Een diepgaande gids voor automatisering van e-facturering PlatoBlockchain Data Intelligence. Verticaal zoeken. Ai.

Een diepgaande gids voor automatisering van e-facturering

Tijdstempel: 6 juli 2022 4:54 uur

Een diepgaande gids voor automatisering van e-facturering

Op zoek naar een E-Invoicing Automatiseringsoplossing? Zoek niet verder! Download nu de experthandleiding voor E-Invoicing Automation!

Download de kopersgids voor AP-automatisering
// $ID: $
function zf_ValidateAndSubmit(){ if(zf_CheckMandatory()){ if(zf_ValidCheck()){ if(isSalesIQIntegrationEnabled){ zf_addDataToSalesIQ(); } return true; }else{ return false; } }else{ return false; } } function zf_CheckMandatory(){ for(i = 0 ; i < zf_MandArray.length ; i ++) { var fieldObj=document.forms.form[zf_MandArray[i]]; if(fieldObj) { if(fieldObj.nodeName != null ){ if ( fieldObj.nodeName=='OBJECT' ) { if(!zf_MandatoryCheckSignature(fieldObj)){ zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } }else if (((fieldObj.value).replace(/^s+|s+$/g, '')).length==0) { if(fieldObj.type =='file') { fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } else if( fieldObj.nodeName=='SELECT' ) {// No I18N if(fieldObj.options[fieldObj.selectedIndex].value=='-Select-') { fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } else if( fieldObj.type =='checkbox' || fieldObj.type =='radio' ){ if(fieldObj.checked == false){ fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } }else{ var checkedValsCount = 0; var inpChoiceElems = fieldObj; for(var ii = 0; ii < inpChoiceElems.length ; ii ++ ){ if(inpChoiceElems[ii].checked === true ){ checkedValsCount ++; } } if ( checkedValsCount == 0) { inpChoiceElems[0].focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } } } return true; } function zf_ValidCheck(){ var isValid = true; for(ind = 0 ; ind < zf_FieldArray.length ; ind++ ) { var fieldObj=document.forms.form[zf_FieldArray[ind]]; if(fieldObj) { if(fieldObj.nodeName != null ){ var checkType = fieldObj.getAttribute("checktype"); if( checkType == "c2" ){// No I18N if( !zf_ValidateNumber(fieldObj)){ isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c3" ){// No I18N if (!zf_ValidateCurrency(fieldObj) || !zf_ValidateDecimalLength(fieldObj,10) ) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c4" ){// No I18N if( !zf_ValidateDateFormat(fieldObj)){ isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c5" ){// No I18N if (!zf_ValidateEmailID(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c6" ){// No I18N if (!zf_ValidateLiveUrl(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c7" ){// No I18N if (!zf_ValidatePhone(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c8" ){// No I18N zf_ValidateSignature(fieldObj); } } } } return isValid; } function zf_ShowErrorMsg(uniqName){ var fldLinkName; for( errInd = 0 ; errInd < zf_FieldArray.length ; errInd ++ ) { fldLinkName = zf_FieldArray[errInd].split('_')[0]; document.getElementById(fldLinkName+"_error").style.display = 'none'; } var linkName = uniqName.split('_')[0]; document.getElementById(linkName+"_error").style.display = 'block'; } function zf_ValidateNumber(elem) { var validChars = "-0123456789"; var numValue = elem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if (numValue != null && !numValue == "") { var strChar; var result = true; if (numValue.charAt(0) == "-" && numValue.length == 1) { return false; } for (i = 0; i < numValue.length && result == true; i++) { strChar = numValue.charAt(i); if ((strChar == "-") && (i != 0)) { return false; } if (validChars.indexOf(strChar) == -1) { result = false; } } return result; } else { return true; } } function zf_ValidateDateFormat(inpElem){ var dateValue = inpElem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if( dateValue == "" ){ return true; }else{ return( zf_DateRegex.test(dateValue) ); } } function zf_ValidateCurrency(elem) { var validChars = "0123456789."; var numValue = elem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if(numValue.charAt(0) == '-'){ numValue = numValue.substring(1,numValue.length); } if (numValue != null && !numValue == "") { var strChar; var result = true; for (i = 0; i = 0) { var decimalLength = numValue.substring(numValue.indexOf(‘.’) + 1).length; if (decimalLength > decimalLen) { return false; } else { return true; } } return true; } function zf_ValidateEmailID(elem) { var check = 0; var emailValue = elem.value; if (emailValue != null && !emailValue == “”) { var emailArray = emailValue.split(“,”); for (i = 0; i < emailArray.length; i++) { var emailExp = /^[w]([w-.+'/]*)@([a-zA-Z0-9]([a-zA-Z0-9-]{0,61}[a-zA-Z0-9])?.)+[a-zA-Z]{2,22}$/; if (!emailExp.test(emailArray[i].replace(/^s+|s+$/g, ''))) { check = 1; } } if (check == 0) { return true; } else { return false; } } else { return true; } } function zf_ValidateLiveUrl(elem) { var urlValue = elem.value; if(urlValue !== null && typeof(urlValue) !== "undefined") { urlValue = urlValue.replace(/^s+|s+$/g, ''); if(urlValue !== "") { var urlregex = new RegExp("^((((h|H)(t|T)|(f|F))(t|T)(p|P)((s|S)?)://[-.\w]*)|(((w|W){3}\.)[-.\w]+))(/?)([-\w.?,:'/\\+=&;%$#@()!~]*)?$"); // Same regex as website_url in security-regex.xml. Maar een enkele backslash wordt vervangen door twee backslashes. return(urlregex.test(urlWaarde)); } } retourneer waar; } functie zf_ValidatePhone(inpElem){ var ZFPhoneRegex = { PHONE_INTE_ALL_REG: /^[+]{0,1}[()0-9-. ]+$/, PHONE_INTE_NUMERIC_REG: /^[0-9]+$/, PHONE_INTE_CONT_CODE_ENABLED_REG: /^[(0-9-.][()0-9-.

