인보이스 이미징: AP 프로세스를 자동화하는 방법

인보이스 이미징은 더 이상 스타워즈에서 나온 미래형 기술이 아닙니다. 우리 대부분은 QR 코드를 스캔하거나 Google 렌즈 OCR 기능을 사용하여 거리 표지판을 실시간으로 번역합니다. 최근 AI와 ML의 발전으로 인해 송장 이미징 소프트웨어 훨씬 더 강력하여 AP 팀이 지불 계정 프로세스의 가장 지루한 측면 중 일부를 자동화할 수 있습니다.

이 블로그 게시물에서는 인보이스 이미징이 외상 매입금 처리를 자동화하는 데 어떻게 도움이 되는지, 그리고 어떻게 Nanonets AP 자동화 소프트웨어 전체 프로세스를 자동화하여 시간, 비용 및 리소스를 절약할 수 있습니다.

인보이스 이미징이란 무엇입니까?

인보이스 이미징은 인보이스를 디지털화하고 데이터를 추출하는 프로세스입니다. 종이 송장을 저장, 액세스 및 추가 처리에 사용하기 쉬운 디지털 파일로 변환하는 방법입니다.

송장 이미징 기능은 이제 송장 자동화 도구에 내장되어 있습니다. 이러한 도구는 송장에서 텍스트, 숫자 및 기타 정보를 감지하고 인식할 뿐만 아니라 추출된 데이터를 회계 시스템 또는 ERP 소프트웨어 추가 처리를 위해.

인보이스 이미징은 전체 미지급금 작업 흐름을 간소화하고 수동 작업을 줄이며 귀중한 시간과 리소스를 절약하는 데 도움이 될 수 있습니다. AP 팀은 송장을 보다 빠르고 정확하게 처리할 수 있으며 적시에 지불하면 공급업체로부터 할인을 받을 가능성이 높아집니다.

인보이스 이미징은 어떻게 작동합니까?

솔직히 말해서 인보이스를 수동으로 처리하는 것을 좋아하는 사람은 아무도 없습니다. 시간이 많이 걸리고 반복적이며 종종 AP 사무원이 가장 좋아하지 않는 부분입니다. 이제 한 달에 600-800개의 인보이스를 처리해야 한다고 상상해 보십시오. 수동으로 데이터를 입력하는 것만으로도 팀 시간의 대부분을 차지하므로 더 중요한 작업을 위한 공간이 거의 남지 않습니다.

송장 처리 소프트웨어가 도움이 되는 곳입니다. 소프트웨어는 일반적으로 작업을 완료하기 위해 XNUMX단계 프로세스를 따릅니다.

• 실제 송장을 스캔하여 문서의 디지털 버전을 만듭니다.
• 송장 데이터는 설정된 특정 비즈니스 규칙에 따라 해석됩니다.
• 데이터가 정확하고 완전한지 확인하고 관련 당사자에게 전송하여 필요한 승인을 얻습니다.
• 추가 처리 및 분석을 위해 ERP(Enterprise Resource Planning) 시스템에 보관됩니다.

이제 규칙 기반 및 AI 기반의 두 가지 유형의 인보이스 처리 도구가 있습니다. 규칙 기반 시스템은 송장에서 찾을 것으로 예상되는 특정 키워드 또는 패턴을 기반으로 미리 결정된 규칙에 의존합니다. AI 기반 도구는 ML을 사용하여 인보이스에서 추출하고 처리할 데이터를 학습하고 예측합니다.

인보이스의 총 비용을 얻기 위해 달러 금액이 뒤따르는 "total"이라는 단어를 찾도록 규칙 기반 시스템을 프로그래밍할 수 있습니다. 규칙 기반 시스템은 간단한 송장 처리 작업에 효과적일 수 있지만 더 복잡한 송장이나 예상 형식을 따르지 않는 송장에는 어려움을 겪을 수 있습니다.

지능형 도구는 다양한 송장 형식을 인식하고 그에 따라 처리를 조정할 수 있습니다. 지능형 도구는 규칙 기반 시스템보다 더 유연하고 정확할 수 있지만 확립하려면 더 많은 교육 데이터와 전문 지식이 필요할 수 있습니다.

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Nanonets AP 자동화 소프트웨어 인보이스 이미징이 내장되어 있습니다. 인보이스를 대량으로 스캔 및 업로드하고, 데이터 추출을 완전히 자동화하고, 인보이스를 올바른 승인으로 라우팅하고, 팀원에게 할당하고, 클릭 몇 번으로 벤더에게 지불할 수 있습니다.

다음은 AP 자동화 소프트웨어 내에서 송장 이미징이 작동하는 방식에 대한 단계별 개요입니다.

