미지급금은 회사가 공급업체 또는 공급업체에게 제품이나 서비스를 제공한 대가로 지불해야 하는 금액을 나타내는 회계 용어입니다.
회사가 나중에 지불하기로 약정하여 공급업체/공급업체로부터 제품/서비스를 구매하는 경우, 지불이 완료될 때까지 해당 금액을 미지급 계정이라고 합니다. 신용의 한 형태입니다 공급업체/공급업체에서 제공합니다.
지급 계정은 송장이 지급 승인될 때 기록됩니다. 해당 금액이 지불될 때까지 총계정원장(또는 AP 보조원장)에 미결제 지불금 또는 부채로 기록됩니다. 매입채무는 매입채무(재고목록에 기록된 실제 상품의 구매) 또는 지출채무(광고, 오락, 여행, 사무용품 및 공과금과 같이 송장이 발행된 상품 및 서비스의 구매)일 수 있습니다.
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미지급금의 예
ABC 베이커리는 도매 소매업체인 XYZ Traders로부터 파운드당 50센트의 비율로 설탕 50파운드를 주문합니다. XYZ Traders는 빵집으로 배송된 후 30일의 크레딧 기간을 제공하며 이 기간 내에 ABC는 $25의 청구서를 지불해야 합니다. 빵집이 XYZ 거래자에게 지불할 때까지 $25 금액은 미지급금이라고 하며 빵집의 대차 대조표에서 채권자에 대한 부채로 표시됩니다.
$25는 지불을 받을 때까지 XYZ 거래자의 대차대조표에 자산으로 기록됩니다.
미지급금에는 상품 구매 외에 다음이 포함됩니다.
- 운송 및 물류
- 전력 / 에너지 / 연료
- 임대
- Licensing
- 서비스(조립/하도급)
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미지급금의 중요성
AP는 다음과 같은 이유로 중요합니다.
이를 통해 적시에 청구서를 지불할 수 있으므로 회사의 신용 등급이 향상되고 공급업체와의 장기적인 관계가 향상됩니다.
- 인보이스의 적시 지불은 공급 및 서비스의 중단 없는 흐름을 보장하여 비즈니스 운영의 원활한 흐름으로 이어집니다.
- 적시에 지불하면 연체, 벌금 및 기타 연체료를 피할 수 있습니다.
- 조직화된 AP를 통해 청구서 및 지불을 체계적으로 추적할 수 있습니다.
- AP는 만기일에만 지불하고 공급업체가 제공하는 신용 시설을 사용하여 현금 흐름을 용이하게 합니다.
- 엄격한 AP 회피 벤더 사기 그리고 도난.
AP에도 단점이 없는 것은 아닙니다. 제품이나 서비스를 납품한 후 결제를 기다려야 하는 공급업체에게는 재정적 부담으로 여겨지는 경우가 많습니다. 회사 입장에서 볼 때, 장기간의 미지급금이 있는 대차대조표는 현금 상태가 불안정하다는 것을 나타냅니다. 이러한 단점은 윤리적, 법적, 논리적 방법을 통해 극복할 수 있습니다. AP 프로세스.
미지급금 프로세스의 구성 요소
미지급금은 다단계 프로세스이며 몇 가지 필수 단계로 구성됩니다.
- AP는 신용 시스템에서 상품/서비스를 조달하기로 한 회사의 결정으로 시작됩니다.
- 신용 편의를 제공하는 공급업체 선택.
- 신용 허용일수, 연체료, 조기상환 현금할인 등 공급업체의 신용정책을 비교하여 회사에 가장 적합한 조건으로 공급업체를 선정합니다.
- 따라 조달 프로세스 - 구매 요청, 구매 주문서, 송장, 영수증 – 비즈니스.
- 상품이 입고되면 장부의 송장/청구서를 미지급금으로 회계처리합니다.
- 부기는 회사의 내부 및 외부 감사를 돕고 지출 패턴을 분석하여 재무 계획을 수립하고 표준 및 규정을 충족하는 데 도움이 됩니다.
- 청구서의 날짜를 추적하여 만기일 이전에 지불할 수 있도록 합니다.
- 만기일 이전에 결제하기
- 결제가 완료되었음을 판매자와 통신합니다.