.zf-tempContDiv
{ max-breedte: max-inhoud; opvulling: 10px; marge-links: automatisch; marge-rechts: auto;
}
#submitbtn{ opvulling:10px;
}
#submitbtn{
achtergrondkleur: #546fff;
kleur: #fff;
grens: uitgeschakeld;
breedte: 120px;
grensradius: 50px;
marge-links: 10 px;
cursor: pointer;
padding: 15px;
}
#emailveld{
grens: uitgeschakeld;
achtergrondkleur: #e0e3e8;
padding: 15px;
font-size: 14px;
grensradius: 50px;
breedte: 250px;
overzicht: 0;
marge: 0;
tekst uitlijnen: links;
padding-left: 20px;
}






var zf_DateRegex = new RegExp(“^(([0][1-9])|([1-2][0-9])|([3][0-1]))[-](Jan|Feb|Mar|Apr|May|Jun|Jul|Aug|Sep|Oct|Nov|Dec|JAN|FEB|MAR|APR|MAY|JUN|JUL|AUG|SEP|OCT|NOV|DEC)[-](?:(?:19|20)[0-9]{2})$”);
var zf_MandArray = [ “E-mail”]; var zf_FieldArray = [ “E-mail”]; var isSalesIQIntegrationEnabled = false;
var salesIQFieldsArray = [];

Facturen zijn zowel cruciaal als onvermijdelijk voor bedrijven. Factuurverwerking is een grote verantwoordelijkheid van de afdeling Crediteurenadministratie. Handmatige verwerking van facturen is vervelend, tijdrovend en foutgevoelig. Een van de meest effectieve oplossingen die een gamechanger lijken te zijn, is e-facturering.

Elektronische facturering of e-facturering helpt organisaties om AP-functies te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Het vermindert de verwerkingstijd van facturen, neemt repetitieve taken over en zorgt voor een soepele werking tussen het bedrijf en zijn klanten.

Dit artikel geeft een diepgaand inzicht in waar e-invoicing over gaat, hoe automatisering e-invoicing kan helpen, de voordelen en uitdagingen, en meer.

var contentTitle = "Inhoudsopgave"; // Stel hier uw titel in, om te voorkomen dat u er later een kop voor maakt var ToC = “

“+inhoudTitel+”

“; ToC += “

“; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Wat is e-facturatie?

E-facturering, een vorm van elektronische facturering, verwijst naar het geautomatiseerde proces van het genereren van facturen. Deze elektronische documentuitwisseling, verzonden door een leverancier naar een koper voor de geleverde goederen of diensten, is een wettelijk goedgekeurd document dat wordt gebruikt voor handel tussen een bedrijf en zijn klanten/partners.

Vergeleken met facturen die via e-mail als PDF-bijlagen worden verzonden, is de verzending, ontvangst, verwerking en betalingsafhandeling bij elektronische facturering volledig digitaal.

Elektronische facturering is een ideale vervanging voor papieren facturering en helpt bij het elimineren van problemen die zich voordoen tijdens handmatige factureringsprocessen.

Belang van e-facturering

Het concept van elektronische facturering is niet nieuw voor bedrijven. Vanaf het moment dat de Europese Unie e-facturering als standaard invoerde en een Richtlijnen in 2014 hebben veel landen, waaronder Hong Kong, Japan, Zuid-Amerika, Azië en meer, dit voorbeeld gevolgd.

De 2012 Wereldwijd onderzoek naar e-facturering werd uitgevoerd door Basware, een leider op het gebied van cloudgebaseerde e-facturering en purchase-to-pay-oplossingen in samenwerking met The Institute of Financial Operations, een erkende autoriteit en opleider voor financiële transacties, en beschrijft hoe elektronische facturering zich wereldwijd uitbreidt. Volgens het onderzoek was er in 73 sprake van een toegenomen acceptatie en gebruik van e-facturering, waarbij 2012% van de respondenten in meer of mindere mate elektronische facturering gebruikte, wat een goede stijging van 14% was ten opzichte van 2011. Evenzo is de weerstand van leveranciers tegen e-facturering aanzienlijk gedaald van 46% in 2011 naar 26% in 2012'.

Elektronisch factureren is een gamechanger voor veel organisaties die met meerdere klanten of kopers te maken hebben en dagelijks met tal van facturen te maken hebben. Omdat ze wettelijk acceptabel zijn in bedrijven, dienen ze ook zonder gedoe voor nalevingsdoeleinden.

Elektronische facturering helpt bij het formaliseren van de verwerking van facturen, verbetert de workflow en stroomlijnt het betalingsproces. Automatiseringstools die worden gebruikt bij e-facturering maken het proces soepel, veilig, foutloos en efficiënt.

Willen gegevens uit PDF schrapen documenten, converteren PDF naar XML or tafelextractie automatiseren? Bekijk Nanonetten' PDF-schraper or PDF-parser converteren PDF's naar database inzendingen!

