지급 계정의 디지털 혁신을 위한 완벽한 가이드

AP(미지급금) 프로세스는 공급업체 및 공급업체에 대한 지급을 감독하는 모든 비즈니스에 중요한 기능입니다. 전통적으로 수동 프로세스를 통해 해결되었던 디지털 혁신이 이제 AI 및 ML과 같은 기술을 통해 기업의 재무 관리 방식을 혁신하면서 AP의 최전선에 있습니다. 

디지털 혁신이 비즈니스 운영의 모든 측면을 재편하는 시대에 AP(미지급금)의 역할도 크게 발전하고 있습니다. 전세계 AP 자동화 시장 CAGR 2.6%로 성장해 2021년 7.5억 달러에서 2030년 12.5억 달러로 성장할 것으로 예상됩니다.​​

이러한 변화는 단순한 추세가 아닙니다. 이는 경쟁력 유지, 비용 절감, 운영 효율성 향상을 목표로 하는 기업을 위한 지표이며 솔루션은 AP 자동화 및 혁신에 있습니다. 이 기사에서 우리는 AP 혁신의 미묘한 차이와 끊임없이 진화하는 경제 환경에서 기업이 경쟁력을 유지하는 데 도움이 되는 금융 운영의 전략적 움직임에 대해 자세히 알아봅니다.

지급 계정의 디지털 혁신이란 무엇입니까?

AP의 디지털 혁신은 백오피스 프로세스를 스트리밍하고 자동화하는 프로세스에 머신러닝(ML), 인공지능(AI), 로봇 프로세스 자동화(RPA)와 같은 고급 기술을 통합하는 것입니다. 이러한 변화를 통해 수동 워크플로에 대한 의존도가 낮아지고 효율성이 크게 향상되며 사기 및 오류 위험이 줄어듭니다. 더 많은 CFO와 재무 관리 팀이 AP 디지털 혁신을 채택함에 따라 시스템이 더욱 스마트해지고 시간과 비용을 절약하는 동시에 재무 통제와 글로벌 규정 준수를 개선한다는 사실을 알게 되었습니다. 

​미지급금 디지털 혁신의 중요성

AP(Accounts Payable)에서 디지털 혁신의 중요성은 단순한 기술 도입을 뛰어넘습니다. 이는 기업이 재무 운영을 관리하는 방식의 근본적인 변화를 나타냅니다. 급속한 기술 발전으로 특징지어지는 시대에 조직이 이러한 변화에 뒤처지지 않고 경쟁력을 유지하려면 AP 프로세스를 디지털화하는 것이 필수적입니다. 

AP 처리를 위한 기존의 수동 방법은 시간이 많이 걸릴 뿐만 아니라 오류와 비효율성이 발생하기 쉽습니다. AP의 디지털화는 워크플로우를 간소화할 뿐만 아니라 조직 전체의 프로세스에 대한 가시성을 향상시킵니다. 이를 통해 금융 거래에 대한 통제력을 강화하고 정보에 입각한 의사결정을 내릴 수 있습니다. 

이는 인플레이션 상승과 인력 부족으로 특징지어지는 비즈니스 환경에서 매우 중요하며, 이는 특히 코로나19 팬데믹 기간 동안 강조된 요소입니다. 팬데믹은 비즈니스 운영에 유연성과 적응성의 필요성을 강조했으며 디지털 방식으로 발전된 AP 부서는 현대적인 원격 작업 환경과 전환을 보다 원활하게 탐색할 수 있습니다.

중요한 것은 디지털 AP 시스템을 통해 기업이 데이터 분석의 힘을 활용하여 지출 패턴, 공급업체 성과 및 비용 절감 기회에 대한 중요한 통찰력을 제공할 수 있다는 것입니다. 이러한 수준의 분석은 기존 AP 방법으로는 불가능하며, 이는 이 분야에서 디지털 혁신의 전략적 가치를 강조합니다. 본질적으로 AP의 디지털화는 단순한 기술 업그레이드가 아니라 끊임없이 변화하는 경제 환경에서 기업이 보다 민첩하고 탄력적이며 재정적으로 기민할 수 있도록 지원하는 전략적 투자입니다.

AP 자동화의 이점

최신 AP 자동화 도구를 채택함으로써 조직은 현재 디지털화 및 AP 여정의 어느 단계에 있는지에 관계없이 디지털화에 보조를 맞추고 시간이 지남에 따라 기능을 지속적으로 개선할 수 있는 위치에 있습니다.

