독촉장은 서신 형태로 고객에게 보내는 통지입니다. 회사에 일정 금액이 연체되었음을 고객에게 설명합니다.
독촉장은 미수금이 처리되고 비즈니스가 적절한 수익을 얻도록 하기 위해 추심 팀에서 사용하는 핵심 도구입니다. 일반적으로 장기간 연체된 지불에 대해 고객과 의사 소통하기 위해 수금 프로세스에서 따라야 하는 첫 번째 단계입니다.
알림으로 고객에게 보내는 다양한 유형의 독촉장이 있습니다. 이 편지는 또한 고객의 응답에 따라 심각도가 다를 수 있습니다.
기업은 수익에 의존하며 지속성과 성장을 유지하기 위해 회비를 징수할 수 있도록 가능한 모든 조치를 취해야 합니다. 이를 위해서는 미수금이 오랫동안 보류 중인 옵션으로 독촉을 사용해야 합니다.
사업주는 지연된 지불이 알림 문자 누락, 현금 흐름 부족 또는 거래 실패 등 여러 요인으로 인해 발생할 수 있음을 이해합니다. 독촉은 적절한 비즈니스 기능을 보장하기 위해 미수금 회수가 중요한 경우에만 사용됩니다.
수금 도구 역할 외에도 독촉장은 연체 계정을 적시에 예방하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그들은 또한 비즈니스의 현금 흐름을 증가시키기 위해 회사의 미지불 판매를 마감하거나 줄이는 데 도움을 줍니다.
독촉장은 회사가 비즈니스를 진지하게 받아들이지만 고객에게 공감한다는 것을 고객에게 전달하는 데에도 중요합니다. 독촉장의 효력이 없는 경우에만 사업체는 직접 방문하거나 추심 기관을 이용하게 됩니다.
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독촉장 유형
호의를 유지하고 원활한 관계를 유지하기 위해 사업주는 고객에게 지불을 간과했을 수 있음을 나타내는 간단한 독촉장 형태의 작은 알림으로 시작합니다.
독촉장은 연체 지불의 어느 단계에서 상호 작용이 발생하고 고객의 응답 특성에 따라 형식, 스타일, 언어 등이 다를 수 있습니다.
이 편지는 고객이 지불하는 것을 잊었을 수 있다는 가정하에 간단한 알림 알림으로 시작됩니다. 이 단계에서 기업은 영업권을 잃고 싶지 않습니다.
독촉장은 다양한 형태를 취할 수 있습니다. 많은 기업들이 일반우편, 등기우편, 택배를 통해 각 고객에게 보낼 수 있는 인쇄된 서신을 사용하여 급한 결제를 알리고 있습니다. 등기 우편 또는 택배를 사용하면 고객이 서신을 확인하기 위해 영수증에 서명할 때 배달 확인이 보장됩니다.
기업은 또한 독촉 알림으로 이메일, 팩스 또는 SMS 문자를 보내는 데 의존합니다. 그러나 눈에 띄지 않거나, 놓치거나, 무시될 가능성이 있기 때문에 때때로 일반 종이 편지 방식보다 덜 효과적일 수 있습니다.
디지털화 시대가 도래함에 따라 미수금 회수를 보장하는 데 필요한 이 반복적이고 지루하지만 매우 중요한 프로세스를 자동화하는 것이 더 쉬워졌습니다.
독촉장 내용
독촉장은 암시장이므로 전달되는 방식에 있어 특정 규칙을 따릅니다. 보류 금액, 미납 인보이스 번호 및 날짜, 연체료 또는 이자 금액(해당되는 경우)에 대한 표준 정보를 제공합니다.
독촉장은 사업주가 어느 정도 공손함을 유지하고 올바른 언어와 의미를 사용하여 표현하고 고객에게 서신을 보내는 이유를 이해하게 하고 가장 중요한 것은 대금 지급의 시급성을 나타내야 하기 때문에 일반적으로 어렵습니다.
