De definitieve gids voor documentindexering

Veel bedrijven die zijn overgestapt van papieren naar computergebaseerde archiveringsprocedures, hebben begrepen dat digitale bestanden net zo ongeorganiseerd en rommelig kunnen zijn als analoge. Echter, het digitaliseren van documenten scheelt op den duur veel moeite en tijd; het werkt alleen als het correct wordt gedaan. Dat is waar documentindexering arriveert.

Documentindexering is een uitstekende manier om uw bedrijf in staat te stellen uw digitale bestanden te ordenen en toekomstige bestanden te ordenen. Het heeft ook betrekking op bestanden die betrokken zijn bij procedures binnen uw instelling, van debiteuren en crediteuren tot procure-to-pay en meer.

---

Wat is documentindexering?

Documentindexering organiseert documenten met de juiste tags of attributen voor een betere zichtbaarheid tijdens het zoeken of ophalen van documenten in de toekomst.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld documenten indexeren op klantnummer, naam van de klant, naam van de werknemer, datum of andere essentiële eigenschappen die later gerelateerd kunnen worden. Het is een belangrijk onderdeel van het fundament waarop de documentbeheernetwerken van een organisatie zijn gebouwd.

Laten we een voorbeeld nemen van een woordenboek. Een woordenboek omvat een breed scala aan woorden en hun betekenis. Als je een bepaald werk uit het hele woordenboek moet ontdekken, zou het uren duren om elke pagina te bekijken.

Maar door de index te gebruiken, krimpt uw ​​jacht tot slechts minuten of seconden. Documentindexering regelt een vergelijkbare hypothese. Door bepaalde tags aan een digitaal document toe te voegen, kunt u de termen in die tags gebruiken om moeiteloos de informatie te vinden die u nodig heeft, in plaats van handmatig een berg bestanden te analyseren.

---

Documentindexeringsconcepten

Men kan documentindexering in verschillende concepten begrijpen en kennen. Laten we ze kort bezoeken:

Database: Een database is een elektronische verzameling documenten die op één plek worden bewaard en voor veel verschillende doeleinden toegankelijk worden gemaakt voor veel gebruikers. Het kan ook een georganiseerde verzameling documenten of gegevens zijn die op een computer zijn opgeslagen en die een programma kan gebruiken om vragen te bespreken en snel en flexibel te beantwoorden.

RDBMS: De term "RDBMS" (Relationeel Database Management Systeem) verwijst naar een databasebeheersysteem waarbij gegevens en de relaties tussen de gegevens in tabellen worden bijgehouden.

Sleutelvelden—ook bekend als indexvelden—zijn databasevelden die worden gebruikt om documenten te categoriseren en te rangschikken. Ze worden doorgaans gedefinieerd door de gebruiker en kunnen worden gebruikt om documenten te scannen en op te halen. Voorbeelden zijn het factuurnummer, de naam van de klant, de datum en het adres.

Indexering afstemmen, samenvoegen en vullen gebieden met indexgegevens die al bestaan ​​in andere systemen, zoals boekhoudsystemen. Hiermee kunt u een of meer velden indexeren en de overige velden automatisch invullen met gegevens uit een tabelzoekopdracht of tekstbestand van een ander netwerk, zoals een boekhoud- of personeelssysteem, dat overeenkomt.

---

Waarom is documentindexering belangrijk?

Met documentindexering is meer mogelijk dan alleen het snel ophalen van documenten. Het indexeren van documenten heeft veel voordelen, waaronder:

Verbeterde documentorganisatie

88% van de kantoormedewerkers noemde de behoefte aan een betrouwbaar, uniform zoekplatform dat hen zou helpen hun werk beter te doen.

Met het juiste documentindexeringssysteem kunnen medewerkers veel tijd besparen bij het zoeken naar het juiste document.

