조달 자동화 종합 가이드

수동으로 요청서를 입력하는 데 지치셨습니까? 구매 주문 생성, 송장 추적? 규정 준수 문제를 관리하기 위해 노후된 노동 집약적인 방법에 의존하는 데 지치셨습니까? 조달 프로세스를 보다 효율적으로 만들 수 있는 방법이 있었으면 하십니까?

그렇다면 구매 프로세스를 효율적으로 관리하는 데 도움이 되는 강력한 도구인 조달 자동화에 대해 모두 알아야 합니다. 이 기사에서는 조달 자동화 프로세스를 설명하고 이와 관련된 많은 과제(및 이점), 새로운 추세 및 모범 사례에 대해 논의합니다.

조달 자동화란 무엇입니까?

조달 자동화는 기술을 사용하여 상품 및 서비스 획득을 간소화하는 것입니다. 전체에 걸쳐 수동 작업을 자동화하는 방법입니다. 조달 프로세스, 보다 효율적이고 비용 효율적입니다. 이 프로세스의 자동화는 자동화된 이메일 알림에서 인공 지능(AI) 알고리즘 사용에 이르기까지 다양한 형태를 취할 수 있습니다.

AI, 기계 학습, 로봇 프로세스 자동화(RPA), 자연어 처리(NLP) 및 블록체인과 같은 고급 기술을 활용하여 기업은 다양한 조달 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 이러한 프로세스에는 주문 처리, 지불 일정, 공급업체 선택 및 평가, 문서 관리, 수요 예측, 송장 조정 및 공급망 자동화.

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조달 자동화의 이점

비용 절감

자동화는 주문 처리, 구매 요청 생성 및 기타 여러 작업에 소요되는 시간을 단축할 수 있습니다. 즉, 급여 및 기타 리소스에 지출하는 비용이 줄어듭니다.

효율성 향상

각 작업을 수행하는 사람이 적을수록 사람의 판단으로 인한 오류가 적습니다. 이것은 귀사가 더 짧은 시간에 더 많은 일을 할 수 있다는 것을 의미합니다!

향상된 정확도

교육을 받지 않은 전문가가 저지른 실수가 적기 때문에 조직 자체 내 조달 프로세스와 관련된 다른 작업을 진행하기 전에 모든 것이 올바르게 수행되었는지 확인하는 데 있어 오류의 여지가 적습니다.

향상된 민첩성

조달 자동화는 조직이 시장 및 비즈니스 요구 사항의 변화에 ​​적응하는 데 도움이 되는 여분의 일손을 갖는 것과 같습니다. 반복적인 조달 작업을 처리하면 귀중한 시간과 리소스를 확보할 수 있으므로 기업은 공급업체와의 관계를 개선하고 혁신적인 아이디어를 제시하며 전략적 결정을 내리는 데 집중할 수 있습니다.

데이터 기반 의사 결정

기업에서 조달 자동화를 사용하면 데이터 분석을 위한 몇 가지 강력한 도구에 액세스할 수 있습니다. 여기에는 다양한 항목에 얼마나 많은 돈을 지출하고 있는지 이해하는 데 도움이 되는 지출 분석과 조달 프로세스가 얼마나 잘 작동하는지 알 수 있는 성과 지표가 포함됩니다. 하지만 그게 다가 아닙니다. 예측 분석도 포함되어 있어 데이터를 사용하여 미래에 발생할 수 있는 일을 예측할 수 있습니다. 이 모든 정보를 가짐으로써 기업은 돈을 쓰는 방법에 대해 더 나은 결정을 내릴 수 있고 다른 방법으로는 알아차리지 못했을 수도 있는 기회와 위험을 식별할 수 있습니다. 따라서 조달과 관련하여 데이터를 사용하여 의사 결정을 내리는 것이 확실히 좋은 방법입니다!

향상된 규정 준수

기업이 조달 프로세스에서 자동화를 사용하면 적용되는 모든 규칙과 규정을 준수하고 있는지 확인할 수 있습니다. 여기에는 조달 정책, 윤리 기준, 지속 가능성 요구 사항 등이 포함됩니다. 규정 준수와 관련된 작업을 자동화함으로써 회사는 규칙을 따르지 않아 문제가 발생할 위험을 줄일 수 있습니다. 이는 실제로 비용이 많이 들 수 있는 벌금이나 벌금을 피하는 것을 의미할 수 있습니다.

조달 자동화 프로세스란 무엇입니까?

자동화된 조달을 시작하는 것은 생각보다 간단합니다. 프로세스 자체는 몇 가지 주요 단계로 나눌 수 있습니다.

데이터 수집

제품 및 공급업체 세부 정보, 구매 주문 내역, 송장 상태 등과 같은 데이터를 수집하여 시작하십시오. 이 정보를 수집하면 조직의 요구 사항과 목표를 더 잘 이해하는 데 도움이 됩니다.

