인보이스 승인 자동화

개요

대부분 회사의 AP(미지급금) 부서에는 다음과 같은 내부 규칙이 있습니다. 송장 관리 승인을 포함합니다. 송장 승인이란 무엇입니까? 수동 송장 승인 워크플로란 무엇입니까? 인보이스 승인 워크플로우를 자동화하는 이유는 무엇입니까?

인보이스 승인 프로세스를 이해하려면 계속 읽으십시오.

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비즈니스에서 AP(미지급금) 부서의 운영은 제품 지향적이든 서비스 지향적이든 회사의 생산성과 좋은 공급업체 관계 유지에 매우 중요합니다. 회사의 구매 프로세스에 재무, 행정 및 사무 지원을 제공하는 효율적인 AP 부서는 구매 주문 관리, 공급업체 커뮤니케이션, 송장에 이르는 조달-지불 프로세스의 다양한 기능을 원활하게 통합하는 체계적인 시스템을 갖추어야 합니다. 관리, 제품 추적 및 지불.

송장 관리 회사가 송장을 받으면 시작하여 송장 지불로 끝나는 것은 회사 AP 부서의 가장 중요한 기능 중 하나입니다. 간단하게 들릴지 모르지만 청구서 관리는 '청구서 수령, 청구서 지불'의 XNUMX단계 프로세스가 아니며, 그렇게 해서도 안 됩니다. 이것은 특히 많은 구매를 하고 많은 수의 인보이스를 작성하게 되는 회사에 해당됩니다. 좋은 인보이스 관리 프로토콜은 지불을 위해 처리되기 전에 모든 인보이스 및 다단계 승인의 적법성 확인을 반드시 포함해야 합니다.

송장 승인 워크플로

인보이스 승인 워크플로는 회사에서 받은 인보이스가 적법하고 주문과 일치하는지 확인하기 위해 수행되는 조달-지불 프로세스의 계단식 단계입니다. 송장 승인에는 구매 주문 및/또는 공급업체를 담당하는 직원이 여러 단계로 확인하는 작업이 포함됩니다. 각 회사는 고유한 승인 워크플로를 가질 수 있습니다.

일반적인 송장 승인 워크플로는 다음 단계로 구성됩니다.

송장이 회사에 도착합니다. 인보이스는 인쇄본, PDF 첨부 파일 또는 디지털 인보이스의 고급 형식일 수 있으며 처리를 위해 해당 섹션에 제출해야 합니다.

• 송장 확인: 일단 제출되면 송장은 구매 요청, 구매 주문서, 공급업체의 견적, 공급업체의 기타 통신 등과 같은 특정 거래와 관련된 다른 모든 문서에 연결됩니다. 이를 일반적으로 "XNUMX자 일치"라고 합니다. , 일치해야 할 세 가지 문서는 구매 주문서, 송장 및 배송 영수증이지만 다른 문서도 일치시킬 수 있습니다. 검증을 위해 고려해야 할 다른 요소는 다음과 같습니다.
  지불 조건이 일치합니까?
  약속된 할인이 포함되어 있습니까?
  송장이 적절한 비용 계정으로 코드화되었습니까?
  지급 보류를 보증하는 수령 후 성능 문제가 있습니까?
• 송장 예외: 송장에 불완전하거나 잘못된 정보가 있으면 예외가 발생합니다. 인보이스는 오류를 추적하고 수정하기 위해 해당 직원에게 다시 전달됩니다. 그 다음에는 인보이스 재발급, 재검증, 오류 정정의 경우 일치, 해결되지 않은 예외의 경우 사기 조사가 이어집니다.
• 찬성: 일단 확인되면 송장은 회사의 정책에 따라 다양한 수준의 직원에게 전달됩니다. 승인의 수와 성격은 회사, 부서, 제품 유형 및 송장 금액에 따라 다릅니다. 예를 들어 구매 부서는 지불이 처리되기 전에 공급업체 청구의 정확성을 확인하기 위해 송장을 승인해야 할 수 있습니다. 일부 회사는 관리자 또는 CFO의 추가 승인을 요구하기 위해 임계값보다 높은 송장 금액을 요구합니다.
• 지불 : 인보이스는 모든 승인을 얻은 후 지불 대기열에 들어갑니다.

