Voor veel bedrijfsleiders wordt de debiteurencyclus gezien als uitsluitend het innen van contant geld, maar in werkelijkheid is het complexer dan dat. Een cruciale rol spelen in de boekhoudkundige cyclus en algemene bedrijfsfuncties is het debiteurenteam verantwoordelijk voor de beoordeling inkooporders, het controleren van het krediet van elke klant, het verlenen van passende kredietvoorwaarden, het verzenden van facturen, het innen van betalingen en het beheren van belangrijke financiële gegevens zoals AR-veroudering en dubieuze debiteuren.
Welk product of welke dienst uw bedrijf ook verkoopt, de volledige debiteurencyclus is van cruciaal belang voor uw succes. Zonder de juiste geldinning krijgt u te maken met cashflow- en liquiditeitsproblemen; zonder doordachte klantcontracten zouden de klantrelaties eronder kunnen lijden; en zonder de AR-statistieken nauwlettend in de gaten te houden, zal uw leiderschapsteam niet in staat zijn de juiste zakelijke beslissingen te nemen. Het debiteurenproces is bedoeld om elke cent van de inkomende cashflow naar uw bedrijf te bedanken.
In dit artikel laten we u het volledige AR-proces zien, benadrukken we de voordelen van een goed beheerde AR-cyclus en helpen we u inzicht te krijgen in de manieren waarop automatisering/technologie AR-gerelateerde taken kan stroomlijnen. Je krijgt antwoord op al je brandende vragen.
Wat is het debiteurenproces of AR-cyclus?
AR-verwerking is meer dan het sturen van betalingsherinneringen naar klanten en het opsporen van late betalingen. Als dat is waar de AR-strategie van uw organisatie begint, gaat er veel geld verloren en besteedt u meer tijd aan het opruimen van de rommel dan aan het zakendoen. De volledige cyclus van AR begint eigenlijk met het goed beoordelen van elke bestelling uw bedrijf ontvangt van een klant die een aankoop wil doen.
Het is het gemakkelijkst om de cyclus visueel te bekijken, dus laten we daar beginnen.
Zoals het stroomschema laat zien, komt er nog veel meer bij kijken AR-beheer dan op het eerste gezicht lijkt. Ja, u wilt dat uw AR-team zich op zijn gemak voelt bij het voeren van moeilijke gesprekken met klanten met onbetaalde facturen, maar u wilt ook dat ze proactief zijn, risico's beheersen en gedetailleerde AR-rapportage uitvoeren.
Om het belang van elk van de bovenstaande stappen beter te laten zien, laten we ze één voor één doornemen.
Stappen in het debiteurenproces: de volledige AR-cyclusworkflow
Als de debiteurenrekening, die een actief is, niet in contanten wordt omgezet, laat u geld op tafel liggen en brengt u uw bedrijf in gevaar. Als we naar de volledige cyclus kijken, is debiteurenoptimalisatie afhankelijk van elke stap. De ene is niet belangrijker dan de andere, maar elke stap in de AR-cyclus heeft invloed op het vermogen van uw organisatie om geld te innen en de winstmarges te vergroten.
Stap 1: Klant plaatst een bestelling
Of u nu in de B2B- of B2C-ruimte werkt, klanten moeten bestellingen plaatsen om de debiteurencyclus te initiëren. Wanneer er in de B2B-wereld een inkooporder wordt ontvangen, is een van de eerste teams die deze te zien krijgt het AR-team. Ze moeten de juiste due diligence uitvoeren om ervoor te zorgen dat de inkooporder legitiem is, de juiste informatie bevat en niet frauduleus is. In dit stadium kan het verkoopteam erbij betrokken worden om AR op de hoogte te stellen van een binnenkomende bestelling.
