몇 년 전, 공급업체와 구매자는 경매장에 줄을 서서 거래하고, (양 당사자 모두에게) 가장 좋은 가격에 가장 좋은 제품을 찾기 위해 직접 협상했습니다. 인터넷이 일상적인 B2B 권유를 위해 경매장을 죽인 것은 말할 필요도 없지만 모델은 남아 있습니다. 협상은 디지털화되어 멀리 떨어져 있었지만 대부분의 공급업체와 조달업체는 사람이 주도하는 수동 프로세스를 거쳤습니다. 지난 XNUMX년 동안 조달은 기본적으로 디지털 방식으로 관리되는 아날로그 시스템이었습니다.
그러나 인공지능(AI), 머신러닝(ML), 자동화는 경매 블록에서 노트북으로 전환하는 것만큼 극적인 방식으로 프레임워크를 변화시키고 있습니다. 그것은 ~라고 불린다 그리고 경향 or 전자입찰, 기업이 비즈니스를 관리하는 방식도 변화하고 있습니다. 조달주기 시간이 덜 걸리고 스트레스가 덜하며 궁극적으로 모든 당사자에게 여러 면에서 더 안전한 방식입니다.
전자입찰은 기업의 처리 방식에 혁명을 일으켰습니다. 조달-지불 프로세스. 이는 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉬운 서류 작업이 필요 없는 디지털화되고 능률적이며 효율적인 프로세스입니다.
그렇다면 전자입찰은 정확히 어떻게 작동하며 어떤 이점을 제공합니까? 이것이 바로 이 이해하기 쉬운 가이드에서 살펴볼 내용입니다. 전자 입찰과 그 이점을 자세히 알아보고 전자 입찰 프로세스를 자동화하는 방법에 대해 논의해 보겠습니다.
전자입찰이란 무엇입니까?
전자입찰은 상품, 서비스 또는 프로젝트에 대한 입찰 및 제안서를 제출하기 위한 온라인 프로세스입니다. 전자입찰은 조달 과정의 효율성과 투명성을 극대화하는 것입니다. 이는 온라인 입찰 게시, 초대, 수신 및 평가를 포함하는 소싱에 대한 디지털화된 접근 방식입니다.
위에서 언급한 것처럼 eTendering은 기존 조달 작업(실시간 협상 또는 장기간의 왕복)에서 온라인 AI 기반 모델로의 완전한 전환입니다. 경매 블록 대신 공급업체와 구매자는 전자입찰 시스템을 호스팅하는 중개인을 활용합니다. 이는 중요한 점입니다. 값비싼 하드웨어를 구입하여 설치하거나 복잡한 소프트웨어 시스템을 탐색할 필요가 없다는 점을 고려하면 새 모델에 대한 적응이 간단합니다. 대부분의 경우 사용자 경험은 온라인 거래에서 기대하는 것과 같습니다.
전자입찰은 표준입찰의 전체 수명주기를 포괄하지만 자동화되어 있습니다. 잠시 후 전자 입찰이 어떻게 작동하는지 기본적으로 살펴보겠습니다. 간단히 말해서 조달 당사자는 표준 문서를 제출하고 전자 입찰 플랫폼은 배후에서 작동하여 적절하고 자격을 갖춘 공급자와 해당 구매자를 결혼시킵니다. 다양한 문서화 및 규정 준수 요구 사항을 충족합니다.
전자입찰은 어떻게 진행되나요?
전자입찰 수 입찰자는 제안 요청(RFP)에 대한 응답으로 정보를 제출해야 합니다. 정해진 마감일까지. 그것은 포함한다 문서 생성, 교환 과 전자 서명 및 메시지및 공급업체 평가 조달 기회를 위해.
전자입찰 플랫폼을 통해 입찰을 요청할 때 조달자는 제안/견적에 대한 표준 요청서(RFP/RFQ), 입찰 초대(ITT) 또는 입찰 초대 통지(NIT)입니다. 또한 변호사는 인터뷰 전 설문지를 포함하여 지원자를 사전 선별할 수 있으며 온라인 조달 플랫폼에서 허용하는 경우 특정 속성을 제외할 수도 있습니다.
다음으로, 온라인 입찰을 통해 쉽게 심사하고 참여할 수 있습니다. 조달 직원은 문서를 자세히 살펴보고, 플랫폼에서 직접 잠재적 공급업체에 대한 실사를 실행하고, 추가 논의를 위해 공급업체에 문의할 수 있습니다. 특정 데이터 포인트를 찾기 위해 이메일 스레드와 첨부 파일을 뒤지는 시대는 지났습니다. 조달 수명주기 하나의 중앙 집중식 허브에 살고 있습니다.
