ファイルキャビネットを通り抜け、書類の山を通り抜ける時代はとっくに過ぎ去っています。 今日の企業は、PC、スマートフォン、タブレットなどのデバイスを介してすべてのファイル、ドキュメント、および記録にアクセスできる電子ストレージを使用しています。 これにより、重要な情報の取得と管理がより簡単かつ迅速になります。 実際には、 デロイトによる調査 は、企業の 85% が今後数か月でデジタル イニシアチブを加速していることを示しています。
ただし、ドキュメントを手動で管理および取得することは、依然として時間がかかり面倒です。 また、ファイルの破損や紛失につながる人的エラーのリスクも排除されません。 したがって、ビジネスのドキュメント管理システムに投資することが重要です。
ドキュメント管理ソフトウェアまたは DMS は、ビジネスで毎日使用するすべてのドキュメントを保存、管理、取得するソフトウェアの一種です。 作成から実装まで、すべての電子ファイルや紙ベースのドキュメントをライフサイクル全体で処理します。 最も重要なことは、プロセスが自動化されるため、すべてのファイルの整理と取得に費やす時間を減らし、他の重要なタスクにより多くの時間を割くことができるということです。
ドキュメント管理システムがどのように機能するかは、投資するソフトウェアによって異なります。ただし、一般的に、すべてのファイルをデジタル化し、単一のデータベースに保存して簡単に検索およびアクセスできるようにすることで、ビジネスに役立ちます。 紙ベースのドキュメントをデジタル ファイルに変換するスキャン機能とイメージ キャプチャ機能を備えているものもあります。 また、AI や機械学習テクノロジを活用して、ドキュメントからデータを即座に取得する企業もあります。 ドキュメント管理ソフトウェアを使用して、ドキュメントの信頼性を検証し、組織内で承認ワークフローを作成し、データのバックアップと回復を自動化することもできます。
ドキュメント管理ソフトウェアが提供する機能は他にもたくさんあります。 ドキュメント管理ソフトウェアに対する世界的な需要が高まっているのは、その利点のためです。 5.55年に2022億ドルに達した 16.42 年までに 2029 億 XNUMX 万ドルに達すると予想されています。
ドキュメント管理ソフトウェアが必要な理由
ドキュメント処理の改善
ドキュメント管理を合理化するには、ドキュメントをデジタル化するだけでは不十分です。 ドキュメント管理ソフトウェアがなければ、データベース内のファイルを手動で整理、追跡、取得する必要があります。 これには、他の重要な責任に対応するために使用できたはずの貴重な時間がかかる可能性があります. 言うまでもなく、ドキュメントの処理に関しては、潜在的な人為的エラーを排除することはできません.
ドキュメント管理ソフトウェアは、ドキュメント用の単なる美化されたデータベースではありません。 その多数のツールと機能により、数回クリックするだけで、すべてのファイルと記録を簡単に処理および管理できます。 また、ドキュメント内の単語またはフレーズでファイルを追跡および取得するためにも使用できます。 また、他のアプリケーションと統合することで、ドキュメントから抽出したデータを簡単にインポートおよびエクスポートできるため、プロセスで手動でデータを入力する必要がなくなります。
DMS はコンテンツ管理システムとは異なることに注意してください。 コンテンツ管理システムまたは CMS は、コンテンツを生成してオンラインで公開するために使用されます。 ファイルやドキュメントを必ずしも管理するわけではありません。 したがって、DMS と CMS の両方を持つことは、ビジネスに役立つ可能性があります。 いくつか CMS ソフトウェアの例 DMS とシームレスに統合できるので、ぜひチェックしてみてください。
アクセシビリティを向上
リモート ワークとハイブリッド ワークプレイスの台頭により、従業員はいつでもどこでも必要なすべてのファイルにアクセスできる必要があります。 ドキュメントをデジタル化することで、あるデバイスから別のデバイスへのファイルの共有と送信が容易になりますが、ドキュメントの検索と取得を合理化するドキュメント管理ソフトウェアが必要です。 キーワードやその他の特性を使用して、ファイルの検索、追跡、取得を自動化します。 数回クリックするだけで、オフィスに行かなくても必要なドキュメントを取得できます。
