10 beste documentbeheersoftware in 2022

Kantoren over de hele wereld worden papierloos. Documentbeheersystemen hebben kamers vol zakelijke documenten vervangen. Bovendien biedt het voordelen zoals intelligente automatisering, minder fouten, extra besparingen, verbeterde beveiliging en meer.

En het groeit snel.

De markt voor documentbeheersoftware bedraagt ​​momenteel USD 5.5 miljard in 2022 en zal naar verwachting groeien tot USD 16.4 miljard in 2029 met een 16.8% CAGR.

Laten we eens kijken hoe u kunt inspringen op de trend om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren met efficiënt documentbeheer. In dit artikel worden de vijf beste documentbeheersoftware op de markt besproken. Toonaangevende organisaties gebruiken de hieronder genoemde DMS-tools om hun op papier gebaseerde processen te automatiseren en de documentbeveiliging, indexering en algehele documentverwerking te verbeteren.

Als je weinig tijd hebt, zijn hier de top 5 aanbevelingen voor software voor documentbeheer in 2022 en hoe ze zich tot elkaar verhouden:

---

Wat is documentbeheer?

Documentbeheer is een proces van het stroomlijnen van het vastleggen, volgen, extraheren, verifiëren, goedkeuren en opslaan van documenten zoals afbeeldingen, e-mails, Word-documenten, pdf's en andere bedrijfsgerelateerde documentindelingen.

Documentbeheer omvat alles in de documentlevenscyclus - van het genereren tot het verwijderen.

---

Wat is documentbeheersoftware?

Documentbeheersoftware (DMS) is intelligente automatiseringssoftware die elk aspect van de documentlevenscyclus automatiseert met workflowautomatisering, zoals creatie, vastlegging, gegevensextractie, classificatie, verificatie, goedkeuringen, wijziging, databasesynchronisatie, opslag en beveiliging.

Het documentbeheersysteem maakt het gemakkelijker om uw bestanden te vinden en ermee te werken met functies zoals het taggen van documenten, zoeken in volledige tekst (hiermee kunt u bestanden doorzoeken door te zoeken op trefwoorden) en opslagfaciliteiten op basis van rollen.

Het is echter meer dan alleen documentopslag; het organiseert uw database, automatiseert handmatige taken zoals gegevensinvoer, verbetert de productiviteit van werknemers en houdt activiteitenlogboeken bij voor audits.

---

Functies waar u op moet letten bij het kiezen van een documentbeheersysteem

Let op deze functies terwijl u op zoek bent naar een documentbeheersysteem:

• Documentinvoer – Kunt u automatisch documenten uit meerdere bronnen vastleggen?
• Documentindexering – Kunt u documenten automatisch sorteren?
• Documenten zoeken – Kun je naar documenten zoeken met behulp van trefwoorden?
• Documentverwerking – Kun je gegevens uit documenten extraheren met OCR?
• Workflow automatisering – Kun je workflows gebruiken om documentverwerking te automatiseren?
• Documentbeveiliging – Worden de documenten gehost in een beveiligde opslag? Heeft u op rollen gebaseerde toegang?
• Maatwerk – Kunt u de workflows en processen aanpassen?
• Integraties – Is het geïntegreerd met de zakelijke tools die u gebruikt?
• Flexibele Hosting – Kunt u kiezen voor opslag op locatie of in de cloud?

---

Top 5 documentbeheersoftware in 2022

#1. Nanonetten

Nanonets is op AI gebaseerde software voor documentbeheer met ingebouwde krachtige OCR, workflows zonder code en veilige opslag. Nanonetten kunnen alle documentprocessen automatiseren, zoals het vastleggen van documenten, gegevensextractie, documentverificatie, documentzoeken, documentarchivering en meer. U kunt uw documenten beheren met op rollen gebaseerde toegang en flexibele hostingopties.

Nanonets vereenvoudigt documentbeheer met op maat gemaakte documentworkflows zonder code, meer dan 5000 integraties en geavanceerde OCR-software.