Probeer Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensradius: 0px; lettergewicht: vet; lettergrootte: 16px; regelhoogte: 24px; opvulling: 12px 24px; achtergrond: #546fff; kleur wit; hoogte: 56px; tekst uitlijnen: links; weergave: inline-flex; flex-richting: rij; -moz-box-align: midden; align-items: midden; letterafstand: 0px; box-sizing: border-box; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: vast #546fff !belangrijk; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; achtergrond:wit; overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: vast #546fff !belangrijk; } .cta-second-black{ transitie: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensradius: 0px; lettergewicht: vet; lettergrootte: 16px; regelhoogte: 24px; opvulling: 12px 24px; achtergrond: wit; kleur: #333; hoogte: 56px; tekst uitlijnen: links; weergave: inline-flex; flex-richting: rij; -moz-box-align: midden; align-items: midden; letterafstand: 0px; box-sizing: border-box; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: effen #333 !belangrijk; } .cta-second-black:hover{ kleur:wit; achtergrond:#333; overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: effen #333 !belangrijk; } .column1{ min-breedte: 240px; max-breedte: fit-inhoud; opvulling-rechts: 4%; } .column2{ min-breedte: 200px; max-breedte: fit-inhoud; } .cta-main{ display: flex; }

Wat is E-Invoicing Automatisering?

Automatisering van e-facturering verwijst naar de implementatie van software die is ontworpen om het factureringsproces elektronisch of geautomatiseerd te maken voor gebruiksgemak. Deze oplossingen voor e-facturering zijn in staat om het hele proces te automatiseren, van het lezen van gegevens voor het vastleggen van facturen tot het routeren van het crediteurensysteem van de verkoper naar het crediteurensysteem van de koper, ongeacht het factuurformaat, voor betalingsverwerking.

E-factureringsoplossingen kunnen een belangrijk onderdeel zijn van de automatisering van crediteurenadministratie. Het maakt soepelere workflows mogelijk, zoals het ondersteunen van de integratie van systemen, het automatiseren van taken zoals het matchen en goedkeuren van facturen, en het afhandelen van repetitieve taken die nodig zijn om het factuurbetalingsproces te voltooien.

Hoe werkt de automatisering van e-facturering?

E-factureringsoplossingen genereren een factuurdocumentbestand dat automatisch in het systeem wordt geïmporteerd. EDI (elektronische gegevensuitwisseling), XML (uitbreidbare opmaaktaal) of CSV (door komma's gescheiden waarden) zijn enkele van de reguliere gegevensindelingen die worden gebruikt om bestanden in elektronische facturering te exporteren.

Technologische vooruitgang heeft het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML)-technologieën automatisch mogelijk gemaakt gegevens vastleggen en elimineer zelfs de kleine kans op fouten.

Geautomatiseerde oplossingen voor e-facturering zijn ontworpen om alle validaties uit te voeren met vooraf ingestelde regels om te controleren of de facturen die worden opgesteld en naar hun klanten worden verzonden, nauwkeurig en gemakkelijk leesbaar zijn. De gegevens van e-factureringsoplossingen worden meestal opgeslagen in een gecentraliseerd cloudgebaseerd platform dat leveranciers en kopers kunnen gebruiken om de factuurgegevens te beheren.

Wilt u repetitieve handmatige taken automatiseren? Bekijk onze Nanonets workflow-gebaseerde documentverwerkingssoftware. Extraheer gegevens van facturen, identiteitskaarten of elk ander document op de automatische piloot!

Probeer Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensradius: 0px; lettergewicht: vet; lettergrootte: 16px; regelhoogte: 24px; opvulling: 12px 24px; achtergrond: #546fff; kleur wit; hoogte: 56px; tekst uitlijnen: links; weergave: inline-flex; flex-richting: rij; -moz-box-align: midden; align-items: midden; letterafstand: 0px; box-sizing: border-box; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: vast #546fff !belangrijk; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; achtergrond:wit; overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: vast #546fff !belangrijk; } .cta-second-black{ transitie: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensradius: 0px; lettergewicht: vet; lettergrootte: 16px; regelhoogte: 24px; opvulling: 12px 24px; achtergrond: wit; kleur: #333; hoogte: 56px; tekst uitlijnen: links; weergave: inline-flex; flex-richting: rij; -moz-box-align: midden; align-items: midden; letterafstand: 0px; box-sizing: border-box; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: effen #333 !belangrijk; } .cta-second-black:hover{ kleur:wit; achtergrond:#333; overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: effen #333 !belangrijk; } .column1{ min-breedte: 240px; max-breedte: fit-inhoud; opvulling-rechts: 4%; } .column2{ min-breedte: 200px; max-breedte: fit-inhoud; } .cta-main{ display: flex; }

Rol van automatisering in e-facturering

E-facturering is een zegen voor veel kleine en middelgrote bedrijven die afhankelijk zijn van regelmatige betalingen om hun bedrijf te runnen en te ondersteunen. Automatisering maakt elektronisch factureren een fluitje van een cent.

Door relevante gegevens vast te leggen en ongeoorloofde wijzigingen te voorkomen, wordt een foutloos proces gegarandeerd. Er is geen ruimte voor overfacturering of dubbele betalingen, aangezien vooraf ingestelde regels de gegevens valideren voordat de betalingsverwerking plaatsvindt.

Door automatisering kunnen e-factureringsoplossingen worden geïntegreerd met bestaande systemen. Facturen kunnen worden opgemaakt, verzonden en doorgestuurd naar de juiste persoon door de juiste niveaus van toegang en beveiliging in te stellen om gegevens te beschermen tegen misbruik of verlies.

Oplossingen voor e-facturering optimaliseren het betalingsproces, verminderen de werkdruk van werknemers, maken compliance en audittrails mogelijk en bieden meer inzicht in het crediteurenproces voor analyse en besluitvorming.

Hoe kan e-facturering worden gebruikt?

E-facturering is een compleet proces en er moeten enkele basisvereisten zijn om het effectief te kunnen gebruiken.

