비용 관리의 핵심은 비즈니스 운영에서 발생하는 모든 금융 비용을 추적, 확인 및 처리하는 체계적인 프로세스입니다.
이는 다음의 중요한 작업을 포함합니다.
- 지출을 기록합니다.
- 지출이 회사 정책에 부합하도록 보장합니다.
- 적절한 사람들이 지출을 승인하도록 보장합니다.
- 더 나은 재정 감독 및 전략 계획을 위해 지출을 분석합니다.
- 오류, 사기, 규정 준수의 악몽으로부터 비즈니스를 보호합니다.
본질적으로, 귀하의 사업에 지출된 모든 비용이 중요할 뿐만 아니라 설명되도록 하는 것이 예술이자 과학입니다.
측정 도구 없이 순전히 추측에 기초한 정확성의 위업인 대 피라미드가 건설된 세상을 상상해 보십시오. 믿기지 않는 것 같죠? 그러나 이는 여전히 많은 기업이 비용 관리에 접근하는 방식입니다. 이는 운영에서 중요하지만 종종 과소평가되는 측면입니다. 오늘날의 비즈니스 환경에서 비용 관리는 크고 작은 기업의 재무 환경을 형성하는 데 중추적인 역할을 합니다.
이 블로그에서는 비용 관리의 세계에 대해 자세히 알아보고 다음 주제를 살펴보겠습니다.
- 비용관리가 필요하다
- 비용관리의 진화와 현황
- 비용 관리를 시작하는 방법은 무엇입니까?
- 비용 정책을 만드는 방법은 무엇입니까?
- 비용 관리를 구현하는 방법은 무엇입니까?
- 비용 관리 구현에 관한 사례 연구
- 최고의 비용 관리 소프트웨어 비교
- 기업문화 및 비용관리
- 비용 관리의 미래 동향
- 추가 리소스
비용관리의 필요성
끊임없이 진화하는 금융 세계에서 비용 관리는 단지 좋은 생각이 아니라 생존 전략입니다. 내 말은, 생각해 보세요. 비즈니스가 더욱 복잡해지고 시장의 변동성이 커지면서 지갑을 잘 관리하는 사람이 주도권을 쥐게 됩니다. 이것은 단지 동전을 꼬집는 것에 관한 것이 아닙니다. 전략적 재무 거버넌스에 관한 것입니다.
이제 여러분은 "신뢰할 수 있는 스프레드시트와 분기별 감사로 이 문제를 해결했습니다."라고 생각할 수도 있습니다. 하지만 농담하지 말자. 오늘날 금융 생태계의 역동성을 고려할 때 전통적인 방법은 잠수함의 스크린도어만큼 효과적입니다. 우리에게는 비용을 추적할 뿐만 아니라 통찰력과 예측을 제공하는 것이 더 필요합니다.
실제적인 예를 들어보겠습니다. 중견 기술 회사를 상상해 보세요. 'InnovateX'라고 부르겠습니다. 그들은 잘나가고 있고, 빠르게 성장하고 있으며, 그들의 제품은 히트를 쳤습니다. 하지만 중요한 점은 이들의 재무 관리가 지난 10년 동안 정체되어 있다는 것입니다. 그들은 수동 프로세스를 사용하고 있으며 비용 추적은 솔직히 엉망입니다.
포괄적인 비용 관리 솔루션의 시작을 알리십시오. 강력한 시스템을 갖춘 InnovateX는 비용을 확인할 수 있을 뿐만 아니라 이 데이터를 활용하여 전략적 결정을 내릴 수도 있었습니다.
예를 들어, 공급업체 서비스에 과도한 비용을 지출하고 있으며 그 중 일부는 중복된다는 사실을 알게 됩니다. 또는 비용 효율적인 여행 옵션을 예약하기 위한 정책이 부족하여 여행 비용이 너무 많이 지출된다는 사실을 깨닫습니다. 이러한 통찰력을 통해 InnovateX는 공급업체 계약을 재협상하고, 서비스를 간소화하고, 새로운 여행 정책을 구현할 수 있습니다.
InnovateX는 확실히 비용을 절감하기 시작하지만 더 효율적이고 민첩하며 성장 기회에 투자할 수 있는 더 나은 위치에 있게 됩니다. 그들은 재정을 수비하는 것에서 공격적인 것으로 이동합니다.
InnovateX 또는 비용 관리 모범 사례와 솔루션을 채택하는 다른 회사가 어떻게 전통적인 비용 관리 문제를 효과적으로 해결할 수 있는지 살펴보겠습니다.
- 실시간 데이터가 왕이다: 빠르게 변화하는 비즈니스 세계에서 지난 분기의 데이터를 바탕으로 의사결정을 내리는 것은 백미러를 보고 운전하는 것과 같습니다. 현대적인 비용 관리는 실시간 통찰력을 제공하므로 기업은 정보에 입각한 결정을 즉각 내릴 수 있습니다. InnovateX는 실시간 보고를 제공하는 클라우드 기반 비용 관리 시스템을 구현했습니다. 이를 통해 재무팀은 설명할 수 없는 갑작스러운 마케팅 비용 증가를 발견하고 문제를 신속하게 해결하여 예산 초과를 방지할 수 있었습니다.
- 비용 절감은 선택 사항이 아닙니다: 효과적인 비용 관리는 기업이 낭비적인 지출을 식별하고 제거하는 데 도움이 됩니다. InnovateX는 비용 데이터를 분석하여 오랫동안 거래해 온 공급업체의 사무용품에 대해 초과 비용을 지불하고 있음을 확인했습니다. 그들은 더 나은 요금을 협상하고 더 비용 효율적인 옵션을 모색하여 상당한 연간 비용 절감 효과를 얻었습니다.
- 사기 예방 – 후회하는 것보다 안전이 더 좋습니다: 강력한 비용 관리 시스템이 없으면 귀하의 비즈니스는 문이 열려 있는 집과 같습니다. 사기꾼에 대한 공개 초대입니다. 좋은 시스템은 불규칙성을 표시하고 금융 유출을 방지할 수 있습니다. InnovateX는 자동화된 비용 승인 워크플로우와 이상 탐지를 도입했습니다. 이 시스템은 직원이 소액으로 자주 구매하는 비정상적인 패턴을 표시하여 경미한 비용 사기 사례를 적발하여 신속하게 처리했습니다.
- 규정 준수 - 법을 어지럽히지 마세요: 자동화된 비용 관리를 통해 귀하는 항상 법의 올바른 편에 서서 비용이 많이 드는 법적 함정을 피할 수 있습니다. 끊임없이 변화하는 규정으로 인해 규정 준수를 수동으로 관리하는 것은 다이너마이트를 저글링하는 것과 같습니다. InnovateX는 최신 세금 및 규제 요구 사항을 자동으로 업데이트하는 비용 시스템을 채택하여 규정 준수를 보장하고 간과된 세금 규제로 인해 발생할 수 있는 막대한 벌금을 방지했습니다.
- 예산 책정은 추측 게임이 아닙니다: 비용 관리는 예산 책정을 추측 게임이 아닌 과학으로 바꿔줍니다. 지출 패턴과 추세를 분석함으로써 기업은 보다 정확하게 예측하고 리소스를 보다 효과적으로 할당할 수 있습니다. InnovateX는 과거 비용 데이터를 활용하여 다가오는 연도의 IT 지출을 정확하게 예측하여 이전에 괴롭혔던 중간 예산 부족을 방지했습니다.
- 수동 작업은 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다.: 효율적인 비용 관리 시스템은 프로세스를 단순화하고, 수동 작업을 줄이며, 팀이 비용 보고서 작성에 집중하지 않고 최선을 다하는 업무에 집중할 수 있도록 해줍니다. InnovateX는 영수증에서 직접 데이터를 캡처하여 비용 관리 시스템에 채우는 비용 보고를 위해 비용 관리 소프트웨어에서 제공하는 OCR 기반 모바일 앱을 사용했습니다. 이를 통해 직원들이 비용 보고서를 작성하는 데 소요되는 시간을 줄이고 사기를 높이며 오류를 줄였습니다.
- 전략적 의사 결정: 정보가 힘이다. 비용 관리 시스템은 돈이 어디에 어떻게 지출되는지에 대한 자세한 통찰력을 제공함으로써 기업이 성장과 효율성을 촉진하는 전략적 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다. InnovateX의 경영진은 비용 데이터를 사용하여 광고 예산의 일부를 기존 미디어에서 디지털 채널로 전환하기로 결정했으며, 그 결과 판매 및 마케팅 비용 분석에서 알 수 있듯이 ROI가 더 높아졌습니다.
- 가시성은 책임으로 이어집니다: 직원들이 비용이 모니터링되고 분석되고 있다는 사실을 알면 더욱 책임감 있는 지출이 가능해집니다. 이것은 마이크로매니지먼트에 관한 것이 아닙니다. 책임의 문화를 조성하는 것입니다. InnovateX는 직원들이 지출에 더욱 주의를 기울이게 되면서 과도한 비즈니스 점심 식사와 같은 비필수 비용이 감소하는 문화적 변화에 주목했습니다.
