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タイムリーな請求はビジネスの重要な部分です。特に、ビジネスが小規模な場合や、キャッシュフローが限られており、タイムリーな支払いに依存しているフリーランサーの場合はなおさらです。
請求の考え方は、顧客に提供した製品またはサービスの領収書を生成して、顧客が後で返済できるようにすることです。 しかし、それを難しくしているのは、請求書を作成してから支払いを待つまでの期間です。
ここで、オープンインボイスという用語が登場します。 記事を読んで、未決済の請求書の詳細な分析を行ってください。 彼らは何ですか? Open Invoiceはどのように機能しますか?
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オープンインボイスとは何ですか?
オープンインボイスは、あらゆるビジネスの現金の継続性に不可欠な役割を果たしますが、理解するのは難しいことではありません。 未決済の請求書は、ベンダーまたはサプライヤが提供した製品またはサービスについて顧客に発行する請求書ですが、まだ支払われていません。
あなたのビジネスが顧客に製品またはサービスを提供するとき、あなたは彼らに支払期日と提供されたサービスに関連する詳細を示す支払い請求書を発行します。 この請求書には、支払いの期日と希望する支払い方法に関するすべての詳細が記載されています。
これは、請求書がクライアントに送信されたがまだ支払われていないため、請求書が開いていると言われる支払いプロセスのポイントです。 オープンな請求書は、あなたのサービスに対してあなたに支払うというクライアントのコミットメントを示しています。
未決済の請求書について
幸いなことに、未決済の請求書を理解することはまったく難しくありません。 これらは、クレジットベースのトランザクションを行う企業の会計サイクルの一般的な部分です。
これは、支払い期日が到来しているベンダーに関しては聞こえるかもしれませんが、未決済の請求書は、クライアントとベンダーの両方にとって、特定の支払い期日が到来していることの証拠として機能し、限られた時間枠で支払う必要があります。
未決済の請求書の生成に関しては、厳格なルールはありません。 通常、未決済の請求書は次の情報で構成されます。
- 一意の請求書番号とPO番号
- 会社と顧客の名前と住所
- 提供される商品またはサービスの詳細
- 供給日と請求書が作成されました
- 各アイテムの費用と未払い額の合計
- 期日とお支払い方法
すべての請求書はまだ支払われていないため、未決済であると言われています。 請求書を作成する際には、クライアントの購入の詳細と一致するようにすべての詳細を正しく追加することが重要です。 正しく入力しないと、お支払いが遅れる場合があります。
一部の会社は、支払いを行うために銀行の詳細とともに未決済の請求書をクライアントに送信しますが、他の会社は、別の支払い方法オプションにリダイレクトするためのリンクを送信する場合があります。
オープンインボイスはどのように機能しますか?
技術的には、未決済の請求書の処理は、見た目ほど複雑ではありません。 クライアントがあなたのビジネスから商品やサービスを購入すると、あなたのビジネスの支払い部門はあなたにお金を借りている顧客にオープンな請求書を送ります。
顧客が未決済の請求書を受け取ったので、その経理部門は、請求書照合プロセスを使用して、請求書が合法で正確であることを確認します。
未決済の請求書に違いが見られる場合は、顧客の経理部門がそれをベンダーに返送して確認します。 ただし、未決済の請求書に矛盾がない場合は、ベンダーが提供する期間内に支払う必要があります。
合意された期間内に請求書が支払われない場合、ベンダーは、支払い遅延のペナルティとして顧客に追加料金を請求する場合としない場合があります。
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請求書照合プロセスとは何ですか?
