買掛金とは、会社がベンダーまたはサプライヤーに負っているお金を指す会計用語で、製品やサービスを利用したことに対してです。
企業がベンダー/サプライヤーから製品/サービスを購入し、後で支払うように手配した場合、支払いが行われるまで、その金額は買掛金と呼ばれます。 信用の一形態です ベンダー/サプライヤーによって提供されます。
請求書の支払いが承認されると、買掛金が記録されます。 金額が支払われるまで、総勘定元帳 (または AP 補助元帳) に未払いの支払いまたは負債として記録されます。 買掛金には、貿易買掛金 (目録に記録される物理的な商品の購入) または経費買掛金 (広告、娯楽、旅行、事務用品、公共料金など、請求される商品およびサービスの購入) があります。
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目次
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買掛金の例
ABCベーカリーは、卸売業者であるXYZTradersに50ポンドあたり50セントの割合で30ポンドの砂糖を注文します。 XYZ Tradersは、パン屋に配達されてから25日間のクレジット期間を提供します。この期間内に、ABCは25ドルの請求書を支払う必要があります。 パン屋がXYZトレーダーに支払うまで、XNUMXドルの金額は買掛金と呼ばれ、パン屋の貸借対照表に債権者に対する負債として表示されます。
25ドルは、支払いが受領されるまで、XYZトレーダーの貸借対照表に資産として記録されます。
買掛金には、商品の購入以外に、次のものが含まれます。
- 輸送と物流
- 電力/エネルギー/燃料
- 賃借
- ライセンシング
- サービス（組立/外注）
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買掛金の重要性
APは、次の理由から重要です。
それは適時に請求書の支払いを確実にし、それは今度は会社の信用格付けとベンダーとの長期的な関係を改善します。
- 請求書のタイムリーな支払いは、供給とサービスの中断のない流れを保証し、それは事業運営のシームレスな流れにつながります。
- タイムリーな支払いにより、延滞金、ペナルティ、その他の延滞料を回避できます。
- 組織化されたAPにより、請求書と支払いを体系的に追跡できます。
- APは、期日までにのみ支払いを行い、ベンダーが提供するクレジット機能を使用することにより、キャッシュフローを緩和します。
- 厳格なAPは回避します ベンダー詐欺 と盗難。
AP には欠点がないわけではありません。 製品やサービスの納品後に支払いを待たなければならないサプライヤーにとって、それはしばしば経済的負担と見なされます。 会社側から見ると、長期にわたる買掛金のある貸借対照表は、不安定な現金ポジションを示しています。 これらの欠点は、倫理的、法的、論理的な方法で克服できます。 APプロセス.
買掛金プロセスのコンポーネント
買掛金は複数のステップからなるプロセスであり、いくつかの重要なステップで構成されています。
- APは、クレジットシステムで商品/サービスを調達するという会社の決定から始まります。
- クレジットファシリティを提供するサプライヤーの選択。
- 許可されたクレジット日数、遅延支払い料金、早期支払いの現金割引などの観点からサプライヤーのクレジットポリシーを比較し、会社に最適な条件でサプライヤーを選択します。
- 以下 調達手順 - 購買依頼、 発注書、請求書、領収書 - ビジネスの。
- 商品が受領されたら、帳簿の請求書/請求書を買掛金として会計処理します。
- 簿記は、社内および社外の監査と支出パターンの分析に役立ち、それが財務計画と基準および規制の遵守に役立ちます。
- 請求書の日付を追跡して、期日より前に支払いを確実にします。
- 期日までに支払いを行う
- 支払いが行われたことをベンダーに伝えます。
クレジットデュレーションを最大限に活用することで、キャッシュフローを効率的に管理できます。 ただし、クレジット条件の最も効率的な使用法は、請求書をいつ尊重するかを知ることであることに注意する必要があります。
従来の買掛金部門
手動の買掛金プロセスを担当するチームは、調達とサプライヤーに関連する金融取引の記録と処理を担当します。
この目的のために、さまざまな専門家が雇用されています。
- データ入力アナリストは、請求書を受け取ったら、デジタルシステムに請求書を入力します。
- 支払い処理アナリストは、支払期日の請求書の支払いを担当します。
- 例外アナリストは、請求書の不一致に対処し、支払いの失敗の問題を処理します。
- ベンダー管理 担当者はサプライヤ データベースを作成および管理し、それをさまざまな調達業務と関連付けます。
- 買掛金管理者は、エラーのないシームレスな請求書管理のためにチームと調整します。
チームのすべてのメンバーは、強力なサプライヤー関係の構築と維持に向けて取り組んでいます。 また、チームは AP の支出を注意深く監視し、内部統制を維持してキャッシュ アウトフローを保護する必要があります。
効率的でよく管理された 買掛金ワークフロー AP プロセスに関して、企業はかなりの時間と費用を節約できます。 組織は、まれに、 APの外注 外部機関への機能。
手動買掛金プロセスへの挑戦
手動買掛金プロセスには、次の問題があります。
- データの手動入力に伴う問題: 請求書をシステムに手動で入力すると、時間がかかり、非効率的で、エラーが発生しやすくなります。 これらはすべて、会社の機能と収益に大きな打撃を与える可能性があります。