마찬가지로, 전자 입찰 또는 온라인 입찰 플랫폼을 통해 검토자는 실사와 각 공급업체가 제공하는 사항에 따라 공급업체를 "랙 앤 스택"할 수 있습니다. 이를 통해 원스톱 후보 목록을 작성하여 선택 사항을 쉽게 비교하거나 최종 승인을 위해 고위 리더에게 체인을 보낼 수 있습니다.
마지막으로, 많은 온라인 입찰 플랫폼의 경우, 조달 당사자가 특정 공급업체에 대한 트리거를 원하면 승인 시 프로세스가 자동으로 트리거됩니다. 여기에는 규정 준수 및 기록 관리에 필요한 최종 문서와 함께 사전 협상된 최종 조건을 보내거나 확인하는 것이 포함됩니다.
현실 세계의 전자입찰
웹 입찰은 주로 최고 수준, 즉 B2G(기업 대 정부) 및 기업 B2B(기업 간)에서 수행됩니다. 규모가 크고 본질적으로 범위 때문에 관료주의적인 경우가 많은 이러한 기업은 일반적으로 조달 및 입찰을 관리할 때 가장 큰 마찰을 겪습니다. 이를 위해 온라인 입찰은 이러한 대규모 작업의 판도를 바꾸는 역할을 합니다.
B2G 웹텐더링
전 세계 정부는 입찰 권유를 관리하기 위해 점점 더 전자 입찰 플랫폼으로 전환하고 있습니다. 정부 조달에서는 규제 및 법적 문제가 가장 중요하므로 조달 수명주기를 중앙 집중화되고 접근 가능하며 잘 문서화된 플랫폼에서 유지하면 기존 입찰 시스템과 관련된 많은 골칫거리가 사라집니다. 마찬가지로, 비용 효율성에 지속적으로 초점을 맞춘다는 것은 eTendering이 수많은 직원 근무 시간 절약과 함께 종이 낭비를 줄이는 최고의 선택임을 의미합니다.
전자입찰 플랫폼은 최근 몇 년간 범위와 범위를 확장했지만 2007년 넘게 정부 계약에 중추적인 역할을 해왔습니다. 2,000년까지만 해도 런던 공무원은 eTendering 서비스를 사용하여 XNUMX개 이상의 작업 계약에 대한 입찰을 요청하여 다음을 준비하고 지원했습니다. 2012 올림픽.
이 경우 플랫폼은 건설 계약자와 공급업체가 현재 및 미래의 계약을 파악하여 경쟁 입찰에 가장 적합한 위치를 차지할 수 있도록 했습니다. 동시에 이 프로세스는 수천 건의 계약에 걸친 전체 프로세스를 단일 소스 시스템으로 통합하여 런던 공무원의 수많은 시간을 절약했습니다. 또한 이러한 움직임은 규정 준수를 강화하고 현재 감사 가능한 정확한 기록 유지를 보장하여 경쟁이 치열한 계약 입찰과 관련된 소송이나 기타 문제로부터 조달자를 보호합니다.
B2B 온라인 입찰
다양한 의료 및 과학 연구 장비를 공급하는 미국의 대규모 기업인 Thermo Fisher Scientific은 B2B 전자 입찰 공간의 선구적인 사용자입니다. 회사는 사례 연구 디지털 조달 모델로의 전환이 어떻게 B2B를 효과적으로 혁신했는지 강조 획득 시스템과 프로세스. 최신 기술을 활용하면 Thermo Fisher 고객은 동기화되지 않은 구매 주문 흐름과 힘든 승인 프로세스 등 가장 큰 문제점을 해결할 수 있습니다. 새로운 플랫폼 사용:
1. 사용자는 Thermo Fisher의 온라인 카탈로그를 안전하게 검색하여 장바구니에 항목을 추가했습니다.
2. 주문팀은 승인을 위해 카트를 경영진에게 제출했습니다.
3. 경영진은 승인 후 시스템을 통해 전자 구매 주문을 푸시했습니다.
4. 프로세스 전반에 걸쳐 기업 전체의 의사 결정자는 나중에 사용할 수 있도록 정확한 기록을 유지하면서 가시성을 확보했습니다.
이 모델은 전자 입찰보다 "조달 및 지불"에 더 가깝지만 프로세스와 시스템은 비슷합니다. 이 경우 조달자는 단독 공급업체(Thermo Fisher)를 모집합니다. 제3자 조달 플랫폼에서 호스팅되는 여러 공급업체로 범위를 약간만 확장하면 웹 입찰의 효과가 분명해집니다. 이 가설에서는:
1. 조달 당사자는 제XNUMX자 전자입찰 플랫폼에 입찰 요청서를 제출합니다.