Eenvoudigere controle-naleving

U kunt gemakkelijk afzien van het gedoe om documenten op tijd te verzamelen voor een audit als de documenten al zijn geïndexeerd en georganiseerd volgens het fiscale jaar en andere relevante statistieken.

Bespaart tijd

50% van de professionals besteedt meer tijd aan het zoeken naar bestanden dan aan het werk.

Als u en uw team echter over de juiste protocollen voor documentindexering beschikken, kunt u de tijd die u besteedt aan het zoeken naar productief werk gebruiken.

---

Soorten documentindexering

Naast de vele voordelen van documentindexering, zijn er ook veel verschillende indexeringsbenaderingen, zodat u kunt kiezen welke (of een combinatie van manieren) het beste bij uw workflow past. Deze strategieën bestaan ​​uit:

Indexering in volledige tekst

Met full-text indexering wordt de volledige inhoud van een document gescand, zodat u overal in de tekst kunt zoeken naar woordgroepen of trefwoorden.

Het is identiek aan het hulpmiddel "Zoeken" (Ctrl+F of Command+F) dat in de meeste tekstverwerkers en webbrowsers wordt gebruikt. Het gebruiksvriendelijke karakter van dit type indexering maakt het het gemakkelijkst, maar het vereist veel opslagruimte.

bron

Geautomatiseerde indexering

Geautomatiseerde indexering, ook wel variabele opzoekindexering genoemd, indexeert selectief essentiële delen van een document die overeenkomen met een database, zoals klantnummers of namen, in plaats van de hele pagina te indexeren.

Dit is een meer gecompliceerde procedure die gebruikmaakt van software voor het indexeren van documenten, maar het kan heel gunstig zijn voor bedrijven die documenten indexeren, zoals rekeningen die altijd velden bevatten die overeenkomen met gegevens in databases.

Metadata-indexering

"Gegevens over gegevens" is een term die vaak wordt gebruikt om naar metagegevens te verwijzen, maar deze is zeer gedetailleerd. Een voorbeeld hiervan kan zijn tijdens het vastleggen van afbeeldingen om een ​​pdf-bestand te maken; het legt de tijd vast waarop het is gemaakt.

Bovendien kunt u hiermee extra "tags" toevoegen, ook wel PDF-metadata genoemd. Metadata, zoals tags en andere informatie die u later wilt gebruiken voor zoekopdrachten, kunnen worden gebruikt tijdens het digitaliseren of scannen van een document. Als het vervolgens gaat om het verkrijgen van een document, scant het de metadata in plaats van uw documentophaalprogramma te gebruiken om volledige documenten te scannen.

Geautomatiseerde indexering met behulp van veldgegevens

Op velden gebaseerde indexering verwijst naar verschillende gegevensbronnen binnen een database, ook wel velden genoemd. Het is conceptueel identiek aan het indexeren van metagegevens. U kunt veldgebaseerde indexering bijvoorbeeld gebruiken om uw database te doorzoeken op records met dezelfde naam in de klantkolom.

---

Hoe werkt documentindexering?

Welke documentindexering het beste voor u is, hangt af van hoe elk van de betrokken partijen van plan is de documenten die u indexeert te gebruiken. De informatie die werknemers het meest waarschijnlijk online opzoeken en de zoektermen die ze het meest waarschijnlijk zullen gebruiken om deze te vinden, moeten bij u bekend zijn. Inzicht in de behoeften van werknemers is de enige manier om ervoor te zorgen dat u zo indexeert dat documenten snel kunnen worden opgehaald.

Het is eenvoudig om de documenten te indexeren als u eenmaal begrijpt hoe uw geïndexeerde documenten zullen worden gebruikt en welk type indexering het meest zinvol is voor uw organisatie. Het indexeringsproces omvat het scannen en categoriseren van gedigitaliseerde en gescande materialen om vooraf bepaalde sleutelzinnen handmatig of automatisch te lokaliseren. Hieronder vindt u een uitgebreidere uitleg van het indexeringsproces:

Gebruiksscenario voor documentindexering begrijpen

Het type indexering dat u moet gebruiken, hangt af van de documenten die u indexeert, of het nu personeelsdossiers, facturen of iets anders zijn; weten wie deze documenten ophaalt en waarom is ook belangrijk.