これは、顧客の財務部門が未決済の請求書の詳細を顧客の購入の元の詳細と照合するプロセスです。
自動化された請求書照合プロセスにより、発注書(PO)と未決済の請求書の間に矛盾がないことが保証されます。 これには、次のような一致する情報が含まれます。
- サプライヤ名
- ベンダーコード
- 数量
- 注文書
- 購入金額
- 等
一般的な種類の未決済の請求書
さまざまな種類の未決済の請求書があります。 一般的なものもあれば、他のものよりも厳密に処理する必要があるものもあります。 未決済の請求書の一般的なタイプは次のとおりです。
オンライン保留中の支払い
オンライン支払いは通常、支払い処理業者を通じて生成されます。 購入者の銀行口座で支払いが行われない場合は、保留中のオンライン支払いカテゴリに分類され、顧客が支払いを行うと確認されます。
これらの請求書は請求書の自動化によって生成され、手動で請求書を生成する必要はありません。 請求書の自動化とその利点については、この記事の後半で説明します。
手動、オフラインの保留中の支払い
名前が示すように、手動のオフライン保留中の支払いは、保留中のフェーズでスタックしている現金、小切手、または銀行振込である可能性があります。
オンライン支払いとは異なり、オフライン支払いでは、顧客が行った取引の支払いステータスを手動で更新する必要があります。
札
請求書は、期日を過ぎた未決済の請求書です。 支払い処理業者は、期日後に支払いを「撤回」として自動的にマークします。 ビルは、顧客から支払われるまで、未決済の請求書としてシステムに残ります。
また、支払いの遅延は、顧客が支払いをどのように処理するかを示しており、支払いの送信に問題がある可能性があります。 ベンダーは、顧客へのペナルティとして追加料金を請求する場合があります。
支払いの失敗
不完全な支払いとも呼ばれ、失敗した支払いは、顧客の責任のために発生する支払いです。
支払いの失敗は、顧客の銀行の詳細が正しくない、顧客の口座に十分な資金がないなど、いくつかの異なる理由で発生する可能性があります。
割引と料金
多くのベンダーは支払いが遅れたためにペナルティ料金を請求する可能性がありますが、タイムリーな支払いと協力のために忠実な顧客に割引を提供するベンダーもあります。
支払い遅延によるペナルティは通常20ドルから55ドルの範囲であり、一部のベンダーは顧客に支払いを行うための猶予期間を提供する場合もあります。 債権者は、支払い遅延のペナルティとして、年間10%の利息を請求しないことをお勧めします。
支払いを受け取る前の早期割引は、顧客ができるだけ早く支払いを行うように動機付けるのに役立ちます。 キャッシュフローの問題を抱えているベンダーは、顧客にキャッチーなオファーや割引を提供することで、期限内の支払いの恩恵を受けることができます。
反復的な手動タスクを自動化したいですか? Nanonetsワークフローベースのドキュメント処理ソフトウェアを確認してください。 請求書、IDカード、または自動操縦のドキュメントからデータを抽出します。
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請求書の例を開く
請求書保管プラットフォームである Quickbooks の例を見てみましょう。世界中で使用されているWebベースの会計ソリューションです。 Quickbooks は、未処理の (未支払いの) 請求書を確認するための包括的な方法を提供します。企業がデータを整理しておくのに役立ちます。
Quickbooksで未決済の請求書のレポートを取得する方法を見てみましょう。
- メニューバーから「レポートメニュー」を開きます。 ドロップダウンメニューが表示されたら、「顧客と売掛金」をクリックします。 次に、「請求書を開く」をクリックします
- レポートの表示方法を並べ替えることもできます。 日付フィールドでデータをフィルタリングするか、「並べ替え」メニューのさまざまなオプションから選択できます。 レポートを並べ替えたくない場合は、フィールドを「デフォルト」設定のままにします。
- 特定の請求書を表示できます。 また、後でもう一度表示したい場合に備えて、特定の請求書の並べ替え設定を保存することもできます。
- レポートを印刷することもできます。 「印刷」をクリックしてプリンタに送信するか、Excelシートに表示する場合はエクスポートします。
これらは、Quickbooksで開いている請求書レポートを表示するために実行できるオプションの一部です。
オープンインボイスの課題
未決済の請求書の最大の課題のXNUMXつは、同時に未決済の請求書が多すぎることです。 それはあなたのビジネスがまだ支払われていない非常に多くの請求書で構成されていることを意味します。 未決済の請求書が多すぎると、ビジネスにキャッシュフローの問題が発生する可能性があります。