독촉장을 보내는 데는 편지, 이메일, 팩스와 같은 다양한 매체가 사용될 수 있습니다. 편지의 어조와 언어는 중요하지만 시간이 경과하고 회비가 증가함에 따라 약간 다를 수 있습니다. 선택한 매체에 관계없이 독촉장은 고객의 관심을 끌고 필요한 지불을 받는 것을 목표로 합니다.
국가의 법률에 따라 독촉장이 얼마나 가혹하거나 위협적일 수 있는지에 대한 규칙이 있을 것입니다. 미수금 회수를 위한 독촉장을 구성하는 동안 기업은 다음과 같은 특정 규칙을 따릅니다.
- 올바른 언어 사용: 편지를 우편으로 보내든 이메일로 보내든 올바른 어조와 언어를 유지해야 합니다. 모호하거나 혼란스러운 언어의 사용은 피해야 합니다. 편지에는 보낸 사람의 이름, 통신의 필요성, 당면한 문제, 문제 해결 방법이 나와 있어야 합니다.
- 간결함 유지: 독촉장은 짧고 관련 세부 정보를 제공하고 읽기 쉽고 이해하기 쉬워야 합니다. 글머리 기호나 굵은 글꼴을 사용하면 메시지를 명확하고 간단하게 만들 수 있습니다. 텍스트 페이지를 작성하는 것은 읽기 어려울 수 있으며 고객이 결제를 취소하지 못하게 할 수도 있습니다.
- 고객에게 공감하기: 비난하는 말을 사용하거나 고객이 회비를 내지 않음으로써 사업을 속이려 한다고 제안하는 것은 좋지 않은 결과를 초래할 수 있습니다. 특히 고객이 알지 못하는 사이에 지불을 놓친 경우에는 더욱 그렇습니다. 독촉장은 기업이 고객을 존중하고 이해한다는 것을 나타내는 공감하면서도 전문적인 어조를 유지해야 합니다. 이렇게 하면 고객이 응답하고 비즈니스에 도움이 되는 보류 중인 지불을 취소하도록 장려할 수 있습니다.
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독촉 절차의 단계
독촉 절차는 미수금이 연체된 금액과 기간에 따라 다양한 단계로 구성됩니다. 지불을 추적하고 수익 수집을 활성화하려면 다음 단계를 따를 수 있습니다.
1. 연체 계정 식별
독촉 프로세스의 첫 번째 작업은 보류 중인 송장, 각 청구서의 회비 및 미지급 기간을 표시할 수 있는 미수금 에이징 보고서를 만드는 것입니다.
대부분의 에이징 보고서는 30일, 30-60일, 60-90일 및 120일을 훨씬 초과하는 인보이스가 있는 연체 계정을 필터링합니다.
2. 연체 계정 목록 만들기
연체 보고서가 설정되면 다음 단계에서는 후속 조치를 위해 연체 계정의 우선 순위를 지정합니다. 일부 사업주는 미결제 금액이 가장 높은 고객에게 연락하는 것을 고려할 수 있지만, 다른 사업주는 지불 기한이 가장 많이 연체된 계정에서 추심하는 것을 선호할 수 있습니다.
독촉장은 다양한 연체 계정의 미결제 금액과 기간에 따라 작동합니다.
3. 독촉장 쓰기
계정이 식별되면 다양한 형식의 다양한 미납 기간에 독촉장을 보내는 힘든 과정이 수행됩니다.
고객이 그 안내문을 놓치지 않도록 회사는 이메일을 통해 편지 사본을 한 장 더 보낼 수도 있습니다. 지불 응답이 지연되면 미지급 기간과 연체료가 각기 다른 여러 서신을 고객에게 보내야 할 수 있습니다.