Voltooi het type documentindexering dat u wilt gebruiken

Het is mogelijk dat sommige soorten papier gemakkelijk kunnen worden gevonden zonder dat er zoveel informatie nodig is om te worden geïndexeerd. U hebt bijvoorbeeld alleen de basisinformatie van facturen nodig, zoals het rekeningnummer of de naam van de leverancier.

Indexeer de toepasselijke gegevens

U kunt de gegevens handmatig indexeren of, bij voorkeur, vertrouwen op de software die de gegevens kan indexeren nadat is bepaald welke vorm van indexering zinvol is.

De dubbele sleutelmethode is de meest effectieve indexeringstechniek wanneer deze handmatig wordt gedaan. Twee personen taggen elk gescand document met behulp van deze methode met de nodige indexeringszinnen door de informatie die ze zien in de juiste metagegevensvelden voor het bestand in te voeren. Dit maakt het mogelijk voor een kruisvergelijking om eventuele fouten te vinden. De dubbele toets bespaart veel tijd maar vermindert ook drastisch het aantal fouten.

U moet de richtlijnen specificeren voor welke delen van het document de software moet worden overgenomen als u op software vertrouwt. De juiste exing-software werkt bijvoorbeeld samen met OCR-technologie zodat de computer tekst uit afbeeldingen kan lezen, wat cruciaal is voor het indexeren van relevante gegevens en het digitaliseren van fysieke kopieën van documenten.

---

Nanonetten voor documentindexering

[Ingesloten inhoud]

Nanonetten is een Op AI gebaseerd documentbeheersysteem waarmee gebruikers met een no-code platform voor end-to-end documentbeheer. Nanonets automatiseert alle documentprocessen zoals

En meer. Nanonets heeft ingebouwde OCR-software die trefwoordextractie gebruikt om documenten te identificeren en ze dienovereenkomstig te indexeren in de respectieve databases. Nanonets AI-algoritme leert met tijd en handvatten ongestructureerd, half gestructureerd, of eenvoudig aangepaste documenten.

Nanonets wordt vertrouwd door 30,000+ professionals van 500+ ondernemingen om documenten efficiënt te beheren.

Het gebruik van Nanonetten kan tal van voordelen opleveren, waaronder kostenbesparingen, verbeterde naleving en verbeterde productiviteit. Hier zijn enkele unieke voordelen die Nanonets onderscheiden:

• Geen codering vereist
• Werkt met alle documenttypen
• Aangepaste AI-modellen
• Er is geen nabewerking of voorbewerking nodig.
• Verwerkt meertalige documenten
• Herkent 200+ talen
• 1-daagse setup
• 5000+ integraties met API en Zapier
• 24 × 7 live ondersteuning
• Transparante prijsopties
• White label-oplossing
• Hosting op locatie en in de cloud

Hoe Nanonets gebruiken voor documentindexering?

Stap 1: Maak een Account Aan op Nanonetten (Start nu gratis) en log in.

Stap 2: Selecteer het documentclassificatiemodel in het hoofdscherm.

Stap 3: Selecteer de documenttags die u wilt opnemen.

Stap 4: Het Nanonets AI-algoritme heeft slechts 25 documenten nodig om het AI-model te trainen om uw documenttype te herkennen. Upload voor elke documenttag 25 documenten en laat het model trainen.

Stap 5: Als u klaar bent, kunt u de documentworkflow gebruiken om documenten automatisch te verzenden, te indexeren en indien nodig naar de database te verzenden. U kunt documentworkflows gebruiken om gegevens uit documenten te extraheren, documenten te verwerken of ze door een goedkeuringsproces te sturen. Je fantasie is de beperking.