Stap 2: Kredietbeoordeling en goedkeuring
Met een legitieme inkooporder in de hand moeten debiteurenexperts uw bedrijf verder beschermen tegen risico's door de kredietwaardigheid van elke klant te beoordelen. Voor nieuwe klanten zou een grondig kredietaanvraagproces nodig zijn nooit worden overgeslagen. Kijk bij bestaande klanten naar hun betalingsgeschiedenis bij uw organisatie. Betalen ze op tijd? Hebben ze ooit een betaling gemist? Het bijhouden van een gedetailleerd klantenbestand is de sleutel tot het terugdringen van dubieuze debiteuren en het beperken van financiële risico's.
Stap 3: AR verzendt een factuur
Zodra de kredietwaardigheid van een klant is vastgesteld en uw AR-team zich op zijn gemak voelt om door te gaan met het uitvoeringsproces, factuur wordt naar de klant gestuurd. De factuur moet de betalingsvoorwaarden bevatten, welk product wordt gekocht en de contactgegevens van beide bedrijven. Op dezelfde manier AP automatisering helpt het AP-team bij het automatisch verwerken en betalen van inkomende facturen, AR-automatisering ondersteunt de afzenderzijde van die transactie.
Stap 4: Betalingsherinneringen verzenden en geld innen
Nadat een factuur is verzonden, begint de klok te lopen. Klanten hebben alleen het opgegeven betalingsvenster om betalingen in te dienen. Als hun betalingsvoorwaarden N30 zijn, wat betekent dat ze contractueel verplicht zijn om de factuur binnen 30 dagen na ontvangst te betalen, moet uw AR-team periodiek betalingsherinneringen sturen totdat de betaling is ontvangen. Om het nog eenvoudiger te maken, kunt u betalingsherinneringen en andere repetitieve taken automatiseren met behulp van automatisering van de boekhouding software.
Stap 5: Update oninbare schulden/schrijf niet-geïnde gelden af
Hoewel dit niet ideaal is, is de realiteit bij het zakendoen dat er altijd wel een of twee klanten zullen zijn die niet betalen. Wanneer dit gebeurt, kan dit een grote financiële klap zijn. Daarom is het van cruciaal belang dat u elke stap in de debiteurencyclus grondig uitvoert. Als alle pogingen om de betaling te innen door de klant worden genegeerd, wordt de schuld als dubieuze debiteur afgeschreven. De tijdlijn voor het afschrijven van een dubieuze debiteur is afhankelijk van uw branche, de betalingsvoorwaarden van de klant en eventuele bijzondere omstandigheden die verband houden met die specifieke inkooporder.
Stap 6: Ontvang en verwerk binnenkomende betalingen
Aan de positieve kant zullen de meeste klanten hun rekeningen betalen. Wanneer het geld is ontvangen, moet het AR-team de factuur afsluiten en de mechanismen voor het bijhouden van debiteuren in uw organisatie bijwerken. Maak het voor klanten zo gemakkelijk mogelijk om te betalen door automatische betalingen, ACH, overboekingen of andere betaalmethoden aan te bieden.
Stap 7: Omgaan met geschillen
Dit zal geen onderdeel zijn van elk AR-proces, maar als een klant om welke reden dan ook een factuur betwist, is dit het moment om die situatie aan te pakken. Misschien waren ze niet tevreden met het product dat ze ontvingen, of beweren ze het nooit te hebben ontvangen. AR zal zijn best moeten doen om geschillen op te lossen en geld in te zamelen. Soms betalen klanten een deel van de factuur – een korte betaling – en het is aan AR om uit te zoeken waarom dat is gebeurd en een traject uit te stippelen om de volledige betaling te innen.
Stap 8: Beheer AR-rapportage
Er zijn veel meetgegevens die van cruciaal belang zijn als het gaat om het volledige debiteurenproces. De AR-omzetratio, Days Sales Outstanding (DSO) en de Collections Effectiveness Index zijn enkele veelgebruikte statistieken die worden beheerd door het AR-team. Tijdens het maandafsluitingsproces, de laatste stap van de algehele boekhoudcyclus, zal het AR-team de nodige journaalposten indienen en ervoor zorgen dat de AR-rekeningen in het grootboek correct worden bijgewerkt.