  • Er moet een ERP (enterprise resource planning) of boekhoudsysteem aanwezig zijn om de betrokken transacties te bekijken.
  • Regels moeten vooraf zijn gedefinieerd en routering moet worden ingesteld na bespreking van de input van crediteuren-, informatietechnologie (IT) en inkoopteams.
  • Validatieregels voor factuuruitzonderingen, 3-way factuur matchingen het verzenden van meldingen wanneer facturen worden goedgekeurd of afgewezen.
  • Pilottesten om te zien hoe de systemen en het proces werken
  • Implementeer het geautomatiseerde proces in realtime

Soorten e-facturering

De prevalentie van e-facturering neemt in veel landen toe. Hoewel sommige landen geen nalevingsregels voor e-facturering hebben, wordt dit nog steeds uitgevoerd omdat het een betere efficiëntie van het factuurbetalingsproces bevordert. In die zin wordt e-facturatie ingedeeld in 2 soorten: e-facturering zonder naleving en e-facturering met naleving.

E-facturatie zonder naleving

In dit type houdt de e-factuur zich alleen aan het gegevensformaat dat is overeengekomen door de koper en de verkoper en niet in overeenstemming met de regelgeving voor elektronische facturering van het land. De gevolgde processen zijn:

  • De betrokken partijen, namelijk de koper en de leverancier, bepalen en komen de gegevens en het formaat van de factuur overeen.
  • De factuur bevat gestructureerde gegevens met behulp van EDI-technologie of eenvoudige webformulieren
  • Een e-factuur wordt door de leverancier aangemaakt en verzonden vanuit zijn debiteurensysteem of via een webformulier.
  • De e-factuur wordt ontvangen in een formaat dat onmiddellijk kan worden verwerkt door het crediteurensysteem van de koper

E-facturatie met compliance

Landen verschillen in hun regels en voorschriften voor e-facturering. E-facturen die voldoen aan compliance volgen een soortgelijk proces, met uitzondering van:

  • Het factuurformaat is gebonden aan de wet- en regelgeving van de landen van de handelspartijen
  • Bij elektronische facturatie worden specifieke richtlijnen van de overheid gevolgd met betrekking tot inhoudsvalidatie, beveiliging, etc.
  • Facturen kunnen worden gebruikt voor controle- en btw-doeleinden
  • Geen papier bij betrokken

E-Invoicing met compliance is een betere methode omdat het audit trails faciliteert. Afhankelijk van de regio's waar de handelstransacties plaatsvinden, is het verstandig om dat type e-facturering te volgen voor grotere zakelijke voordelen.

Wilt u gebruik maken van robotachtige procesautomatisering? Bekijk Nanonets op workflow gebaseerde documentverwerkingssoftware. Geen code. Geen gedoe platform.

Probeer Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensradius: 0px; lettergewicht: vet; lettergrootte: 16px; regelhoogte: 24px; opvulling: 12px 24px; achtergrond: #546fff; kleur wit; hoogte: 56px; tekst uitlijnen: links; weergave: inline-flex; flex-richting: rij; -moz-box-align: midden; align-items: midden; letterafstand: 0px; box-sizing: border-box; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: vast #546fff !belangrijk; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; achtergrond:wit; overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: vast #546fff !belangrijk; } .cta-second-black{ transitie: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensradius: 0px; lettergewicht: vet; lettergrootte: 16px; regelhoogte: 24px; opvulling: 12px 24px; achtergrond: wit; kleur: #333; hoogte: 56px; tekst uitlijnen: links; weergave: inline-flex; flex-richting: rij; -moz-box-align: midden; align-items: midden; letterafstand: 0px; box-sizing: border-box; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: effen #333 !belangrijk; } .cta-second-black:hover{ kleur:wit; achtergrond:#333; overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: effen #333 !belangrijk; } .column1{ min-breedte: 240px; max-breedte: fit-inhoud; opvulling-rechts: 4%; } .column2{ min-breedte: 200px; max-breedte: fit-inhoud; } .cta-main{ display: flex; }

Voordelen van het gebruik van automatisering van e-facturering

Automatisering met behulp van e-factureringsoplossingen kan de crediteurenfuncties vereenvoudigen en enorme voordelen opleveren voor handelspartners en hun bedrijven. Enkele van de grootste voordelen van het gebruik van geautomatiseerde elektronische factureringsoplossingen zijn:

Ideale vervanging voor papieren facturen

Het maken en verwerken van papieren facturen is omslachtig, foutgevoelig en vergt tijd en inspanning van zowel verkopers als kopers. Als er veel transacties of meerdere kopers bij betrokken zijn, wordt het proces uiterst moeilijk. Oplossingen voor e-facturering kunnen problemen voorkomen, zoals de factuur in een gegevensformulier en heeft geen papier nodig.

Gestroomlijnde processen en kortere doorlooptijd

Oplossingen voor e-facturering helpen bij het optimaliseren van de factuurverwerkingscyclus en helpen de tijd en moeite te verminderen die in verschillende stadia wordt besteed, waaronder het volgen, goedkeuren en verwerken van betalingen. Het wegvallen van de noodzaak van papieren facturen, het valideren en matchen van gerelateerde documenten en het automatiseren van repetitieve taken kunnen allemaal de verwerkingstijd verkorten en resulteren in een snellere doorlooptijd.

Verbeterde relaties

Oplossingen voor e-facturering fungeren als een brug om goede relaties tussen zakenpartners in stand te houden. Omdat alles geautomatiseerd is, kunnen leveranciers de status van hun facturen volgen zonder herhaaldelijk te hoeven bellen of mailen voor bevestiging. Zelfs fouten worden sneller verholpen en goedkeuringen worden ingesteld om een ​​snellere verwerking van facturen mogelijk te maken. Over het algemeen draagt ​​dit bij aan verbeterde relaties en soepel functioneren.