- 支払いの遅延: 手作業による見落としや間違いにより、支払いが遅れたり、サプライヤーが不満を抱く可能性があります。 また、ベンダーに対するクライアントとしての会社の信用格付けと信頼性にも影響を与える可能性があります。
- 不幸な従業員：APプロセスに関連する多くのタスクの平凡で反復的な性質は、仕事の不満や従業員の離職を含む関連する問題につながる可能性があります。
- 扱いにくい情報: 会社の規模が大きくなり、処理する請求書が増えるにつれて、ベンダー、製品、サービス、コスト、配送、期日に関する情報の量が膨大になる可能性があります。 また、書類を見つけるのが難しくなり、簿記が悪夢になる可能性があります。
- データの不透明性: 多くの調達プロセスに取り組むために AP 部門の規模が大きくなると、紙の請求書や物理的な AP ドキュメントを追跡することは、不可能ではないにしても困難になる可能性があります。
- 不正の傾向：手動買掛金システムの可視性の欠如は、セキュリティの脆弱性と不正にあなたの会社をさらす可能性があります。
買掛金プロセスを自動化する利点
買掛金プロセスを自動化すると、次の利点があります。
- 時間短縮： 週労働時間の25％ 日常的な手動の請求書管理タスクに費やされ、より生産的な活動によりよく費やすことができる時間です。
- コスト削減: 12 つの請求書を手動で処理すると、15 ～ XNUMX ドルかかることがわかっています。 自動化により、このコストの多くを削減できます。 さらに、自動化されたソリューションは請求書の期日を追跡し、最適な時期に請求書を支払うのに役立ちます。これにより、キャッシュフローが改善され、延滞料金が回避され、ベンダーとのより良い関係が維持されます。
- 収益の創出: 自動化によって可能になったタイムリーな支払いは、延滞料金を回避するだけでなく、会社の信用格付けを改善し、ベンダーからの割引やリベートを受け入れられるようにします。
- エラーの削減: 手動の請求書管理では、人間の監視によるエラーが発生します。 自動化により、手動の買掛金プロセスに関連するエラーの多くを排除できます。
- 支払いの柔軟性：自動化により、請求書の支払い時期と支払い方法に関する意思決定が可能になります（たとえば、紙の小切手、ACH、またはキャッシュバックリベートを獲得する仮想カードを介して）。
- データのメンテナンスの改善: 書類を手動でふるいにかけるのは面倒で、エラーが発生しやすくなります。 デジタル データベースを維持することで、データへのアクセスと検索が改善され、調達から支払いまでのサイクルが合理化されます。 このような管理により、会社の購入とキャッシュフローを報告および追跡するための分析も可能になります。
- セキュリティ: 買掛金自動化ソリューションは、セキュリティを提供する中央サーバーまたはクラウドにデータを保存できます。
買掛金ソフトウェアで何を探すべきか
を選択することが重要です。 AP自動化ソフトウェア 投資収益率を最大化します。 買掛金自動化ソフトウェアには、データ キャプチャ、請求書処理、自動承認、および支払いが含まれている必要があります。 AP 自動化ソフトウェアを探す際に求めなければならない基本的な機能は次のとおりです。
- 正確な請求書データのキャプチャ：請求書データを一般的なデジタル形式に変換することは、AP自動化の効率を高めるための最も重要な側面のXNUMXつです。 手動でのデータ入力は費用がかかり、エラーが発生しやすく、時間がかかります。 優れたOCRツールを使用すると、人の介入なしに関連データをインテリジェントにキャプチャできるため、時間、費用、人的エラーを節約できます。
- 簡単な請求書承認: 請求書を承認するのは多忙なマネージャーやエグゼクティブであることが多く、自動化された請求書承認は、そのような担当者にとって簡単で直感的で便利なものでなければなりません。 承認者は、請求書にアクセスするデバイスに関係なく、シングル クリックで請求書を表示および承認できる必要があります。
- AP請求書をリアルタイムで追跡する機能：ワークフローツールでは、すべての利害関係者が請求書を簡単に追跡できるようにする必要もあります。 これにより、アカウント処理プロセスの遅延、誤解、管理ミスを回避できます。
- 既存の会計システムとの統合: 会社は他のデジタル プラットフォームやソフトウェアを使用する可能性があり、AP ツールはそれらと統合して、データと運用の不一致を防ぐ必要があります。
- 支払いの自動化: AP プロセスの最後のステップは支払いです。 すべての承認が記録された後、ソフトウェアは、その特定の調達の買掛金プロセスを完了して閉じるために、サプライヤーへの支払いを開始および処理できる必要があります。
- データ ストレージ: 会社のニーズに応じて、すべての AP データを集中型サーバーまたはクラウドに保存できます。 ストレージのタイプは、AP 自動化を開始する前に会社が決定する必要があります。
まとめ
アカウント処理操作の自動化により、時間の遅延、エラー、および人的労力の無駄など、手動プロセスに関連する問題を排除できます。
Nanonets などの効率的な AP ソフトウェアは、調達から支払いまでのプロセスを改善し、税務コンプライアンスを確保し、自動化することができます。 3ウェイマッチング、 最適化 AP 日または DPO、詐欺を防止し、キャッシュフローを合理化し、ベンダーとの関係を維持し、後世のためにデータを保存します。 自動化は効率性を高め、長期的な価値のために調達から支払いまでのプロセスを調整できます。 AP プロセスをデジタル化すると、ベンダーとクライアントの関係が競争上の優位性に変わり、ビジネス戦略が前進します。
