많은 비즈니스 리더들에게 미수금 주기는 오로지 현금 회수로만 생각되지만 실제로는 그보다 더 복잡합니다. 에서 중요한 역할을 담당함 회계주기 전반적인 업무기능에 대한 검토는 매출채권팀이 담당합니다. 구매 주문서, 각 고객의 신용을 확인하고, 적절한 신용 조건을 부여하고, 송장을 보내고, 지불금을 징수하고, AR 노화 및 불량 부채와 같은 주요 재무 지표를 관리합니다.
귀하의 비즈니스가 어떤 제품이나 서비스를 판매하든 전체 주기 미수금 계정은 귀하의 성공에 매우 중요합니다. 적절한 현금 수금이 없으면 현금 흐름과 유동성 문제가 발생합니다. 신중한 고객 계약이 없으면 고객 관계가 악화될 수 있습니다. AR 지표를 면밀히 관찰하지 않으면 리더십 팀이 올바른 비즈니스 결정을 내릴 수 없습니다. 미수금 프로세스는 귀하의 비즈니스에 들어오는 현금 흐름의 모든 센트에 대해 감사하는 것입니다.
이 기사에서는 전체 주기 AR 프로세스를 보여주고, 잘 관리되는 AR 주기의 이점을 강조하며, 자동화/기술이 AR 관련 작업을 간소화할 수 있는 방법을 이해하는 데 도움을 드립니다. 모든 궁금한 질문에 대한 답을 얻으실 수 있습니다.
미수금 프로세스 또는 AR 주기란 무엇입니까?
AR 처리는 고객에게 결제 알림을 보내고 연체금을 추적하는 것 이상입니다. 그것이 조직의 AR 전략이 시작되는 곳이라면 현금 출혈이 발생하고 비즈니스를 수행하는 것보다 혼란스러운 부분을 정리하는 데 더 많은 시간을 소비하게 될 것입니다. 전체 사이클 AR은 실제로 모든 것을 적절하게 검토하는 것으로 시작됩니다. 구매 주문서 귀하의 비즈니스는 구매를 원하는 고객으로부터 정보를 받습니다.
주기를 시각적으로 보는 것이 가장 쉽기 때문에 거기서부터 시작하겠습니다.
순서도에서 알 수 있듯이 해야 할 일이 더 많습니다. AR 관리 눈에 보이는 것보다. 그렇습니다. 청구서를 미지급한 고객과 어려운 대화를 편안하게 나누려면 AR 팀이 필요하지만, 적극적으로 대처하고 위험을 관리하며 자세한 AR 보고를 수행해야 합니다.
위의 각 단계의 중요성을 더 잘 보여주기 위해 하나씩 살펴보겠습니다.
미수금 프로세스의 단계: 전체 AR 주기 워크플로
자산인 매출채권계정이 현금화되지 않으면 돈이 남지 않고 사업이 위험에 빠지게 됩니다. 전체 주기를 살펴보면 매출채권 최적화는 각 단계마다 달라집니다. 하나가 다른 것보다 더 중요하지는 않지만 AR 주기의 각 단계는 조직의 현금 수집 능력과 이윤 증대 능력에 영향을 미칩니다.
1단계: 고객이 주문합니다.
B2B 공간에서 일하든 B2C 공간에서 일하든 고객은 매출채권 주기를 시작하기 위해 주문을 해야 합니다. B2B 공간에서 구매 주문이 들어오면 가장 먼저 이를 보게 되는 팀 중 하나가 바로 AR팀입니다. 구매 주문이 적법하고, 올바른 정보가 포함되어 있으며, 사기가 아닌지 확인하기 위해 적절한 실사를 수행해야 합니다. 이 단계에서는 AR에 들어오는 주문에 대한 사전 알림을 제공하기 위해 영업팀이 참여할 수 있습니다.
2단계: 신용 검토 및 승인
적법한 PO가 있으면 채권 전문가는 각 고객의 신용도를 평가하여 위험으로부터 비즈니스를 더욱 보호해야 합니다. 신규 고객의 경우 철저한 신용 신청 절차를 거쳐야 합니다. 못 건너뛰세요. 기존 고객의 경우 조직의 결제 내역을 살펴보세요. 그들은 제때에 돈을 지불하나요? 결제를 놓친 적이 있나요? 상세한 고객 기록을 유지하는 것은 불량 부채를 줄이고 재무 위험을 완화하는 데 중요합니다.