신용 기간을 최대한 활용하면 현금 흐름을 효율적으로 관리하는 데 도움이 됩니다. 그러나 신용 조건을 가장 효율적으로 사용하는 것은 청구서를 승인할 때를 아는 것이라는 점을 기억해야 합니다.
기존의 미지급금 부서
수동 지급 계정 프로세스를 담당하는 팀은 조달 및 공급업체와 관련된 금융 거래를 기록하고 처리하는 일을 담당합니다.
이를 위해 다양한 전문가가 고용됩니다.
- 데이터 입력 분석가는 송장이 수신되면 디지털 시스템에 송장을 입력합니다.
- 지불 처리 분석가는 청구서가 만기된 날짜에 청구서를 지불하는 일을 담당합니다.
- 예외 분석가는 송장의 불일치를 해결하고 지불 실패 문제를 처리합니다.
- XNUMXD덴탈의 공급업체 관리 직원은 공급업체 데이터베이스를 생성 및 관리하고 이를 다양한 조달 작업과 연관시킵니다.
- 미지급금 관리자는 오류 없이 원활한 송장 관리를 위해 팀과 협력합니다.
팀의 모든 구성원은 강력한 공급업체 관계를 구축하고 유지하기 위해 노력합니다. 또한 팀은 AP 지출을 면밀히 감시하고 현금 유출을 보호하기 위해 내부 통제를 유지해야 합니다.
효율적이고 잘 관리되는 미지급금 워크플로 기업은 AP 프로세스와 관련하여 상당한 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 드물지만 조직에서는 다음과 같은 작업도 수행할 수 있습니다. 아웃소싱 AP 외부 기관에 대한 기능.
수동 미지급금 프로세스에 대한 과제
수동 AP 프로세스에는 다음과 같은 문제가 있습니다.
- 수동 데이터 입력과 관련된 문제: 시스템에 송장을 수동으로 입력하면 시간이 많이 걸리고 비효율적이며 오류가 발생하기 쉽습니다. 이 모든 것이 회사의 기능과 수익에 타격을 줄 수 있습니다.
- 지불 지연: 수동 감독 및 실수로 인해 지불이 늦어지고 공급업체에 불만이 생길 수 있습니다. 또한 신용 등급 및 공급업체에 대한 고객으로서 회사의 신뢰도에 영향을 미칠 수 있습니다.
- 불행한 직원: AP 프로세스와 관련된 많은 작업의 평범하고 반복적인 특성으로 인해 직원 이직을 비롯한 관련 문제 및 업무 불만족이 발생할 수 있습니다.
- 다루기 힘든 정보: 회사의 규모가 커지고 처리해야 할 송장이 많아지면 공급업체, 제품, 서비스, 비용, 배송 및 기한과 관련된 정보의 양이 압도적일 수 있습니다. 또한 문서를 찾기가 어려워지고 부기가 악몽이 될 수 있습니다.
- 데이터의 불투명도: 많은 조달 프로세스를 처리하기 위해 AP 부서의 규모가 커지면 종이 송장 및 물리적 AP 문서를 추적하는 것이 불가능하지는 않지만 어려울 수 있습니다.
- 사기 성향: 수동 미지급금 시스템에 대한 가시성이 부족하면 회사가 보안 취약성과 사기에 노출될 수 있습니다.
미지급금 프로세스 자동화의 이점
미지급금 프로세스를 자동화하면 다음과 같은 이점이 있습니다.
- 시간 절약: 라고 합니다. 주당 근무 시간의 25% 일상적인 수동 인보이스 관리 작업에 시간을 더 생산적인 활동에 더 잘 보낼 수 있습니다.
- 비용 절감: 단일 송장의 수동 처리 비용은 $12-15인 것으로 나타났습니다. 자동화를 통해 이러한 비용을 상당 부분 없앨 수 있습니다. 또한 자동화된 솔루션은 송장 만기일을 추적하고 최적의 시간에 송장을 지불하도록 도와줌으로써 현금 흐름을 개선하고 연체료를 피하며 공급업체와의 더 나은 관계를 유지합니다.
- 수익 창출: 자동화에 의해 활성화된 적시 지불은 연체료를 피할 수 있을 뿐만 아니라 회사의 신용 등급을 향상시키고 벤더로부터 할인 및 리베이트를 받을 수 있습니다.
- 오류 감소: 수동 인보이스 관리는 사람의 감독으로 인한 오류와 연결됩니다. 자동화는 수동 미지급금 프로세스와 관련된 많은 오류를 제거할 수 있습니다.
