Er wordt verondersteld dat het schrijfsysteem onder mensen is geëvolueerd om financiële transacties vast te leggen; de vroegste kleitabletten die teruggaan tot 3000 v.Chr. Zijn rekeningen van financiële gegevens - de "Accounts Payable" van de Mesopotamische en Egyptische beschavingen, om zo te zeggen.
Vanaf dat moment is het systeem voor het volgen van financiële interacties tussen leveranciers en klanten geëvolueerd via Contrugli's dubbel boekhoudsysteem, Pacioli's legendarisch grootboeksysteem, de stroomlijning van het Account Payable-proces in de jaren '1960 door de Amerikaanse transportindustrie naar de huidige digitaal verbeterde Accounts Payable-processen die wereldwijd worden toegepast.
Laten we meer te weten komen over Best practices voor crediteuren en het crediteurenproces.
Op zoek naar een op AI gebaseerde AP-automatiseringsoplossing Bekijk Nanonets voor een betere nauwkeurigheid, grotere flexibiliteit en een brede reeks integraties met andere boekhoud-, ERP-systemen en meer!
Inhoudsopgave
- Introductie
- Het basis AP-werkstroomproces
- Documenten die verband houden met het AP-proces
- Het belang van AP-beheer
- De breedte van het AP-proces
- Uitdagingen voor het AP-proces
- De crediteurencyclus stroomlijnen
- Het AP-beheerproces automatiseren
Automatiseer het vastleggen van gegevens, bouw workflows en stroomlijnen AP-processen in seconden. Geen code nodig.
Introductie
Alle bedrijven draaien op onderling verbonden cycli van inkomsten en uitgaven. Debiteuren (AR) valt onder de inkomstencyclus, terwijl Crediteuren onder de uitgaven- en bijbehorende aankoopcycli valt.
De te betalen rekeningen of te betalen rekeningen (AP) is het geldbedrag dat een bedrijfsentiteit verschuldigd is aan leveranciers/leveranciers voor het gebruik van hun goederen/diensten. Het Accounts Payable-proces is het beheer en de uitvoering van de kortetermijnbetalingsverplichtingen van het bedrijf aan de verkoper/leverancier.
In termen van leken is de crediteurenverwerking het proces dat verantwoordelijk is voor het betalen van leveranciers en verkopers voor goederen en diensten waarvan elk bedrijf gebruik maakt. Het doel van het AP-proces is om de legitimiteit en nauwkeurigheid te waarborgen van elke betaling die van het bedrijf afkomstig is. Het maakt deel uit van het P2P-proces (procure-to-pay) dat alle activiteiten omvat, van inkoop tot factuurverwerking en leveranciersbetalingen.
De meeste bedrijven hebben een aparte AP-afdeling die inkomende facturen/facturen en de betalingen aan leveranciers afhandelt. De verantwoordelijkheden van de afdeling kunnen variëren afhankelijk van de aard en omvang van de onderneming.
Het basis AP-werkstroomproces
De omvang van de crediteurenadministratie van een organisatie hangt af van:
- het aantal leveranciers/dienstverleners dat in zijn behoeften voorziet
- het bedrag van de betaling die naar verwachting zal worden gedaan over een korte periode
- de soorten documentatie die nodig is om het aankoopproces te valideren
De AP-afdeling kan bij haar activiteiten ook samenwerken met andere afdelingen, zoals de inkoopafdeling.
Een kleine moeder-en-pop-winkel zou bijvoorbeeld alleen een eenvoudige Account Payable-procedure vereisen. Een enkel grootboek kan rekeningen en facturen registreren, in twee kolommen: één voor ontvangen facturen en de andere voor gedane betalingen. Hier verdubbelt de inkoopafdeling als de AP-afdeling.
Accounts Payable Processing afdelingen van grotere ondernemingen met meer stakeholders kunnen niet functioneren op dit single ledger systeem. Ze zouden procedures nodig hebben die meerdere stappen omvatten: het ontvangen van de inkooporder (PO) van de inkoopafdeling, het ontvangen van facturen van de leverancier, het afstemmen van de details op de IO en de factuur, validatie, goedkeuring en factuurbetalingen aan de leverancier.
In dergelijke gevallen wordt een meer uitgebreide workflow essentieel om de hoge waarde en het volume van transacties efficiënt te beheren.
Een eenvoudige workflow van het AP-proces omvat de volgende stappen:
Aan het einde van het proces zou het bedrag dat bij de eerste stap "te betalen" was, niet langer een verplichting zijn. Er kan worden ingegrepen processen met betrekking tot inkooporders, verificaties en goedkeuringen, maar de vijf basisstappen zijn essentieel om fouten en fraude bij uitgaven te voorkomen.