많은 중소기업은 계속해서 수동 송장 승인 워크플로우를 사용합니다. 여기에는 가이드로 사용할 워크플로의 다양한 참여자에게 문서를 배포하고 설명된 단계와 함께 SOP와 같은 워드 프로세싱 문서를 갖는 것과 같은 초보적인 작업이 포함될 수 있습니다. 이것은 상상할 수 있듯이 참가자가 단계에 따라 문서를 계속 참조해야 하는 무질서한 프로세스이며 이로 인해 오류가 발생할 수 있습니다.

많은 소규모 회사에는 그러한 SOP조차 없으며 다양한 참가자에게 입소문으로 전달되는 일반적인 절차가 있습니다. 이는 회사가 어떤 형태의 변경을 겪을 때 재앙을 초래합니다. 직원 기반을 확장하거나 변경합니다.

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수동 송장 승인 워크플로의 문제

수동 송장 승인 워크플로의 특정 문제 중 일부는 다음과 같습니다.

• 오류 : 과로 또는 단순한 감독으로 인한 인적 오류는 이중 지급, 과소 지급, 지급 지연 또는 지급 누락으로 이어질 수 있으며, 이 모든 것이 회사에 더 많은 비용과 시간을 소모할 수 있습니다.
• 누락된 문서: 서류 작업으로 인해 청구서와 같은 중요한 문서가 잘못 배치되거나 손실될 수 있습니다. 이로 인해 공급업체와의 마찰에서 시작하여 작업 지연에 이르기까지 회계 지불 주기 전반에 걸쳐 수많은 문제가 발생할 수 있습니다.
• 인간 노력의 낭비: 수동 승인 프로세스는 더 생산적인 활동에 더 건설적으로 사용할 수 있는 인간의 노력을 낭비합니다.
• 시간 지연: 송장이 승인되기 위해 여러 승인이 필요하고 회사가 영업일 동안 여러 송장을 처리하는 경우 송장을 처리하기 전에 승인을 받는 것만으로도 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 청구서의 최대 20%에는 정기적으로 부정확하거나 불완전한 정보가 포함되며, 수동 청구서 승인 워크플로우로 인해 AP 부서는 문제를 해결하고 누락된 정보를 추적하는 데 시간의 25%를 소비하게 됩니다.
• 지연된 지불: 승인을 받는 것이 지연되면 지불이 지연될 수 있으며 이는 앞서 언급한 바와 같이 회사에 비용이 많이 들 수 있습니다. 미국에서는 3년 소기업의 연체료로 2019조 달러가 묶여 고용 중단, 재고 구매 제한 및 생계를 위한 직원 근무 시간 단축으로 이어졌습니다. 지연은 또한 주문 품목의 늦은 수령, 낮은 신용 등급, 공급업체와의 나쁜 관계 및 수수료/벌금으로 눈덩이처럼 불어날 수 있습니다.
• 인보이스 경로의 불투명도: 유효성 검사 및 승인 경로에서 송장의 상태를 추적하는 것은 어렵거나 불가능하기 때문에 백체크 및 사전 계획이 어렵습니다.
• 사기 취약점: 인보이스 사기는 제19자 사기, 인건비 착오, 지연으로 인한 중복 지불 또는 내부일 수 있습니다. 사기를 방지하려면 철저한 승인 프로세스가 필요합니다. 특히 위기 상황에서는 더욱 그렇습니다. 예를 들어, Covid-2020 전염병은 XNUMX년에 송장 사기 발생률을 증가시킨 것으로 보고되었습니다. 송장 사기는 비정상적인 송장 양, 상품 대 송장에 대한 무책임, PO와 송장 간의 불일치, 의심스러운 직원 행동으로 나타날 수 있습니다. 특히 비즈니스 볼륨이 높을 때 수동으로 감지할 수 없습니다.