1. PDF 및 이미지 파일을 포함한 모든 형식으로 송장을 시스템에 업로드합니다.
2. OCR 및 AI 기반 기술을 사용하여 송장에서 자동으로 중요한 정보를 추출합니다.
3. 송장을 구매 주문서 및 상품 영수증과 일치시킵니다.
4. 송장을 올바른 승인으로 라우팅하십시오.
5. 구성된 규칙에 따라 벤더에게 자동으로 지불합니다.

자동화를 통해 지불 계정 팀은 지출 패턴 분석, 공급업체 관계, 규정 준수 및 요율 협상과 같은 중요한 작업에 집중할 수 있습니다. 이것은 효율성과 생산성을 향상시킵니다.

송장 이미징 및 자동화를 AP 워크플로에 도입해야 하는 이유

기업은 송장 이미징 기술의 최신 혁신으로부터 많은 혜택을 받았습니다. 이전보다 더 쉽고 생산적으로 데이터를 추출할 수 있게 되었습니다. 송장 자동화가 표준이 되고 있습니다. AP 워크플로우를 향상시키려는 회사를 위한 것입니다.

벤더에게 이것은 더 빠른 결제와 인보이스 오류의 위험 감소를 의미합니다. 자동화된 라우팅 및 승인 워크플로는 결제에 대한 후속 조치나 지연된 거래를 처리할 필요가 없으므로 신뢰도가 높아지고 결제 관련 분쟁이 줄어듭니다.

이러한 이점은 공급업체에만 국한되지 않습니다. 귀하의 AP 팀은 자동화된 데이터 입력 및 간단한 AP 작업의 이점을 누리고 전략적 작업에 집중할 수 있는 소중한 시간을 확보하여 공급업체 관계 개선, 현금 관리 개선 및 지불 조건의 보다 효과적인 협상으로 이어집니다.

인보이스 이미징 자동화가 AP 팀과 공급업체 모두에게 어떻게 도움이 되는지 자세히 알아보세요.

1. 사기 방지

각각의 인보이스를 거치기 때문에 양방향, 2방향 또는 3방향 구매 주문서와 판매 영수증을 송장에 일치(OCR 기술로 촉진)하면 사기성 공급업체가 귀하의 비즈니스를 이용할 수 없습니다. 또한 잘못된 데이터 입력, 허위 청구 또는 사기 수표로 인한 결제를 포함하여 사기 결제가 처리되는 것을 방지합니다.

또한 자동 송장 승인 및 회계 팀 및 감사자를 위한 감사 추적을 설정하여 사기 행위에 대한 또 다른 보호 계층을 추가할 수 있습니다.

2. 인적 오류 감소

수동 데이터 입력은 오류가 발생하기 쉬우므로 잘못된 지불, 벌금 및 공급업체와의 긴장된 관계로 이어집니다. 송장 이미징 및 자동화를 사용하면 소프트웨어가 송장 데이터를 정확하게 캡처하고 처리하므로 이러한 오류가 크게 줄어듭니다.

또한 송장을 분실하거나 잊어버리지 않도록 하여 AP 프로세스의 안정성과 효율성을 더욱 향상시킵니다. 현금 흐름을 정확하게 예측하고 건전한 현금 흐름 균형을 유지하는 데 필요한 조치를 취할 수 있습니다.

3. 규정 준수 보장

필요한 모든 문서를 쉽게 사용할 수 있고 중앙 위치에서 액세스할 수 있으며 추적할 수 있으므로 감사가 덜 어려워집니다. 또한 ERP 시스템과의 통합으로 모든 거래가 실시간으로 기록되고 추적됩니다.

검토 및 승인 라우팅 프로세스는 모든 송장이 회사 ​​및 규제 정책에 따라 확인되도록 합니다. 또한 소프트웨어에서 과세 규칙 및 규정을 설정하여 송장에 올바른 세율을 자동으로 계산하고 적용하여 지역 및 국제 세법을 준수할 수 있습니다.

4. 더 나은 공급업체 관계 유지

공급업체는 신속한 응답과 정확한 결제를 높이 평가합니다. 또한 자동화된 인보이스 처리를 통해 모든 인보이스를 제때 지불할 수 있습니다. 또한 시스템이 자동 알림을 통해 루프에 유지하기 때문에 비즈니스와의 거래에 대해 더 안전하다고 느끼며 후속 조치의 필요성이 줄어듭니다.

이러한 수준의 투명성은 더 나은 조건 협상, 할인 및 독점 거래로 이어질 수 있습니다. 또한 발생할 수 있는 모든 분쟁이나 문제를 더 쉽게 해결할 수 있어 더 강력하고 협력적인 관계로 이어집니다.