- 확장성 – 성장통 없이 성장: 견고한 비용 관리 시스템은 귀하의 비즈니스와 함께 성장할 수 있으며 재무 관리에 병목 현상이 발생하지 않도록 보장합니다. InnovateX가 다른 국가에 새 사무실을 열면서 시스템은 이미 다중 통화 비용과 다양한 조세 제도를 처리할 수 있었습니다.
- 요점 – 그것은 모두 그린백에 관한 것입니다: 결국 결론은 이렇습니다. 효과적인 비용 관리는 수익성에 직접적으로 기여합니다. InnovateX의 비용 관리에 대한 집중적인 접근 방식은 출장 비용을 15% 절감하여 수익성을 직접적으로 향상시켰습니다.
따라서 비즈니스에 비용 관리를 적용하면 실질적인 이점을 얻을 수 있으며, 운영 효율성과 규정 준수가 향상되고 궁극적으로 회사의 재무 건전성에 기여합니다.
진화와 현재 상태
비용 관리의 여정은 비즈니스 개발의 더 넓은 이야기를 반영하는 진화의 이야기입니다. 장부와 종이 영수증 더미 시대부터 현대 소프트웨어 솔루션 시대에 이르기까지 비용 관리는 혁신적인 여정을 거쳤습니다. 지난 10년 동안 AI와 클라우드 컴퓨팅의 출현은 이 분야에 혁명을 일으켰습니다. 힘들게 수동으로 입력하던 시대는 지났습니다. 오늘날 영수증은 단 몇 초 만에 주머니에서 디지털 원장으로 이동할 수 있습니다.
비용 관리 시장은 활동이 활발하고 혁신이 무르익으며 스테로이드를 사용하는 실리콘 밸리 스타트업보다 빠르게 성장하는 시장입니다. 최근 보고에 따르면, 글로벌 비용 관리 소프트웨어 시장은 향후 5년 내에 크게 성장할 것으로 예상됩니다.자동화되고 통합된 금융 솔루션에 대한 수요가 급증한 데 따른 것입니다.
Nanonets, SAP Concur, Expensify 및 Coupa와 같은 회사는 비용 관리를 마치 공원 산책처럼 보이게 만드는 최첨단 솔루션으로 환경을 변화시키면서 이러한 변화를 주도하고 있습니다. 그들의 기여는 AI 기반 분석부터 회계 시스템과의 원활한 통합에 이르기까지 다양하며 기업이 비용을 처리하는 방식을 재구성합니다.
하지만 정말 흥미로운 점은 이러한 솔루션이 널리 채택되고 있다는 것입니다. 거대하게 성장하는 대기업부터 분주한 스타트업에 이르기까지 다양한 산업 분야의 기업이 비용 관리 시류에 동참하고 있습니다. 이는 금융이나 기술 분야에만 국한된 추세가 아닙니다. 그것은 산업 간 운동입니다. 소매업체, 제조업체, 의료 서비스 제공업체 등 모두 효율적인 비용 관리 솔루션의 필요성을 인식하고 있습니다.
비용 관리의 과제
전통적인 수동 워크플로에서 비용 관리를 구현하려는 기업은 즉시 많은 어려움에 직면합니다. 비용 관리를 구현하려는 기업이 가장 일반적으로 직면하는 과제를 살펴보겠습니다.
- 수동 데이터는 오류로 이어지며 귀중한 시간과 인적 자원을 낭비합니다. 산더미 같은 영수증, 수동 데이터 입력에 소요되는 시간, 점점 커지는 피할 수 없는 인적 오류 등은 재정적 재앙을 불러오는 비결입니다.
- 그런 다음 엄청난 정책 준수가 있습니다. 기업 정책과 규제 의무 사항을 모두 준수하는 것은 줄타기를 하는 것과 같습니다. 한 번 실수하면 규정 준수가 혼란스러워집니다. 이는 많은 기업이 끊임없이 변화하는 규정과 내부 정책을 따라잡기 위해 고군분투하는 곳입니다.
- 통합 문제도 잊지 마세요. 비용 관리 시스템이 회계 소프트웨어, ERP 시스템, 심지어 CRM과 통신해야 하는 세상에서는 통합이 핵심입니다. 그러나 원활한 통합을 달성하는 것은 말처럼 쉽지 않은 경우가 많습니다. 기업은 시스템이 조화롭게 작동하도록 하는 데 어려움을 겪는 경우가 많으며, 이는 종종 데이터 사일로와 운영 비효율성을 초래합니다.
- 수동 승인은 비효율적이며 벌금 납부 지연 및 운영 비효율성을 직접적으로 초래합니다. 승인자는 승인이 필요한 비용의 맥락을 인식하지 못하는 경우가 많으며 번거로운 승인 워크플로로 인해 지연이 발생합니다. 승인에 사람이 개입하면 기한을 놓치거나 벌금이 부과되고 관리 부담이 증가할 수 있으므로 자동화는 워크플로를 간소화하고 시기적절한 거래를 보장하기 위한 보다 효율적인 대안이 됩니다.
- 벤더, 직원, 공급업체에 대한 원활한 결제를 보장하는 것은 어려울 수 있습니다. 지불이 지연되거나 부정확하면 관계가 악화되고 재정적 불이익을 당하며 비즈니스 평판이 손상될 수 있습니다. 더욱이, 국제적으로 사업을 운영하는 기업의 경우 여러 통화로 비용을 관리하는 것이 복잡할 수 있습니다. 환율 처리, 외국 규정 준수, 다중 통화 거래 조정에는 전문적인 도구와 전문 지식이 필요합니다.
- 비용 관리 소프트웨어, 지불 처리 및 기타 관련 서비스를 위해 여러 공급업체와 거래하는 것은 복잡할 수 있습니다. 이러한 관계를 효과적으로 조정하고 관리하는 것은 그 자체로 어려울 수 있습니다.
- 기업이 성장함에 따라 비용 관리 요구 사항도 확장될 수 있습니다. 선택한 비용 관리 솔루션이 거래량 증가, 직원 추가, 운영 확장을 수용할 수 있도록 확장할 수 있는지 확인하는 것이 장기적인 성공을 위해 필수적입니다.
- 디지털 영수증, 송장, 기타 비용 관련 문서를 관리하고 저장하는 것은 부담스러울 수 있습니다. 철저하고 쉽게 접근할 수 있는 감사 추적을 유지하는 것은 규정 준수와 투명성을 위해 필수적입니다. 여기에는 비용과 관련된 모든 변경 사항 및 승인을 기록하고 감사에 즉시 사용할 수 있는 적절한 문서를 마련하는 것이 포함됩니다.
- 비용 데이터에서 의미 있는 통찰력을 생성하는 것은 정보에 근거한 의사 결정에 필수적입니다. 강력한 보고 및 분석 기능을 설정하고, 데이터를 이해하고, 이를 실행 가능한 인텔리전스로 변환하는 것은 특히 대용량 비용 데이터가 있는 기업의 경우 복잡할 수 있습니다.
비용 관리의 기술 혁신
자동화와 AI가 우리를 구출했습니다. 이러한 최첨단 기술이 비용 관리에 어떻게 혁명을 일으키고 있는지 살펴보겠습니다.
자동화: 재무 관리의 새로운 동력
비용 보고서가 자동으로 작성되고 제출이 간편하며 승인을 받기 위해 엄청난 노력이 필요하지 않은 자동화 시대에 오신 것을 환영합니다. 비용 관리 자동화는 커피 휴식 시간 없이 연중무휴 24시간 일하는 금융 마법사를 옆에 두는 것과 같습니다. 비용 보고서 작성의 단조로운 작업을 간소화되고 오류 없는 프로세스로 전환했습니다. 이제 직원들이 영수증 사진을 찍으면, 짜잔, 마술처럼 데이터가 보고서에 반영됩니다. 며칠이 걸리던 승인이 이제는 실시간으로 이루어지므로 원활한 현금 흐름과 행복한 직원이 보장됩니다. 이는 단지 시간 절약에 관한 것이 아닙니다. 효율성을 재정의하는 것입니다.
모바일 및 클라우드 솔루션: 간편한 비용 관리
마지막으로, 알려지지 않은 영웅인 모바일 및 클라우드 솔루션에 대해 이야기해 보겠습니다. 어디에서나 비즈니스가 이루어지는 세상에서 비용 관리가 책상에 묶여 있어야 하는 이유는 무엇입니까? 클라우드 기반 플랫폼은 금융 데이터가 항상 안전하고 최신 상태로 유지된다는 것을 의미합니다. 그리고 모바일 앱을 사용하면 택시 뒷좌석이나 공항 출발 라운지에서 이동 중에도 비용을 관리할 수 있습니다. 이러한 이동성과 유연성은 단순한 편리함이 아닙니다. 결코 멈추지 않는 세상에서 그것은 필수품입니다.
통합: 이제 앱이 서로 대화할 수 있습니다.
통합은 비용 관리를 더욱 효율적으로 만드는 필수 도구입니다. 이는 앱을 연결하고 애플리케이션과 데이터베이스 간의 실시간 데이터 동기화를 보장합니다. 몇 가지만 나열하자면, 이제 다음과 같은 작업을 할 수 있습니다.
- 비용 청구서, 송장, 영수증을 원활하게 처리하려면 이메일과 기타 앱을 비용 관리 시스템에 연결하세요. OCR 기반 시스템은 비용 문서에서 데이터를 직접 추출하고 구조화된 형식으로 데이터를 수집할 수 있습니다.