Documenten die verband houden met het AP-proces
Afhankelijk van de omvang van de operaties, kunnen de crediteurenprocedures van een bedrijf veel of alle van de volgende documenten bevatten:
Inkooporder - de PO: De PO is een juridisch bindende overeenkomst die door het bedrijf aan de verkoper wordt afgegeven, waarin wordt vermeld welk type product/dienst is besteld en hoeveel en welke prijzen zijn overeengekomen. Voor grote bedrijven zijn meerdere entiteiten betrokken bij het PO-proces, waaronder de persoon/afdeling die de goederen/diensten aanvraagt, de inkoopafdeling, de crediteurenadministratie, de ontvangende afdeling en de leverancier.
Ontvangstrapport: Het ontvangstbewijs van goederen/diensten is een bevestiging van de verwerving van het bestelde product/de bestelde dienst van de verkoper. De gegevens op het ontvangstrapport moeten overeenkomen met die op de eerder afgegeven PO.
Leveranciersfactuur: Gelijktijdig met of na de ontvangst van de bestelde goederen, zou het bedrijf de factuur/factuur voor het product ontvangen van de leverancier van de goederen/diensten. Aan de zakelijke kant wordt dit de leveranciersfactuur genoemd. De verwerking van de leveranciersfactuur is de exclusieve verantwoordelijkheid van de AP-afdeling, die de details op de factuur verifieert door een drievoudige overeenkomst tussen de PO, het ontvangstrapport en de leveranciersfactuur en betalingen plant na goedkeuring.
Vouchers: Vouchers worden soms gebruikt om te "staan" voor de volledigheid van het goedkeuringsproces - het is als een index voor de ondersteunende documenten zoals PO, ontvangstrapport, leveranciersfactuur enz. en bevat informatie over goedkeuringen, zaaknummers en andere informatie met betrekking tot die specifieke aankoop.
Deze documenten worden bewaard in een "open" bestand totdat de betaling volledig is verwerkt, waarna deze het label "gesloten" krijgt.
Ter illustratie: stel dat een koper, Buyer Inc., 10 pendrives nodig heeft voor het bedrijf. Het geeft een inkooporder aan zijn leverancier, Supplier Inc., voor de tien artikelen, tegen een prijs van bijvoorbeeld $ 15 per pen drive, die binnen vijf dagen moeten worden geleverd. De PO wordt gegenereerd door de inkoopafdeling, waarvan één exemplaar wordt verzonden naar Supplier Inc., één naar de AP-afdeling, één naar de begunstigde afdeling en één om te bewaren door de inkoopafdeling. Wanneer Supplier Inc. de pen drives levert, wordt een ontvangstrapport (of een ontvangstrapport) opgesteld door ABC Inc., door de inkoopafdeling en wordt de leveranciersfactuur ingediend door de AP-afdeling. Op dit punt voert de AP-afdeling een drievoudige overeenkomst uit tussen de PO, het ontvangstrapport en de inkoopfactuur om te controleren of de beschrijving, hoeveelheid, kosten en voorwaarden in alle drie de documenten overeenkomen. Zodra de match is geverifieerd door de AP-afdeling, wordt de betaling gestart. Niet alle bedrijven hebben misschien de three-way match, maar een two-way match tussen de PO en de factuur is nodig om wanbeheer van fondsen te voorkomen.
Het belang van AP-beheer en de workflow voor crediteurenadministratie
Het beheer van crediteurenprocessen is van cruciaal belang voor het efficiënt en foutloos functioneren van een bedrijfsvestiging. Het belang ervan ontstaat omdat:
- Het helpt bij het snel betalen van rekeningen, wat belangrijk is voor de kredietwaardigheid van het bedrijf en helpt bij het tot stand brengen van gezonde relaties tussen de verkoper en het bedrijf.
- Snelle betalingen voorkomen ook achterstallige kosten, boetes of te late vergoedingen.
- Accounts Payable Processing houdt te hoge uitgaven onder controle en voorkomt meerdere/dubbele betalingen voor hetzelfde product/dezelfde dienst.
- Het houdt de behoeften en aankopen van het bedrijf bij, wat vertragingen en onderbrekingen in de dagelijkse werking van het bedrijf helpt voorkomen.
- Het consolideert alle aankoopacties zodat u ze gemakkelijk kunt terugvinden.
- AP-verwerking elimineert fraude door strikte follow-up en controles in elke fase van het proces.
- Het helpt bij een beter beheer van de cashflow door betalingen alleen mogelijk te maken wanneer deze verschuldigd zijn, gebruik te maken van de kredietfaciliteit die wordt aangeboden door leveranciers, enz.