Bevordert zichtbaarheid en transparantie

Elektronische facturering kan het inzicht in het gehele facturatieproces vergroten. Geautomatiseerde oplossingen voor e-facturering volgen facturen, validaties en goedkeuringsprocessen en maken gedetailleerde audittrails mogelijk. Realtime transactiegegevens bieden meer inzicht in verplichtingen, waardoor de nauwkeurigheid van de prognoses wordt verbeterd.

Lagere kosten

Elektronische facturering kan bedrijven grote besparingen opleveren. Elektronische facturering zorgt voor een verhoogde cashflow omdat facturen onmiddellijk worden afgeleverd voor verwerking. De conversie naar e-facturering kan de papierkosten en de verwerkingskosten met bijna 70% doen dalen. Met behulp van oplossingen voor e-facturering kunnen belanghebbenden betalingen volgen, de uitgaventrends analyseren en meer mogelijkheden vinden om kosten te besparen. Terwijl snelle betalingen gunstig zijn voor leveranciers, zijn kortingen voor vroegtijdige betaling gunstig voor kopers, wat leidt tot kostenbesparingen voor beide partijen.

Hogere naleving

Compliance is een van de grootste voordelen van het gebruik van oplossingen voor e-facturering. Deze oplossingen zijn ontworpen om naleving af te handelen. E-facturatie elimineert papiersporen en slaat factuurgegevens en alle andere gerelateerde documenten centraal opgeslagen op om gemakkelijke naleving van btw-wetten te vergemakkelijken. Het handhaaft de authenticiteit van de factuurgegevens en voorkomt dat deze gemakkelijk kunnen worden gewijzigd.

Verlaagde risico's

Met oplossingen voor e-facturering worden verschillende risico's verlaagd of geëlimineerd. Dubbele facturen en overfacturering die vaak voorkomen bij handmatige facturen, zijn uitgesloten bij e-facturering, aangezien validatieregels ervoor zorgen. Veilige encryptieprotocollen controleren elke e-factuur, markeren frauduleuze facturen en voorkomen misbruik van gegevens of gegevensverlies van bedrijfsinformatie.

Groen initiatief

Door over te stappen op e-facturatie is het niet langer nodig om papieren facturen bij te houden. Naast het helpen bij het groene initiatief voor een beter mondiaal milieu, maken e-factureringsoplossingen bedrijven ook kosteneffectief en energiezuinig. Enkele van de grootste voordelen op dit vlak zijn:

  • Geen papier meer nodig in het facturatieproces
  • Verlaagd printen en transport
  • Minder behoefte aan menselijke arbeid
  • Lagere verspilling
  • Minder fysieke opslag

Als je met facturen en bonnen werkt of je zorgen maakt over ID-verificatie, bekijk dan Nanonets online-OCR or PDF-tekstextractor om tekst uit PDF-documenten te extraheren gratis. Klik hieronder voor meer informatie over Nanonets Enterprise Automation-oplossing.

Probeer Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensradius: 0px; lettergewicht: vet; lettergrootte: 16px; regelhoogte: 24px; opvulling: 12px 24px; achtergrond: #546fff; kleur wit; hoogte: 56px; tekst uitlijnen: links; weergave: inline-flex; flex-richting: rij; -moz-box-align: midden; align-items: midden; letterafstand: 0px; box-sizing: border-box; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: vast #546fff !belangrijk; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; achtergrond:wit; overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: vast #546fff !belangrijk; } .cta-second-black{ transitie: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensradius: 0px; lettergewicht: vet; lettergrootte: 16px; regelhoogte: 24px; opvulling: 12px 24px; achtergrond: wit; kleur: #333; hoogte: 56px; tekst uitlijnen: links; weergave: inline-flex; flex-richting: rij; -moz-box-align: midden; align-items: midden; letterafstand: 0px; box-sizing: border-box; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: effen #333 !belangrijk; } .cta-second-black:hover{ kleur:wit; achtergrond:#333; overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: effen #333 !belangrijk; } .column1{ min-breedte: 240px; max-breedte: fit-inhoud; opvulling-rechts: 4%; } .column2{ min-breedte: 200px; max-breedte: fit-inhoud; } .cta-main{ display: flex; }

Top use-cases voor automatisering van e-facturering

E-facturatie vergroot het inzicht in de financiële situatie van een bedrijf en dient als een onmisbare prognosetool. E-factureringsoplossingen kunnen ook collaboratieve klantrelaties mogelijk maken, wat op zijn beurt tijdige factuurbetalingen ondersteunt. Een gemeenschappelijk portaal voor e-facturatie tussen de verkoper en klanten geeft toegang tot relevante documenten voor beide partijen, wat geschillen en misverstanden kan verminderen en zo betere klantrelaties kan bevorderen. Nanonetten worden door veel klanten gebruikt voor het digitaliseren van facturen. Hieronder vindt u enkele succesvolle gebruiksscenario's van automatisering van e-facturering met Nanonets:

  • ACM-diensten: ACM Services is een full-service aannemer voor milieusanering, gevestigd in Maryland, VS. Het gebruik van Nanonets AI heeft ACM Services geholpen bij het automatiseren van factuurextractie, waardoor het Accounts Payable-team 90% tijd bespaart.
  • In2 Projectmanagement, een Australisch stedelijk waterbedrijf gebruikte Nanonets Pre-trained Invoice Extractor om factuurinformatie in realtime vast te leggen en deze informatie door te sturen naar de SQL-database van In2 Project Management. De geëxtraheerde informatie is gevalideerd tegen het uitgavenbeheersysteem van de klant. De bijgewerkte database is aangesloten op Power BI, die inzichtelijke visualisaties per e-mail heeft verzonden.
  • Augeo, een virtueel accountantskantoor in de Verenigde Staten, gebruikte Nanonets' Ai-gestuurde dataverwerkingsplatform voor het digitaliseren van facturen en het uploaden van de e-factuurgegevens naar een boekhoudprogramma voor verdere verwerking en workflow.
  • Blije juweliers, een familiebedrijf in de VS, gebruikt NanoNets om facturen die binnenkomen als e-mails te digitaliseren en te ordenen, het door het factuurmodel te laten lopen om belangrijke factuurgegevens vast te leggen, zoals de naam van de verkoper, het factuurbedrag, de factuurdatum, de vervaldatum, enz., en bewaar de facturen in de cloud in mappen die zijn gestructureerd op naam van de verkoper. NanoNets implementeerde de aangepaste workflow voor Happy Jewelers in < 7 dagen vanaf de datum van ondertekening van het contract. Dit had directe gevolgen voor het financiële team, dat nu 50% meer facturen tegelijk kon verwerken zonder meer mensen aan te nemen.

Uitdagingen bij het gebruik van E-Invoicing en E-Invoicing automatiseringssystemen

Net zoals er veel voordelen zijn aan het gebruik van e-facturering, zijn er ook enkele uitdagingen bij het adopteren van e-facturering. Zij zijn:

Een oplossing voor e-facturering kiezen

De belangrijkste uitdaging is om te beslissen of u kiest voor een e-factureringsoplossing door gebruik te maken van de beschikbare middelen of om een ​​e-factureringsdienstverlener te gebruiken. Het implementeren van een oplossing voor e-facturering betekent investeringen in kosten, middelen, tijd en vaardigheden. Het verkrijgen van de vereiste licenties, het onboarden van partners op verschillende locaties met verschillende technische mogelijkheden, het onderhouden van updates en het accommoderen van wijzigingen zijn de verschillende uitdagingen bij het kiezen van een interne e-factureringsoplossing. Het gebruik van een serviceprovider kan een veel eenvoudigere en haalbare optie zijn, maar organisaties moeten ervoor zorgen dat ze B2B-standaarden ondersteunen, integratieopties bieden, meertalige ondersteuning bieden, cloudgebaseerde toegang bieden en kunnen inspelen op veranderende regelgeving.

Zeer technisch en complex proces

Het implementeren van e-facturatie kan een moeilijke taak zijn. Het heeft de consensus en inspanning nodig van zowel interne teams zoals IT, inkoop, financiële teams en mogelijk ook enkele belastingadviseurs om te helpen met de nationale regelgeving. De beschikbaarheid van de nodige middelen en technische knowhow om een ​​soepele werking van de systemen aan beide kanten op te zetten, is een grote uitdaging die moet worden opgelost.

Systeemintegratie

Integratie is een van de grootste uitdagingen tijdens de uitvoering van e-facturering. Geautomatiseerde oplossingen moeten ervoor zorgen dat alle systemen, inclusief crediteuren-, debiteuren- en ERP-systemen, een soepel betalingsproces voor facturering mogelijk maken. De uitgevoerde integratie moet de uitwisseling van het document ondersteunen, ongeacht het formaat, validaties mogelijk maken en voldoen aan de nationale regelgeving.

terughoudendheid van de klant

Elektronische facturering werkt alleen als er acceptatie is om wijzigingen aan te brengen van een handmatig naar een digitaal proces van de kant van de klant. Veel klanten geven misschien de voorkeur aan het ouderwetse proces van het bijhouden van handmatige facturen, vooral als er geen nationale wet is die hen verplicht om e-facturering te volgen. Klanten overtuigen door vooraf de voordelen te bespreken en zelfs training te geven om met het digitale proces om te gaan, kan uitdagingen op het gebied van e-facturering verlichten.

Gegevensopslag

Kiezen voor elektronische facturering kan de benodigde gegevensopslag verminderen in vergelijking met papieren facturen. Daarom kunnen overheidswetten de opslag van e-facturen voor lange periodes verplicht stellen. Zelfs een middelgrote organisatie kan dagelijks met tal van facturen omgaan. Naast begeleidende documenten zoals inkooporders, goederenontvangsten en contracten moeten mogelijk worden bijgehouden voor btw- en auditdoeleinden. Dit zorgt voor veel dataopslag, wat voor organisaties steeds moeilijker kan worden.

Fouten en vertragingen

Kleine fouten kunnen leiden tot onoverkomelijke vertragingen. Er kunnen vertragingen optreden als gevolg van incompatibele versies van e-factureringsoplossingen, ontbrekende of overtollige aantallen in gegevensvelden en niet-overeenkomende stamgegevens met die op leveranciersfacturen. Hoewel e-facturering contactloze verwerking betekent, kunnen dit soort vertragingen menselijke betrokkenheid vereisen en het hele factuurproces helemaal opnieuw doen, waardoor het voor de leverancier een enorme uitdaging is om betalingen te ontvangen.

Wilt u repetitieve handmatige taken automatiseren? Bespaar tijd, moeite en geld en verbeter de efficiëntie!