さらに、あなたはあなた自身の支払いを支払うことができなくなり、その結果、ビジネスプロセスを停止することになります。 この問題は、請求書割引サービスを利用することで解決できますが、長期的にはそれほど効果的ではない可能性があります。
第三者は、未決済の請求書を処理する責任を負います。 彼らはあなたが不良債権を取り除くために作られた利益のパーセンテージを必要とします。 これは、利益率の一定の割合を消費するため、有益で長期的な解決策ではありません。
ロボットプロセス自動化を使用したいですか? Nanonetsワークフローベースのドキュメント処理ソフトウェアをチェックしてください。 コードはありません。 面倒なプラットフォームはありません。
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未決済の請求書から未決済の請求書まで
未決済の請求書は、クライアントがベンダーに支払いを行った後の未決済の請求書と呼ばれます。 両方の当事者が完了したトランザクションを記録し、それをクローズドインボイスにします。
顧客の場合、支払いは買掛金勘定へのクレジットとして記録されます。 また、支払の詳細は通常、請求書番号とベンダーの情報で構成されます。
さらに、これにより、企業は監査の準備をし、支払いプロセスに問題がある場合はすべてを記録することができます。 ベンダー側では、クローズされた請求書は顧客による支払いのメモとして記録されます。
両当事者は現在、行われた支払いの明確な記録を持っています。 これで、未決済の請求書が未決済の請求書に移行され、仕入先と得意先の両方のシステムに記録として残ります。
未決済の請求書が支払われるとどうなりますか?
上記のように、未決済の請求書の支払いを受け取ったら、請求書を閉じることができます。 請求書が支払われなかったとき、それは未決済の請求書であると言われました。 支払いが行われ、ベンダーがそれを受け取ったので、未決済の請求書は未決済の請求書に変換されます。
オープンインボイスソフトウェアはどのように機能しますか?
請求書発行ソフトウェアは、請求書を自動化するためのツールです。 提供されたサービスと製品のオープンな請求書を生成して顧客に送信します。 このツールは、製品とサービスの詳細とコストの詳細を含む請求書を自動的に作成し、購入者に送信します。
簡単に言えば、請求書ソフトウェアは正確さと自動化のために設計されています。 請求書を定期的に送信する必要があるビジネスの場合、請求書の自動化は、正確かつ効果的に行われることを保証しながら、反復的なタスクを処理するのに役立ちます。
請求書や領収書を扱う場合、またはIDの確認について心配する場合は、Nanonetsをチェックしてください。 オンラインOCR or PDFテキストエクストラクタ PDFドキュメントからテキストを抽出するには 無料で。 詳細については、以下をクリックしてください Nanonetsエンタープライズ自動化ソリューション.
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請求書発行ソフトウェアの機能は何ですか?
請求書発行ソフトウェアには、請求書の自動化を行うためのいくつかの異なる機能があります。 その機能は次のとおりです。
請求書の作成を開く
それはあなたがきれいでプロフェッショナルなオープンな請求書を作成することを可能にします。 ブランドに合わせてこれらの請求書をカスタマイズすることもできます。
顧客レコードの作成
レコードの作成は、未決済の請求書を生成する際に不可欠な部分です。 請求ツールを使用すると、顧客の購入と支払いに関連する記録を作成できます。 これらのレコードは、装備されたデータベースに保存できます。
クレジットカード処理
このシステムは、クレジットカードに迅速に請求することで時間を節約します。
組み込みの事前定義されたテンプレート
多くのツールには、開いた請求書を簡単に作成できるようにするテンプレートが組み込まれています。 目的のテンプレートを選択して、フィールドに入力するだけです。
複数の通貨設定
複数の通貨設定は、領収書の管理、支払いの受け取り、税金の管理に役立ちます。 これは、グローバルな事業を展開する企業に利益をもたらします。
情報の送受信
一元化されたデータベースが利用できるため、情報をすぐに送受信できます。
請求書と支払いレポート
優れた請求ソフトウェアは、税務報告に外部システムを使用する必要性を最小限に抑えます。 システム内で請求書、支払い、および税レポートを作成できます。
請求書発行ソフトウェアは何をしますか?
