Zakelijke financiële teams voeren een drievoudige match van leveranciersfacturen uit als een essentieel crediteurenproces. Door ondersteunende documenten op drie manieren te matchen, kunnen bedrijven dubbele, foutieve of frauduleuze betalingen opsporen.
Het doel van dit artikel is om inzicht te krijgen in het driewegmatchingproces, de pijnpunten van handmatige matchingprocessen, hoe het driewegmatchingproces te automatiseren en de voordelen van automatisering.
3-weg matching kan het beste worden uitgevoerd als een geautomatiseerde workflow, mogelijk gemaakt door automatiseringsoplossingen voor crediteuren, zoals Nanonets.
Wat is een 3-way match?
Alle betalingen omvatten een vorm van verificatie om fraude te voorkomen en ervoor te zorgen dat de financiële gegevens in de ondersteunende documenten met elkaar overeenkomen.
Een 3-way match is een intern controleproces waarbij de inkooporder (PO) wordt vergeleken met de ontvangen goederennota (GRN) en de factuur van de betreffende leverancier.
Een 2-way match vergelijkt daarentegen alleen de inkooporder met de factuur. Het gefactureerde aantal (op de factuur) moet overeenkomen met het bestelde aantal (op de inkooporder). En de factuurprijs moet overeenkomen met de prijs die op de inkooporder staat vermeld.
Het tweerichtingsmatchingproces is de standaardaanpak om facturen binnen organisaties te verifiëren. Maar bedrijven maken steeds vaker gebruik van driewegmatching om een extra verificatielaag toe te voegen en te hoge uitgaven te voorkomen.
Driewegmatching helpt factuurbetalingen sneller goed te keuren en eventuele inconsistenties, fouten of potentiële fraude te signaleren.
Bij driewegmatching worden regelitemdetails en totalen vergeleken tussen inkooporders (PO), ontvangstbewijzen (geverifieerd ontvangstdocument en pakbon) en leveranciersfacturen die naar de klant zijn verzonden.
Een succesvol geverifieerde factuur moet binnen aanvaardbare tolerantieniveaus overeenkomen met de inkooporder en het ontvangstbewijs. Een factuur die niet voldoet aan de toleranties, wordt in de wacht gezet en ter beoordeling verzonden.
Wilt u uw handmatige 3-way match-processen automatiseren? Boek een live demo van 30 minuten om te zien hoe Nanonets uw team kan helpen bij de end-to-end implementatie AP automatisering.
Inhoudsopgave
Hoe 3-weg matchen?
De crediteurenproces is grotendeels afhankelijk van de trackinggegevens van drie documenten: inkooporders, orderontvangsten en facturen.
Voordat de betalingen aan leveranciers worden verwerkt, nemen AP-teams deze drie documenten door om te verifiëren dat het door het bedrijf ontvangen product/dienst overeenkomt met de details van wat aanvankelijk was besteld/gevraagd.
3 manier matchen van facturen helpt fouten of inconsistenties in een van de drie hierboven genoemde belangrijke documenten te benadrukken. Fouten/problemen kunnen bestaan uit verkeerde betalingsgegevens, te hoge/onjuiste prijzen, verkeerde of beschadigde producten enz.
Als er tijdens het drievoudige matchingproces fouten worden opgemerkt, wordt de factuur in de wacht gezet en wordt de betaling ingehouden. Zodra het probleem is opgelost en er sprake is van een succesvolle driewegmatch, kan de factuur worden verwerkt en betaald.
Voorbeeld van een 3-wegwedstrijd
Stel ter illustratie dat een koper, Koper Inc., ontvangt een factuur van $ 1500 van een verkoper/leverancier, Leverancier Inc., voor honderd pendrives:
- Het AP-team vergelijkt/matcht eerst de factuur met zijn PO om te controleren of de beschrijving (pen-drives), hoeveelheid (100), kosten ($15 per stuk), totale prijs ($1500) en voorwaarden (betalingsvoorwaarden) overeenkomen met die in de aanvankelijk goedgekeurde PO.
- Vervolgens worden de factuur- en PO-gegevens vergeleken/gematcht met die in de orderontvangst (ontvangstrapport). Deze bon wordt door de ontvangende afdeling opgemaakt aan de hand van de pakbon die bij de levering zit. Het type en de hoeveelheid pen-drives (100), de prijs ($ 15 per stuk) en de totale prijs ($ 1500) moeten overeenkomen met die vermeld in de originele inkooporder en factuur.
- De ontvangende afdeling controleert in dit stadium ook de schade en de kwaliteit.
Als de factuur, inkooporder en orderbon exact overeenkomen (of binnen een acceptabel tolerantieniveau vallen), dan heb je een succesvolle 3-way match. De factuur kan nu betaald worden door het AP team.
Als de 3 documenten niet overeenkomen – boven het drievoudige tolerantieniveau – wordt de factuur in de wacht gezet totdat de fouten/problemen zijn opgelost.
Laten we elk van deze documenten kort bekijken en zien hoe ze verband houden met het 3-weg matchingproces voor crediteuren:
Bestelling
Een inkooporder of inkooporder is het standaard, opeenvolgend genummerde formulier van een bedrijf waarop de producten of diensten worden vermeld die het nodig heeft. De inkooporder wordt gebruikt om een aankoop te autoriseren.