De breedte van het AP-proces
Het crediteurenproces omvat bijna alle betalingen die door een bedrijf worden gedaan voor goederen en diensten; payroll maakt echter geen deel uit van het AP-proces, maar valt onder de klasse van HR-management. De AP houdt gegevens bij van alle financiële aspecten van aankopen die door het bedrijf zijn gedaan, wat cruciaal is voor controle- en belastingdoeleinden.
De belangrijkste doelen van de AP zijn:
- Om ervoor te zorgen dat betalingen legitiem en nauwkeurig zijn
- Om gebruik te maken van vroege betalingen of dynamische kortingen.
De integratie van interne controles in het AP-proces, vooral in geautomatiseerde processen, elimineert frauduleuze of onnauwkeurige betalingen en zorgt ervoor dat alle facturen worden verantwoord.
Uitdagingen voor het AP-proces
Enkele veelvoorkomende uitdagingen voor AP-verwerking zijn:
- Tijdsvertragingen: Dit is met name het geval bij handmatige AP-verwerking, omdat papieren documenten over tafels en afdelingen moeten worden verplaatst. Dit kan vertragingen veroorzaken bij het verwerken van een factuur en het betalen van de leverancier. Vertragingen in de crediteurencyclus kunnen sneeuwballen in late ontvangsten van bestelde artikelen, slechte kredietwaardigheid, slechte relaties met leveranciers en vergoedingen/boetes.
- Matching errors: De three-way match is nodig om ervoor te zorgen dat alle leveranciersfacturen correct worden betaald. Discrepanties kunnen optreden wanneer er gegevensinvoerfouten of onjuiste factureringsgegevens zijn, wat enige tijd kan duren om te identificeren of op te lossen.
- Beheer van uitzonderingen: De crediteurenafdelingen hebben te maken met uitzonderingen zoals onvolledige en niet-overeenkomende informatie op facturen, wat kan leiden tot kostbare vertragingen.
- Onnodige aankopen: Het ontbreken van adequate controles en controlepunten in de crediteurencyclus kan leiden tot onnodige of ongeoorloofde aankopen.
- Fraude en diefstal: AP-teams moeten voortdurend waakzaam zijn tegen fraude en diefstal, zowel binnen als buiten het bedrijf.
- Ontbrekende documenten: Papierwerk kan leiden tot misplaatsing en verlies van belangrijke documenten zoals facturen. Dit kan leiden tot een overvloed aan problemen in de crediteurencyclus, beginnend met wrijving met de leverancier tot vertraagde operaties.
- Dubbele betaling: inconsistenties en inefficiënties in de documentatie kunnen ertoe leiden dat een enkele factuur twee keer wordt betaald. Dubbele betalingen kunnen ook optreden als er meerdere financiële software wordt gebruikt in plaats van één geïntegreerd systeem.
- Blinde vlekken: Papieren en handmatige processen worden geassocieerd met ondoorzichtigheid waardoor AP-teams de cashflow van het bedrijf niet in realtime kunnen volgen.
- Crediteuren uitbesteden activiteiten versus het automatiseren van AP-verantwoordelijkheden
De crediteurencyclus stroomlijnen
De verwerking van crediteuren kan worden gestroomlijnd door alle relevante AP-documenten te centraliseren en ze gemakkelijk toegankelijk te maken. Een dergelijke stroomlijning kan worden mogelijk gemaakt door automatisering. Automatisering heeft de volgende doelen:
- Elimineert de rommel van papier, waardoor de verwerkingstijd en het foutenpercentage worden verminderd
- Koppelt PO's en facturen aan elektronische betalingen, wat een volledig beeld geeft van de crediteurencyclus
- Helpt bij een beter leveranciersbeheer en leveranciersfraude voorkomen
- Maakt probleemloze drieweg-matching mogelijk
- Maakt integratie van het crediteurenproces met andere kernbedrijfssystemen zoals ERP en CRM mogelijk
- Maakt het mogelijk om meerdere controlepunten in de betalingscyclus in te stellen om te hoge uitgaven of onnodige aankopen te voorkomen
- Waarschuwingen en alarmen kunnen worden ingesteld wanneer er afwijkingen worden gedetecteerd in elk stadium van de crediteuren-workflow
- Maakt het mogelijk om betalingstermijnen in te stellen
- Maakt het genereren van periodieke rapporten mogelijk om inzicht te krijgen in de uitgavenpatronen van het bedrijf en om audits en belastingen voor te bereiden
Het AP-beheerproces automatiseren
De digitaal verbeterde workflow voor crediteurenadministratie zou in 1978 zijn begonnen met Visical, de eerste spreadsheetsoftware die kon worden gebruikt voor accountbeheer. Daarna volgde gelijkaardige software die bedrijven zou kunnen helpen bij het automatiseren van hun boekhouding. Tegenwoordig omvat het digitale crediteurenproces het vastleggen van factuurgegevens, het coderen van facturen met de juiste rekening en kostenplaats, het goedkeuren van facturen, het matchen van facturen met inkooporders en het boeken ervan voor betalingen.
