AP 자동화가 비즈니스 확장에 어떻게 도움이 됩니까?

비즈니스가 확장됨에 따라 거래 규모, 재무 운영의 복잡성, 전략적 현금 흐름 관리의 필요성이 더욱 커집니다. AP(Accounts Payable) 자동화가 단순히 지불 관리뿐 아니라 전략적으로 비즈니스를 확장하는 중요한 도구로 등장하는 곳입니다.

AP 자동화에는 기술을 활용하여 회사의 지급 계정 관리와 관련된 프로세스를 간소화, 최적화 및 자동화하는 작업이 포함됩니다. 이는 지출 비용을 수동으로 처리하는 기존 방식에서 보다 효율적인 디지털 접근 방식으로의 전환입니다. 이러한 변화는 운영 효율성, 재무 정확성, 벤더 관계, 규정 준수, 전략적 의사 결정과 같은 영역에 직접적인 영향을 미치기 때문에 확장을 원하는 기업에게 중추적인 역할을 합니다.

그러나 AP 자동화를 성장하는 비즈니스에 통합하는 여정은 단순히 새로운 소프트웨어를 채택하는 것만이 아닙니다. 여기에는 이 기술이 비즈니스 운영의 다양한 측면과 교차하는 미묘한 방식을 이해하는 것이 포함됩니다. 송장 수신부터 승인 관리, 결제 이행, 적절한 회계 관행 보장에 이르기까지 AP 프로세스의 각 단계는 자동화를 통해 최적화될 수 있습니다.

이 기사에서는 확장에 중점을 둔 비즈니스에 필수적인 AP 자동화의 중요한 측면을 살펴봅니다. 모니터링할 주요 지표, 확장 시 고려해야 할 프로세스, AP 자동화 소프트웨어에서 찾아야 할 사항을 살펴보고 기업이 고급 AP 솔루션의 지원을 통해 성장 과제를 해결할 수 있는 로드맵을 제공합니다.

지급 계정 자동화란 무엇입니까?

AP(Accounts Payable) 자동화는 소프트웨어 솔루션과 자동화 기술이 송장 지급부터 세금 계산, 공급업체 관리에 이르기까지 AP 프로세스의 각 단계를 간소화하는 프로세스를 의미합니다. 수동 프로세스에서 자동화 프로세스로 전환하면 작업이 보다 효율적으로 완료되어 데이터 입력에 소요되는 시간이 줄어들고 인적 오류를 확인하고 불일치를 해결할 수 있습니다. AP 자동화는 회사의 전반적인 재무 건전성을 개선하려는 기업에 필요합니다.​

AP 자동화가 비즈니스 확장에 어떻게 도움이 됩니까?

AP(Accounts Payable) 자동화는 효율적인 확장을 목표로 하는 기업의 핵심입니다. 핵심적으로 AP 자동화에는 기술을 사용하여 공급업체 및 벤더에 대한 지급 관리 프로세스를 간소화하고 최적화하는 작업이 포함됩니다. AP 프로세스의 이러한 디지털 혁신은 결제 처리 방식의 변화일 뿐만 아니라 기업이 재무 운영을 관리하는 방식의 근본적인 변화입니다.

1. 청구서 수령

규모가 큰 기업에서는 종이 기반에서 디지털에 이르기까지 다양한 형식의 송장과 각 문서 유형 및 구조의 홍수에 직면하는 경우가 많습니다. AP 자동화는 광학 문자 인식(OCR) 및 AI와 같은 기술을 사용하여 형식에 관계없이 송장에서 주요 데이터를 디지털화하고 추출합니다.

이를 통해 송장이 수신되고 시스템에 신속하고 정확하게 기록되어 더 빠르고 오류 발생 가능성이 낮은 AP 프로세스를 위한 기반이 설정됩니다. 이는 효율성을 향상시킬 뿐만 아니라 청구서를 분실하거나 간과할 가능성도 줄여줍니다. 이는 연체금을 피하고 좋은 공급업체 관계를 유지하는 데 중요합니다.

2. 송장 처리

청구서를 받은 후 처리해야 합니다. 여기에는 송장 세부정보를 확인하고 이를 구매 주문서와 일치시키며 청구된 상품 또는 서비스가 수령되었는지 확인하는 작업이 포함됩니다. 수동으로 수행하는 작업은 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉬운 작업입니다. 

그러나 AP 자동화 시스템은 이러한 프로세스를 보다 신속하고 정확하게 처리합니다. 송장을 해당 구매 주문과 자동으로 일치시키고 불일치 사항이 있으면 검토를 위해 플래그를 지정할 수 있습니다. 이는 처리 시간을 단축할 뿐만 아니라 초과 지불이나 사기 가능성을 줄여줍니다.