- 지불 유연성: 자동화를 통해 청구서 지불 시기와 방법(예: 종이 수표, ACH 또는 캐시백 리베이트를 받는 가상 카드를 통해)에 대한 의사 결정이 가능합니다.
- 데이터 유지 관리 개선: 서류 작업을 수동으로 선별하는 것은 힘들고 오류가 발생하기 쉽습니다. 디지털 데이터베이스를 유지 관리하면 데이터에 더 잘 액세스하고 검색할 수 있으므로 조달에서 지불까지의 주기가 간소화됩니다. 이러한 관리를 통해 회사의 구매 및 현금 흐름을 보고하고 추적하기 위한 분석도 가능합니다.
- 보안: 미지급금 자동화 솔루션은 보안을 제공하는 중앙 집중식 서버 또는 클라우드에 데이터를 저장할 수 있습니다.
미지급금 소프트웨어에서 찾아야 할 사항
다음을 선택하는 것이 중요합니다. AP 자동화 소프트웨어 최대의 투자 수익을 제공하는 것입니다. 지급 계정 자동화 소프트웨어에는 데이터 캡처, 송장 처리, 자동 승인 및 결제가 포함되어야 합니다. AP 자동화 소프트웨어를 찾을 때 찾아야 할 기본 기능은 다음과 같습니다.
- 정확한 인보이스 데이터 캡처: 인보이스 데이터를 공통 디지털 형식으로 변환하는 것은 AP 자동화에서 효율성을 창출하는 가장 중요한 단일 측면입니다. 수동 데이터 입력은 비용이 많이 들고 오류가 발생하기 쉽고 시간이 많이 걸립니다. 우수한 OCR 도구를 사용하면 사람의 개입 없이 관련 데이터를 지능적으로 캡처하여 시간, 비용 및 인적 오류를 절약할 수 있습니다.
- 쉬운 인보이스 승인: 인보이스를 승인하는 사람들은 종종 바쁜 관리자와 경영진이며 자동화된 인보이스 승인은 그러한 직원에게 쉽고 직관적이며 편리해야 합니다. 승인자는 청구서에 액세스하는 장치에 관계없이 클릭 한 번으로 청구서를 보고 승인할 수 있어야 합니다.
- AP 송장을 실시간으로 추적할 수 있는 기능: 워크플로 도구는 또한 이해 관계자가 송장을 쉽게 추적할 수 있도록 해야 합니다. 이렇게 하면 계정 처리 과정에서 지연, 잘못된 의사소통 및 잘못된 관리를 피할 수 있습니다.
- 기존 회계 시스템과의 통합: 회사는 다른 디지털 플랫폼 및 소프트웨어를 사용할 수 있으며 AP 도구는 데이터 및 운영의 불일치를 방지하기 위해 이들과 통합할 수 있어야 합니다.
- 결제 자동화: AP 프로세스의 마지막 단계는 결제입니다. 모든 승인이 기록된 후 소프트웨어는 특정 조달에 대한 미지급금 프로세스를 완료하고 마감하기 위해 공급업체에 대한 지불을 시작하고 처리할 수 있어야 합니다.
- 데이터 저장: 회사의 필요에 따라 모든 AP 데이터를 중앙 집중식 서버 또는 클라우드에 저장할 수 있습니다. 스토리지 유형은 AP 자동화를 시작하기 전에 회사에서 결정해야 합니다.
결론
계정 처리 작업을 자동화하면 시간 지연, 오류, 인력 낭비 등 수동 프로세스와 관련된 문제를 제거할 수 있습니다.
Nanonets와 같은 효율적인 AP 소프트웨어는 더 나은 조달-지불 프로세스를 가능하게 하고 세금 준수를 보장하며 자동화할 수 있습니다. 3 방향 매칭, 최적화 AP 일 또는 DPO, 사기 방지, 현금 흐름 간소화, 공급업체 관계 유지, 후손을 위한 데이터 저장 등이 가능합니다. 자동화는 효율성을 높이고 장기적인 가치를 위해 조달-지불 프로세스를 조율할 수 있습니다. AP 프로세스를 디지털 방식으로 활성화하면 공급업체-클라이언트 관계를 경쟁 우위로 전환하여 비즈니스 전략을 발전시킬 수 있습니다.