2. Thermo Fisher 및 경쟁업체를 포함한 공급업체는 디지털 카탈로그 또는 재고 시트와 함께 제안서를 보냅니다.
3. 조달 직원은 최종 결정을 내리기 전에 각 기회를 탐색하여 승인을 위한 최종 후보 목록으로 선택 범위를 좁힙니다.
이 경우 웹입찰은 “조달하고 지불하다Thermo Fisher가 개발한 플랫폼은 주요 이점이 있습니다. 단일 소스 공급업체에 의존하는 대신 구매자는 경쟁적인 입찰 분위기를 조성하여 조달자가 원하는 다른 규정과 함께 최저 가격으로 최고의 제품을 얻을 수 있었습니다(포스트 -구매 지원, 반복 주문 흐름 등).
전자입찰의 장점
Thermo Fisher 사례에서는 조달 팀에 대한 몇 가지 세부적인 이점을 강조했지만 전자 입찰 플랫폼 전체에서 엔터프라이즈 수준의 전략적 이점이 두드러집니다. 즉, 관리 관점에서 작업을 단순화하는 동시에 팀 수준의 사용자에게 이점을 제공합니다.
- 비용 절감 : eTendering의 주요 이점은 아날로그 조달과 관련된 자재비와 함께 인건비도 절감할 수 있다는 것입니다.
- 더 나은 관점: 폐쇄 루프 생태계 내에서 각 공급업체의 장점을 평가함으로써 제안서를 개별적으로 분석하는 대신 각 입찰자의 상대적 강점을 서로 비교하여 쉽게 평가할 수 있습니다.
- 문서화 및 투명성: 전체 프로세스가 플랫폼 내에 있으므로 모든 사람이 범위와 자격에 관해 동일한 입장을 갖고 있습니다. 모든 문서는 규제 요구 사항을 충족하기 위해 조달 후 디지털 프레임워크 내에 무기한 저장되거나 로컬로 호스팅됩니다. 또한, 흔하지는 않지만 전자입찰이나 온라인 입찰 플랫폼을 통해 기록을 유지하면 이러한 문제를 완화하고 교정하는 데 도움이 됩니다. 벤더 사기 그것이 일어날 때.
전자입찰의 과제
물론, 새로운 기술이나 새로운 기술과 마찬가지로 걸림돌과 마찰은 불가피합니다. 마찬가지로, 단순히 기술을 채택하고 통합하는 것 이상으로 사용자는 전자 입찰이 기존 프로세스에 비해 몇 가지 문제가 있다는 것을 알게 될 것입니다.
- 학습 곡선: 전자 입찰 또는 전자 입찰 서비스를 제공하는 대부분의 조달 플랫폼은 디지털 사용자에게 직관적이고 쉽습니다. 그러나 직원이 서비스를 완전히 활용하고 시스템을 올바르게 사용할 수 있도록 직원을 온보딩해야 합니다.
- 공급업체를 위한 더 많은 사전 작업: 구매자의 사양에 따라 공급업체는 예상보다 더 많은 사전 심사 서류 작업이나 문서 제출을 완료해야 할 수도 있습니다.
- 고유한 입찰 제한: 일부 공급업체는 기본 고정 가격 입찰 이상의 혁신적인 가격 구조를 제공합니다. 이러한 경우 eTendering 플랫폼은 다른 입찰자와 쉽게 비교할 수 없기 때문에 가격 책정 기회를 촉진하지 못할 수 있습니다.
결론
전자입찰은 한동안 존재해왔지만 지난 2년 동안 AI와 자동화의 발전으로 업계가 더욱 발전했습니다. eTendering은 기존 조달과 일반적으로 관련된 거친 패치를 원활하게 하고 공급업체와 구매자 모두가 기회를 극대화하고 현재 작업에 가장 적합한 상호 이익이 되는 계약을 확보하도록 돕습니다.
특히 정부 계약 내에서 증가하는 관료적 및 규제적 요구의 비중은 전자입찰 플랫폼을 활용하여 완화됩니다. 입찰을 평가하기 전에 적격성을 검증하기 위해 수많은 입찰자 문서를 검토하는 대신 eTendering 플랫폼은 구매자의 매개변수에 따라 사전 심사를 수행합니다. 그리고 모든 문서는 영구적으로 호스팅되므로(플랫폼에서 보장하는 경우) 구매자는 투명하고 접근 가능한 서류 기록이 있다는 사실을 알고 안심할 수 있습니다.
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