Een verscheidenheid aan crediteuren workflowsoftware gebruikt functies zoals: Optische karakter erkenning (OCR) en intelligent data capture (IDC) om automatisch belangrijke gegevens, zoals het PO-nummer, het bedrag en de datum, vast te leggen. Ze gebruiken ook vooraf ingestelde sjablonen om alle documenten die verband houden met AP-beheer om te zetten in digitale versies.
Meer recentelijk worden alle boekhoudtaken, inclusief de crediteurenadministratie, geautomatiseerd met behulp van op AI gebaseerde technologieën. Machine Learning stelt het AP-systeem in staat om te leren van gebruikelijke elementen van het proces en zinvolle suggesties te doen over hoe deze elementen in de toekomst kunnen worden aangepakt. Een dergelijke AI-automatisering van de AP-processen kan het AP-team meer tijd geven om zich te wijden aan de analytische en administratieve functies die het bedrijf ten goede komen.
Gerelateerde artikelen
- &
- 10
- Over
- toegang
- Account
- Accounting
- acquisitie
- over
- acties
- activiteiten
- Overeenkomst
- AI
- Alles
- onder
- bedragen
- Analytisch
- AR
- geautomatiseerde
- automatiseren
- Automatisering
- achtergrond
- wezen
- voordeel
- BEST
- Bill
- factuuradres
- Biljetten
- grens
- bouw
- bedrijfsdeskundigen
- ondernemingen
- vangen
- gevallen
- Contant geld
- cash flow
- Veroorzaken
- uitdagingen
- lasten
- Controles
- klasse
- klanten
- code
- codering
- Gemeen
- Bedrijven
- afstand
- bevat
- Kern
- kon
- Credits
- kritisch
- cruciaal
- Actueel
- gegevens
- dating
- transactie
- vertragingen
- geleverd
- Afhankelijk
- gedetecteerd
- digitaal
- digitaal
- documenten
- verdubbelen
- rit
- dynamisch
- Vroeg
- doeltreffend
- efficiënt
- uitwerken
- Elektronica
- geeft je de mogelijkheid
- waardoor
- zorgen
- Enterprise
- entiteiten
- vooral
- essentieel
- oprichten
- voorbeeld
- uitvoering
- verwacht
- Faciliteit
- Voordelen
- vergoedingen
- financieel
- Voornaam*
- Bepalen
- Flexibiliteit
- stroom
- volgend
- bedrog
- vol
- functie
- functionerende
- fondsen
- toekomst
- generatie
- doel
- Doelen
- goederen
- meer
- hulp
- helpt
- hier
- Hoge
- Hoe
- How To
- hr
- HTTPS
- Mensen
- identificeren
- belang
- belangrijk
- Inc
- omvatten
- omvat
- Inclusief
- index
- informatie
- geïntegreerde
- integratie
- integraties
- Intelligent
- Interface
- betrokken zijn
- problemen
- IT
- sleutel
- Groot
- groter
- leiden
- LEARN
- leren
- Grootboek
- wettigheid
- Hefboomwerking
- aansprakelijkheid
- machine
- machine learning
- gemaakt
- beheer
- management
- handboek
- Match
- matching
- geld
- meer
- meervoudig
- NATUUR
- noodzakelijk
- aantal
- nummers
- verplichtingen
- Operations
- bestellen
- orders
- organisatie
- Overige
- p2p
- betaald
- Papier
- vooral
- betaling
- betalingen
- beeld
- punt
- arm
- PoS
- prijs
- processen
- verwerking
- Product
- inkomsten
- aankopen
- doeleinden
- Quantum
- waardering
- ontvangen
- ontvangen
- record
- archief
- vermindering
- Relaties
- relevante
- verslag
- Rapporten
- vereisen
- nodig
- verantwoordelijkheid
- verantwoordelijk
- inkomsten
- lopen
- Scale
- seconden
- Diensten
- reeks
- het instellen van
- Bermuda's
- korte termijn
- gelijk
- Eenvoudig
- Maat
- Klein
- So
- Software
- Uitgaven
- Stadium
- gestart
- shop
- gestroomlijnd
- leveranciers
- Ondersteuning
- system
- Systems
- taken
- belasting
- team
- Technologies
- diefstal
- Door
- niet de tijd of
- vandaag
- spoor
- Tracking
- Transacties
- vervoer
- begrijpen
- us
- .
- bevestiging
- waarde
- variëteit
- vendors
- volume
- en
- binnen
- zonder
- wereldwijd
- zou
- het schrijven van