- 원활한 데이터 흐름과 오류 감소를 위해 QuickBooks 또는 Xero와 같은 회계 소프트웨어와 비용 시스템을 연결하세요.
- 보다 원활한 프로세스를 위해 HR 및 급여 소프트웨어와 통합하여 환급을 간소화하세요.
- Trello와 같은 프로젝트 도구와 통합하여 특정 프로젝트에 비용을 정확하게 할당하세요.
원활한 결제: 더 빠르고, 비용 효율적이며, 안전한 직접 결제
이제 비용 관리 소프트웨어를 통해 직접 결제할 수 있습니다. 이러한 시스템은 이제 원활한 결제를 위한 광범위한 기능을 제공합니다.
- 전 세계적으로 ACH 이체, 신용 카드, 전신 송금 및 지갑 결제 중에서 선택할 수 있습니다. 자동 결제 일정을 사용하거나 원하는 방식으로 결제하세요.
- Nanonets와 같은 일부 플랫폼은 추가 비용 없이 글로벌 다중 통화 결제를 제공합니다.
- 기존 은행 계좌와 원활하게 통합되어 몇 분 안에 결제를 시작할 수 있으며 플랫폼에서 바로 공급업체 계정을 설정할 수도 있으므로 '결제'를 클릭하기만 하면 됩니다.
AI 기반 데이터 분석: 운영 이면의 두뇌
이것은 단순한 유행어가 아닙니다. 이는 현대 비용 관리의 중추입니다. AI는 금융 데이터의 바다에 뛰어들어 지출 패턴을 분석하고, 가장 노련한 회계사라도 눈썹을 치켜세울 만큼 통찰력을 찾아냅니다. 이러한 알고리즘은 이상 현상을 감지하고 잠재적인 사기를 표시하며 향후 지출 추세를 예측하는 방법도 학습합니다.
모범 사례
귀하의 비즈니스에 대한 비용 관리에 대해 생각하고 구현하는 방법을 논의해 보겠습니다.
전략적 비용 추적
효과적인 비용 관리의 핵심은 세심한 추적의 원칙입니다. 규정 준수뿐만 아니라 지출 패턴에 대한 귀중한 통찰력을 얻기 위해 지출된 모든 비용을 설명해야 합니다. 이러한 세부 수준은 예산 책정 및 예측, 비용 절감 영역 식별에 도움이 됩니다.
최신 도구와 소프트웨어는 비용 관리의 이러한 측면에 혁명을 일으켰습니다. Nanonets와 같은 플랫폼은 비용을 수집하고 분류하기 위한 간소화된 프로세스를 제공하므로 포괄적인 기록을 그 어느 때보다 쉽게 유지할 수 있습니다.
정기 감사 및 검토
비용 관리 모범 사례의 또 다른 핵심은 정기적인 감사 및 검토 수행입니다. 금융 고무가 도로를 만나는 곳입니다. 감사는 단지 규정 준수에 관한 것이 아닙니다. 이는 재무 보고의 무결성을 보장하는 것입니다.
여기서 가장 좋은 방법은 객관성을 보장하기 위해 내부 및 외부 리소스를 혼합하여 정기적인 감사 일정을 설정하는 것입니다. 목표는 불일치, 잠재적 사기 또는 비효율성을 식별하는 것입니다. 이러한 지속적인 조사는 잘못된 재무 관리를 방지할 뿐만 아니라 책임 문화를 강화합니다.
기술 활용
우리는 거의 모든 비즈니스 기능에서 기술이 협력하는 시대에 살고 있으며 비용 관리도 예외는 아닙니다. AI, 머신러닝, 자동화는 단순한 유행어가 아닙니다. 이는 비용 보고 및 승인 프로세스의 효율성을 대폭 단순화하고 향상시킬 수 있는 도구입니다.
이러한 기술은 일상적인 작업을 자동화하고, 이상 징후를 표시하고, 향후 지출 패턴을 예측하여 더욱 전략적인 재무 계획을 세울 수 있습니다. 이러한 도구의 채택은 더 이상 사치가 아니라 경쟁력과 재정적 건전성을 유지하려는 기업에게 필수입니다.
정책 조정 보장
마지막으로, 효과적인 비용 관리의 핵심은 모든 관행이 회사 정책과 일치하는지 확인하는 것입니다. 잘 작성된 정책을 갖는 것만으로는 충분하지 않습니다. 이는 모든 비용 거래에 반영되는 살아있는 문서여야 합니다.
여기서 기술은 규정 준수를 시행하는 데 중요한 역할을 합니다. 올바른 도구를 사용하면 정책 위반을 실시간으로 신고하고 승인을 간소화하며 예외를 보다 효과적으로 관리할 수 있습니다. 이러한 조정을 통해 회사의 재무 전략이 모든 수준에 일관되게 적용되어 더욱 일관되고 효과적인 재무 관리가 가능해집니다.
비용 관리 정책
이제 비용 관리 환경을 적절하게 파악했으므로 다음 단계는 비용 정책을 만드는 것입니다.
잘 작성된 비용 정책은 회사의 금융 선박이 올바른 방향으로 유지되도록 하는 동시에 직원들에게 비즈니스 지출의 종종 불확실한 상황을 안내하는 탐색 차트 역할을 합니다.
만드는 방법을 살펴보겠습니다.
비용 정책의 역할은 단순한 규칙을 넘어 확장됩니다. 회사가 재무를 처리하는 방식에 대한 분위기를 설정하는 것입니다. 좋은 정책은 유연성과 통제 사이의 미묘한 균형을 유지합니다. 역동적인 비즈니스 환경의 다양한 요구 사항을 수용할 수 있을 만큼 유연하면서도 불필요한 지출과 잠재적인 사기로부터 회사를 보호할 수 있을 만큼 엄격해야 합니다.
효과적인 정책의 핵심 요소
모든 효과적인 비용 정책에는 협상할 수 없는 특정 요소가 있어야 합니다.
- 명확한 정의: '비용'이란 무엇입니까? 이는 초보적인 것처럼 보일 수 있지만 모호함은 혼란을 야기합니다. 직원이 업무 비용으로 청구할 수 있는 것과 청구할 수 없는 것을 명확하게 정의하십시오.
- 지출 한도: 명확한 한계를 설정합니다. 이는 역할, 부서 또는 비용 유형에 따라 다를 수 있습니다. 직원들이 자율적으로 활동할 수 있는 경계를 만드는 것입니다.
- 승인 절차: 비용을 승인하는 주체와 승인을 위한 워크플로우를 설정합니다. 이는 견제와 균형 시스템을 유지하는 데 도움이 됩니다.
- 영수증 및 서류 요구 사항: 비용 입증에 필요한 서류를 명시합니다.
비즈니스 요구에 따른 맞춤화
하나의 크기가 비용 정책 수립에 모두 적합하지는 않습니다. 소수의 직원으로 구성된 스타트업은 다국적 기업에 비해 좀 더 직접적인 정책이 필요할 수 있습니다. 예를 들어, 기술 스타트업은 소프트웨어 구독에 더 많은 것을 할당할 수 있고, 제조 회사는 여행 및 고객 접대 비용에 집중할 수 있습니다. 비즈니스의 특정 요구와 문화에 맞게 정책을 조정하는 것은 정책의 효율성과 채택에 매우 중요합니다.
투명성 및 접근성
서류 캐비닛에 잠겨 있거나 직원 핸드북에 묻혀 있는 정책은 존재하지 않는 것과 같습니다. 비용 정책에 쉽게 액세스할 수 있도록 하십시오. 이를 인트라넷에 게시하거나, 온보딩 자료에 포함하거나, 비용 관리 소프트웨어에 통합할 수도 있습니다.
정책 업데이트 및 발전
비즈니스에서 유일하게 변하지 않는 것은 변화입니다. 회사가 성장하고, 새로운 기술이 등장하고, 비즈니스 환경이 발전함에 따라 비용 정책도 발전해야 합니다. 정기적인 검토와 업데이트를 통해 정책의 관련성과 효율성을 유지할 수 있습니다. 이는 새로운 세법에 적응하고, 원격 근무 설정과 같은 새로운 비용 범주를 수용하거나 새로운 기술 솔루션을 통합하는 것을 의미할 수 있습니다.
규정 준수 문화 장려
문화는 정책이 번창하거나 쇠퇴하는 생태계입니다. 규정 준수를 중시하는 문화 조성은 위에서부터 시작됩니다. 경영진이 모범을 보이면 선례가 됩니다. 팀 회의에서 비용 관리의 중요성을 정기적으로 논의하고, 모범적인 규정 준수 사례를 축하하고, 문제에 대해 공개적으로 논의하는 것은 규정 준수가 가치 있는 환경을 조성하는 데 도움이 될 수 있습니다.
모니터링 및 피드백
지속적인 모니터링은 '큰 형님' 역할을 하는 것이 아닙니다. 지속적인 지원을 제공하고 시스템이 의도한 대로 작동하도록 보장하는 것입니다. 모니터링 기술을 활용하면 이 작업이 덜 어려워질 수 있습니다. 실시간 경고 및 분석 기능을 갖춘 비용 관리 소프트웨어는 규정 위반을 나타낼 수 있는 패턴이나 추가 교육이 필요할 수 있는 영역을 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다.
