財務調整は、企業の財務記録の信頼性と正確性を確保する上で極めて重要な役割を果たします。 この重要な実践には、取引やその他の財務活動を裏付け文書と比較し、発生する可能性のある不一致を解決することが含まれます。
財務調整は、企業内のさまざまな財務情報ソースを網羅する繰り返しのプロセスです。 その基本的な目的は、企業が受け取った収入が適切に入金されていることを確認し、出金が既知の支払いと正確に一致していることを確認することです。
財務調整とは何ですか?
Gartner は、財務調整を「XNUMX セットの財務記録を比較して、それらが一致していることを確認するプロセス」と定義しています。
財務調整では、企業が維持する内部記録と外部ソースからのデータという XNUMX つの情報セットが比較されます。 この比較により、企業の記録内のデータの正確性を検証できます。 ソース文書には、請求書、領収書、取引明細書が含まれます。 外部ソースには、銀行取引明細書、外部機関からの請求書および領収書などが含まれます。
財務調整は、月次決算などの会計期間の終わりに行われることがよくあります。 その目的は、決算報告書の正確性を保証し、完了した取引の正当性を検証することです。
財務調整には、文書レビューと分析レビューという XNUMX つの主な方法があります。 文書レビューでは、企業は自社の財務記録を調査し、領収書、請求書、明細書などのソース文書と比較します。 分析レビューでは、過去のデータが分析され、現在の数値と比較されるため、企業は重大な逸脱や不規則性を検出できます。
財務調整は、企業が自社の財務諸表を銀行記録と比較して一貫性を確保し、さらなる調査が必要となる可能性のある不一致を特定する銀行調整など、さまざまな状況で適用されます。
財務上の調整が重要なのはなぜですか?
企業の貸借対照表には支出と資産取得が反映されるため、財務調整の正確さが最も重要になります。 財務の正確性を確保することに加えて、財務調整には大幅なコスト削減のメリットがあります。 エラーを迅速に特定し、潜在的な超過請求を検出することで、企業は不必要な当座貸越手数料を回避し、不適切な支出を防ぐことができます。
上場企業にとって、アカウント調整は単に良い習慣であるだけでなく、法的要件でもあります。 不正確な調整は監査中に罰則を科せられる可能性があり、コンプライアンスと財務の安定にリスクをもたらします。 したがって、コンプライアンスのリスクを軽減し、財務上の健全性を保護するには、細心の注意を払って管理し、アカウント調整を真剣に検討することが重要です。
アカウント調整を優先することで、企業は財務諸表の完全性を確保し、財務上のエラーを最小限に抑え、潜在的な罰金から身を守ることができます。 そのメリットは単なるコンプライアンスを超えて広がり、財務上の安全性と最適化された運用の機会を提供します。
財務諸表を調整するにはどうすればよいですか?
アカウント調整のプロセスは、手動で実行されるか自動で実行されるかにかかわらず、正確さと整合性を確保するための一連の明確な手順に従います。
各ステップを詳しく見てみましょう。
ステップ 1: 統合する
アカウント調整の最初のステップは、実行する予定の特定の種類のアカウント調整に関連するすべての関連記録、請求書、元帳を編集することです。 たとえば、月次ベースでは、購入、支払い、支出、収益などのさまざまなトランザクションが発生します。 これらのトランザクションが記録されているソースを特定し、XNUMX か所に集めます。
ステップ2:比較する
口座調整プロセスの次のステップは、内部台帳に記録されたすべての取引を、銀行取引明細書またはその他の財務書類の対応するエントリと比較することです。 これら XNUMX つのデータ セットを並べて注意深く確認することで、対処する必要がある矛盾や不一致を特定できます。
ステップ3:特定する
このステップでは、銀行取引明細書に記載されていない内部レジに記録された支払いを特定することに重点を置きます。 このような支払いには通常、銀行がまだ把握していない現金取引が含まれます。 さらに、銀行に預けられた小切手の場合、銀行取引明細書に反映されるまでに時間がかかる場合があります。 このような種類の取引を認識することで、銀行取引明細書からそれらを差し引いて、不一致を引き起こす可能性のある潜在的なタイミングの違いを考慮することができます。
ステップ4:確認する
調整が必要な取引を特定したら、それらを適切に記録することが重要です。 たとえば、銀行取引明細書に反映されていないレジからの領収書を見つけた場合は、それらを調整に追加します。 同様に、銀行取引明細書に内部記録に記載されていない項目を見つけた場合は、それらが含まれていることを確認してください。 目標は、内部台帳と銀行取引明細書の間で現金取引を調整し、同期することです。
ステップ 5: エラーを見つける
まれではありますが、重複記録、誤った取引入力、手数料の誤計算など、銀行側でエラーが発生する可能性があります。 正確な照合を維持するには、銀行取引明細書を注意深く確認し、存在する可能性のある間違いを直ちに特定することが重要です。 矛盾が発見された場合は、これらのエラーを銀行に通知し、修正に必要な情報を提供する必要があります。
ステップ 6: 残高記録
矛盾が解決され、エラーが修正されたら、次のステップは、すべての記録のバランスが取れており、財務状況を正確に反映していることを確認することです。 これには、調整されたデータをレビューし、調整された数値が全体的な財務状況と一致していることを確認し、内部台帳と銀行取引明細書の一貫性を実証することが含まれます。
財務調整のメリットは何ですか?