VOORDELEN

• Leg eenvoudig documenten vast uit gegevensbronnen zoals Gmail, Drive, Outlook en meer.
• Geautomatiseerde workflows om documenten vast te leggen, te digitaliseren, te verifiëren en op te slaan
• Goedkeuringsworkflows om goedkeuring te krijgen voor alle gemarkeerde documenten
• Eenvoudige integratie met 5000+ apps via API en Zapier
• Vooraf getrainde OCR API-modellen om informatie uit documenten te extraheren
• Extraheer gegevens uit records met een nauwkeurigheid van >95%
• Gebruiksvriendelijke interface - leer hoe u het kunt gebruiken in 30 minuten of minder
• Sjablonen en eenvoudige aanpassingsopties
• Op rollen gebaseerde toegangscontrole
• 24×7 ondersteuning

NADELEN

• Geen opties voor het genereren van documenten
• Kan niet worden gebruikt voor elektronische ondertekening van documenten

---

#2. Ineengedoken

Huddle biedt een online documentbeheersysteem waarmee organisaties een online hub kunnen creëren voor het beheren van documentsamenwerking, revisie, goedkeuringen en discussies op een veilig platform.

Net als online Google Drive-opslag kunt u uw bestanden naadloos delen, beperkte toegang verlenen of uw bestanden beveiligen om de beveiliging te verbeteren. Huddle biedt ook betaalde abonnementen die extra opslagruimte bieden, add-ons zoals mobiele apps, mogelijkheden voor videoconferenties, enz.

VOORDELEN

• Eenvoudig te gebruiken en te leren
• Documentversie
• Veilige opslag van documenten in de cloud
• Eenvoudige opties voor het delen van bestanden voor externe gebruikers
• Eenvoudig onboarding-proces
• Eenvoudige integraties met Microsoft Office Suite

NADELEN

• Samenwerkingsfuncties kunnen worden verbeterd
• Hoogbeveiligde functies zoals tweefactorauthenticatie ontbreken.

---

#3. Buiten een

Alfresco One documentbeheersoftware is ontworpen voor enterprise content management. Het kan worden gebruikt als een cloudgebaseerde service of lokaal worden geïnstalleerd. De software maakt efficiënt beheer van bedrijfsinhoud mogelijk met zoeken naar bedrijfsdocumenten, veilige opslag, OCR-documentverwerking en intelligente documentanalyse.

VOORDELEN

• Geweldige functies voor het opslaan en delen van documenten
• Veel aanpassingsmogelijkheden
• Complexe en veelomvattende use cases.

NADELEN

• De gebruikersinterface is niet erg intuïtief.
• Moeilijk in te stellen
• Workflows zijn complex om erachter te komen.

---

#4. OpenKM

OpenKM is een alles-in-één documentbeheersysteem dat alle aspecten van documentbeheer, samenwerking, distributie en opslag combineert in één platform. De software voor bedrijfsdocumentbeheer biedt volledige controle over bedrijfsinhoud, verbetert de beveiliging met gedetailleerde activiteitenlogboeken en onderhoudt de documentstroom met automatisering.

VOORDELEN

• Functierijk DMS-platform
• Goed voor niet-technische mensen
• Eenvoudige integraties
• Uitstekende uptime
• Scant op virussen op alle bijgewerkte documenten

NADELEN

• Gebruikersinterface is gedateerd
• OCR is niet altijd nauwkeurig

---

eFileCabinet

eFileCabinet is een enterprise-grade, cloudgebaseerde documentbeheersoftware voor kleine en middelgrote bedrijven. Met eFileCabinet kunt u al uw papieren documenten, e-mails, facturen, contracten en andere belangrijke informatie op één plek beheren.

VOORDELEN

• Sjablonen voor mappenstructuur
• Werkstroombouwer met slepen en neerzetten
• Veilige bestandsopslag

NADELEN

• Langdurig onboarding-proces
• Het ondersteunt geen bulkwijzigingen
• Vertraging soms

---

Hier zijn nog enkele documentbeheersystemen die speciale vermelding verdienen:

Google Documenten

Google Docs is gratis software voor documentbeheer die overal toegankelijk is, waardoor het een ideale keuze is voor freelancers en kleine bedrijven die op afstand werken met klanten in andere delen van de wereld. Als bonus, Google Documenten OCR kan afbeeldingen converteren naar bewerkbare tekst.

Microsoft SharePoint

SharePoint helpt organisaties documenten te delen, mensen te verbinden en documentprocessen te stroomlijnen. SharePoint is vergelijkbaar met Google Drive, waar werknemers kunnen samenwerken en een interne lijst met documenten kunnen bijhouden voor gemakkelijke toegang. U kunt Microsoft Sharepoint combineren met Microsoft Power Automate en gebruiken geautomatiseerde documentworkflows.