한 걸음 물러서서 현재 프로세스가 얼마나 효율적인지, 문제가 있는 부분이 어디인지, 어떤 종류의 자동화가 상황을 바꾸는 데 도움이 되는지 평가하십시오.

조달 최적화

필요한 모든 데이터를 확보했다면 프로세스를 최적화할 때입니다. 알고리즘을 사용하여 수집된 데이터를 분석하고 잠재적 비용 절감, 구식 제품, 과다 지출 위험 및 표준화 기회를 식별합니다.

조달 자동화

기술 도구를 활용하여 자동 구매 주문, 공급업체 선택, 계약 관리 등 조달 프로세스를 자동화합니다. 이를 통해 처리 시간 및 관리 오버헤드의 형태로 비용을 줄이면서 계약을 추적하고 관리하는 능력이 향상됩니다.

기본 솔루션에서 본격적인 엔터프라이즈급 솔루션에 이르기까지 다양한 솔루션이 있으므로 사용 가능한 솔루션을 조사하고 조직에 적합한 솔루션을 찾는 것이 중요합니다.

타당성 및 이해관계자 승인

구현 비용에 대한 아이디어를 얻으면 일단 이동하면 무엇을 해야 하는지 알 수 있습니다. 모든 사람이 같은 페이지에 있고 종이에서 디지털로의 전환을 지원할 것이라는 약속을 하기 전에 의사 결정 프로세스에 관련된 모든 사람이 참여하는지 확인하십시오.

계획 개발

모든 사전 작업이 처리되면 자동화된 조달 시스템을 실행하기 전에 직원 교육, 데이터 보안 및 기타 필요한 단계를 설명하는 구현 계획을 개발할 때입니다.

모니터링 및 보고

마지막으로 목표를 달성하고 모든 문제를 신속하게 식별하고 해결하기 위해 배송 일정, 시간 경과에 따른 지출 가시성 및 공급업체 성과와 같은 성과 지표를 모니터링합니다.

조달 자동화의 과제

자동화된 조달과 관련하여 고려해야 할 몇 가지 문제가 있습니다. 프로세스가 서류상으로는 간단해 보일 수 있지만 실제로는 복잡할 수 있습니다. 다음은 직면할 수 있는 몇 가지 장애물에 대한 분석입니다.

변경 관리

자동화된 조달 솔루션으로 전환하려면 이해 관계자와 조직 전체 직원의 동의가 필요합니다. 변화에 대한 저항이 있고 신기술 채택에 시간이 걸리기 때문에 이는 어려울 수 있습니다.

비용 고려 사항

자동화에는 시간과 비용 측면에서 선행 투자가 필요하므로 일부 조직에서는 전환이 두려울 수 있습니다. 옵션을 신중하게 평가하고 관련 비용을 이해하는 것은 조직의 요구 사항에 가장 적합한 자동화 솔루션을 선택할 때 중요합니다.

데이터 통합

조달 자동화 솔루션은 공급업체 데이터, 제품 가격, 구매 주문 등에 대한 포괄적인 보기를 제공하기 위해 기존 시스템 및 데이터베이스와 통합하는 경우에만 성공적입니다. 조직 내 더 나은 의사 결정 프로세스를 위해 상세한 거래 내역을 제공하는 시스템입니다.

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조달 자동화 모범 사례

당신의 필요를 평가

기술 조사를 시작하기 전에 조달 자동화로 달성하려는 것이 무엇인지 정확히 평가하는 것이 중요합니다. 지출 데이터에 대한 더 나은 가시성을 원하십니까? 분석 및 통찰력을 통해 공급업체 성과를 개선하고 싶습니까? 새로운 도구나 시스템으로 해결할 수 있는 현재 프로세스의 비효율성이 있습니까? 개선이 필요한 부분을 명확하게 파악했다면 이제 XNUMX단계를 수행할 차례입니다!

전문가와 협력

할 수 있는 가장 중요한 일 중 하나는 조달 자동화에 대한 전문 지식을 갖춘 전문가를 참여시키는 것입니다. 그들은 프로세스를 안내하여 문제를 계획하고 잠재적 위험을 식별하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 전문가와 상담하면 전환 속도와 안정성을 크게 향상시킬 수 있습니다.

귀하의 비즈니스에 적합한 기술을 선택하고 고수하십시오!

조직에 적합한 조달 자동화 소프트웨어를 선택할 때 비용 효율성 대 시간 경과에 따른 사용 용이성과 같은 요소를 고려하십시오. 소프트웨어 솔루션 자체의 확장성과 대규모 조직 내 능력. ERP 플랫폼과 같은 엔터프라이즈 환경에서 이미 사용되고 있는 다른 기존 시스템과 잘 통합되는지 여부. 조달 자동화 프로세스에 대한 결정을 내리기 전에 하나의 공급업체를 살펴보는 것뿐만 아니라 여러 옵션을 조사하는 것도 중요합니다.