4. 독촉장 보내기
독촉장이 준비되고 검토되고 수금 관리자가 승인하면 우편이나 택배를 통해 배포할 수 있습니다. 고객은 개별적으로 이메일을 보낼 수도 있습니다. 이메일은 무시될 가능성이 더 높지만 특히 여행 중이거나 우편물이나 택배를 받을 수 없는 고객에게 효과적인 알림 수단입니다.
5. 해결하거나 다음 단계로 에스컬레이션
독촉장은 커뮤니케이션/알림 수단으로 사용되며 결제를 잊어버려 결제를 놓친 고객의 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다.
그러나 많은 경우 독촉장은 반복 시도 후에도 작동하지 않습니다. 고객이 응답하지 않는 경우 기업은 문제를 에스컬레이션합니다. 그들은 고객 위치를 개인적으로 방문하여 알리고 지불금을 받으려고 하거나 작업을 완료할 수 있는 외부 수금 대행사에 이를 넘길 수 있습니다.
더닝이 현대에 어떻게 진화했는지
오랫동안 독촉 전략은 필요한 미수금을 받기 위해 독촉장, 경고장 또는 위협을 사용해 왔습니다. 그러나 SaaS(Software as a Service)의 출현은 오늘날 독촉 프로세스를 변화시켰습니다. SaaS 회사는 많은 계정을 사용하는 청구 및 지불과 관련된 큰 문제에 직면해 있습니다. 비자발적 이탈로 인한 반복 청구 시스템의 거래 실패는 일반적이며 자금 부족, 네트워크 연결 문제 또는 차단/만료된 신용 카드 등 다양한 이유로 발생합니다.
많은 경우에 고객은 은행 또는 신용 카드 명세서에서 통지를 받을 때까지 거래 실패를 알아차리지 못했을 것입니다. 여기에서 독촉이 도움이 될 수 있습니다. 독촉 프로세스는 거래 실패를 식별하고 이를 해결하기 위해 경고를 보낼 수 있습니다. 기술 발전으로 기업은 독촉 프로세스를 효율적으로 처리하여 고객 이탈을 방지하고 수익 손실을 방지하는 자동화 시스템을 사용할 수 있습니다.
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자동 독촉이란 무엇입니까?
자동 독촉은 매출 채권 추심 프로세스를 처리하고 기업이 수익을 잃지 않도록 특별히 설계된 자동화 소프트웨어를 사용하는 것을 말합니다. 자동화된 독촉 솔루션을 사용하면 거래 실패로 인해 발생하는 비자발적 이탈로부터 기업을 보호할 수 있습니다.
현대 기업은 독촉 자동화를 사용하여 고객이 적시에 지불하고 프로세스의 연체를 방지할 수 있도록 지원합니다. 이러한 방식으로 기업은 고객에게 지속적인 서비스와 영업권을 보장할 수 있습니다.
자동화된 독촉 관리 시스템은 고객에게 다가오는 회비에 대해 알릴 수 있도록 적시에 알림을 전달할 수 있습니다. 또한 실패한 결제에 대한 업데이트를 보내 고객이 즉각적인 조치를 취할 수 있도록 합니다.
독촉 솔루션은 어떻게 작동합니까?
독촉 솔루션은 결제 누락 또는 실패로 인한 미수금 회수 문제를 해결하는 것을 목표로 합니다. 독촉 관리 소프트웨어는 다음과 같은 작업을 가능하게 합니다.
- 거부된 신용 카드의 미결제 금액에 대해 고객에게 알림 보내기
- 이메일을 사용하여 결제 거래 문제에 대해 고객에게 알립니다.
- 실패한 거래 금액에 대해 스마트 재시도 활성화
- 고객에게 제공업체로부터 신용 카드에 대한 업데이트된 정보를 수집할 수 있는 권한을 요청합니다.
독촉 솔루션은 특정 간격으로 다양한 형식의 편지를 생성할 수 있습니다. 템플릿 생성을 통해 지불금이 특정 시간 제한을 초과할 때 독촉장을 자동으로 생성할 수 있습니다. 기간 또는 내용에 대한 수정은 미수금 부서가 회수를 달성하는 데 유용하다고 판단하는 경우 설정할 수 있습니다.