1. 향상된 효율성과 정확성: AP 자동화는 수동 데이터 입력을 줄이고 인적 오류를 최소화하여 정보 입력 및 오류 확인에 소요되는 시간을 줄입니다. 이를 통해 보다 정확한 데이터 처리와 효율적인 송장 처리가 가능해집니다.
2. 시간 및 비용 절감: 송장 캡처 및 디지털 결제를 자동화함으로써 조직은 상당한 시간과 리소스를 절약할 수 있습니다. 이러한 효율성은 추가 인력 없이 늘어나는 송장량을 처리하는 데에도 적용됩니다. 따라서 조직은 더 많은 가치를 창출하는 작업을 처리할 수 있는 리소스를 확보했습니다.
3. 향상된 확장성: 사업이 성장함에 따라 청구서의 양과 금융거래의 복잡성이 증가합니다. AP 자동화를 통해 기업은 운영을 원활하게 확장할 수 있습니다. 더 많은 송장을 효율적으로 처리할 수 있는 능력을 통해 기업은 AP 직원을 비례적으로 늘리지 않고도 성장할 수 있으므로 간결하고 효율적인 운영을 유지할 수 있습니다.
4. 최적화된 현금흐름 관리: AP 자동화를 통해 결제 시기와 방법을 더욱 효과적으로 제어할 수 있습니다. 전략적으로 지불 일정을 계획함으로써 기업은 현금 흐름을 더 잘 관리할 수 있습니다. 가상 카드 및 자동 결제 일정과 같은 전자 결제 방법을 사용하면 연체료를 방지하는 데도 도움이 됩니다. 이를 통해 기업은 조기 지불 할인을 활용하여 기업의 전반적인 재무 건전성을 최적화할 수 있습니다.
5. 공급업체 관계 개선: 자동화된 AP 프로세스를 통해 보다 시기적절하고 정확한 결제가 이루어지며, 공급업체의 신뢰와 만족도가 향상됩니다. 전자 송장 발행 및 간소화된 결제 프로세스와 같은 기능을 통해 공급업체는 지연과 오류를 덜 경험하고 비즈니스-공급업체 관계를 강화합니다. AP 소프트웨어를 사용하면 기업은 공급업체 기본 설정과 통화를 저장하여 결제 프로세스가 원활하고 공정하게 이루어지도록 할 수 있습니다.
6. 가시성 및 제어력 향상: AP 자동화를 통해 청구서 접수부터 결제까지 AP 프로세스에 대한 실시간 가시성을 제공합니다. 이러한 투명성을 통해 더 나은 추적, 감사 및 재무 계획이 가능해졌습니다. 관리자는 AP 프로세스를 보다 효과적으로 모니터링하고 병목 현상을 식별하며 데이터 기반 결정을 내릴 수 있습니다.
7. 사기 예방 및 규정 준수: 중복 송장이나 비정상적인 결제 패턴 등의 불일치를 식별하는 자동화 시스템이 탑재되어 사기 방지가 강화됩니다. 또한 이러한 시스템은 정확하고 시기적절한 기록 보관을 보장하여 다양한 금융 규정을 준수하는 데 도움이 됩니다.
8. 데이터 분석 및 보고: AP 자동화 도구에는 고급 분석 기능이 함께 제공되는 경우가 많습니다. 귀중한 보고서와 지표를 생성하여 지출 패턴, 공급업체 성과, 비용 절감 가능성이 있는 영역에 대한 통찰력을 제공할 수 있습니다. 이 데이터는 전략적 재무 계획 및 의사 결정에 중요합니다.
9. 환경 적 이익: 종이 기반 프로세스에서 디지털 솔루션으로 전환하면 조직의 지속 가능성 목표에 기여합니다. 이러한 종이 사용량 감소는 환경에도 도움이 될 뿐만 아니라 실제 문서와 관련된 보관 및 처리 비용도 줄여줍니다.

요약하면, AP 자동화는 지급 계정 프로세스를 보다 효율적이고, 비용 효율적이며, 전략적인 기능으로 전환합니다. 이는 오늘날 빠르게 변화하고 경쟁이 치열한 경제 환경에서 성공하려는 기업에 매우 중요합니다.

어떤 AP 기능을 자동화할 수 있나요?

AP 프로세스 내 디지털 혁신은 다면적일 수 있고, 이루어져야 합니다. 자동화할 수 있는 몇 가지 기능은 다음과 같습니다.