ドキュメント管理ソフトウェアは、コンピューター、スマートフォン、タブレットなどの任意のデバイスを使用してアクセスできる単一のプラットフォームですべてのドキュメントを一元化します。 さらに、ドキュメントやデータベース自体の重要な変更を失うことなく、あるデバイスから別のデバイスに移行できます。 これにより、検索と取得がさらに便利になります PDFファイル 外出中のその他の種類のドキュメント。 実装されたソリューションに応じて、これらのファイルにはオンラインまたはオフラインでアクセスできます。
コラボレーションを促進する
ドキュメント管理システムは、ドキュメントへのアクセスを容易にすることで、組織内およびクライアントとのコラボレーションを強化することもできます。 DMS はすべてのファイルを XNUMX つのプラットフォームに一元化するため、他の部門のチームが協力して特定のドキュメントを変更したり、記録を編集したり、データベースを整理したりできます。 また、あなたの会社が信頼できる唯一の情報源を持つことも保証します。 これは、いつどこで入手したかに関係なく、誰もが同じ情報とデータのセットで作業していることを意味します。
ドキュメント管理システムの一部の機能には、ドキュメントのターンアラウンド タイムを短縮するための承認ワークフローの自動化も含まれています。 つまり、署名や承認を得るために、必要な利害関係者にドキュメントを送信することを心配する必要はありません。 ドキュメント自体は、プロセスを経るにつれてドキュメントを自動的に転送します。 遅延を避けるために、ドキュメントの承認が差し迫っていることを受信者に通知することもできます。
データのセキュリティを強化
ドキュメント管理システムへの投資も、ビジネス データを保護する XNUMX つの方法です。 さまざまな種類のドキュメント管理システムが、ドキュメントへの不正アクセスを防止するための堅牢なセキュリティ機能を提供しています。 これには、権限制御、データ暗号化、追跡および監視ツールなどの機能が含まれます。
データ セキュリティにおけるドキュメント管理の重要性を見逃してはなりません。 ファイルを適切に処理しないと、データの損失や侵害につながる可能性があります。 さらに、これは、ビジネス、クライアント、およびパートナーの全体的なセキュリティに影響を与える可能性があります.
一部の DMS には、社内の貴重なデータが失われないようにする自動ドキュメント バックアップおよび回復機能もあります。 これにより、数回クリックするだけで、破損、削除、または失われたファイルを取得できます。
コストを削減
一見すると、物理的なファイリング システムは、ドキュメント管理システムに投資するよりも安価に思えます。 しかし、潜在的な不適切な管理、ドキュメントの損傷、または損失から生じるコストは、全体的にはるかに大きくなります。 言うまでもなく、これにより、紛失または破損したファイルを再作成または取得するために貴重な時間を費やすことになります. そのため、DMS はビジネスにとって大きな投資と見なされます。 プロセスを最適化します 最小限のコストで。
DMS は、紙、インク、郵送などの事務用品の費用を削減するのにも役立ちます。 同様に、すべてのファイルを電子的に保存できるため、ストレージ容量について心配する必要はありません。 したがって、高価なスチール製ファイリング キャビネットや、オフサイトの倉庫や書類保管庫は必要ありません。
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適切なソフトウェアの選択
デジタル トランスフォーメーションが台頭する中、ビジネス用のドキュメント管理システムに投資するときが来ました。 DMS はファイルをデジタル化するだけではありません。 また、組織内のドキュメント管理を合理化するためのツールと機能も提供します。 その多くの利点により、市場での関連性と競争力を維持したい場合、会社にとって不可欠なツールになります.
それにもかかわらず、 最高のドキュメント管理ソフトウェア あなたのビジネスにとって、あなたの会社が何を必要としているか、そしてどのタイプの DMS がそれに適しているかを深く理解する必要があります。 そのため、必ずオプションを調べて、自分で試してみてください。
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