Voordelen van het automatiseren van de debiteurencyclus
Op dezelfde manier productiesoftware kan worden gebruikt om een groot deel van het productieproces te automatiseren, automatiseringssoftware kan (en moet!) gedurende de hele AR-cyclus worden ingezet. AR-verwerking is vervelend, complex en vereist veel gedetailleerde tracking om ‘het goed te doen’. Zelfs voor de beste AR-teams kan het lastig zijn om betalingsherinneringen, kredietcontroles, maandafsluitingen en de vele andere eisen die bij hun rol horen bij te houden.
Met de juiste automatiseringstools en de juiste implementatie zal uw AR-team een hogere productiviteit, betere rapportage en vele andere voordelen ervaren.
Verkorte verwerkingstijd
AR-verwerking is niets anders dan tijdrovend. Hoe meer inkooporders er binnenkomen – wat geweldig is voor het bedrijfsleven – hoe meer druk uw AR-team ervaart. Met automatisering, e-facturen kunnen automatisch worden aangemaakt en naar klanten worden verzonden, betalingen kunnen zonder menselijke tussenkomst worden ontvangen en zelfs kredietcontroles kunnen door een computer worden gestart. Met alle tijdsbesparing die uw AR-team zal ervaren, kunnen zij hun dagen richten op activiteiten met meer waarde.
Zakelijke schaalbaarheid
Als je je bedrijf wilt laten groeien, moet AR die groei kunnen bijhouden. Hetzelfde team van, laten we zeggen, drie mensen, kan niet overgaan van het beheren van alle AR-verwerking voor 3 klanten naar het beheren van alle AR-verwerking voor 30 klanten. Om dat schaalniveau te bereiken zijn automatiseringstools essentieel.
Geautomatiseerde herinneringen en incasso's
Het najagen van betalingen kan op zichzelf een voltijdbaan zijn. Met geautomatiseerde herinneringen, geautomatiseerde betalingsverwerking en geautomatiseerde systeemupdates kunnen AR-teams zich concentreren op due diligence vooraf, klantrelaties en functionele KPI's. Alleen al geautomatiseerde herinneringen kunnen uw AR-omzetratio, vergroten de cashflow en hebben uiteindelijk invloed op het bedrijfsresultaat.
Minder gegevensfouten
Wanneer het tijd is voor de maandafsluiting en als er gedurende de maand gegevens onjuist zijn geregistreerd, kan het lang duren voordat de draad wordt ontrafeld en wordt begrepen waar de fout is opgetreden. Maar dankzij de automatisering kopiëren computers gegevens naadloos en maken ze zeer zelden fouten bij het invoeren van gegevens, zoals hun menselijke tegenhangers.
Kostenbesparingen
Naast het verbeteren van de index voor de effectiviteit van incasso's, zijn er zeer reële kostenbesparingen die kunnen worden gerealiseerd door het automatiseren van de debiteurencyclus. Minder mensen kunnen meer transacties verwerken, de cashflow van uw organisatie zal gezonder zijn en u zult minder dubieuze debiteuren afschrijven dan ooit tevoren.
Verbeterde inzichten en rapportagemogelijkheden
Financiële rapportage en datagestuurde inzichten helpen zakelijke beslissingen te nemen. In het verleden beschikten AR-teams niet over de bandbreedte voor eersteklas rapportage, omdat al hun tijd werd besteed aan incassogesprekken en het uitvoeren van kredietcontroles. Dankzij de automatisering is die tijd vrijgekomen, maar daar blijft het niet bij. De beste softwareoplossingen worden geleverd met geïntegreerde dashboardmogelijkheden en rapportagefuncties die realtime updates bieden over de belangrijkste statistieken waar uw leiderschapsteam op vertrouwt.