Viewpoint-team

Viewpoint Team is een krachtig documentbeheersysteem voor bouwprofessionals. Het is de enige oplossing die de tools biedt die u nodig hebt case management van begin tot eind, inclusief samenwerkingsworkflows met klanten, veilige beoordeling en goedkeuring processen voor documenten, en toegangsrechtencontrole.

ODOO

Odoo is een open-source ERP- en CRM-software met een gratis documentbeheersysteemmodule voor financiële professionals. Odoo stelt organisaties in staat om een ​​papierloze boekhoudafdeling te hebben door documenten te digitaliseren, documentprocessen te automatiseren en naadloos te integreren met andere Odoo-applicaties.

Dokme

Dokmee is software voor documentbeheer waarmee u uw documenten, e-mails en andere belangrijke bestanden kunt opslaan, organiseren en delen.

---

Wat is het beste documentbeheersysteem voor uw bedrijf in 2023?

We hebben de belangrijkste kenmerken van de vijf beste documentbeheersoftware die in het bovenstaande artikel worden genoemd in kaart gebracht om uw selectie van de beste documentbeheersoftware voor uw bedrijf en vereisten te vergemakkelijken. Bekijk de momentopname, probeer de gratis proefversie, breng uw vereisten in kaart en selecteer de beste tool.

Volgens de momentopname is Nanonets de beste software voor documentbeheer. Hoewel Nanonets geen mogelijkheden heeft voor het genereren van documenten, kunt u eenvoudige integraties met Google Suite gebruiken om snel documenten te genereren. Nanonets biedt ook een gratis proefversie en gratis accountconfiguratie met hulp bij migratie.

Gevolgd door Nanonets, is OpenKM het op een na beste documentbeheersysteem. Het is een open-source ERM-software. De use case voor documentbeheer is beperkt tot financiële professionals en biedt een gratis proefperiode van 15 dagen.

---

Nanonetten als uw documentbeheersysteem

[Ingesloten inhoud]

Nanonets is gebruiksvriendelijke software die geen intensieve training of installatie vereist om te beginnen. Hier vermelden we waarom u Nanonets zou moeten overwegen als uw documentbeheersoftware.

Intelligent Gegevensopname:

Bedrijven hebben veel documenten zoals formulieren, facturen, ontvangstbewijzen, bestellingen, enz. Nanonetten helpen bedrijven bij het digitaliseren en extraheren van relevante informatie uit deze documenten met behulp van intelligente OCR-API.

Geautomatiseerde workflows:

Versnel het tempo van bedrijfsprocessen door alle handmatige stappen zoals het verzamelen van documenten, documentverificatie, 3-weg matching, goedkeuringen en meer.

Realtime dashboards:

Gebruik onkostendashboards om uw uitgaven en getagde uitgaven te controleren en real-time trends te begrijpen. Bewaak relevante KPI's zoals %STP-facturen, %betaalde facturen, enz. met gegevens van Nanonets.

Cloud & On-Premise hosting opties:

Kies de hostingoptie die bij uw wensen past.

integraties:

Eenvoudige integratie is een must. U kunt uw technische stapel niet wijzigen om plaats te bieden aan één software. Nanonets integreert met al uw software met easy Zapier- en API-integraties. Nanonetten integreren met Xero, Quickbooks, SAP, enz.

Sjablonen en aangepaste modellen:

Met Nanonets kunt u vooraf gedefinieerde workflows gebruiken, zoals facturen, vrachtbrieven, inkooporders of crediteuren, of uw eigen aangepaste AI-modus maken.

Transparante prijzen:

Nanonets heeft een transparant prijsbeleid van $499/maand en $0.1/documentscan. Geen verborgen kosten voor elke klant.

Conclusie

Nu de digitale transformatie in opkomst is, wordt het hoog tijd dat u investeert in een documentbeheersysteem voor uw bedrijf. Het doet meer dan bestanden digitaliseren. Een documentbeheersysteem stroomlijnt de documentenstroom binnen de organisatie en biedt een extra beveiligingslaag voor de bedrijfsdocumenten. Dankzij de voordelen van documentbeheer kunnen organisaties concurrerend en productief blijven.

Toch kiezen voor de beste documentbeheersoftware voor uw bedrijf vereist een grondige kennis van wat uw bedrijf nodig heeft en welk type DMS daarbij past. Zorg er dus voor dat u uw opties verkent en ze zelf uitprobeert.

FAQ sectie