---

Hoe helpt het u documenten te vinden?

Documentindexering is een fundamenteel element van elke techniek voor bedrijfsdocumentbeheer en is een geweldige manier om efficiëntere workflows te bouwen. Met adequate indexering is elk document dat uw werknemers nodig hebben, eenvoudig te zoeken en op te halen met slechts een beperkte toetsaanslag. Maar het kan ingewikkeld zijn om krachtige documentindexering te implementeren als u niet over de juiste tools beschikt.

Conclusie

Documentindexering is een krachtige benadering om later documenten uit enorme archieven, waaronder duizenden documenten, te helpen terugvinden. Documenten kunnen worden geïndexeerd op basis van hun volledige tekst (zoals elk woord in de gegevens kan worden geopend) of op informatie met betrekking tot het document, zoals een productiedag, een unieke identificatiecode of het centrale thema van het document.

FAQ

Wat zijn de gegevens die worden gebruikt om documenten te indexeren?

Een belangrijke beslissing om het meeste uit de nieuwe digitale bestanden te halen, is het selecteren van de te gebruiken indexeringsstandaarden. Enkele voorbeelden van gegevens die worden gebruikt voor indexering zijn:

• Order ID
• Adressen
• Data
• Voor- en achternaam
• Telefoonnummers
• Factuurnummer
• Klantnummers
• Rekeningnummers
• Zoekwoordbeschrijvingen

Wat is het doel van indexeren?

Het fundamentele doel van indexeren is om de capaciteit te hebben om snel te scannen naar en informatie op te halen die is opgenomen in uw gescande papieren. Het kan ook de efficiëntie van uw kantoor verbeteren door uw werknemers in staat te stellen naar informatie te zoeken zonder handmatig dozen met bestanden te doorlopen.

Wat zijn de eigenschappen van goede indexering?

Het einddoel van een indexeringsproject is om een ​​systeem te bouwen waarin gebruikers efficiënt gegevens kunnen ophalen. Dit wordt bereikt door:

• Werk samen met eindgebruikers (afdelingshoofden, managers, medewerkers) om hun mening te krijgen.
• Een eenvoudig systeem dat eenvoudig te gebruiken is.
• Inclusief een keuze om te zoeken naar bepaalde velden in een document en full text.
• De betrokkenheid van bekwame indexeringsprofessionals om u door het proces te begeleiden en te adviseren.

Hoe verschilt het van de ene branche tot de andere?

Een van de essentiële factoren bij het selecteren van indexeringstermen is hoe documenten worden onderzocht. In een reeks personeelsdossiers zouden bijvoorbeeld vooral de voor- en achternaam en de tewerkstellingsdatums populaire zoekmiddelen zijn

Daarentegen kunnen medische certificaten verwijzen naar geboortedata of verzekeringspolisnummers. Het opnemen van veelgebruikte zoektermen tijdens het indexeren van documenten zal betere resultaten opleveren.

Hoe werkt documentindexering?

Documentindexeringsfuncties door bepaalde informatie toe te kennen aan gescande documenten, waardoor informatie efficiënt en snel kan worden opgehaald. Er zijn verschillende methoden voor het indexeren van documenten, elk met zijn eigen unieke voordelen.

Wat is uw beste optie voor documentindexering?

Met documentindexering kunnen grote hoeveelheden documenten naadloos worden doorzocht en opgehaald als ze op de juiste manier worden toegepast. Desalniettemin is de juiste indexeringsprocedure niet one-size-fits-all. Of documenten nu worden geïndexeerd op hun volledige tekst, geordend op gebieden of aangevuld met goede metadata, deze optie stimuleert het succes van het hele systeem. Een ervaren partner kan uw team in staat stellen de juiste indexeringstechnieken te selecteren die passen bij de unieke oefeningen van uw team.