Stop met het laten liggen van geld op tafel
Het is een simpel feit: hoe effectiever het AR-proces van een organisatie is, hoe beter de organisatie zal presteren. U kunt niet doorgaan met zakendoen zonder voldoende cashflow om uw activiteiten te ondersteunen, en u zult geen cashflow hebben zonder het debiteurenproces.
Het debiteurenproces is en blijft een belangrijke bedrijfsfunctie, maar ook nu nog geautomatiseerde procesautomatisering mogelijkheden, kan het een nog grotere impact hebben op uw bedrijf. Investeren in AR-automatisering kost geld, maar niet investeren in AR-automatisering zal op de lange termijn uiteindelijk meer kosten. Laat geen geld op tafel liggen.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
- PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
- Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
- Bron: https://nanonets.com/blog/accounts-receivable-cycle/
- : heeft
- :is
- :niet
- :waar
- $UP
- 000
- 000 klanten
- 1
- 30
- 7
- 8
- a
- vermogen
- in staat
- Over
- boven
- Account
- Accounting
- accounts
- oh
- Bereiken
- activiteiten
- werkelijk
- Veroudering
- Alles
- alleen
- ook
- altijd
- an
- en
- Nog een
- elke
- Aanvraag
- passend
- AR
- ZIJN
- dit artikel
- AS
- Het beoordelen
- aanwinst
- At
- pogingen
- automatiseren
- geautomatiseerde
- Automatisch
- webmaster.
- automatiseren
- Automatisering
- Zakelijk
- B2C
- slecht
- bandbreedte
- BE
- omdat
- geweest
- vaardigheden
- wezen
- betekent
- BEST
- beste software
- Betere
- groter
- Biljetten
- boost
- zowel
- Onder
- brandend
- bedrijfsdeskundigen
- zakelijke functies
- Zakelijke leiders
- maar
- by
- oproepen
- CAN
- mogelijkheden
- Contant geld
- cash flow
- cent
- uitdagingen
- tabel
- controleren
- Controles
- situatie
- aanspraak maken op
- Schoonmaak
- Klok
- Sluiten
- verzamelen
- Het verzamelen van
- Collectie
- collecties
- hoe
- komt
- comfortabel
- komst
- Gemeen
- Bedrijven
- compleet
- complex
- computer
- computers
- Gedrag
- uitvoeren
- contact
- bevat
- voortzetten
- voortgezette
- contracten
- conversaties
- te corrigeren
- Kosten
- kostenbesparingen
- kon
- tegenhangers
- aangemaakt
- Credits
- kritisch
- klant
- Klanten
- cyclus
- dashboards
- gegevens
- gegevensinvoer
- Gegevensgestuurde
- dagen
- transactie
- Schuld
- beslissingen
- eisen
- afhangen
- afhankelijk
- ingezet
- gedetailleerd
- vastbesloten
- moeilijk
- ijver
- geschillen
- do
- Nee
- doen
- Dont
- beneden
- rit
- twee
- gedurende
- elk
- gemakkelijker
- gemakkelijkste
- En het is heel gemakkelijk
- effectief
- effectiviteit
- einde
- verbeterde
- genoeg
- verzekeren
- toegang
- essentieel
- Zelfs
- OOIT
- Alle
- bestaand
- ervaring
- Ervaringen
- deskundigen
- oog
- feit
- Voordelen
- voelen
- voelt zich
- weinig
- minder
- financieel
- VIND DE PLEK DIE PERFECT VOOR JOU IS
- Voornaam*
- stroom
- Focus
- Voor
- frauduleus
- oppompen van
- vol
- functie
- functioneel
- functies
- fondsen
- verder
- Algemeen
- krijgen
- Geven
- Go
- gaan
- toekenning
- groot
- Groeien
- hand
- handvat
- gebeurd
- gebeurt
- Hard
- Hebben
- met
- hulp
- helpt
- Markeer
- geschiedenis
- Hit
- HTTPS
- menselijk
- ideaal
- if
- illustreert
- Impact
- Effecten
- gebiedende wijs
- uitvoering
- belang
- belangrijk
- verbeteren
- het verbeteren van
- in
- omvatten
- Inkomend
- onjuist
- index
- -industrie
- informatie
- beginnen
- geïnitieerd
- inzichten
- geïntegreerde
- tussenkomst
- in
- investeren
- factuur
- facturen
- betrokken zijn
- IT
- HAAR
- zelf
- Jobomschrijving:
- tijdschrift
- Houden
- houden
- sleutel
- Achternaam*
- Laat
- leiders
- Leadership
- Verlof
- verlaten
- Grootboek
- rechtmatig
- minder
- Niveau
- niveaus
- als
- Lijn
- Liquiditeit
- lang
- lange tijd
- Kijk
- op zoek
- lot
- Het verlagen van
- groot
- maken
- maken
- beheer
- beheerd
- beheren
- productie
- veel
- marges
- materialiseren
- Materie
- Mei..