3단계: AR에서 송장 보내기
고객의 신용도가 확인되고 AR 팀이 만족스럽게 이행 프로세스를 계속 진행하면 송장 고객에게 전송됩니다. 송장에는 결제 조건, 구매하는 제품, 두 회사의 연락처 정보가 포함되어야 합니다. 같은 방법으로 AP 자동화 AP 팀은 수신 송장을 자동으로 처리하고 지불할 수 있도록 돕고, AR 자동화는 해당 거래의 발신자 측을 지원합니다.
4단계: 결제 알림 보내기 및 자금 모으기
송장이 전송되면 시계가 시작됩니다. 고객은 지정된 결제 창에서만 결제를 제출할 수 있습니다. 결제 조건이 N30인 경우(인보이스 수령 후 30일 이내에 계약상 결제 의무가 있음) AR 팀은 결제가 접수될 때까지 정기적으로 결제 알림을 보내야 합니다. 작업을 더욱 쉽게 하려면 다음을 사용하여 결제 알림 및 기타 반복 작업을 자동화하세요. 회계 자동화 소프트웨어.
5단계: 악성 부채 업데이트/미수금 자금 상각
이상적이지는 않지만, 사업을 하다 보면 항상 돈을 내지 않는 고객이 한두 명 있다는 것이 현실입니다. 이런 일이 발생하면 재정적으로 큰 타격을 입을 수 있으므로 매출채권 주기의 각 단계를 철저히 수행하는 것이 필수적입니다. 고객이 지불금을 받으려는 모든 시도를 무시하면 해당 부채는 악성 부채로 처리됩니다. 악성 부채를 탕감하는 일정은 업계, 고객의 지불 조건 및 특정 PO와 관련된 특수 상황에 따라 달라집니다.
6단계: 입금 수령 및 처리
좋은 점은 대부분의 고객이 청구서를 지불한다는 것입니다. 자금이 수령되면 AR 팀은 송장을 마감하고 조직 내 미수금 추적 메커니즘을 업데이트해야 합니다. 자동 결제, ACH, 전신 송금 또는 기타 결제 방법을 제공하여 고객이 최대한 쉽게 결제할 수 있도록 하세요.
7단계: 분쟁 처리
이는 모든 AR 프로세스의 일부는 아니지만 고객이 어떤 이유로든 송장에 대해 이의를 제기하는 경우 지금이 해당 상황을 처리해야 할 때입니다. 아마도 그들은 받은 제품에 만족하지 않았거나 제품을 받은 적이 없다고 주장할 수도 있습니다. AR은 분쟁을 해결하고 자금을 모으기 위해 최선을 다해야 합니다. 때로는 고객이 인보이스의 일부(짧은 결제)를 지불하는 경우가 있는데, 그 이유를 찾아 전액을 징수할 수 있는 경로를 계획하는 것은 AR에 달려 있습니다.
8단계: AR 보고 관리
전체 주기 미수금 프로세스와 관련하여 중요한 지표가 많이 있습니다. 그만큼 AR 회전율, DSO(Days Sales Outstanding) 및 회수 효율성 지수는 AR 팀에서 관리하는 몇 가지 일반적인 지표입니다. 전체 회계 주기의 마지막 단계인 월말 마감 프로세스 동안 AR 팀은 필요한 분개 항목을 제출하고 총계정원장의 AR 계정이 제대로 업데이트되었는지 확인합니다.
매출채권 주기 자동화의 이점
같은 방식으로 제조 소프트웨어 제조 프로세스의 대부분을 자동화하는 데 사용할 수 있으므로 자동화 소프트웨어는 AR 주기 전반에 걸쳐 배포할 수 있습니다(그리고 배포해야 합니다!). AR 처리는 지루하고 복잡하며 "제대로" 수행하려면 많은 세부적인 추적이 필요합니다. 최고의 AR 팀이라 할지라도 결제 알림, 신용 조사, 월말 보고 및 역할에 수반되는 기타 여러 요구 사항을 충족하는 것은 어려울 수 있습니다.
