数年前、サプライヤーとバイヤーはオークションハウスに並び、(双方にとって)最良の価格で最高の製品を見つけるために直接交渉して取引を行っていました。言うまでもなく、インターネットによって日常的な B2B 勧誘のオークション ハウスは消滅しましたが、モデルは残りました。交渉はデジタル化され、遠隔化されましたが、ほとんどのベンダーと調達業者は手動の人間主導のプロセスを経ていました。過去XNUMX年間、調達は基本的にアナログシステムであり、デジタルで管理されてきました。
しかし、人工知能 (AI)、機械学習 (ML)、自動化により、オークション ブロックからラップトップへの移行と同じくらい劇的な方法でそのフレームワークが変化しつつあります。それは呼ばれています そして傾向がある or 入札、 そしてそれは企業の管理方法を変えつつあります 調達サイクル 時間とストレスが軽減され、最終的にはすべての関係者にとって多くの点でより安全な方法で実現できます。
電子入札は企業の対応方法に革命をもたらしました 調達から支払いまでのプロセス。これはデジタル化され、合理化された効率的なプロセスであり、時間がかかり、間違いが起こりやすい事務手続きの必要性を排除します。
しかし、電子入札は具体的にどのように機能し、どのようなメリットがあるのでしょうか?それについて、このわかりやすいガイドで検討していきます。電子入札とその利点について詳しく説明し、電子入札プロセスを自動化する方法について説明します。
電子入札とは何ですか?
電子入札は、商品、サービス、またはプロジェクトの入札と提案を提出するためのオンライン プロセスです。電子入札は、調達プロセスの効率と透明性を最大限に高めることを目的としています。これは、オンラインでの入札の公開、招待、受信、評価を含む調達へのデジタル化されたアプローチです。
上で参照したように、e テンダリングは、従来の調達アクション (ライブ ネゴシエーションまたは長時間にわたるやり取り) から、オンライン AI を活用したモデルへの完全な移行です。オークションブロックの代わりに、ベンダーとバイヤーは電子入札システムをホストする仲介業者を利用します。これは重要な点です。高価なハードウェアを購入してインストールしたり、複雑なソフトウェア システムを操作したりする必要がないことを考慮すると、新しいモデルへの適応は簡単です。ほとんどの場合、ユーザー エクスペリエンスはオンライン トランザクションに期待されるものと同じです。
電子入札は標準入札のライフサイクル全体をカバーしますが、自動化されています。電子入札がどのように機能するかについては後ほど詳しく説明しますが、簡単に言うと、調達側が標準文書を提出し、電子入札プラットフォームが舞台裏で機能して、適切で適格なサプライヤーとその買い手を結びつけることになります。さまざまな文書化とコンプライアンス要件を満たしながら。
電子入札はどのように機能しますか?
電子入札 ことができます 入札者は提案依頼書 (RFP) に応じて情報を提出する必要があります。 定められた期限までに。それには、 文書の作成、交換 電子署名 および メッセージング, サプライヤーの評価 調達の機会に。
電子入札プラットフォームを通じて入札を募集する場合、調達者は標準的な提案/見積依頼書 (RFP/見積依頼)、入札招待状(ITT)、または入札招待状(NIT)。さらに、弁護士は、面接前のアンケートを含めることで応募者を事前に選別することができ、オンライン調達プラットフォームで許可されている場合には、特定の属性を除外することもできます。
次に、オンライン入札により、審査と関与が容易になります。調達担当者は、ドキュメントを精査し、プラットフォームから直接潜在的なベンダーのデューデリジェンスを実行し、さらなる議論のためにベンダーに連絡することができます。電子メールのスレッドや添付ファイルを調べて特定のデータ ポイントを見つける時代は終わりました。 調達ライフサイクル 1 つの集中ハブに住んでいます。
同様に、電子入札またはオンライン入札プラットフォームでは、審査担当者がデューデリジェンスと各ベンダーの提供内容に従ってベンダーを「ラックアンドスタック」できます。これにより、ワンストップの候補リストを作成して選択肢を簡単に比較したり、最終承認のために上級リーダーにチェーンを送信したりすることができます。
最後に、多くのオンライン入札プラットフォームでは、調達者が特定のベンダーに対してトリガーを引くことを希望すると、承認時にプロセスが自動的にトリガーされます。これには、コンプライアンスおよび記録管理に必要な最終文書とともに、事前に交渉された最終条件の送信または確認が含まれます。
現実世界での電子入札
Web 入札は主に最高レベル、つまり企業対政府 (B2G) および企業の企業間 (B2B) で行われます。多くの場合、これらの組織は大規模であり、その範囲のために本質的に官僚的であるため、通常、調達と入札を管理する際に最大の摩擦が発生します。そのために、オンライン入札は、こうした大規模な業務にとって大きな変革をもたらします。
B2G ウェブ入札
世界の政府は、入札募集を管理するために電子入札プラットフォームをますます重視しています。規制や法律上の懸念は政府調達にとって最も重要であるため、調達ライフサイクルを一元的でアクセスしやすく、十分に文書化されたプラットフォーム上で維持することで、従来の入札システムに伴う頭痛の種の多くが解消されます。同様に、コスト効率を常に重視しているため、電子テンダリングは従業員の労働時間を数え切れないほど節約するとともに、紙の無駄を削減するための主要な選択肢であることを意味します。
電子入札プラットフォームは近年その範囲と範囲を拡大しましたが、2007 年以上にわたって政府契約にとって極めて重要な役割を果たしてきました。 2,000 年に遡ると、ロンドン当局は eTendering サービスを利用して、XNUMX 以上の労働契約の入札を募り、準備と支援を行っていました。 2012オリンピック.