인보이스 승인 워크플로 자동화

송장 승인 자동화를 통해 프로세스를 간소화하고 시간을 절약할 수 있습니다. 송장 승인 자동화의 장점 중 일부는 다음과 같습니다.

• 더 빠른 검증: 이것은 아마도 자동화의 가장 중요한 이점일 것입니다. 송장과 다른 관련 문서의 자동 비교는 하나의 거래와 관련된 모든 문서가 같은 장소에 디지털 방식으로 저장되고 시각적으로 또는 AI 기반 소프트웨어를 통해 쉽게 비교할 수 있기 때문에 수동 XNUMX자 일치와 관련된 시간 지연을 제거할 수 있습니다. 자동화된 송장 승인 워크플로는 사람의 개입 없이 자동 매칭을 위해 데이터베이스 및 기타 회계 시스템과 통합될 수 있습니다.
• 더 빠른 승인: 자동화된 알림 및 미리 알림은 인보이스 승인 지연을 제거할 수 있습니다. 전자 서명과 디지털 양식의 통합을 통해 프로세스의 다른 참가자가 이동 중에도 승인할 수 있으므로 부재로 인해 승인 프로세스가 지연되지 않습니다.
• 비용 절감 : Levvel(구 Paystream Advisors)의 2018년 보고서에 따르면 할인 누락(44%), 연체료(39%), 중복 결제(29%)가 주요 원인이었습니다. 송장 처리 세 가지 모두 자동화를 통해 극복할 수 있습니다.
• 책임: 트랜잭션을 실시간으로 자동 추적하면 승인 체인의 송장 상태를 볼 수 있습니다. 긴급 상황 및 미리 알림을 워크플로에 포함하면 장애물을 제거하고 더 빠른 승인을 위한 투명성을 확보할 수 있습니다. 승인 프로세스의 자동화는 또한 완료된 다양한 수준의 승인과 완료되지 않은 수준을 보여주는 감사 추적을 생성합니다.
• 문서 안전: 자동화된 송장 승인 워크플로의 일부로 모든 문서를 디지털화하면 유효성 검사 및 승인을 위해 회사 내에서 문서를 물리적으로 이동하는 것과 일반적으로 관련된 문서의 손실을 방지할 수 있습니다. 자동화를 통해 회사의 문서 관리 시스템 및 기록의 자동 업데이트 및 보관을 위한 기타 부기 도구와 워크플로우를 통합할 수 있습니다.
• 규정 준수 : 자동화된 인보이스 승인 워크플로를 통해 감사 중에 모든 관련 데이터에 쉽게 액세스할 수 있으므로 규정 준수가 쉬워집니다.
• 더 나은 비즈니스 인텔리전스: 자동화된 인보이스 승인 워크플로를 통해 구매 데이터 및 지출에 쉽게 액세스하고 평가할 수 있으므로 더 나은 보고 메커니즘과 의사 결정이 가능합니다.
• 공급업체 관리 및 관계 개선: 인보이스 승인 프로세스의 체계적인 구성은 벤더 관리를 개선하는 데 도움이 될 수 있으며 지불 지연을 방지하면 벤더 관계에 도움이 될 수 있습니다.
• 사기 제거: 송장 승인 작업 흐름의 자동화는 작업 흐름 전반에 걸쳐 확인을 허용하고 가시성을 높여 사기를 제거할 수 있습니다. 자동 XNUMX자 일치 중에 불규칙성이 자동으로 표시될 수 있으며 전자 서명 확인을 통해 내부 및 외부 사기 및 관련 손실을 방지할 수 있습니다.

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이 30분 라이브 데모를 예약하면 송장 또는 영수증의 데이터를 ERP 소프트웨어에 수동으로 입력해야 하는 마지막 시간이 됩니다.