3. 승인 절차

모든 비즈니스, 특히 규모를 확장하고 있는 비즈니스에서는 재무 예산이 초과되지 않도록 강력하고 효율적인 송장 승인 프로세스를 갖추는 것이 중요합니다. AP 자동화 도구는 사전 설정된 규칙에 따라 승인을 위해 송장을 적절한 사람이나 부서에 자동으로 라우팅하여 이 프로세스를 간소화합니다. 

이 자동화된 워크플로를 통해 적시에 청구서를 승인하여 병목 현상을 방지할 수 있습니다. 또한 승인 프로세스에 대한 가시성을 높여 송장 상태를 더 쉽게 추적하고 지연에 대해 부서에 책임을 물을 수 있습니다.

4. 이행 및 결제

송장이 승인되면 다음 단계는 결제 이행입니다. AP 자동화는 공급업체 조건 및 비즈니스 현금 흐름 고려 사항을 기반으로 사후 승인을 실행하도록 결제 일정을 예약할 수 있으므로 재무 자원을 최적으로 사용할 수 있습니다. 

이러한 자동 결제 처리는 전자 이체부터 수표까지 다양한 결제 경로를 처리할 수 있으며, 할인 혜택을 받을 수 있는 조기 결제 옵션도 제공할 수 있습니다(공급업체가 조기 결제를 제공하는 경우). 나가는 현금 흐름을 관리하는 데 있어 이러한 수준의 제어 및 효율성은 비즈니스 규모를 확장하는 데 큰 이점이 됩니다.

5. 기록 및 회계

AP 프로세스의 마지막 단계는 기업 회계 시스템에 거래를 기록하는 것입니다. AP 자동화 솔루션은 회계 소프트웨어와 완벽하게 통합되어 모든 지불이 실시간으로 정확하게 기록되도록 보장합니다. 이러한 통합을 통해 수동으로 데이터를 입력할 필요가 없어져 오류 위험이 줄어들고 재무 기록이 항상 최신 상태로 유지됩니다. 

정확하고 시의적절한 재무 데이터는 비즈니스 분석 및 의사결정에 매우 중요합니다. 특히 재무 관리가 전략의 문제이자 지속적인 성장을 가능하게 하는 데 필수적인 확장형 비즈니스에서는 더욱 그렇습니다.

모니터링할 지급 계정 지표

AP 자동화 실행이 성공적인지 확인하려면 기업이 이를 추적하고 확인할 방법을 미리 정의하는 것이 좋습니다. 아래에는 AP 자동화가 비즈니스에 얼마나 많은 개선을 가져오는지 식별하는 주요 지표와 지표가 설명되어 있습니다. AP 프로세스 이전, 이후, 전체에서 이러한 지표를 지속적으로 추적하는 것은 회사의 재무 전략 및 무결성에 영향을 미치는 정보에 근거한 결정을 내리는 데 중요합니다.

1. 송장 처리 시간: 이 측정항목은 송장 수신부터 승인까지 걸리는 시간을 측정합니다. 처리 시간이 짧을수록 효율성이 높아지고 현금 흐름 관리가 향상됩니다.
2. 처리된 송장당 비용: 이는 AP 부서의 운영 효율성을 이해하는 데 중요한 지표입니다. 여기에는 인건비, 간접비, 기술 비용 등 송장 처리와 관련된 모든 비용이 포함됩니다.
3. 전자 송장 비율: 전자 송장 대 종이 송장 비율을 추적하면 AP 프로세스의 디지털 통합 수준을 나타낼 수 있습니다. 전자 송장의 비율이 높을수록 일반적으로 효율성이 높아지고 처리 비용이 낮아집니다.
4. 지급 계정 회전율: 이 비율은 특정 기간 동안 기업이 공급업체에 얼마나 자주 돈을 지불하는지를 측정합니다. 회전율이 높을수록 공급자 관계가 양호하다는 의미일 수 있지만 현금 흐름 고려 사항과도 균형을 이루어야 합니다.
5. 예외율: 예외 비율은 추가 승인이 필요하거나 불일치가 있는 송장과 같이 표준 처리에서 벗어나는 송장의 비율을 추적합니다. 예외 발생률이 낮을수록 AP 프로세스가 더욱 간소화되었음을 의미합니다.

이러한 지표를 모니터링하면 AP 프로세스의 효율성과 효과에 대한 귀중한 통찰력을 제공하여 개선 사항과 전략적 결정을 내릴 수 있습니다.