자동 독촉의 이점
기업은 독촉 관리와 같은 중요한 프로세스를 자동화할 때 상당한 이점을 경험할 수 있습니다. 독촉 소프트웨어가 제공하는 이점은 다음과 같습니다.
시기 적절한 알림으로 비자발적 이탈 감소
비자발적 이탈은 고객의 의도가 아닙니다. 감독, 만료된 신용 카드, 카드 분실 또는 결제 실패를 초래하는 네트워크 문제로 인해 발생할 수 있습니다. 독촉 솔루션은 이러한 경우 생명의 은인이 될 수 있습니다. 편지나 이메일을 통한 시기 적절한 통지는 비자발적 이탈을 방지할 수 있으며 독촉 솔루션이 바로 그러한 역할을 합니다. 그들은 고객에게 미리 알림을 발행하고 제 시간에 지불하기 위해 즉각적인 조치를 취할 수 있도록 설정할 수 있습니다.
사전 알림으로 실패한 거래 방지
독촉 솔루션은 지불 실패를 쉽게 처리할 수 있습니다. 고객이 카드를 업데이트하거나 갱신하고 거래 실패를 방지하는 데 사용할 수 있는 신용 카드 만료 날짜에 대한 알림을 보내도록 설계할 수 있습니다. 이러한 사전 조치는 고객과 기업 모두에게 많은 노력과 시간을 절약할 수 있습니다. 고객은 중단 없는 서비스를 통해 이익을 얻고 기업은 적절한 수익을 얻을 수 있습니다.
스마트 재시도를 통해 고객 유지 강화
결제 시 스마트 재시도를 허용하면 고객에게 긍정적인 경험을 제공할 수 있습니다. 자동화된 독촉 솔루션은 스마트 재시도를 허용하여 대부분의 경우 취소되거나 실패한 거래를 해결할 수 있습니다. 재시도는 기업의 이탈률을 낮추고 고객 유지를 개선하며 만족스러운 고객의 충성도를 보장할 수 있습니다.
고객 경험 향상
독촉 솔루션은 예정된 고객 지불을 추적하고 지불 누락을 방지하기 위해 적시에 알림을 보내는 반복적인 작업을 처리하는 데 도움이 됩니다. 또한 정중하고 긍정적이면서도 확고한 어조와 언어를 사용하는 템플릿을 설정하여 결제 회수를 쉽게 할 수 있습니다. 모든 것이 정의되면 자동화된 시스템은 보류 중인 송장을 추적하고 고객에게 예정된 지불을 알리기 위해 미리 알림을 제공할 수 있습니다.
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독촉의 도전
독촉 과정은 쉽지 않으며 자동화조차도 이를 완전히 완화하지 못할 수 있습니다. 자동화에도 불구하고 기업이 직면한 몇 가지 문제는 다음과 같습니다.
고객의 무응답
지불 지연에 기여하는 큰 요인은 돈을 빚진 고객의 응답 부족입니다. 실직, 계좌 잔고 부족 또는 고객으로부터의 제때 지불은 개인이 정기적인 지불 주기를 따라잡기 어렵게 만들 수 있습니다. 이러한 경우, 고객이 단순히 지불할 자금이 없기 때문에 자동화 시스템을 사용하여 지불 알림을 배포하는 것은 무용지물일 수 있습니다. 독촉장이 응답을 불러일으키지 못하는 또 다른 이유는 고객이 자동 알림이라는 것을 알면서도 무시하거나 기분이 상했기 때문일 수 있습니다.