피드백 루프도 마찬가지로 중요합니다. 직원들이 비용 관리 프로세스에 대한 피드백을 제공하도록 장려하면 잠재적인 개선 사항이나 혼란스러운 부분에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다.
규정 미준수 해결
규정을 준수하지 않는 경우 이를 건설적으로 해결하는 것이 중요합니다. 목표는 처벌하는 것이 아니라 행동을 교정하는 것입니다. 근본 원인을 이해하는 것이 중요합니다. 이해 부족, 정책 결함 또는 기타 문제입니까? 규정 위반 이유에 대한 대응을 조정하면 이러한 상황을 학습 기회로 전환하여 궁극적으로 규정 준수 프레임워크를 강화할 수 있습니다.
비용 정책 예
약 300명의 직원을 두고 클라우드 기반 서비스를 전문으로 하는 중견 기술 회사인 "TechWave Solutions"라는 가상의 회사를 생각해 보겠습니다. TechWave는 급속한 성장을 경험하고 있으며 변화하는 요구 사항에 부응하기 위해 비용 정책을 개편해야 합니다. 비용 정책을 어떻게 수립하고 행사할 수 있는지 살펴보겠습니다.
1. 명확한 정의:
- 비용 정의: TechWave의 비용에는 사업 목적으로 발생한 모든 비용이 포함됩니다. 여기에는 다음이 포함됩니다
- 여행
- 클라이언트 엔터테인먼트
- 소프트웨어 구독
- 사무용품
- 비비용 항목: 개인 비용, 출장 중 교통위반으로 인한 벌금, 사업 운영과 직접적으로 관련되지 않은 비용.
2. 지출 한도:
- 여행 : 하루 숙박비 $200, 식사비 $50, 항공권(이코노미 클래스) $300로 제한됩니다.
- 클라이언트 엔터테인먼트: 이벤트당 100인당 최대 $XNUMX입니다.
- 소프트웨어 구독: 전문 개발 관련 구독에 대해 직원당 연간 최대 $500.
- 사무용품: 직원당 월 $50를 초과할 수 없습니다.
3. 승인 프로세스:
- 최대 $100의 비용: 직속 관리자 승인.
- $100-$500 사이의 비용: 부서장의 승인.
- $500 이상의 비용: CFO 승인이 필요합니다.
- 승인 워크플로는 추적 및 기록 보관을 위해 회사의 비용 관리 소프트웨어에 통합되어 있습니다.
4. 영수증 및 서류 요구 사항:
- 모든 비용에는 영수증이 첨부되어야 합니다.
- 온라인 구독의 경우 전자 영수증 또는 송장 사본이 필요합니다.
- 여행 경비에는 상세한 일정이 필요합니다.
5. 비즈니스 요구에 따른 맞춤화:
- TechWave는 기술에 중점을 두고 있기 때문에 소프트웨어 및 온라인 도구에 더 많은 예산이 할당됩니다.
- 적당한 한도는 일부 고객 참여의 필요성과 예산 통제의 필요성을 반영합니다.
6. 투명성과 접근성:
- 비용 정책은 회사 인트라넷에 게시되고 온보딩 자료에 포함되며 TechWave의 비용 관리 소프트웨어 대시보드에 통합됩니다.
7. 정책 업데이트 및 발전:
- 시장 가격과 회사 성장에 따라 한도와 범주를 조정하기 위해 2년마다 검토합니다.
- 원격 근무로 전환하면서 많은 직원이 다른 위치에서 근무하기 시작하면서 홈 오피스 설치 요청이 증가했습니다. HR 부서에서는 원격 근무자가 30% 증가했다고 보고했습니다. 직원들은 이전에는 지원되지 않았던 인체 공학적 의자, 업그레이드된 인터넷 요금제 등 홈 오피스 설정에 대한 지원을 요청했습니다. 이로 인해 새로운 비용 범주가 추가되었습니다.
- 일회성 홈 오피스 설치에 대해 직원당 최대 $500 할당. 여기에는 인체공학적 가구와 필요한 기술 업그레이드가 포함됩니다.
- 원격 작업자를 위한 향상된 인터넷 요금제에 대해 월 30달러가 추가됩니다.
- 업데이트된 정책은 전체 회의, 이메일 뉴스레터를 통해 전달되고 인트라넷 및 비용 관리 소프트웨어에 업데이트됩니다.
- 재무팀은 이러한 변경 사항이 전체 비용 예산에 미치는 영향을 모니터링하고 다음 반기별 검토에 다시 보고합니다.
8. 규정 준수 문화 장려:
- 비용 관리 및 규정 준수에 관한 회의에서 토론이 거의 없습니다.
- 내부 뉴스레터와 회의를 통해 규정 준수를 인정하고 보상합니다.
9. 모니터링 및 피드백:
- TechWave Solutions는 기본적인 비용 관리 시스템을 사용하고 있었습니다. 그러나 회사가 성장함에 따라 CFO인 Alex Morgan은 다음과 같은 몇 가지 문제를 발견했습니다.
- 중복된 소유권 주장: 직원들은 적절한 추적 부족으로 인해 동일한 비용을 두 번 제출하는 경우가 있었습니다.
- 잠재적인 사기: 의심스러운 지출 사례가 몇 건 지적됐지만 즉시 확인할 수는 없었다.
- 연체 벌금: 일부 비용은 너무 늦게 보고되어 조기 납부 할인이 누락되고 연체 벌금이 부과되었습니다.
- 이러한 문제를 해결하기 위해 TechWave Solutions는 실시간 경고 및 분석을 제공하는 비용 관리 소프트웨어에 새로운 기능을 통합했습니다. 프로세스가 어떻게 변화되었는지는 다음과 같습니다.
- 중복 청구 방지: 이제 소프트웨어는 자동으로 중복 항목에 플래그를 지정합니다. 예를 들어 직원이 이전 항목의 날짜 및 금액과 일치하는 호텔 청구서를 제출하려고 하면 시스템에서 해당 직원과 재무팀에 경고합니다.
- 사기 탐지 : 비정상적인 지출 패턴으로 인해 경고가 발생합니다. 예를 들어, 출장을 거의 가지 않는 직원이 갑자기 높은 출장비를 제출한 경우 시스템에서는 이를 검토하도록 플래그를 지정합니다.
- 시기적절한 비용 보고: 소프트웨어는 비용 제출 마감일에 대한 알림을 보냅니다. 이는 연체료 벌금을 크게 줄이는 데 도움이 되었습니다. 예를 들어, 월말 2일 전에 모든 비용을 제출하라는 알림이 전송되므로 적시에 처리하고 지불할 수 있습니다.
- 비용 관리 프로세스에 대한 피드백을 제공하기 위해 직원을 대상으로 분기별 설문조사를 실시합니다.
- 직원들은 영수증 제출 과정이 번거롭다고 말했다. 이에 따라 TechWave는 모바일 앱을 통해 영수증 사진을 쉽게 업로드할 수 있도록 직원 관리 시스템을 업그레이드하여 프로세스 속도를 크게 높이고 규정 준수를 개선했습니다.
- 재무팀은 영수증을 읽고 비용 소프트웨어에 데이터를 입력하는 수동 데이터 입력 프로세스의 비효율성과 오류를 보고했습니다. 비용 관리 소프트웨어에 OCR 통합이 추가되어 해당 수동 작업이 90% 감소하고 데이터 추출 정확도가 99%를 초과했습니다.
10. 규정 위반 시 해결 방법:
새로운 비용 정책을 시행한 지 200개월 후 TechWave Solutions는 출장비와 관련하여 규정을 준수하지 않는 패턴을 관찰했습니다. 몇몇 직원은 출장 중 숙박비로 하루 XNUMX달러 한도를 초과했습니다. 재무팀은 이러한 추세를 경영진에게 보고합니다.
- CFO는 최근 출장에 대한 검토를 시작합니다. 팀은 여러 사례에서 비즈니스 구역에서 유일하게 이용 가능한 호텔의 가격이 회사가 설정한 한도를 초과하여 정책 위반으로 이어진다는 사실을 발견했습니다.
- 경영진은 한도를 초과한 직원과 논의를 진행합니다. 직원들은 중심 업무 지역의 회의에 참석하려면 근처에 머물러야 하는데, 숙박 비용이 회사의 한도를 초과하는 경우가 많다고 설명합니다.
- 경영진은 현실적인 어려움을 인식하고 정책을 조정하기로 결정했습니다. 새로운 숙박 한도는 생활비가 높은 도시에서는 하루 300달러로 설정되고 다른 지역에서는 200달러 한도를 유지합니다.
- 이 변경 사항은 모든 직원에게 전달되어 새로운 한도 내에서 비용 효과적인 옵션을 선택하는 것의 중요성을 강조합니다. 조기 예약, 저렴한 호텔 선택, 새로운 등급별 숙박 한도 이해에 대한 팁이 제공됩니다.
- 비용 관리 소프트웨어는 새로운 한도를 반영하고 특정 도시에서 이러한 한도를 초과할 때 직원에게 정당성을 묻는 메시지를 표시하도록 업데이트되었습니다.