De inkooporder wordt een contract wanneer deze wordt verzonden naar en geaccepteerd door de leverancier die de goederen of diensten wil leveren. De inkoopafdeling genereert een inkooporder op basis van een ondertekend en goedgekeurd inkoopaanvraag na keuze van de leverancier.
De inkooporderproces legt bedrijfsnaam en logo, naam van de leverancier en contactgegevens, wettelijke en betalingsvoorwaarden, aangeboden kortingen, inkoopordernummer, factuur- en verzendadres van het bedrijf, regelitems met beschrijvingen, prijzen, bestelde hoeveelheden, uitgebreid bedrag, subtotaal, eventuele omzetbelasting vast, en totaalbedrag.
Ontvangst
Een ontvangstbewijs is een fysiek of elektronisch document dat de daadwerkelijke ontvangst van goederen/diensten weergeeft. De ontvangstbewijzen worden door de ontvangende afdeling van het bedrijf geverifieerd aan de hand van de gespecificeerde pakbon van de leverancier die bij de geleverde producten wordt geleverd.
Op de kassabon wordt zowel de betaalmethode als het inkoopordernummer vermeld, wat het matchen van documenten vergemakkelijkt.
De ontvangst van goederen kan de levering zijn van de volledige inkooporder of een gedeeltelijke verzending als producten worden nabesteld voor latere levering of worden verzonden vanaf een andere locatie.
Verkopersfactuur
Een leveranciersfactuur is een document dat de klant factureert voor geleverde goederen of verleende diensten. De factuur is een verzoek tot betaling.
Factuurvelden zijn grotendeels hetzelfde als die van een inkooporder.
Facturen vermelden ook een factuurnummer, besteldata, verzenddatums, afleveradres, betalingsvoorwaarden, vroegbetalingskortingen, subtotaal, omzetbelasting en totaal verschuldigd bedrag.
Automatiseer het vastleggen van gegevens, bouw workflows en het 3-way match-proces stroomlijnen in seconden. Geen code nodig. Boek nu een live demo van 30 minuten.
Pijnpunten bij handmatig matchen
Handmatige twee- of drieweg-matching kan pijnlijk langzaam, duur en foutgevoelig zijn. Automatisering van 3-way matching en de goedkeuringsworkflow voor crediteuren zou AP-teams zeker helpen zich te concentreren op taken met een hogere waarde en hen te behoeden voor een berg handmatig papierwerk.
Het handmatig matchen van duizenden ondersteunende documenten kan tijdrovend, duur en arbeidsintensief zijn. AP-teams besteden uiteindelijk veel manuren aan het handmatig zoeken naar elke factuur, inkooporder en ontvangstbewijs!
Vertragingen en fouten dwingen het crediteurenteam tot overuren en kunnen ook leiden tot boetes voor te late betalingen aan leveranciers.
Hier zijn enkele van de belangrijkste pijnpunten in het handmatige drieweg-matchingproces die uiteindelijk leiden tot vertragingen en kostenoverschrijdingen:
Verloren of ontbrekende documenten
Bij een handmatig afstemmingsproces moeten alle documenten worden verzameld, opgeslagen en onderhouden voor toekomstig gebruik. Na verloop van tijd kunnen documenten beschadigd raken, zoekraken, gestolen worden of zoekraken. Dit kan de zichtbaarheid van de schulden ernstig aantasten en vertragingen veroorzaken.
Omgaan met variaties
Er ontstaat een afwijking wanneer de regelitems, hoeveelheden, verlengde bedragen of totaalbedrag op een leveranciersfactuur niet overeenkomen met de inkooporder of de ontvangst van goederen of services. Het handmatig afhandelen van variaties of uitzonderingen kan uiterst lastig en moeilijk te documenteren zijn.
Eenmalige scenario's
Als een medewerker van de crediteurenadministratie een eenmalige matchingsfout tegenkomt, moet hij het probleem onderzoeken om het op te lossen. De oplossing kost extra tijd in vergelijking met een bekend terugkerend probleem.
Als de leverancier bijvoorbeeld het verkeerde product factureert, moet de crediteurenadministratie een gecorrigeerde factuur aanvragen om de match te voltooien. Wachten op een gecorrigeerde factuur van de leverancier zal de goedkeuring van de factuur en de betaling vertragen en de algehele productiviteit verminderen.
Dubbele of frauduleuze facturen
Dubbele facturen hebben niet de benodigde ondersteunende documenten, die al zijn gekoppeld aan de originele factuur. Maar stel je voor dat je handmatig een duplicaat of frauduleuze factuur probeert te identificeren uit duizenden andere!
Vertragingen bij goedkeuring van facturen
In een handmatige factuurgoedkeuringsworkflow wordt de factuur letterlijk van het ene bureau naar het andere gepusht tot de definitieve goedkeuring. Het is moeilijk bij te houden op welk goedkeuringsniveau een document momenteel vastzit en wie de goedkeurder is.