비즈니스 확장 시 고려해야 할 프로세스

비즈니스를 효율적으로 확장하려고 노력하는 동안 전반적인 효율성에 큰 영향을 미칠 수 있는 AP 프로세스 내 영역을 잘 관리하는 것이 중요합니다. 다음은 명심해야 할 몇 가지 주요 구성 요소와 모범 사례입니다.

1. AP 기능 중앙 집중화: 기업이 확장됨에 따라 AP 기능을 중앙 집중화하면 제어, 표준화 및 효율성이 향상될 수 있습니다. 여기에는 송장 관리, 처리, 승인 및 지불을 위한 중앙 집중식 시스템이 포함됩니다.
2. 강력한 공급업체 관계 개발: 공급업체와 강력한 관계를 구축하고 정기적으로 공급업체 조건을 검토하면 할인이나 더 나은 지불 조건과 같은 보다 유리한 조건으로 이어질 수 있으며 이는 비즈니스 확장에 필수적입니다. 공급업체에 제때 또는 마감일보다 먼저 비용을 지불하면 성장 단계에서 큰 도움이 될 수 있는 할인 및 유리한 조건의 가능성이 높아집니다.
3. AP를 다른 비즈니스 시스템과 통합: ERP 또는 CRM과 같은 다른 비즈니스 시스템과 AP 자동화를 통합하면 데이터 일관성이 보장되고 비즈니스 재무 상태에 대한 전체적인 보기가 제공됩니다.
4. 고급 분석 구현: 분석을 활용하여 지출 패턴, 공급업체 성과 및 잠재적 비용 절감 영역에 대한 통찰력을 얻으면 의사 결정, 전략 계획 및 회사의 재무 건전성에 대한 판도를 바꿀 수 있습니다.
5. 정기 검토 및 최적화: AP 프로세스를 지속적으로 검토하고 최적화하면 AP 프로세스의 효율성을 유지하고 진화하는 비즈니스 요구 사항에 부응할 수 있습니다.

비즈니스 확장을 위해 AP 자동화 소프트웨어에서 찾아야 할 사항

글로벌 AP 솔루션 시장은 2.6년 2021억 달러 규모로 평가되었으며, CAGR 6.7%로 성장해 2032년에는 10억 달러에 이를 것으로 예상됩니다. 많은 AP 자동화 솔루션이 시장에 넘쳐나고 있지만 기업은 자체 요구 사항, 목표 및 기존 시스템에 따라 솔루션을 선택해야 합니다. 다음은 귀하가 선택하는 모든 소프트웨어에 기본적으로 포함되어야 한다고 생각되는 몇 가지 필수 기능입니다.

1. 확장성: 소프트웨어는 비즈니스 성장에 필수적인 성능 저하 없이 증가된 트랜잭션 볼륨을 처리할 수 있어야 합니다.
2. 통합 기능: 원활한 데이터 흐름을 보장하기 위해 기존 회계 시스템 및 기타 비즈니스 소프트웨어와 쉽게 통합되는 소프트웨어를 찾으십시오.
3. 사용자 친화적인 인터페이스: 팀이 소프트웨어를 효율적으로 사용하고 교육 시간과 비용을 줄이려면 사용자 친화적인 인터페이스가 중요합니다.
4. 강력한 데이터 보안: 금융 데이터의 민감한 특성을 고려하여 소프트웨어에는 데이터 침해로부터 보호하기 위한 강력한 보안 프로토콜이 있어야 합니다.
5. 맞춤형 워크플로우: 소프트웨어에서 워크플로 및 승인 계층을 사용자 정의하는 기능은 비즈니스, 규모 및 프로세스가 발전함에 따라 유연성을 유지하는 데 필수적입니다.
6. 실시간 분석 및 보고: 분석 및 보고 도구가 내장된 소프트웨어는 전략적 의사 결정을 위한 귀중한 통찰력을 제공합니다.
7. 규정 준수 관리: 소프트웨어가 관련 금융 및 데이터 보호 규정을 준수하는지 확인하십시오. 이는 비즈니스가 성장하고 새로운 시장으로 확장할 때 매우 중요합니다.

결론

AP 자동화 시장의 성장은 기업 내 금융 시스템의 가시성과 효율성을 높이는 솔루션에 대한 수요 증가, 거래 시간 및 비용 절감 필요성 등 다양한 요인에 기인할 수 있습니다.

그러나 AP 자동화는 송장 및 지출 비용 처리의 효율성을 높이는 도구 그 이상입니다. 이는 확장을 원하는 기업을 위한 전략적 자산이며, AP 프로세스의 효율성, 정확성 및 현금 흐름 관리를 향상함으로써 AP 자동화는 기업이 지속 가능하게 성장하고 공급업체 관계를 강화하며 성공할 수 있도록 지원합니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/ap-automation-to-scale-your-business/