따라서 TechWave Solutions의 특정 비즈니스 요구 사항과 문화에 맞춰 새롭게 진화하는 비용 정책은 비용 관리를 위한 체계적이고 명확한 프레임워크를 제공합니다. 이러한 접근 방식은 재무 통제를 보장할 뿐만 아니라 조직 내에서 책임감과 투명성의 문화를 조성합니다. 정기적인 업데이트와 피드백 메커니즘을 통해 정책이 역동적인 비즈니스 환경에 적응하면서 관련성과 효율성을 유지하도록 보장합니다.
비용 관리 구현
비용 관리의 세계에서는 석기 시대에서 우주 시대로 이동했으며 일부 회사에서는 여전히 석기를 사용하고 있습니다.
수동 프로세스에서 비용 관리가 어떻게 구현되는지 살펴보고 Nanonets와 같은 자동화된 비용 관리 시스템과 비교해 보겠습니다.
석기시대: 수동 비용 관리
1. 비용 발생: 여기 참호 속에 있습니다. 직원들은 여행, 식사 등 비용을 부담합니다. 그들은 마치 귀중한 유물처럼 영수증에 집착하는데, 사실은 종종 세탁 원정에서 바랜 상형문자로 끝나곤 합니다.
2. 종이 흔적: 직원들은 수동으로 비용을 기록하는 힘든 여정을 시작합니다. 스프레드시트, 구겨진 영수증, 가끔 발생하는 커피 얼룩을 생각해 보세요. 이는 사람의 실수로 가득 차 있고 외다리 경주만큼이나 효율적인 힘든 과정입니다.
3. 월간 마라톤: 한 달에 한 번, 이러한 스프레드시트를 지출 보고서와 유사한 것으로 편집하는 의식이 열립니다. 직소 퍼즐을 조립하는 것과 비슷하지만 조각의 절반이 누락되었습니다.
4. 문지기의 건틀릿: 그런 다음 관리자는 재치로만 무장한 채 검투사 경기장에 들어가 정책 준수 및 합리성의 용과 싸우게 됩니다. 이 과정에는 종종 탁구 경기보다 앞뒤로 더 많은 과정이 포함됩니다.
5. 심연의 감사: 때때로 재무팀은 탐정 모자를 쓰고 이러한 보고서를 감사합니다. 실제로 이는 건초 더미의 바늘처럼 변칙성을 쉽게 간과할 수 있는 우연의 게임입니다.
6. 기다리는 게임: 승인되면 직원은 환급 대기 시간의 연옥에 들어갑니다. 시간이 멈춰 있고 사기가 저하되는 림보입니다.
7. 데이터 던전: 데이터 입력 – 재무팀 존재의 골칫거리입니다. 회계 시스템에 데이터를 수동으로 입력하는 것은 페인트가 마르는 것을 지켜보는 것만큼 스릴이 넘칩니다.
8. 통찰력? Hindsight에 더 가깝습니다: 정기적인 보고서가 생성되어 어제 신문만큼 시의적절한 통찰력을 제공합니다.
우주 시대: 자동화된 비용 관리
자동화와 인공 지능은 이러한 암울한 환경을 변화시켰고 비용 관리를 쉽게 만들었습니다. Nanonets와 같은 최신 비용 관리 소프트웨어가 이러한 기술 발전을 어떻게 활용하여 비용 자동화를 원활하고 효율적이며 오류 없이 만드는지 살펴보겠습니다.
1. 비용 발생: 똑같은 비용이 발생하지만 여기서 마법이 일어납니다. 모바일 기술의 경이로움과 앱과 데이터베이스에서 영수증을 가져오는 원활한 통합 덕분에 영수증은 총알보다 빠르게 캡처됩니다.
2. 자동 매직 녹음: OCR(광학 문자 인식) 기술이 도입되어 "비용이 많이 든다"고 말할 수 있는 것보다 더 빠르게 영수증에서 구조화된 데이터를 디지털 데이터로 추출합니다.
3. 실시간 보고: 버튼을 클릭하면 보고서가 생성됩니다. 커피를 마시는 것을 제외하면 개인 비서가 있는 것과 같습니다.
4. 간편한 승인: 시스템 기반 규정 준수 검사가 먼저 시작되어 이상값에만 플래그를 지정합니다. 관리자는 모든 보고서에 두더지 잡기 게임을 하는 대신 실제 문제에 집중할 수 있습니다. 그런 다음 인간 참여자(Human-In-The-Loop)를 추가하여 송장이 적시에 적절한 사람에게 승인되도록 보낼 수 있습니다. 또한 승인 정책과 사용자 정의 유효성 검사를 시행할 수 있습니다.
5. 규정 준수 크루즈 컨트롤: 지속적이고 자동화된 감사로 삶이 더욱 편리해집니다. 이상 현상은 엄지 손가락처럼 튀어나오고 정책 집행은 드럼보다 더 엄격합니다.
6. 가벼운 환급 속도: 환급은 엄청난 속도로 이루어지며 직원의 사기를 성층권으로 끌어올립니다.
7. 싱크 심포니: 회계 소프트웨어 및 기타 앱과의 원활한 통합은 데이터 입력 및 조정을 혼란스러운 불협화음이 아닌 조화로운 교향곡으로 바꿔줍니다.
8. 생각의 속도로 분석: 실시간 통찰력을 손쉽게 얻을 수 있어 지출 패턴과 저축 기회에 대한 수정구슬을 제공합니다.
결론적으로 수동 구현에서 자동화된 비용 관리로의 도약은 큰 도약처럼 보일 수 있지만 실제로는 효율성, 명확성 및 궁극적으로 수익성 향상을 향한 일련의 작고 실용적인 단계입니다.
다음은 비용 관리 및 자동화를 성공적으로 구현한 기업에 대한 몇 가지 사례 연구입니다.
- SaltPay는 Nanonets를 사용하여 SAP와 통합하여 공급업체 송장을 관리합니다..
- In2 프로젝트 관리는 Water Supply Corporation이 Nanonets AI를 통해 700,000 AUD를 절약하도록 지원합니다..
- SMB인 Happy Jewellers가 NanoNet을 통해 이점을 얻은 방법
- Nanonets AI는 ACM 서비스가 다음에서 추출을 자동화하도록 지원합니다. 비용전자 문서를 작성하여 Accounts Payable 팀의 시간을 90% 절약합니다.
- Tapi는 Nanonets를 사용하여 자산 유지 관리 송장을 자동화합니다..
- Puma는 Zoho Expense를 통해 비용 관리 프로세스를 자동화합니다.
- SWISS는 Rydoo를 사용하여 비용 처리 효율성을 80% 향상했습니다..
- Suncommon은 Expensify 카드를 활용하여 회사 지출을 관리하고 회사 시간을 절약합니다.
상위 15개 비용 관리 소프트웨어
이 섹션에서는 시장에서 가장 우수한 비용 관리 소프트웨어의 장단점을 자세히 살펴보겠습니다.
1. Nanonets에 의한 흐름
흐름 지능적인 비용 처리를 위해 자동화된 데이터 캡처를 제공하는 AI 기반 비용 관리 소프트웨어입니다. 고급 OCR 및 기계 학습 기능을 통해 Flow는 영수증, 송장 등 다양한 비용 문서에서 관련 정보를 추출할 수 있습니다. 사용자 친화적인 인터페이스, 사용자 정의 가능한 OCR 모델, 원활한 통합 옵션을 제공하여 비용 관리를 위한 다목적 솔루션입니다.
주요 기능 :
- 한 곳에서 모든 비용 데이터.
- 복잡한 승인 워크플로, 중복 알림 및 사기 탐지
- 마술처럼 작동하는 결제 및 조정. Flow는 모든 소스에서 거래 정보를 읽고 ERP에 게시합니다.
- 다른 도구 및 시스템과의 원활한 통합을 위한 API 통합.
- 확장 가능하고 대량의 문서 및 데이터를 처리할 수 있으므로 모든 규모의 비즈니스에 적합합니다.
- AI 알고리즘은 데이터 정확성과 검토 준비를 보장합니다.
- 다양한 소스의 거래 정보를 ERP에 원활하게 통합하여 정확하고 시기 적절한 지불을 촉진합니다.
- 자동화된 비용 인식 및 분류로 수동 데이터 입력 및 GL 코딩 작업이 줄어듭니다.
- 간소화된 비용 승인 프로세스, 지출 한도 및 승인 메커니즘 자동화
- 지출 데이터 분석을 통해 절감 기회를 파악하고 비용 절감 조치를 권장합니다.
- 와 통합 넷스위트, Quickbooks Online, Xero 및 Sage Intacct,
- Slack과 통합되어 직원이 Slack 인터페이스 내에서 직접 알림을 받고, 요청을 처리하고, 승인을 받을 수 있습니다.
장점 :
- 1일차부터 문서에서 데이터를 캡처할 수 있는 제로샷 AI.
- 투명한 가격 정책.
- 채팅, 지원 포털 및 이메일을 포함한 다양한 직접 지원 옵션.
- 사용자가 플랫폼을 테스트할 수 있도록 관대한 평가판을 제공합니다.
- 상위 계획에 사용할 수 있는 전담 계정 관리자입니다.
- 데이터 레이블 지정을 지원하는 주석 서비스를 제공합니다.
- 더 쉬운 구현을 위해 사전 제작된 템플릿이 포함되어 있습니다.
단점 :
- 계획에 대한 계층 선택이 제한됩니다.