5. 벤더 성능을 더 잘 모니터링

모든 공급업체 정보를 중앙 집중화하면 성능을 모니터링하고 데이터 기반 의사 결정을 보다 쉽게 ​​관리할 수 있습니다. 공급업체의 이력 데이터를 기반으로 재고 보충이 필요한 시기를 시스템이 예측하고 알릴 수 있으므로 예기치 않은 재고 보충 지연을 방지할 수 있습니다.

이러한 수준의 예측은 원활한 공급망을 보장할 뿐만 아니라 과잉 재고 또는 재고 부족의 위험을 줄여 재고 관리를 최적화합니다.

6. AP 팀의 사기 및 생산성 향상

AP 팀원에게 승인을 위해 다른 부서의 동료나 팀원을 쫓을 필요가 없다고 말하는 것을 상상해 보십시오. 또는 다시는 인보이스를 수동으로 처리하지 않아도 됩니다. 이것이 바로 인보이스 이미징 및 자동화가 제공할 수 있는 것입니다.

지루하고 반복적인 작업을 제거하면 작업 만족도와 생산성 수준을 높일 수 있습니다. 또한 빠르고 정확한 인보이스 처리를 통해 팀은 막판 급한 스트레스를 피하고 더 나은 일과 삶의 균형을 이룰 수 있습니다.

7. 재정 예측 개선

청구서 지불에 대한 실시간 업데이트를 통해 AP 팀은 회사의 현금 흐름을 명확하게 파악할 수 있습니다. 이것은 더 나은 재정 예측 및 계획을 가능하게 합니다. 예를 들어, 거액의 지불 기한을 알면 예산을 조정하고 잠재적인 현금 흐름 문제를 피하는 데 도움이 될 수 있습니다.

8. 수익성 개선

인보이스 프로세스를 자동화함으로써 회사는 각 인보이스 처리 비용을 크게 줄일 수 있습니다. 이것은 조기 지불 할인을 활용하고 연체 벌금 또는 규정 준수 관련 처벌을 피하는 것과 함께 회사의 수익을 눈에 띄게 개선할 수 있습니다.

또한 현금 흐름과 예산을 효과적으로 예측하는 능력은 수익성 향상에도 기여할 수 있습니다. 회사의 재무 상황을 명확하게 이해하면 비즈니스 수익성에 긍정적인 영향을 미칠 수 있는 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다. 

인보이스 이미징 자동화로 AP 효율성 향상

인보이스 이미징 및 처리 자동화는 클라이언트에게 판도를 바꾸는 것으로 입증되어 상당한 비용과 시간을 절약할 수 있습니다.

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메릴랜드에 기반을 둔 풀 서비스 환경 개선 계약자, ACM 서비스, 이 변환의 대표적인 예입니다. 그들은 Nanonets OCR 솔루션을 운영에 통합했고 결과는 훌륭했습니다. 인보이스 처리 시간이 무려 90%나 단축되었습니다.

주당 20시간의 자질구레한 일이 하루 만에 마무리할 수 있는 작업으로 바뀌었습니다. 이로 인해 인보이스 추출 프로세스가 빨라졌을 뿐만 아니라 더 행복한 작업 환경이 되었습니다. ACM Services의 인보이스 처리 비용이 급감했습니다. 또한 인보이스를 신속하게 정산함으로써 벤더로부터 조기 결제 할인을 받을 수 있었습니다.

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승천 속성, 영국에 기반을 둔 자산 관리 회사는 자동화된 인보이스 이미징 시스템을 구현한 후 인보이스 처리 비용을 80% 절감할 수 있었습니다. 수동 송장 처리를 전담하는 5명의 상근 직원이 있었습니다. 자동화 후에는 하나만 필요했고 나머지 팀은 보다 전략적인 작업에 집중할 수 있었습니다.

마무리

자동화된 인보이스 이미징 시스템 구현을 고려하고 있다면 비즈니스 요구에 맞는 솔루션을 선택하는 것이 필수적입니다. 실시간 추적, ERP 시스템과의 통합, 맞춤형 승인 워크플로우를 제공하는 시스템을 찾으십시오.

목표는 AP 프로세스를 간소화하고 수동 작업을 줄이며 수익을 개선하는 것임을 기억하십시오. 올바른 솔루션을 사용하면 이러한 목표와 그 이상을 달성할 수 있습니다.

체크 아웃 나노넷 OCR 및 AP 자동화 솔루션 인보이스 이미징 프로세스를 자동화하는 포괄적이고 사용하기 쉽고 효율적인 방법입니다. 당사의 고급 AI 기술을 통해 인보이스 처리 시간을 획기적으로 줄이고 정확도를 높이며 팀의 생산성을 높일 수 있습니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/invoice-imaging-automate-accounts-payable-processing/