Probeer Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensradius: 0px; lettergewicht: vet; lettergrootte: 16px; regelhoogte: 24px; opvulling: 12px 24px; achtergrond: #546fff; kleur wit; hoogte: 56px; tekst uitlijnen: links; weergave: inline-flex; flex-richting: rij; -moz-box-align: midden; align-items: midden; letterafstand: 0px; box-sizing: border-box; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: vast #546fff !belangrijk; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; achtergrond:wit; overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: vast #546fff !belangrijk; } .cta-second-black{ transitie: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensradius: 0px; lettergewicht: vet; lettergrootte: 16px; regelhoogte: 24px; opvulling: 12px 24px; achtergrond: wit; kleur: #333; hoogte: 56px; tekst uitlijnen: links; weergave: inline-flex; flex-richting: rij; -moz-box-align: midden; align-items: midden; letterafstand: 0px; box-sizing: border-box; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: effen #333 !belangrijk; } .cta-second-black:hover{ kleur:wit; achtergrond:#333; overgang: alle 0.1s kubieke-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; grensbreedte:2px !belangrijk; rand: effen #333 !belangrijk; } .column1{ min-breedte: 240px; max-breedte: fit-inhoud; opvulling-rechts: 4%; } .column2{ min-breedte: 200px; max-breedte: fit-inhoud; } .cta-main{ display: flex; }

Hoe de beste software kiezen volgens de vereisten?

Met de stijgende vraag naar oplossingen voor e-facturering, wordt het kiezen van een goede oplossing een moeilijke taak. Hier zijn enkele belangrijke tips die kunnen worden gebruikt om de beste e-factureringsoplossing voor zakelijke behoeften te selecteren:

Vergemakkelijkt elektronische documentuitwisseling

De e-facturatieoplossing moet de configuratie van verschillende factuurformaten en meerdere betalingsvormen ondersteunen. Het moet de uitwisseling van documenten tussen de handelspartijen mogelijk maken, ongeacht hun omvang of technische mogelijkheden. Andere begeleidende documenten die nodig zijn om de factuur te verwerken, moeten worden ondersteund om het proces te voltooien.

Eenvoudige systeemintegratie

De meeste bedrijven willen graag de functionaliteiten van de enterprise resource planning (ERP)-systemen behouden. Een oplossing voor e-facturering moet gemakkelijk kunnen worden geïntegreerd met bestaande systemen en webformulieren en moet rechtstreekse verwerking (STP) met de systemen van de koper en verkoper mogelijk maken.

Validatiecontroles en naleving

Effectieve oplossingen voor e-facturering moeten in staat zijn om goede gegevenskwaliteitscontroles uit te voeren. Het moet valideren of verplichte velden zijn vastgelegd, gegevens op de factuur overeenkomen met die in bijbehorende documenten zoals inkooporders of contracten en goederenontvangsten, voldoen aan vastgestelde handelsregels en voldoen aan de nalevingscriteria die zijn vastgesteld door de respectieve landen.

Archivering en cloudopslag

Het archiveren van e-facturen voor langere tijd wordt door veel landen als criterium gesteld. Daarom moet de oplossing voor e-facturering deze kunnen ondersteunen met voldoende vereisten voor cloudopslag. Bovendien is cloudgebaseerde toegang de voorkeursmodus voor opslag en toegang tijdens de verwerking van facturen en om gemakkelijke audittrails te vergemakkelijken.

Efficiënt ondersteuningssysteem

Een goede oplossing voor e-facturering zal zijn klanten waarschijnlijk goede ondersteuning bieden op het gebied van functies en mogelijk maatwerk. Het moet meerdere talen en tijdzones ondersteunen om wereldwijde partnerschappen en zakelijke transacties mogelijk te maken. Het moet ook in staat zijn om tijdig updates uit te voeren om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen in regels of btw-wetten van het land.

Conclusie

Elektronische facturering is momenteel een vloedgolf die veel landen kunnen gebruiken om goede zakelijke voordelen te behalen. Het is een van de beste strategieën die bedrijven kunnen toepassen om digitalisering van factuurprocessen mogelijk te maken. Het beheren van betalingsprocessen is noodzakelijk en cruciaal voor alle bedrijven om te overleven in een competitieve wereld. Het gebruik van automatisering in e-facturatie zorgt ervoor dat het factuurproces kan worden versneld, gestroomlijnd, beveiligd en compliant kan worden gemaakt en kan een goed rendement garanderen, niet alleen voor de leverancier en de koper, maar ook voor de landen die dit stimuleren.

Veelgestelde vragen

Wat is e-facturatie en hoe werkt het?

Elektronische facturering of e-facturering in het kort verwijst naar het gebruik van digitale methoden om facturen aan te maken en naar kopers te verzenden voor betalingsverwerking, in plaats van het gebruik van gewone papieren facturen.

Elektronische facturering werkt door gebruik te maken van gestructureerde gegevensformaten die de interoperabiliteit van de systemen tussen koper en verkoper garanderen. Validatieregels, naleving van naleving en cloudgebaseerde toegang maken e-facturen tot een veilig, beveiligd en rechtsgeldig digitaal document voor zakelijke transacties.

Is e-facturatie verplicht?

Elektronische facturering wordt steeds populairder in die mate dat het in veel landen verplicht is geworden om GST-ontduiking te voorkomen en de belastinginning te verhogen, waarbij Europa voorop loopt. Terwijl landen als Mexico en Brazilië door de overheid gecontroleerde systemen gebruiken om e-facturering te verplichten, heeft het Amerikaanse ministerie van Financiën e-facturering verplicht gesteld voor al zijn leveranciers. Evenzo hebben Noorwegen en Denemarken e-facturering verplicht gesteld voor hun transacties in de publieke sector, en India heeft e-facturering verplicht gesteld voor bedrijven met een omzet van meer dan 20 crores om GST-naleving mogelijk te maken. Landen zoals het VK, Duitsland, Frankrijk en meer willen elektronische facturering verplicht stellen voor de publieke sector.

Wie komt in aanmerking voor e-factuur in GST?