- 아직 사용할 수 있는 가상 카드가 없습니다.
출처 :
2. 브렉스
Brex는 법인 카드, 환급, 여행부터 청구서 지불 및 비즈니스 계정에 이르기까지 다양한 종류의 지출을 하나의 통합 시스템에서 쉽게 제어할 수 있는 포괄적인 비용 관리 소프트웨어입니다.
사용자 정의 가능한 워크플로를 통해 복잡하고 다양한 유형의 지출을 처리할 수 있으므로 직원의 마찰을 최소화하면서 규정을 준수할 수 있습니다.
주요 기능 :
- 규정 준수 및 책임에 맞게 조정됨
- 스타트업 및 소기업에서 널리 사용
- 간소화된 비용 추적, 실시간 통찰력 및 회계 시스템과의 통합
장점 :
- 시작하기 위한 개인 신용 조회가 없습니다.
- 사용하기 쉬운 드래그 앤 드롭 사용자 인터페이스
- 빠른 설정 및 온보딩 프로세스
- 보고서를 최신 상태로 유지하는 데 도움이 되는 실시간 이메일 알림
- 원활한 모바일 앱 기능
단점 :
- 제한된 사용자 정의 및 분류 옵션
- 비용 보고 기능을 개선할 수 있습니다.
- 주류 카드 옵션과의 비호환성
- 복잡한 경비 관리가 필요한 대규모 조직에는 적합하지 않을 수 있습니다.
출처:
3. 비용을 지불하다
Expensify는 비용 추적 및 보고를 간소화하는 사용자 친화적인 비용 관리 소프트웨어입니다. 영수증 스캔, 자동 비용 분류, 정책 시행, 승인 워크플로, 널리 사용되는 회계 시스템과의 원활한 통합과 같은 다양한 기능을 위한 단일 앱입니다.
주요 기능 :
- 법인 카드, 영수증 스캔 및 비용 추적을 위한 단일 앱
- 회계사를 위한 Expensify CPA 카드
장점 :
- 비용을 더 쉽고 빠르게 기록할 수 있는 사용자 친화적인 인터페이스
- 자동 비용 분류
- 환급금은 은행 계좌로 직접 입금됩니다.
- 이동 중 비용 관리를 위한 모바일 앱
단점 :
- 대규모 조직의 경우 가격이 비쌀 수 있습니다.
- 일부 사용자는 인터페이스가 복잡하고 제품이 엔터프라이즈 사용 사례에 부적합하다고 생각합니다.
- 가난한 고객 서비스
출처:
4. SAP 동의
SAP Concur는 기업이 효율적으로 운영될 수 있도록 지출 프로세스를 자동화하는 전체적인 비용 관리 솔루션입니다. 출장, 비용 및 송장 관리를 통합하고 강력한 보고 기능, 정책 시행 및 승인 워크플로를 제공합니다.
또한 광범위한 통합 옵션이 있으며 특히 엔터프라이즈 비즈니스에서 사용됩니다.
주요 기능 :
- 여러 소스에서 재무 데이터를 연결하고 지출을 제어할 수 있습니다.
- 비즈니스, 여행 및 AP 프로세스 자동화
- 여행, 비용 및 송장 관리를 위한 최고의 브랜드
장점 :
- 종합 비용 관리 솔루션
- 선택할 수 있는 적절한 옵션과 함께 여행 및 송장 관리와 통합
- 강력한 보고 기능
- 원활한 정책 시행 및 승인 워크플로우
- 광범위한 통합 옵션
- 손쉬운 티켓 제기 및 수동 고객 지원 없이 즉각적인 해결
단점 :
- 직관적이지 않은 인터페이스 및 일부 사용자는 압도적이고 조작하기 어렵다고 생각합니다.
- 파일 첨부가 어렵다
- 다른 솔루션에 비해 높은 가격
- 복잡한 설정 및 구성
출처:
5. 램프
Ramp는 실시간 지출 통찰력, 자동화된 영수증 매칭, 공급업체 협상 및 비용 최적화를 제공하는 법인 카드 및 비용 관리 플랫폼을 통해 지출을 더욱 스마트하게 만듭니다.
Ramp는 회계 시스템과 완벽하게 통합되어 비즈니스에 편리한 선택입니다.
주요 기능 :
- 캐쉬백 형태의 보상 및 인센티브
- 사용하기 쉬운 카드, 지출 한도, 승인 흐름, 공급업체 결제
- 평균 3.5 % 절감
- 절감액과 인사이트를 발견하는 데 도움이 되는 금융용 AI 기능
장점 :
- 직관적이고 사용자 친화적 인 인터페이스
- 국제 거래, 국경 간 청구서 지불 및 다중 통화 환급에서 전 세계적으로 작동하는 법인 카드 및 비용 관리 플랫폼
- 실시간 지출 인사이트 및 자동화된 영수증 매칭
- 공급업체 협상 및 비용 최적화 기능
- 램프를 사용하는 회사는 장부를 8배 빠르게 마감합니다.
단점 :
- 시간 제한 및 자동 트리거에 영향을 미치는 특정 지역의 제한된 가용성
- 일부 사용자는 기존 시스템과의 통합에 어려움을 보고했습니다.
- 고객 지원 없음, 이메일을 통해서만 티켓 해결
- 일부 결제를 반복으로 표시하여 여러 알림을 중지할 수 없음
출처:
6. 공군기지
Airbase는 직원이 100~5,000명인 기업을 위한 최고의 최신 지출 관리 플랫폼입니다. 비용 관리, 청구서 지불, 법인 카드, 예산 책정, 승인 워크플로우 및 가상 카드를 결합하여 비즈니스에 포괄적인 지출 가시성과 제어 기능을 제공합니다.
주요 기능 :
- 미지급금 자동화 및 유도 조달 제공
- 완전히 통합된 글로벌 구매 플랫폼
장점 :
- 실시간 보고 기능이 있는 올인원 지출 관리 플랫폼
- 직관적이고 사용하기 쉬운 UI
- 손쉬운 비용 추적을 위한 가상 카드
- 훌륭한 고객 지원
- 광범위한 워크플로, 승인 및 회계 자동화
단점 :
- 공급업체 지불 지급 속도가 느림
- 모든 유형의 신용 카드를 지원하지 않음
- iPhone 및 iPad용 모바일 앱의 제한된 기능
출처:
7. 플레오
Pleo는 회사 지출을 단순화하는 스마트 비용 관리 솔루션입니다. 실시간 비용 추적 및 자동 보고와 함께 직원을 위한 가상 및 실제 카드를 제공합니다. Pleo는 회계 시스템과 통합되어 비즈니스에 편리한 선택입니다.
주요 기능 :
- 지역 내 1개 이상의 기업이 신뢰하는 유럽 최고의 기업 지출 솔루션
- 올인원 비용 관리 솔루션
- 분석 및 사용자 정의 가능한 구매 한도와 함께 지출을 실시간으로 추적합니다.
장점 :
- 직원을 위한 가상 및 물리적 스마트 회사 카드
- 실시간 비용 및 환급 추적
- 자동화 된보고
- 깨끗하고 사용자 친화적 인 UI
- 영수증을 디지털화하고 비용 관리를 자동화하여 138시간 이상 절약
- 모든 Pleo 카드 거래에 대해 1% 캐쉬백
단점 :
- 비용 유형에 대한 범주 및 옵션이 너무 많습니다.
- 일부 사용자는 특히 관리자로 작업할 때 UI가 혼란스럽다고 생각했습니다.
출처:
8. 조호 비용
Zoho Expense는 비용 보고를 자동화하고 환급 프로세스를 간소화하는 직관적인 비용 관리 소프트웨어입니다. 영수증 스캔, 정책 시행 및 널리 사용되는 회계 시스템과의 통합과 같은 기능을 제공합니다. Zoho Expense는 직원과 관리자 모두에게 사용자 친화적인 경험을 제공합니다.
주요 기능 :
- 150개 이상의 국가에서 기업의 신뢰를 받고 있습니다.
- 기업 출장 및 자동화된 비용 보고 간소화
- AI 기반 사기 탐지 엔진
장점 :
- 정책 집행 및 사용자 정의 가능한 환급 워크플로우를 갖춘 직관적인 비용 관리 소프트웨어
- 영수증 자동 스캔 및 비용 분류
- 경쟁력있는 가격
- AI 기반 사기 탐지 엔진으로 감사 및 세금 관리 지원
- Zoho One과 결합하여 송장 발행, 고객 데이터 하우징, 영업 및 마케팅, 비용 관리, 팀원과의 협업을 통합할 수 있습니다.
- 연중무휴 고객 지원 및 24시간 무료 온보딩 지원
단점 :
- 비용 보고가 더 간결해 보일 수 있습니다.
- 긴 온보딩 프로세스
- 긴 리드 타임으로 느린 고객 지원
- UI 사용에 대한 가파른 학습 곡선
- 일부 사용자는 기능이 서로 대화하지 않고 UI가 사용자 친화적이지 않다는 것을 알게 됩니다.
출처:
9. 디비
Divvy는 비즈니스 재정 요청, 지출 및 추적을 위한 원활한 경험을 제공하는 올인원 경비 관리 플랫폼입니다. 또한 사용자 정의 가능한 지출 한도와 자동화된 지출 보고 기능을 제공합니다. Divvy는 모든 규모의 비즈니스에 대한 비용 관리를 단순화하는 것을 목표로 합니다.