このケースでは、プラットフォームによって建設請負業者やベンダーが現在および将来の契約を常に把握できるようになり、競争入札に向けて最適な立場に立つことができました。同時に、このプロセスにより、数千の契約に及ぶプロセス全体が単一のソース システムに統合され、ロンドン当局は数え切れないほどの時間を節約することができました。この動きはまた、コンプライアンスを強制し、今日でも監査可能な正確な記録保持を確保し、競争の激しい契約入札に関連する訴訟やその他の懸念から調達者を保護しました。
B2B オンライン入札
Thermo Fisher Scientific は、さまざまなヘルスケアおよび科学研究機器を供給する米国の大企業で、B2B 電子入札分野における先駆的なユーザーです。同社は、 ケーススタディ デジタル調達モデルへの移行が B2B にどのように効果的に変革をもたらしたかを強調 調達 システムとプロセス。新しいテクノロジーを活用することで、Thermo Fisher の顧客は、同期されていない注文フローと面倒な承認プロセスという最大の問題点と戦うことができます。新しいプラットフォームの使用:
1. ユーザーは Thermo Fisher のオンライン カタログを安全に閲覧し、カートに商品を追加しました。
2. その後、発注チームはカートを管理者に提出して承認を求めました。
3. 経営陣は承認後、システムを通じて電子発注書をプッシュしました。
4. プロセス全体を通じて、企業全体の意思決定者は、後で使用できるように正確な記録を維持しながら、可視性を得ることができました。
このモデルは電子入札よりも「調達と支払い」に沿っていますが、プロセスとシステムは同等です。この場合、調達者は単独のベンダー (Thermo Fisher) を要請します。範囲をサードパーティの調達プラットフォームでホストされている複数のベンダーにわずかに拡大するだけで、Web 入札の効果は明らかです。この仮説では次のようになります。
1. 調達者は、第三者の電子入札プラットフォームに入札リクエストを送信します。
2. Thermo Fisher や競合他社を含むベンダーは、デジタル カタログまたは在庫シートと一緒に提案書を送信します。
3. 調達担当者は各案件を閲覧し、最終決定を下す前に承認対象の候補リストに選択肢を絞り込みます。
この場合、Web 入札には「」と同じ利点があります。調達して支払うThermo Fisher が開発したプラットフォームには大きな利点がありました。単一供給元のサプライヤーに依存するのではなく、買い手は競争入札の雰囲気を作り出し、調達者が望むその他の条件に加えて、最高の製品を最低価格で確実に入手できるようになったのです (post) -購入サポート、定期的な注文フローなど)。
電子入札のメリット
Thermo Fisher の例では、調達チームに対するいくつかの詳細な利点を強調しましたが、エンタープライズ レベルの戦略的利点は電子入札プラットフォーム全体で際立っており、チーム レベルのユーザーに利益をもたらし、同時に管理の観点から物事を簡素化します。
- コスト削減: e テンダリングの主な利点は、アナログ調達に関連する材料費とともに人件費も削減できることです。
- より良い視点: 閉ループのエコシステム内で各ベンダーのメリットを評価することで、手動で個別に提案を分析するのではなく、各入札者の相対的な強みを相互に比較して簡単に評価できます。
- 文書化と透明性: プロセス全体がプラットフォーム内で行われるため、範囲と資格に関して全員が同じ認識を持っています。すべての文書は、デジタル フレームワーク内に無期限に保存されるか、規制の要求を満たすために調達後にローカルでホストされます。さらに、一般的ではありませんが、電子入札またはオンライン入札プラットフォームを通じて記録を維持することは、被害の軽減と修復に役立ちます。 ベンダー詐欺 それが起こったとき。
電子入札における課題
もちろん、あらゆる新しいテクノロジーや新興テクノロジーと同様に、障害や摩擦は避けられません。同様に、ユーザーは、単にテクノロジーを導入して統合するだけでなく、電子入札には従来のプロセスと比較していくつかの課題があることに気づくでしょう。
- 学習曲線: 電子入札または電子入札サービスを提供するほとんどの調達プラットフォームはデジタル ネイティブにとって直観的で簡単ですが、従業員がサービスを最大限に活用し、システムを適切に使用できるようにするためには、従業員をオンボーディングする必要があります。
- サプライヤーの事前作業の拡大: 購入者の仕様によっては、ベンダーは予想よりも多くの事前審査書類作成や書類提出を完了する必要がある場合があります。
- 独自の入札制限: 一部のベンダーは、基本的な固定価格入札を超える革新的な価格体系を提供しています。このような場合、他の入札者と簡単に比較できないため、eTendering プラットフォームはこの価格設定の機会を促進できない可能性があります。
まとめ
電子入札は以前から存在していましたが、AI と自動化の開発により、過去 2 年間で業界が本格的に動き始めました。 eTendering は、従来の調達によく伴う難題を解決し、ベンダーとバイヤーが同様に機会を最大化し、当面のタスクに適した最も相互に有益な契約を確保するのに役立ちます。
特に政府契約においては、電子入札プラットフォームを活用することで、増大する官僚的要求や規制上の要求が軽減されます。 eテンダリングプラットフォームは、入札を評価する前に大量の入札者文書を精査して適格性を検証するのではなく、購入者のパラメータに従って事前審査を行います。また、すべてのドキュメントは(プラットフォームによって保証されている場合)永続的にホストされるため、購入者は透明でアクセス可能な紙の証跡があることを知って安心できます。
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