De opkomende digitale globalisering heeft belastingheffing gecompliceerd gemaakt en regeringen over de hele wereld maken gebruik van technologie om methodische belastingheffing mogelijk te maken. Veel landen vereisen nu directe indiening van elektronische financiële documenten rechtstreeks vanuit het ERP-systeem van een bedrijf tijdens het indienen van belastingaangiften. Dergelijke geautomatiseerde digitale indieningen maken een betere controle en handhaving door overheden en belastinginstanties mogelijk. E-Invoicing is hierbij bijzonder nuttig. Volgens een verslag door het Accounts Payable Network hebben ten minste 56 landen al in 2013 machtigingen voor e-facturering aangenomen of serieus overwogen, een cijfer dat sindsdien ongetwijfeld zal zijn gestegen.

De soorten bedrijven die in aanmerking komen voor e-facturering, met name voor belasting- en btw-doeleinden, verschillen van land tot land. De meeste landen met een GST-systeem hebben criteria om in aanmerking te komen voor e-facturering.

De VS is de enige grote economie die geen btw- of GST-systeem heeft, en daarom is er in dat land nog geen kader of mandaat voor e-facturering. Toch nemen enkele staten in de VS langzaam hun toevlucht tot digitale facturering. De Business Payments Coalition (BPC), geleid door de Federal Reserve Bank van Minneapolis, bevordert bijvoorbeeld de invoering van elektronische business-to-business (B2B) betalingen, overmakingsgegevens en facturering. Een huidig ​​initiatief van het BPC is het ontwikkelen en onderhouden van de normen en vereisten om de uitgebreide uitwisseling van e-facturen mogelijk te maken.

Wat is het doel van e-facturen?

Het doel van het gebruik van een e-factuur is om de noodzaak van het gebruik van papieren facturen weg te nemen en de efficiëntie van het factuurbetalingsproces te vergroten. Organisaties willen besparingen op het gebied van kosten, moeite en tijd vergroten, naast het verhogen van de snelheid en nauwkeurigheid vanaf het moment dat de factuur wordt gemaakt tot het moment dat de betalingen worden vereffend. De digitalisering van e-facturen helpt ook bij het naleven van compliance- en btw-regelgeving en het waarborgen van de beveiliging en veiligheid van belangrijke documenten voor audits.

Wat is het verschil tussen factuur en e-factuur?

Een factuur is een handelspapieren document dat door een leverancier naar de koper wordt gestuurd om de betaling voor goederen en diensten te innen. Een gescande papieren factuur of een factuur die in Word is gemaakt, wordt een digitale factuur genoemd. E-facturen zijn factuurgegevensbestanden die zijn uitgegeven met behulp van elektronische gegevensuitwisseling (EDI) of uitbreidbare opmaaktaal (XML) of via standaard internetgebaseerde webformulieren.

Hoe wordt een e-factuur gegenereerd?

E-facturen worden aangemaakt door leveranciers of verkopers via boekhoud- of factureringssoftware. Hieronder volgen de stappen om een ​​e-factuur te genereren:

  • Het e-factuurschema met verplichte parameters wordt eerst ingevuld en daarna wordt een JSON-bestand aangemaakt
  • Er wordt een uniek factuurreferentienummer (IRN) gegenereerd
  • De e-factuur wordt vervolgens digitaal ondertekend en er wordt een QR-code (Quick Response) gegenereerd, zodat deze zelfs via draagbare apparaten toegankelijk is.
  • De factuur wordt ter goedkeuring geüpload naar het factuurregistratieportaal (IRP)
  • De geüploade gegevens worden gedeeld met de E-vrachtbrief en het GST-systeem
  • De digitaal ondertekende JSON samen met IRN en QR-code wordt door de portal teruggestuurd naar de verkoper en de koper ontvangt ook de factuur op zijn e-mail-ID.

Wie is vrijgesteld van e-facturatie?

Het soort bedrijven dat is vrijgesteld van e-facturering verschilt ook per land. In India zijn bijvoorbeeld verzekeringsmaatschappijen, banken en financiële instellingen, goederenvervoersagentschappen, vervoersdienstverleners en eenheden in de zones Speciale Economische Zone, Vrijhandel en Magazijn vrijgesteld van het indienen van e-facturen voor GST/belastingen. ZUGFeRD, NLCIUS en Finvoice zijn enkele van de standaarden voor e-facturering die in de hele EU worden gebruikt, met informatie over welke soorten bedrijven wel en niet in aanmerking komen voor of zijn vrijgesteld van e-facturering. Al deze normen zijn gebaseerd op de norm EN 16931 (semantisch gegevensmodel) en er kan naar worden verwezen voor meer details over vrijstellingen.

Wat is e-facturatiesoftware?

Een oplossing of software voor e-facturering is een tool die wordt gebruikt om het factuurproces in crediteuren (AP) te stroomlijnen. Het maakt gebruik van gestructureerde gegevensindelingen om systemen van leveranciers en klanten compatibel te maken en maakt gebruik van geschikte veldtoewijzing voor betere interoperabiliteit. De software gebruikt meestal een cloudgebaseerde database of Saa voor toegang en opslag.

Wat is de limiet voor een e-factuur?

De limiet voor e-facturen verschilt van land tot land en het is het beste om de informatie over gespecificeerde limieten op te vragen bij de belastingdienst van het betreffende land. In India bijvoorbeeld, bedrijven met een omzet van 50 Cr. – 100 Cr. zijn verplicht om e-facturen in te dienen voor belastingdoeleinden.

var contentTitle = "Inhoudsopgave"; // Stel hier uw titel in, om te voorkomen dat u er later een kop voor maakt var ToC = “

“+inhoudTitel+”

“; ToC += “

“; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Nanonetten online OCR & OCR API hebben veel interessante use cases that kan uw bedrijfsprestaties optimaliseren, kosten besparen en de groei stimuleren. Ontdek hoe de use cases van Nanonets van toepassing kunnen zijn op uw product.

Tijdstempel:

Meer van AI en machine learning