계획 개발

새로운 소프트웨어 시스템이나 프로세스 변경, 특히 조달 자동화와 같은 복잡한 변경을 구현하기 전에 모든 것이 실행된 후 어떻게 작동할지에 대한 명확한 계획을 세우는 것이 현명합니다. 여기에는 나중에 성공을 측정할 수 있는 특정 메트릭과 함께 각 단계의 타임라인이 포함되어야 합니다. 예를 들어, 우리는 이 새로운 정책으로 20개월 동안 매출이 XNUMX% 증가할 것으로 기대합니다.

조달 자동화의 일반적인 사용 사례

재고 관리

이것은 조달 자동화의 가장 기본적인 용도 중 하나입니다. 재고 수준을 추적하고 필요하기 전에 제품이나 소모품이 부족하지 않도록 할 수 있기 때문입니다.

공급 업체 관리

이 기능을 통해 기업은 모든 공급업체를 한 곳에서 추적할 수 있으므로 정기적으로 공급업체와 쉽게 협력하고 매월(또는 연도) 말에 모든 지불이 원활하게 이루어지도록 할 수 있습니다.

계약 관리

계약 관리 기능을 통해 회사는 공급업체와 계약을 체결하여 시간이 지남에 따라 품질 관리 표준을 일관되게 충족할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트 중 어느 한 쪽의 성능 저하 또는 두 당사자 간의 다른 유형의 합의로 인해 향후 문제가 발생하는 것을 방지할 수 있습니다.

공급 업체 관계 관리

공급업체 관계 관리 솔루션은 공급업체와 협력하는 조직의 게임 체인저가 될 수 있습니다. 공급업체 성과 추적, 연락 유지, 공동 목표 달성을 위한 공동 작업 등의 작업을 자동화하여 공급업체 관계 관리 프로세스를 간소화합니다.

조달 자동화의 새로운 트렌드

조달 자동화는 이미 구매 프로세스의 게임 체인저이지만 더 나아질 것입니다. 다음은 조달 자동화의 새로운 트렌드입니다.

인공 지능과 기계 학습

AI 기반 자동화 솔루션은 점점 대중화되고 있으며 데이터를 빠르고 정확하게 분석하여 더 나은 결정을 더 빠르게 내릴 수 있습니다. 뿐만 아니라 기계 학습을 통해 이러한 도구는 더 많은 데이터를 수집함에 따라 시간이 지남에 따라 더 정확하고 효율적이 됩니다.

Blockchain 기술

블록체인 기술은 구매 프로세스의 각 단계를 기록하는 불변의 원장을 제공하기 위해 구매 프로세스에 사용되고 있습니다. 이를 통해 투명성, 정확성 및 비용 절감을 높일 수 있으며 규정 준수를 지원하는 데 사용할 수 있습니다.

문서의 디지털화

OCR(광학 문자 인식)과 같은 클라우드 기반 기술로 문서의 디지털화가 가능해졌습니다. 이 기술을 사용하면 스캔한 문서를 디지털 파일로 변환하여 문서 처리 시간을 단축할 수 있습니다. 또한 서류를 여기저기 흩어져 있는 대신 단일 시스템에 안전하게 보관합니다.

이러한 새로운 추세와 현재 프로세스의 지속적인 개발에 대한 약속은 조달 자동화가 비즈니스 운영에서 변혁적인 힘으로 남아 있음을 보여줍니다.

Nanonets는 조달 ​​자동화를 어떻게 도울 수 있습니까?

Nanonets의 AI 기반 플랫폼은 문서 데이터 캡처 및 추출 작업을 자동화하여 조달 자동화 프로세스를 지원할 수 있습니다. 예를 들어 플랫폼은 송장, 구매 주문서 및 기타 조달 관련 문서에서 데이터를 추출하고 해당 데이터를 조달 시스템 또는 워크플로에 자동으로 채울 수 있습니다. 이 자동화는 오류 위험을 줄이고 처리 속도를 높이며 직원이 더 가치 있는 작업에 집중할 수 있도록 합니다.

이 외에도 Nanonets는 프로세스 자동화를 간소화하기 위해 직관적인 사용자 인터페이스와 맞춤형 워크플로가 있는 시스템을 제공합니다.

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결론

결론적으로 조달 자동화의 미래가 여기에 있습니다. 그와 함께 독특한 기회와 도전이 따릅니다. 그러나 그 힘을 받아들이는 사람들은 효율성 향상, 정확도 향상 및 비용 절감이라는 보상을 얻을 것입니다. 여기에 설명된 모범 사례를 따르면 조직은 조달 프로세스를 간소화하고 글로벌 시장에서 더욱 경쟁력 있는.

Nanonets를 통해 기업은 최신 기계 학습 및 AI 기술을 활용하여 조달 프로세스를 자동화하여 정확도를 높이고 비용을 절감하며 인력을 보다 효율적으로 사용할 수 있습니다.

따라서 뛰어드는 것을 두려워하지 마십시오. 조달 프로세스 자동화를 시작하고 비즈니스를 다음 단계로 끌어올릴 때입니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/