1. 공급업체 온보딩 및 세금 준수: 자동화를 통해 공급업체 온보딩 프로세스를 간소화하여 세금 정보를 비롯한 모든 필수 데이터를 정확하게 수집하고 관리할 수 있습니다. 여기에는 세금 준수 및 기타 규제 요구 사항에 대한 자동 검사가 포함됩니다.
2. 공급업체 송장 데이터 캡처: AP 자동화는 OCR과 같은 기술을 사용하여 공급업체 송장에서 데이터를 자동으로 캡처하고 분류하므로 수동 입력이 크게 줄어듭니다.
3. 송장 처리: 여기에는 수령부터 게시까지 송장 처리의 전체 워크플로를 자동화하는 것이 포함됩니다. 자동화는 승인 및 예외에 대해 사전 설정된 규칙에 따라 송장이 효율적으로 처리되도록 보장합니다.
4. 매칭 프로세스: 자동화는 송장을 구매 주문서 및 배송 영수증과 비교하여 결제 추적 및 정확성을 보장하고 초과 결제를 방지함으로써 양방향 및 2자 매칭을 지원합니다.
5. 송장 승인: 자동화된 워크플로는 사전 정의된 규칙에 따라 승인을 위해 송장을 적절한 담당자에게 전달하여 시기적절하고 효율적인 송장 처리를 보장합니다.
6. 비용 관리: 자동화는 예산 대비 비용을 분류 및 추적하여 지출 가시성과 관리를 향상시키는 데 도움이 됩니다.
7. 글로벌 결제: AP 자동화 솔루션은 원활한 글로벌 결제를 지원하고, 다양한 통화를 관리하며, 국제 결제 규정을 준수합니다.
8. 지급 조정: 자동화된 시스템은 은행 명세서와 결제를 조정하여 모든 거래가 정확하게 기록되고 설명되도록 합니다.
9. 송장 지불 상태 모니터링: AP 시스템은 각 청구서 결제 상태를 추적하여 AP 프로세스에 대한 실시간 가시성을 제공합니다.
10. 지표 및 KPI 추세 생성: 자동화 도구는 분석 및 보고 기능을 제공하여 AP 성능, 공급업체 관리 및 재무 계획에 대한 통찰력을 생성합니다.

자동화할 수 있는 지급 계정 단계

AP 프로세스의 기능과 마찬가지로 AP 프로세스의 개별 단계도 자동화할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.

1. 송장 수령, 캡처 및 코딩: 자동화 도구는 수령 시 송장 데이터를 캡처하고 분류하여 수동 처리와 오류 가능성을 줄입니다.
2. 구매 주문(PO) 일치: 중간 AP 시스템은 송장과 해당 PO의 매칭을 자동화하여 검증된 구매에 대해 결제가 이루어지도록 보장합니다.
3. XNUMX방향 매칭: 여기에는 결제가 이루어지기 전에 주문이 올바르게 이행되었는지 확인하기 위해 송장, PO 및 배송 영수증을 일치시키는 것이 포함됩니다.
4. 커뮤니케이션 촉진: 첨단 시스템은 AP팀과 다른 부서 간의 격차를 해소하여 공동 송장 처리 및 의사 결정을 가능하게 합니다.
5. 엔드투엔드 자동화: 가장 정교한 AP 시스템은 송장 수집부터 결제 처리까지 모든 단계를 처리하는 포괄적인 자동화를 제공합니다. 결제 방법에 유연성을 제공하고 조정을 단순화하여 전체 AP 프로세스를 효율적이고 사용자 친화적으로 만듭니다.

결론

자동화를 통한 지급 계정의 변화는 단순한 추세가 아니라 끊임없이 변화하는 업무 환경에서 경쟁력을 유지하려는 기업을 위한 재무 관리의 근본적인 변화입니다. AP 자동화를 수용함으로써 기업은 효율성, 정확성, 확장성을 향상시키는 동시에 비용 절감과 공급업체 관계 개선도 달성할 수 있습니다. 

AP 프로세스의 디지털화를 향한 이러한 전환은 조직이 현대 금융의 복잡성을 탐색하고 더 나은 의사 결정, 관계 및 전략 계획을 육성할 수 있는 능력과 도구를 갖추게 합니다. 세계가 디지털 우선 접근 방식으로 빠르게 변화함에 따라 AP 자동화의 역할이 점점 더 중요해지고 있으며 적응력이 뛰어난 비즈니스를 성공으로 이끌 수 있습니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/ap-transformation/