- betekenis
- mechanismen
- Meets
- Metriek
- gemiste
- fout
- fouten
- verzachtende
- geld
- Maand
- meer
- meest
- veel
- Dan moet je
- noodzakelijk
- Noodzaak
- behoeften
- nooit
- New
- geen
- niets
- nu
- of
- korting
- het aanbieden van
- on
- EEN
- Slechts
- Operations
- optimalisatie
- or
- bestellen
- orders
- organisatie
- Overige
- uit
- uitstekend
- totaal
- deel
- verleden
- pad
- Betaal
- betaling
- verwerking van betalingen
- betalingen
- Mensen
- Uitvoeren
- misschien
- plaats
- plaatsen
- Plato
- Plato gegevensintelligentie
- PlatoData
- spelen
- plus
- PO
- deel
- mogelijk
- Proactieve
- verwerking
- Product
- produktiviteit
- Profit
- gepast
- naar behoren
- zorgen voor
- inkomsten
- bestelling
- gekocht
- Putting
- Contact
- zelden
- liever
- vast
- real-time
- Realiteit
- realiseerde
- reden
- te ontvangen
- ontvangen
- ontvangen
- ontvangt
- record
- opgenomen
- Relaties
- herhalende
- Rapportage
- vereist
- oplossen
- verantwoordelijk
- beoordelen
- herzien
- rechts
- Risico
- Rol
- rollen
- lopen
- verkoop
- dezelfde
- tevreden
- tevreden met
- Bespaar geld
- ervaren
- Scale
- naadloos
- zien
- binnen XNUMX minuten
- sturen
- afzender
- verzending
- verzendt
- verzonden
- service
- Bermuda's
- moet
- tonen
- showcase
- kant
- Eenvoudig
- situatie
- So
- Software
- uitsluitend
- Oplossingen
- soms
- Tussenruimte
- special
- specifiek
- gespecificeerd
- besteden
- besteed
- Stadium
- begin
- starts
- Stap voor
- Stappen
- stop
- Strategie
- gestroomlijnd
- voorleggen
- succes
- dergelijk
- steunen
- system
- tafel
- Nemen
- taken
- team
- teams
- termen
- neem contact
- bedanken
- dat
- De
- hun
- Ze
- Er.
- ze
- spullen
- dit
- grondig
- gedachte
- Door
- overal
- niet de tijd of
- tijdrovend
- tijdlijn
- naar
- vandaag
- tools
- Tracking
- transactie
- Transacties
- transfers
- omzet
- twee
- Tenslotte
- niet in staat
- begrijpen
- ontwarren
- tot
- bijwerken
- bijgewerkt
- updates
- gebruikt
- gebruik
- waarde toevoegen
- zeer
- visueel
- vitaal
- Het wachten
- willen
- was
- Manier..
- manieren
- Wat
- Wat is
- wanneer
- welke
- WIE
- Waarom
- wil
- venster
- Draad
- Met
- binnen
- zonder
- Mijn werk
- schrijven
- het schrijven van
- geschreven
- ja
- You
- Your
- zephyrnet