올바른 자동화 도구와 적절한 구현을 통해 AR 팀은 향상된 생산성, 더 나은 보고 및 기타 여러 이점을 경험할 수 있습니다.
처리 시간 단축
AR 처리는 시간이 많이 걸리지 않는다면 아무것도 아닙니다. 들어오는 구매 주문이 많을수록(비즈니스에 좋습니다) AR 팀이 경험하는 부담은 더 커집니다. 자동화로, 전자송장 자동으로 생성되어 고객에게 전송될 수 있고, 사람의 개입 없이 지불금을 받을 수 있으며, 컴퓨터를 통해 신용 조사도 시작할 수 있습니다. AR 팀은 시간을 절약함으로써 더 많은 가치를 창출하는 활동에 집중할 수 있습니다.
비즈니스 확장성
비즈니스를 성장시키려면 AR이 이러한 성장을 따라잡을 수 있어야 합니다. 3명으로 구성된 동일한 팀은 30명의 고객에 대한 모든 AR 처리를 관리하는 것에서 3,000명의 고객에 대한 모든 AR 처리를 관리하는 것으로 진행할 수 없습니다. 이러한 수준의 규모를 달성하려면 자동화 도구가 필수적입니다.
자동 알림 및 컬렉션
지불금을 추적하는 것은 그 자체로 정규직이 될 수 있습니다. 자동 알림, 자동 결제 처리, 자동 시스템 업데이트를 통해 AR 팀은 사전 실사, 고객 관계 및 기능적 KPI에 집중할 수 있습니다. 자동 알림만으로도 귀하의 업무 능력이 향상될 수 있습니다. AR 회전율, 현금 흐름을 향상시키고 궁극적으로 수익에 영향을 미칩니다.
데이터 오류 감소
월말 마감 시간이 되면 한 달 동안의 데이터가 잘못 기록된 경우 실마리를 풀고 어디서 실수가 발생했는지 파악하는 데 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다. 그러나 자동화를 통해 컴퓨터는 데이터를 원활하게 복사하므로 인간과 같은 데이터 입력 실수가 거의 발생하지 않습니다.
비용 절감
추심 효율성 지수를 개선하는 것 외에도 미수금 주기를 자동화하면 실현될 실질적인 비용 절감이 기다리고 있습니다. 더 적은 사람이 더 많은 거래를 처리할 수 있고, 조직의 현금 흐름 수준이 더 건강해지며, 이전보다 부실 부채를 덜 탕감하게 됩니다.
향상된 통찰력 및 보고 기능
재무 보고 및 데이터 기반 통찰력은 비즈니스 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 과거에는 AR 팀이 추심 통화 및 신용 조사에 모든 시간을 소비했기 때문에 최고 수준의 보고를 위한 대역폭이 없었습니다. 이제 자동화를 통해 그 시간이 더 자유로워졌지만 거기서 끝나지는 않습니다. 최고의 소프트웨어 솔루션에는 리더십 팀이 의존하는 가장 중요한 지표에 대한 실시간 업데이트를 제공하는 통합 대시보드 기능과 보고 기능이 함께 제공됩니다.
테이블 위에 돈을 남겨두지 마세요
조직의 AR 프로세스가 더 효과적일수록 조직의 성과가 더 좋아진다는 것은 단순한 사실입니다. 운영을 유지하기에 충분한 현금 흐름이 없으면 비즈니스를 계속할 수 없으며, 매출채권 프로세스 없이는 현금 흐름이 없습니다.
매출채권 프로세스는 과거에도 그랬고 앞으로도 계속 핵심 비즈니스 기능이 될 것입니다. 로봇 식 공정 자동화 기능을 활용하면 비즈니스에 더 큰 영향을 미칠 수 있습니다. AR 자동화에 투자하면 비용이 들지만, AR 자동화에 투자하지 않으면 장기적으로 더 많은 비용이 들게 됩니다. 테이블 위에 돈을 남겨두지 마세요.
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