請求書発行ソフトウェアを使用すると、次の主要なプロセスを実行できます。
請求書を作成してカスタマイズする
請求書ソフトウェアを使用すると、開いている請求書を作成およびカスタマイズできます。 従来の請求書とは異なり、自動請求書では、組み込みのテンプレートを使用して請求書を生成できます。
請求と支払いを容易にする
請求ツールには、請求と支払いを便利に処理する機能があります。 これにより、顧客が直接支払いを行うことができるオンラインポータルを作成し、受け取ったらすぐに処理することができます。
また、請求書発行ソフトウェアは、外貨を受け入れることを可能にする複数の言語と通貨をサポートしています。
レポートを生成する
請求ツールは、レポートの生成を容易にし、未処理の請求書のレポートを追跡および監視するのに役立ちます。
反復的な手動タスクを自動化したいですか? 効率を高めながら、時間、労力、お金を節約しましょう!
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請求書自動化のメリット
支払いの失敗や遅延を最小限に抑える
適切なソフトウェアソリューションを使用すると、すべての請求書を追跡することで、支払いの滞納や遅延を最小限に抑えることができます。 支払いを逃さないように、請求のコミットメントを正確かつ積極的に監視します。
プロのイメージを維持する
優れたプロフェッショナルな課金ソリューションは、評判を向上させるのに役立ちます。 ほとんどの請求書発行ソフトウェアでは、ロゴをカスタマイズしたり、支払い文書や請求書を開くための他のデザインを改善したりすることもできます。 それはあなたが他のベンダーとあなたの顧客の間で専門的なアプローチを持つことを可能にするでしょう。
不正行為を最小限に抑え、セキュリティを向上させる
請求書発行ソフトウェアには、支払いプロセスへの安全な請求を保証し、詐欺やハッキングからユーザーを保護するためのセキュリティ機能もあります。 これは、手動プロセスよりも安全な請求書作成方法です。
請求書をより速く正確に作成する
手動の請求書生成とは異なり、請求書の自動化により、可変要素を入力するだけで請求書をより迅速かつ正確に作成できます。
どこでも請求書を生成する
ほとんどのオンライン請求ソフトウェアは、インターネット接続があればどこからでも請求書を生成できるクラウドコンピューティングとWebベースのテクノロジーを介して接続されています。
ベンダーとサプライヤーを幸せに保つ
ベンダー、サプライヤー、その他の請負業者との良好なビジネス関係の感覚として、良好な関係を築くことが不可欠です。 請求書の自動化により、請求書をより迅速に処理できるため、支払いが迅速になり、ベンダーとクライアント間の全体的な関係が改善されます。
正確なキャッシュフロー
請求書の自動化により、正確なキャッシュフロー数を確認できます。 それはあなたがあなたのお金がどこにあるか、どれくらいのお金がアカウントに保存されているか、そしてどれだけ残っているかを見ることができます。 キャッシュフローを手動で文書化する必要はありません。
従業員の解放
オープンな請求書を生成するための請求書作成ソフトウェアがある場合、これにより、手動および従来の請求書生成による従業員の負担が確実に軽減されます。 未決済の請求書の詳細を生成して照合するために何時間も費やす必要はありません。 これにより、従業員は他のことに時間を費やして生産性を向上させることができます。
未決済の請求書は、支払額の記録を残すことができるため、ビジネス面で役立ちます。 未決済の請求書をよく理解しておくと、買掛金プロセスをすばやくスキャンするのに役立ちます。 これで、未決済の請求書とは何か、それらがどのように機能するか、および未決済の請求書を生成する際に請求ソフトウェアが果たす役割がわかりました。
今こそ請求書発行ソフトウェアに投資して、手間をかけずにエラーのない未決済の請求書を作成するときです。 買掛金の自動化を活用します。
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