공감의 부족
자동화의 중요한 단점은 기계가 고객에게 공감을 표시할 수 없다는 것입니다. 그들은 좋은 관계를 유지하는 데 필수적인 감정적 연결을 전혀 나타내지 않는 설정된 템플릿에 따라 단조로운 편지만 보낼 수 있습니다. 이러한 솔루션은 진정한 이유로 고객 거래가 실패하더라도 공감을 나타내지 못합니다. 독촉 소프트웨어를 통해 고객 유지를 달성할 수 없습니다. 그것을 사용하면 고객을 영원히 몰아낼 수 있으며 비즈니스를 위한 성공적인 지불 회수로 이어지지 않을 수 있습니다.
문제를 해결할 수 없음
문제를 해결하기 위해 자동화에 의존하는 것이 항상 효과가 있는 것은 아닙니다. 수금 팀이 고객과 상호 작용할 때 고객과 협상하고 지불하도록 설득할 수 있습니다. 또는 결제 구조나 방법을 변경하여 고객이 더 편리하고 쉽게 관리할 수 있도록 할 수도 있습니다. 독촉 소프트웨어는 인간처럼 스스로 생각하거나 고객과 비즈니스에 도움이 될 수 있는 솔루션을 내놓을 수 없으므로 때때로 비효율적입니다.
결론
독촉은 비즈니스의 미수금에 큰 도움이 될 수 있는 수금 프로세스입니다. 어려운 작업이지만 많은 SaaS 기업의 필수품인 자동화 독촉 솔루션은 여러 면에서 게임 체인저로 떠오르고 있습니다. 자동화를 통해 연체 계정 및 결제 실패를 방지하면 독촉 관리가 더 쉬워집니다. 독촉 솔루션은 의심할 여지 없이 수익 수집을 보장하고 기업이 성장을 위해 고객과 좋은 비즈니스 관계를 유지하도록 돕는 훌륭한 도구입니다.
자주하는 질문
연체 계정이란 무엇이며 독촉 프로세스와 어떻게 연결됩니까?
연체 계정은 지불이 연체된 고객입니다. 일반적으로 고객이나 차용인에게는 30일 간의 지불 기간이 주어집니다. 30일 이내에 결제가 완료되지 않으면 해당 계정은 연체 계정으로 분류됩니다. 미수금 팀은 일반적으로 이러한 연체 계정을 30일, 60일, 90일 또는 120일 지급 지연으로 분류합니다.
일반적으로 독촉 절차의 첫 번째 단계는 후속 조치를 위해 연체 계정 목록을 만드는 것입니다. 독촉장은 '연체 사용자 알림'이라고도 하며 미수금을 수금하기 위해 매출 채권 팀이 고객에게 발송합니다.
독촉장과 진술의 차이점은 무엇입니까?
독촉장은 월별 명세서와 매우 다릅니다. 명세서는 일반적으로 미납 인보이스가 있는 모든 고객에게 월말에 발송되는 문서입니다. 여기에는 즉시 지불해야 하는 금액이 아니더라도 모든 미결제 송장의 요약이 포함됩니다. 독촉장은 놓쳤거나 연체되었을 수 있는 지불에 대해서만 발송되며, 이는 통지서부터 경고장까지 다양합니다.
명세서와 독촉장 모두 수금 도구 역할을 하지만 명세서는 고객이 자신의 기록을 확인하고 향후 지불을 추적하기 위한 계정 기록에 가깝습니다.
고객 이탈이란 무엇을 의미합니까?
고객 이탈은 구독 회사가 다양한 이유로 고객을 잃는 것을 지칭하는 용어입니다. 특정 기간 동안 제품이나 서비스 사용을 중단한 사람의 비율을 나타내는 이탈률로 결정됩니다.
이탈에는 자발적 이탈과 비자발적 이탈의 두 가지 유형이 있습니다. 자발적 이탈은 고객이 고의로 구독을 취소하거나 비즈니스에서 종료하는 경우입니다. 비자발적 이탈은 고객이 알지 못하는 사이에 발생합니다. 독촉은 비자발적 이탈을 방지하는 데 가장 유용하며 이러한 문제를 성공적으로 해결할 수 있습니다.
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