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완전히 자동화된 인보이스 승인 프로세스

• 인보이스 디지털화: 다양한 형식의 송장을 먼저 표준 형식으로 디지털화해야 합니다. 각 송장에는 회계 자원 계획 및 비즈니스 내 의사 결정에 사용되는 주요 데이터가 포함되어 있으므로 데이터 추출의 정확성이 필수적입니다. 송장에서 읽은 데이터는 일반적으로 회사에서 후속 처리를 위해 사용하는 ERP, 회계 또는 데이터 분석 플랫폼으로 전송됩니다.
• 자동화된 검증: 자동화된 XNUMX자 일치는 송장, PO 및 영수증에서 관련 데이터를 캡처하고 인간의 마음을 모방하는 방식으로 자동 처리할 수 있습니다. 그 중 AI 지원 처리는 레코드를 비교 및 ​​일치시키고 트랜잭션 통과, 오류 표시 또는 예외 발생과 같은 결정을 내릴 수 있습니다.
• 자동화된 예외 처리: 오류가 표시되거나 예외가 발생하면 청구서는 오류를 수정할 수 있는 적절한 담당자에게 즉시 전달됩니다. 이렇게 하면 수동 오류 처리와 관련된 시간 지연을 줄일 수 있습니다.
• 자동화된 승인: 일치 및 확인 후 인보이스는 승인을 위해 적절한 담당자에게 자동으로 전송됩니다. 디지털 서명 및 승인을 디지털 형식으로 적용하면 지연을 방지할 수 있습니다.
• 결제 처리: 승인 후 자동화된 시스템은 결제 처리를 위해 재무 팀에 송장을 전달한 후 거래가 종료되고 데이터가 보관됩니다.

자동화된 송장 승인 워크플로 시스템을 채택하려는 회사는 도구를 선택할 때 다음 요소를 고려해야 합니다.

• 소프트웨어를 지원하는 데 필요한 인프라 및 IT 리소스
• 시스템 설정 및 운영과 관련된 재정적 약속
• 회사 내 다른 시스템과의 통합
• 비즈니스 내에서 필요한/가능한 자동화 및 사람의 개입 수준
• 회사 내 노하우 및 소프트웨어 제조사의 고객 지원 가용성
• 필요한 데이터 보안 수준
• 액세스 수준은 로컬 시스템, 중앙 서버 또는 클라우드에서 데이터가 저장되는 위치를 결정합니다.

자동 송장 승인을 위한 나노넷

AI 기반 Nanonets OCR 엔진은 송장 처리를 자동화하고 번거롭지 않은 프로세스로 만들 수 있습니다. 다양한 파일 유형을 지원하고 구조화 및 구조화되지 않은 송장을 모두 처리합니다. Nanonets의 송장 OCR API는 회계 소프트웨어에 데이터를 입력하는 수동 작업을 최소화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

GPU에 대해 걱정하거나 딥 러닝 모델에 적합한 아키텍처를 찾는 한 줄의 코드 없이 예측을 위해 데이터를 자동으로 업로드하고 주석을 달고 모델을 훈련할 수 있습니다. 또한 각 예측의 JSON 응답을 획득하여 이를 자체 시스템과 통합하고 최신 알고리즘과 송장 관리 및 승인을 위한 강력한 인프라를 기반으로 구축된 기계 학습 기반 앱을 구축할 수 있습니다.

Nanonets 기술은 Mysql 데이터베이스, QuickBooks 또는 Salesforce에 대한 통합과 같은 다른 시스템과의 통합을 지원하며 플랫폼에 구애받지 않습니다. Nanonets는 정확하고 확장 가능하며 AP 부서의 시간과 비용을 절약하고 송장 승인 프로세스를 강화하여 공급업체 관계를 강화합니다.

송장 관리 작업에 Nanonets를 사용하는 20,000개 대륙의 4개 이상의 비즈니스 리그에 참여하십시오.

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결론

회사 운영의 재무적 측면의 디지털화의 이점은 비즈니스에서 점차 인식되고 있습니다. 이로 인해 워크플로 구조에서 자동화를 채택해야 했습니다. 송장 승인 워크플로우의 자동화는 기업이 수동 송장 관리와 같은 일상적인 활동에 소요되는 시간을 줄이고 핵심 역량에 집중하여 수익을 개선하고 경쟁력을 유지할 수 있도록 도와줍니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/