주요 기능 :
- 신용 한도가 $500~$15M인 직원을 위한 가상 및 실제 신용 카드
- 무료 자동 비용 관리 소프트웨어
장점 :
- 맞춤형 지출 한도와 함께 직원을 위한 개인 비즈니스 신용 카드
- 비용 관리 도구가 무료로 제공됩니다.
- 손쉬운 비용 관리 및 예산 추적
- 전화로도 쉽게 청구서 및 지출 항목 분류, 사진 촬영
- $10,630의 보고된 월 평균 절감액
- 월 평균 12시간의 시간 절약으로 더 빠른 장부 정산
- 모든 규모의 기업을 위한 빠르고 유연한 신용
단점 :
- 사기 및 사기 방지 측면에서 보안 문제
- 카드 교체가 어렵습니다.
- 일부 사용자는 불량 고객 서비스를 보고했습니다.
- QuickBooks와 동기화/통합의 어려움
출처:
10. 파일
Fyle은 경비 추적, 보고 및 정책 집행을 자동화하는 지능형 경비 관리 솔루션입니다. 영수증 캡처, 실시간 비용 분류 및 회계 시스템과의 통합과 같은 기능을 제공합니다. Fyle은 직원과 관리자에게 원활한 경험을 제공합니다.
주요 기능 :
- 기존 신용 카드에 대한 실시간 피드
- ACH 지급으로 제때 직원에게 환급
장점 :
- Visa, Mastercard, AmEx 등과 같은 카드에 대한 실시간 신용 카드 조정
- Fyle은 새로운 거래에 대한 SMS를 즉시 전송하고 직원은 영수증 이미지로 답장하기만 하면 자동으로 조정됩니다.
- Slack, Gmail, Outlook 및 기타 앱과 원활하게 통합되어 이동 중에 비용을 관리할 수 있습니다.
- 영수증 사진을 해당 신용 카드 거래와 일치시킵니다.
- Fyle은 모든 신용 카드와 통합됩니다.
- 채팅 및 이메일을 통한 연중무휴 고객 지원
- 항상 도움을 드리는 전담 계정 관리자
단점 :
- 온라인 UI만큼 매끄럽지 않은 모바일 인터페이스
- 자동 스캔 기능이 때때로 정확하게 작동하지 않음
- 다른 시스템에서 전환하는 경우 학습 곡선 필요
- 실시간 피드는 VISA 및 Mastercard 전용입니다.
출처:
11. 스펜데스크
Spendesk는 비용 관리 프로세스를 단순화하고 자동화하는 데 중점을 둔 비용 관리 소프트웨어입니다. 비용 추적, 가상 카드, 송장 관리 및 승인 워크플로와 같은 기능을 제공하여 기업이 지출을 간소화할 수 있도록 합니다.
주요 기능 :
- 무제한 가상 카드, 구독 및 사용자
- 무료 설정 및 제로 숨겨진 비용
- 회사 카드, 송장, 비용, 예산, 승인, 회계 자동화 및 보고를 관리하기 위한 7-in-1 플랫폼
- 확장 가능한 지출 관리 도구
장점 :
- 재무 워크플로 및 처리를 더욱 원활하게 합니다.
- 월말 수익계산을 위한 정확한 분석 리포트 제공
- 안전하고 통제된 지출을 위한 가상 카드
- 사용자 지정 가능한 승인 워크플로
- 즉각적인 거래를 위해 UPI 및 Netbanking을 포함한 널리 사용되는 회계 시스템과 통합
- 영수증의 95%가 자동으로 수집되고 2일 이내에 조정됩니다.
- 매월 4배씩 4배 빠른 도서 처리
단점 :
- 일관되지 않은 정책 워크플로
- 모든 위치 또는 웹사이트에서 카드를 사용할 수 없습니다.
- 자동 스캔 기능으로 채워진 잘못된 값
출처:
12. 메쉬 결제
Mesh Payments는 기업이 비용을 추적, 관리 및 제어할 수 있는 포괄적인 플랫폼을 제공하는 비용 관리 소프트웨어입니다. 1,000개의 재무 팀에서 사용하며 비용 추적, 영수증 캡처, 자동화된 비용 승인, 회계 시스템과의 통합과 같은 기능을 제공합니다.
주요 기능 :
- 글로벌 기업이 지출에 대한 제어 및 가시성을 제공하도록 맞춤화됨
- 결제 관리 및 예산 관리와 함께 자동 워크플로 및 부기를 제공합니다.
- 다양한 유형의 기업 지출에 대한 맞춤형 솔루션
장점 :
- 편리하고 사용자 친화적 인 인터페이스
- 일일 결제 한도 구현
- 보고서에서 신속하게 정보 추출
- 간편한 영수증 즉시 첨부
- 반응 형 고객 지원
단점 :
- 기존 ERP와의 제한된 통합 옵션
- 가상 카드만 비용으로 제공하며 카드는 모든 곳에서 허용되지 않습니다.
- 웹사이트만큼 직관적이지 않은 모바일 앱
출처:
13. 해피
해피페이는 기업 출장, 경비, 결제 관리를 위한 올인원 통합 솔루션입니다. 7000개 이상의 국가에서 20명 이상의 고객을 보유한 인도 최대의 여행, 비용 및 결제 서비스입니다. 플랫폼은 비즈니스를 위한 비용 보고 및 환급 프로세스를 단순화하는 것을 목표로 합니다. 비용 추적, 영수증 캡처, 비용 승인 및 회계 시스템과의 통합과 같은 기능을 제공합니다.
주요 기능 :
- 여행자가 항공편, 호텔 및 택시를 직접 예약할 수 있도록 도와주는 셀프 예약 도구(SBT)
- 보상이 있는 제로 담보 신용 한도
- 기업 지출에서 소액 현금 지출에 이르기까지 다양한 사용 사례를 위한 선불 카드
장점 :
- 간편한 신고 및 비용 상환
- 편리하고 사용자 친화적인 UI
- 영수증 캡처에서 비용 승인 및 상환에 이르기까지 전체 비용 워크플로우를 자동화합니다.
- 생산성 향상을 통한 환급 주기 단축 및 현금 절감 증대
단점 :
- 청구 보고서가 개인 비용에 태그 지정되는 방식을 개선하기 위한 범위
- ATM 인출에 대한 카드 수수료
- 온라인 거래 중 결제 실패 시 시간이 많이 소요되는 환불 처리
- 제한된 사용자 정의 옵션 및 다른 플랫폼과의 통합
- UI 개선이 필요합니다
출처:
14. 잔물결
Rippling은 비용 관리 기능을 포함하는 올인원 HR 및 직원 관리 플랫폼입니다. 비용 추적, 자동화된 비용 승인, 급여 시스템과의 통합과 같은 기능을 제공합니다.
주요 기능 :
- 하나의 플랫폼을 통해 HR, IT 및 재무 간소화
- 분석, 워크플로 자동화, 정책 및 권한 관리
- 최소 2명의 직원에서 최대 2000명의 직원을 위한 단일 시스템
장점 :
- 기업이 HR, IT, 재무를 운영할 수 있는 한 곳
- 반응이 빠른 채팅 지원 및 고객 서비스
- 사용자 친화적인 UI로 구현 용이
- 타임오프 신청, 인사정보, 출퇴근 등 직원을 관리할 수 있습니다.
- 90초 안에 직원 및 계약자의 빠른 온보딩
- 글로벌 규정 준수 프로세스 자동화
단점 :
- 포인트 시스템, 일정 및 직원 검토 부재
- 집중 비용 관리 솔루션이 아님
- 일부 사용자는 설정이 어렵다고 보고합니다.
출처:
15. Emburse 크롬 리버 비용
Emburse Chrome River Expense는 중대형 기업을 위해 설계된 비용 관리 소프트웨어입니다. 비용 추적, 영수증 캡처, 정책 시행 및 회계 시스템과의 통합과 같은 기능을 제공합니다.
주요 기능 :
복잡한 기업, 고등 교육 및 전문 서비스용으로 설계
글로벌 중심의 경비 관리 및 미지급금 자동화 솔루션
장점 :
비즈니스 요구 사항을 해결하도록 쉽게 구성 가능
규정 준수 워크플로는 제출 전에 부정확하거나 사기성 문서를 찾아내는 데 도움이 됩니다.
처음부터 끝까지 완전 전자식
승인 워크플로우는 이메일을 통해 발생할 수 있습니다.
일부 사용자는 Concur보다 사용하기 쉽고 비용 효율적이라고 보고합니다.
상당한 현금 및 시간 절약
단점 :
느린 분석 및 직관적이지 않음
미리 정의된 보고서는 투박합니다. 더 자세한 보고서에는 추가 비용이 필요합니다.
일부 사용자는 설정이 어렵다고 보고합니다.
출처:
https://www.g2.com/products/emburse-chrome-river-expense/reviews#reviews
기업문화 및 비용관리
문화는 아침식사로 전략을 먹는다고 흔히들 말합니다. 비용 관리 영역에서 이는 이보다 더 사실일 수 없습니다. 회사의 문화는 비용 처리, 승인 및 면밀한 조사 방법에 큰 영향을 미칩니다. 이는 단지 시행 중인 정책에 관한 것이 아닙니다. 이는 이러한 정책이 모든 팀원의 일상적인 행동과 태도에 어떻게 뿌리 박혀 있는지에 관한 것입니다.
