりふきを使うことになるでしょう。赤ちゃんや幼児の世話に不可欠な赤ちゃんのおしりふきは定期的に補充し、保育園に常に用意しておく必要があります。赤ちゃんのおしりふきがなくなると、赤ちゃんは標準以下のケアを受けることになり、スタッフは自分の能力を最大限に発揮するために必要なサポートが不足していると感じることになります。
多少の管理上の先見性があれば、特に包括的な発注書が関係する場合、上記のような問題を回避するのは簡単です。一括発注は、定期的なビジネス供給品を設定されたスケジュールで入手する最も簡単な方法です。どのような種類のビジネスを運営しているかに関係なく、サプライヤーの支払いの仕組みとパートナーシップ全般を最適化することは、組織の成功に影響を与えます。
レストランはナプキンや砂糖パックの在庫を確保するために一括発注書に依存している可能性がありますが、オフィス中心の企業は供給クローゼットを満たすために一括発注書を使用することがよくあります。商品やサービスが定期的に必要な場合は、サプライヤーと協力して一括発注書を作成することを検討してください。それらの使用方法を示し、包括的発注書の最適な使用例を示し、さらに、包括的発注書のメリットとデメリットのいくつかを強調します。 調達手順 こちらです。
一括発注書とは何ですか?
買い手に商品やサービスが定期的に供給されている場合は、一括発注書を使用して、1 つの PO ですべての個別の取引をカバーできます。と同じように動作しますが、 注文書 まず、ベンダーが包括的 PO に同意すると、それは買い手と売り手の間の長期契約になります。ブランケット PO では、一定期間の購入価格と配送の詳細が固定されます。
おしりふきを購入するデイケアプロバイダーの場合、おしりふきの供給業者との包括的な発注書には、毎週新しいおしりふきの箱が 250 ドルの価格で配達されることが詳細に記載されている場合があります。一括発注書には、購入する品目、各間隔で供給される数量、関連する価格設定、納期などの詳細が記載されます。さて、「ブランケットPOとは何ですか?」明確な答えがあるので、これらのタイプの PO に含まれるすべてを確認できます。
- 契約期間の長さ
- 製品の数量と価格
- ベンダーの連絡先情報
- 顧客の請求情報
- 配達の詳細(スケジュール、場所など)
- キャンセルポリシー規定
一括発注書の買い手側でも売り手側でも、その有効期間を 1 年以下に制限することをお勧めします。ビジネス関係が翌年も継続する場合は、新しい一括発注書を作成できます。この単純な考慮事項は、価格変動やビジネス ニーズの変化に伴うリスクから双方を守るのに役立ちます。
最後に、ブランケット PO は type 注文書の。あ 発注書 買主と売主の間の売買契約を指します。 PO は 1 回限りの購入用であり、多くの場合そうなりますが、ブランケット PO の特徴は、指定された期間内に複数回使用できることです。
ブランケット PO をいつ使用するか?
一括発注書はベンダーとの関係を簡素化するための優れたツールですが、あらゆる状況に対応できるものではありません。一般に、注文書は、顧客または購入主体がベンダーまたはサプライヤーから商品またはサービスを購入しようとする場合に使用されます。問題の商品またはサービスの一定量が定期的に(毎週または毎月など)必要な場合は、一括発注書を使用できますし、使用する必要があります。
一括発注書の有効期間内に単価が大きく変動しないことが予想される限り、このアプローチはベンダーとバイヤーにとって有益です。一括発注により、ベンダーは今後の注文の一部を予測し、定期的な注文をカバーできる十分な在庫レベルを確保し、顧客からの支払いを定期的に考慮する機会が得られます。
買い手側では、包括的 PO は、PO に記載されている商品またはサービスのすべての注文に単一の PO 番号が関連付けられているため、追跡が容易です。このプロセスの簡素化がビジネスの生産性に大きな影響を与えるとは思えないかもしれませんが、今日のペースの速いビジネス環境では一秒一秒が重要です。
会社員が新しいペンと新しいノートを必要としているとします。この場合、彼らは 1 回限りの注文を行っているだけなので、 注文書 包括的な PO よりも適切です。ただし、別の状況では、同じ会社員が休憩室にオフィス用の軽食をストックしておく責任を負っている場合があります。人々は常に同じスナックを入手できることを好むため、この従業員は、それらの特定の品目についてスナックのサプライヤーと一括購入注文を調整する必要があります。
一括発注のメリット