財務調整は、組織の全体的な財務上の健全性を維持するために不可欠な要件です。 会計チームは、エラーなく照合プロセスを一貫して効率的に実行することを目指しています。
このプロセスの取り扱いを誤ると、決算期に重大な影響を及ぼし、将来的にはさらに重大な問題が発生する可能性があります。
財務調整の具体的な利点は次のとおりです。
- 財務上の完全性の強化: アカウントの調整は、組織の全体的な財務上の完全性を維持するために非常に重要です。 財務記録の正確性と信頼性を確保することで、利害関係者間の信頼を確立し、情報に基づいた意思決定をサポートします。
- エラーの検出と防止: 調整のプロセスを通じて、誤った計算、省略、重複、人的エラーなどのエラーを迅速に特定し、修正することができます。 これは、エラーの伝播を防ぎ、財務データの整合性を確保するのに役立ちます。
- 不正行為の検出と防止: アカウント調整は、財務記録内の潜在的な不正行為や異常な活動を明らかにする上で重要な役割を果たします。 さまざまなレコードのセットを比較することで、組織は不一致、不正な取引、不正行為を示すパターンを検出できます。 これは、会社の資産を保護し、財務リスクを軽減するのに役立ちます。
- 正確な財務報告: 総勘定元帳 (GL) の口座残高を外部文書と照合することで、財務報告の有効性と正確性が保証されます。 このプロセスにより、記録された口座残高が裏付け書類と一致しているという透明性と安心感が得られ、財務諸表の信頼性が高まります。
- キャッシュ フロー管理の向上: 口座調整により、実際に利用可能な資金を反映したバランスのとれた総勘定元帳残高を維持することで、銀行口座の当座貸越を回避できます。 GL 口座と銀行取引明細書を照合することで、組織はキャッシュ フローを効果的に管理し、不必要な手数料や違約金を防ぎ、情報に基づいた財務上の意思決定を行うことができます。
- コスト削減: 調整プロセス中に財務記録を精査することで、組織は隠れた手数料や不必要な経費を特定できます。 これには保管料、燃油特別付加運賃、サービス料、管理手数料などが含まれます。 これらの料金を特定して検証することで、企業はより良い条件を交渉し、不必要なコストを排除し、最終的にコスト削減を達成することができます。
- 業務効率: 財務調整は、業務運営のさまざまな側面における遅延、不正確、または予期せぬ活動を明らかにするのに役立ちます。 たとえば、在庫調整中に、出荷遅延の不一致、数量カウントの誤り、または異常なレベルの損傷が特定されることがあります。 これにより、組織は迅速に是正措置を講じ、業務効率を最適化し、正確な在庫記録を維持することができます。
Nanonets を使用して財務調整を自動化する
Nanonets は、機械学習 OCR テクノロジーを活用した主要なプラットフォームであり、財務調整プロセスを合理化するための包括的なソリューションを提供します。 Nanonets は、銀行取引明細書やさまざまな文書からのデータ抽出を自動化することで、手動でのデータ入力の必要性を最小限に抑え、エラーのリスクを軽減します。
カスタマイズ可能なワークフローにより、企業は取引日や金額など、抽出したいデータ ポイントを指定し、カスタム ロジックに従ってそれらを処理できます。 この自動化により手動作業が不要になり、時間が節約され、抽出されたデータの精度が保証されます。
許容レベルに違反する一致エラーには即座にフラグを立て、成功した一致に対するさらなる承認を容易にします。 Nanonets に組み込まれた強力な ML 機能を使用すると、企業は支払いパターンを認識し、支払いと請求書を照合し、レビューのために例外にフラグを立てるようにシステムをトレーニングできます。
このプラットフォームは、月末決算プロセスを一般的な ERP、会計ソフトウェア、および Sage、Xero、Netsuite、Quickbooks などのその他のビジネス ツールとシームレスに同期および統合し、財務調整のための包括的かつ効率的なソリューションを提供します。
取り除く
財務調整は、企業の財務記録の信頼性と正確性を維持するための重要な実践として機能します。 内部記録を外部データソースと比較することで、企業は金融取引の正確性を検証し、入金資金と出金資金が適切に調整されていることを確認できます。
この繰り返しのプロセスは不一致を特定して解決するのに役立ち、健全な財務管理の強固な基盤を提供します。 財務調整のベストプラクティスに従うことで、企業は透明性を維持し、規制を遵守し、信頼できる財務データに基づいて情報に基づいた意思決定を行うことができます。
課題が生じる可能性もありますが、財務調整の重要性を理解し、Nanonets のような自動化ツールを活用するなどの効果的な戦略を導入することで、プロセスを合理化し、リスクを軽減し、最終的には企業の財務業務の全体的な成功と完全性に貢献することができます。
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