- 받아 구글, 예를 들어. 혁신과 자유의 문화는 신뢰와 책임을 강조하면서 비용 관리 방식에 직접적인 영향을 미칩니다.
- 세일즈 포스 활기찬 문화로 유명합니다. 그들은 자신의 가치를 비용 관리에 원활하게 통합했습니다. 투명성과 책임을 강조하는 문화를 통해 Salesforce는 비용 관리가 관료적 장애물이 아닌 집단적 가치를 반영하는 환경을 조성해 왔습니다.
- 또 다른 대표적인 사례는 넷플릭스. 자유와 책임의 문화는 직원들이 마치 자신의 돈인 것처럼 지출 결정을 내릴 수 있도록 해줍니다. 그들은 예산이 엄격하지 않지만 자기 훈련과 신중함의 문화에 의존하며 이는 민첩한 재무 운영으로 성과를 거두었습니다.
더 나은 관리를 위한 문화적 변화
더 나은 비용 관리를 향한 문화적 변화는 위에서부터 시작됩니다. 리더가 효율적이고 윤리적인 비용 관리의 중요성을 모범적으로 보여주면 조직 전체에 분위기가 조성됩니다. 이는 모든 비용을 세세하게 관리한다는 의미는 아닙니다. 대신 가치 창출과 기업 윤리의 관점에서 비용을 바라보는 문화를 조성하는 것입니다. 리더는 다음과 같이 질문해야 합니다. 핵심 가치 및 목표에 부합하는 방식으로 지출하고 있습니까?
그렇다면 이러한 문화를 어떻게 육성할 수 있을까요?
- 비용 관리를 정기적인 대화의 일부로 만드는 것부터 시작하십시오. 회의에서 이를 논의하고, 팀원들이 현명한 지출 결정을 내리는 시기를 강조하고, 지출 정책의 근거에 대해 공개적으로 이야기하세요.
- 투명성이 핵심입니다. 비용 관리 정책이 액세스 가능하고, 온보딩 문서에 있으며, 비용 관리 소프트웨어에 첨부되어 있는지 확인하세요.
- 팀 리더가 모범을 보이도록 격려하세요. 관리자가 비용을 면밀히 조사하고 비용 효율적인 선택을 하면 명확한 메시지가 전달됩니다.
- 훌륭한 비용 관리를 축하하세요. 책임 있는 지출의 모범을 보이는 팀과 개인을 인정하고 보상합니다. 이는 팀 회의에서 외치는 것처럼 간단할 수도 있고 연례 시상식만큼 중요할 수도 있습니다.
- 비용 정책을 지속적으로 준수하거나 혁신적인 비용 절감 아이디어를 제시하는 직원에게 인센티브를 제공하는 것을 고려해보세요.
- 특히 공개 포럼은 통찰력의 금광이 될 수 있습니다. 이는 직원들이 현재 정책과 관련해 직면한 문제를 논의하고 개선 사항을 제안하는 플랫폼이 될 수 있습니다. 이는 비용 관리 프로세스를 개선하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 개방성과 신뢰의 문화를 강화합니다.
- 공개 재무 보고서는 또 다른 강력한 도구입니다. 기업이 팀과 세부 보고서를 공유하면 투명성이 높아질 뿐만 아니라 지출에 관한 정보에 입각한 토론과 결정이 장려됩니다. 공유 대시보드와 보고서를 제공하는 클라우드 기반 플랫폼이 특히 효과적입니다. 이를 통해 정보의 원활한 흐름이 가능하고 팀원이 재무 전문 지식에 관계없이 지출 데이터에 쉽게 액세스하고 이해할 수 있습니다.
- 책임이 일반적인 환경을 조성하는 것은 명확한 기대치를 설정하는 것부터 시작됩니다. 이는 지출된 모든 달러가 징벌적인 의미가 아니라 회사의 목표 및 가치에 부합하는 방식으로 정당화되어야 하는 문화를 구축하는 것입니다. 이러한 책임 문화에는 정기적인 비용 검토 및 감사도 포함됩니다. 이는 마녀사냥이 아니라 정책 준수를 보장하고 개선이 필요한 영역을 식별할 수 있는 기회로 간주되어야 합니다.
미래 동향
2024년을 앞두고 잠시 미래학자의 역할을 맡아 봅시다. 돌이켜보면, 우리는 금융과 기술 세계에서 우리가 상상하지 못했던 방식으로 예측이 실현되는 반면, 다른 예측은 빛을 보지 못하고 흐지부지되는 것을 보았습니다. 그렇다면 비용 관리의 미래를 살펴보면 향후 XNUMX년 동안 어떤 일이 일어날까요?
AI 및 자동화: 비용 관리의 똑똑한 중추
안전한 예측 중 하나는 AI와 머신러닝이 비용 관리 환경의 일부가 될 뿐만 아니라 그 중추가 될 것이라는 점입니다. 우리는 비용 분류, 승인 워크플로 간소화, 정책 준수 보장에 있어 똑똑할 뿐만 아니라 경계선에 있는 천재적인 AI를 찾고 있습니다. 각 거래로부터 학습하여 더욱 스마트해지고 효율적이며 정확해지는 시스템을 상상해 보십시오. 이는 단지 프로세스 자동화에 관한 것이 아닙니다. 그것은 우리가 꿈꿔 왔던 수준의 정밀도로 향상시키는 것입니다.
블록체인: 신뢰와 투명성의 원장
블록체인과 비용 관리 – 성사가 기다리고 있습니다. 블록체인이 제공하는 투명성과 보안은 비용 거래를 처리하는 방식에 혁명을 일으킬 것입니다. 우리는 모든 거래가 사실상 변조 불가능한 원장에 기록되어 프로세스에 전례 없는 수준의 신뢰와 책임을 부여하는 세상에 대해 이야기하고 있습니다. 사기를 줄이고 규정 준수를 강화할 수 있는 잠재력은 엄청납니다.
개인화: 뉴 노멀
미래는 개인적인 것입니다. 특히 비용 관리에 있어서는 더욱 그렇습니다. 개인의 소비 습관과 선호도에 맞는 경험을 제공하도록 시스템이 발전할 것입니다. 우리는 일률적인 접근 방식을 넘어 귀하의 비용 관리 시스템이 귀하를 알고, 실제로 귀하를 알고, 귀하의 고유한 요구 사항과 패턴에 적응하는 시대로 진입하고 있습니다. 평범한 작업을 즐거운 경험으로 바꾸는 일종의 사용자 중심 혁신입니다.
금융 관행 재정의
AI, 블록체인 및 개인화의 이러한 발전은 비용 관리 방식만 바꾸는 것이 아닙니다. 그들은 조직 내에서 더 광범위한 재무 관행을 재편할 것입니다. 우리는 더욱 통합되고 지능적이며 상호 연결된 금융 생태계를 모색하고 있습니다. 더 나은 재무 계획 및 분석부터 보다 전략적인 의사 결정에 이르기까지 그 의미는 광범위합니다.
요약하자면, 비용 관리의 향후 10년은 단지 새로운 도구와 기술에 관한 것이 아닙니다. 이는 우리가 재정에 접근하고, 이해하고, 관리하는 방식의 근본적인 변화에 관한 것입니다. 그것은 멋진 신세계이고, 당신이 생각하는 것보다 더 가까이 있습니다.
결론
비용 관리에 대한 포괄적인 탐구를 마무리하면서 재무 추적 및 분석 환경이 역동적인 변화를 겪고 있다는 것이 분명해졌습니다. 원장부에서 Nanonets와 같은 AI 기반 소프트웨어 솔루션으로의 여정은 기술 발전뿐만 아니라 기업이 재정 책임에 접근하는 방식의 근본적인 변화를 보여줍니다.
오늘날의 불안정한 비즈니스 환경에서 비용 관리는 더 이상 백오피스 업무가 아니라 전략적 필수 사항입니다. InnovateX와 사례 연구에 언급된 다른 기업은 강력한 비용 관리 시스템이 가져올 수 있는 변화를 보여줍니다.
이러한 변화를 인식하고 이에 적응하는 기업은 현대 금융 환경의 복잡성을 헤쳐 나갈 수 있는 준비를 갖추고 한때 지루한 작업이었던 것을 전체 비즈니스 전략의 중요한 구성 요소로 전환할 것입니다.
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추가 자료
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- 비용 관리 시장 성장 | 연구보고서 [2029]: 이 보고서는 비용 관리 동향에 대한 데이터와 통찰력을 제공합니다. Fortune 비즈니스 통찰력 보고서.
- 비용 관리 101: 비용 보고 가이드: 이 가이드는 특히 비용 보고와 관련된 재무 관리 주제를 더 깊이 탐구하려는 사람들을 위한 훌륭한 리소스입니다. G2 학습 허브.
- 효과적인 글로벌 여행 및 비용 관리 규정 준수: 이 리소스는 특히 여러 국가에서 운영되는 기업의 비용 관리 관행에 영향을 미칠 수 있는 규제 지침에 대한 관련 정보를 제공합니다. 모바일 비용 준수 가이드.
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