調達プロセスにおいて、ブランケット PO は独自の役割を果たします。これにより、買い手には一定期間の安定した供給が保証され、売り手には注文からの一定額の収入が保証されるという永続的なビジネス契約が締結されます。ブランケット PO はすべての B2B 購入シナリオを対象としたものではありませんが、使用すると、次のような多くのメリットがもたらされます。
生産性
すべての注文書は、注文が開始されるまでに作成、記入、送受信するのに時間がかかります。この費やされる時間は、購入の両側であっという間に増加します。 2 つの異なる組織の営業チームと調達チームが注文ごとに新しい PO を作成するのに時間を費やす代わりに、一括 PO は 1 回作成するだけで済み、有効期間中有効になります。
コスト削減
ベンダー管理を最適化すると時間を節約でき、ビジネスにおいては時は金なりです。費やす時間が少なくなる オンボーディングベンダー、発注書との照合 請求書、未処理の注文をフォローアップすることで、従業員が他の分野に時間を投資できる機会が生まれます。さらに、一括注文書は、割引や購入条件の改善につながる大量注文によく使用されます。
固定価格構造
包括発注では、購入される商品またはサービスの数量に対して固定価格が使用されるため、会計チームは各取引の財務上の影響を追跡することが容易になります。売掛金の専門家は、毎月同じ金額の支払いを探す必要があることを知っており、購入を支援する AP チームは、特定の期間内での現金流出をより適切に予測できます。 会計サイクル.
最適な調達
一括発注により、在庫管理が簡素化され、調達プロセスがより均一になり、予測が容易になります。たとえ小さな方法であっても、調達プロセスを強化することは、ビジネスに非常に大きな影響を与える可能性があります。
簡素化された支払いプロセス
確認する注文書が 1 つだけの場合、買掛金チームはより迅速にレビュー、承認、および承認を行うことができます。 請求書の支払い 一括発注書に関連付けられています。
空白の発注書の短所
ビジネスにおいて唯一変わらないのは変化ですが、包括発注書のような停滞した文書では、変更に対応するのが難しい場合があります。一括発注書を使用する場合は、最前線に浮上する可能性のある課題を可視化する必要があります。
市場の変化
状況によっては有効な固定価格設定ですが、一括発注を扱う場合は少し賭けになります。保育園が週 250 ドルでおしりふきを確保しているとします。しかし、4 年間の一括発注の 1 か月後に大きな市場の変化が起こり、おしりふきのコストが 350 ドルまで上昇したとします。ベンダーはトランザクションが残るたびに 100 ドルを失うことになります。逆に、価格が下がった場合、買い手はその年の残りの期間、つり上げられた価格で製品を購入することになります。
要求の精度
場合によっては、ビジネスのニーズも変化します。アクティブな一括発注書を導入している場合、ビジネスのニーズを満たすことが困難になる可能性があります。実際に保育園に必要なおしりふきの数が少ない場合は、過剰に購入し、お金を無駄にしていることになります。
監査証跡
間に ソースから支払いまで 調達から支払いまでのプロセスにおいて、調達チームは、入荷する商品が一括発注書の事前承認されたパラメータの範囲内に収まるように熱心に取り組んでいます。 PO に何かが正しく記録されていないか、システム内で数字が混同されている場合、包括的な PO が監査の問題を引き起こす可能性があります。
テクノロジーがどのように関与するか
営業チーム、調達専門家、買掛金専門家、AR 部門の協力と努力がなければ、調達管理は不可能であることは誰もが知っています。このようなタイプの従業員は、ベンダーとバイヤーの関係において常に重要な役割を果たしますが、今日の状況では、テクノロジーは彼らの生活を楽にするために多くのことを可能にします。
次のような AP 自動化ソフトウェア ナノネット、とペアリング 請求書処理ソフトウェア と固体 ERPの製造 在庫追跡を簡素化および自動化できます。 承認ワークフロー、注文監視、3者マッチング。これらのツールは、ACH や EDI支払い.
ブランケット PO がなくなるわけではありませんが、適切なソフトウェア ソリューションを使用すると、ブランケット PO に関連するメリットが増幅され、デメリットは抑えられます。テクノロジーを活用して調達プロセスを改善し続けると、包括的 PO を組み込むことが必須になります。
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