Bij op papier gebaseerde three-way matching en factuurgoedkeuringen kunnen vertragingen bij de fiatteur het gevolg zijn van uitstelgedrag, zware werkdruk, het oplossen van vragen met de aanvrager en vakanties/verlof.
Boek deze live demo van 30 minuten om ervoor te zorgen dat dit de laatste keer is dat u handmatig gegevens van facturen of ontvangstbewijzen in ERP-software hoeft in te voeren.
Voordelen van het automatiseren van het proces
Het automatiseren van het 3-way matching-proces pakt de meeste, zo niet alle, pijnpunten van handmatige matching aan die hierboven zijn besproken. Hier zijn enkele van de belangrijkste redenen waarom bedrijven de driewegovereenkomst en het grotere AP-proces in toenemende mate automatiseren:
Zorg voor audittrails
Een geautomatiseerde digital-first-benadering zorgt ervoor dat alle records consistent zijn en één enkele bron van waarheid bieden. Wanneer gegevens te allen tijde gemakkelijk toegankelijk zijn, hebben bedrijven toegang tot duidelijke auditsporen en kunnen ze snel financiële inconsistenties opsporen.
Verminder foutpercentages en fraude
Geautomatiseerde 3-weg matchingsoftware werkt volgens vooraf ingestelde regels/workflows op basis van tolerantieniveaus en goedkeuringen. Dergelijke geautomatiseerde workflows zijn snel en zeer nauwkeurig. Ze signaleren snel fouten en mogelijke gevallen van fraude, zodat AP-teams onmiddellijk actie kunnen ondernemen.
Leveranciersrelaties verbeteren
Een supercharged 3-way matching AP-workflow zorgt voor tijdige leveranciersbetalingen. Leveranciers waarderen vroege betalingen en kunnen in ruil daarvoor kortingen aanbieden. Automatisering kan dus helpen kosten te besparen en tegelijkertijd een stabiele toeleveringsketen tot stand te brengen.
Verhoog de onderste regel
Het automatiseren van driewegmatching en andere AP-processen bespaart tijd, verlaagt de arbeidskosten, voorkomt fraude/fouten en biedt leverancierskortingen op de lange termijn. Dit speelt een belangrijke rol in de bedrijfsresultaten.
Naadloze synchronisatie
Sluit uw boeken sneller af door uw 3-way match rechtstreeks te synchroniseren met uw ERP- of boekhoudsoftware.
Stel contactloze AP-workflows in en stroomlijnen van het crediteurenproces in seconden. Boek nu een live demo van 30 minuten.
Hoe u 3-wegmatching en AP-workflows kunt automatiseren
De meeste AP-automatiseringssoftware, zoals Nanonets, kan organisaties helpen om over te stappen van handmatige 3-weg matching naar een volledig contactloze geautomatiseerde workflow. AP-teams in verschillende ondernemingen gebruiken Nanonets om end-to-end geautomatiseerde workflows voor crediteuren te bouwen.
AP-automatisering en 3-weg matching-workflows die op Nanonets zijn opgezet, kunnen 80% van de werklast van de AP-afdeling verminderen zonder extra personeel in dienst te nemen.
Met Nanonets kunt u een geautomatiseerde AP 3-weg matching workflow opzetten die automatisch:
- Haalt documenten en bestanden uit meerdere bronnen - e-mail, gescande documenten, digitale bestanden/afbeeldingen, cloudopslag, ERP enz.
- Classificeert en sorteert de documenten correct als facturen, PO's en bonnen
- Leest en legt nauwkeurig gegevens vast van alle facturen, PO's en ontvangstbewijzen
- Stemt velden, onkosten, saldi en informatie op SKU-niveau af tussen gerelateerde facturen, PO's en ontvangstbewijzen door middel van een 3-way match
- Markeert 3-way match-fouten die de tolerantieniveaus overschrijden of stuurt facturen voor verdere goedkeuring bij een succesvolle 3-way match.
- Verwerk alle onkostenworkflows, van het maken van een onkostennota tot het verkrijgen van goedkeuringen van de manager
- En synchroniseer/integreer al het bovenstaande met elke ERP, boekhoudsoftware of zakelijke tool van uw keuze
- We integreren gemakkelijk met Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks en meer
Red uw AP-team van taken met bergen papierwerk. Boek een demo om te zien hoe Nanonets al uw AP-processen kan automatiseren.
- rekeningen betalen
- automatisering van crediteuren
- AI
- AI en machine learning
- ai kunst
- ai kunst generator
- je hebt een robot
- kunstmatige intelligentie
- certificering van kunstmatige intelligentie
- kunstmatige intelligentie in het bankwezen
- kunstmatige intelligentie robot
- kunstmatige intelligentie robots
- kunstmatige intelligentiesoftware
- blockchain
- blockchain conferentie ai
- vindingrijk
- conversatie kunstmatige intelligentie
- crypto conferentie ai
- van dall
- diepgaand leren
- google ai
- factuurverwerking
- machine learning
- Plato
- plato ai
- Plato gegevensintelligentie
- Plato-spel
- PlatoData
- platogamen
- schaal ai
- syntaxis
- zephyrnet
