Hebben we te veel gegeten aan software?

Het is iets meer dan een decennium geleden dat Marc Andreesen beroemd werd verklaarde dat software de wereld aan het opeten was. Hij had gelijk. Nu bevinden we ons in een nieuwe fase: overal waar we kijken is krachtige software te vinden, en we hebben geconsumeerd it zonder veel rekening te houden met de langetermijneffecten. Zozeer zelfs dat we vandaag worden geconfronteerd met een ironische vraag: Hebben we te veel gegeten? 

Onze borden zijn zeker gevuld met elk denkbaar type toepassing, en ze zijn allemaal zo verleidelijk. Weet u voor hoeveel apps u zich ooit heeft aangemeld? Misschien tientallen, of zelfs honderden? Het gemiddelde aantal geïmplementeerde apps per Okta-klant is met 22% gestegen de afgelopen 4 jaar. Hoofden van IT met wie ik spreek, grappen vaak dat hun bedrijven meer SaaS-apps hebben dan werknemers.

Deze wel een probleem zijn en jij moet hierover zorgen. Organisaties die hun eetlust ongecontroleerd laten groeien, worden geconfronteerd met drie grote risico's:

• Kosten: Nu werken op afstand de standaard wordt, hebben we gezien dat software voor veel bedrijven de op één na grootste kostenpost is geworden. Echter, tot 25% van SaaS-apps en licenties worden ongebruikt. Als de twee belangrijkste uitgaven van uw bedrijf mensen en technologie zijn, verspilt u een hoop geld aan een van uw belangrijkste uitgaven.
• Nalevingsrisico's: Om cloudgebaseerde software te verkopen of klantgegevens in de cloud op te slaan, moet u SOC2-, ISO 27001- of zelfs SOX-compliant worden of blijven. Zie uw bedrijf en zijn gegevens als een kasteel. Je moet aan auditors bewijzen dat het goed beveiligd is. Stel je nu elke app voor als een raam, deuropening, brug of toegangspoort tot je kasteel. Hoe meer apps, hoe meer controle u krijgt van auditors.
• Operationele efficiëntie: Het verschil tussen een goede chef-kok en een chef-kok van wereldklasse is hoe ze hun personeel beheren om met alle ingrediënten om te gaan. Je team werkt zeker niet goed samen als ze meerdere typen van dezelfde app gebruiken, zoals Monday, Jira, Asana of ClickUp. Ook groeien interne supporttickets exponentieel met het aantal gebruikte apps.

Niettemin (en om de voedselmetafoor een stap verder te brengen), veel van de apps die uw bedrijf daadwerkelijk gebruikt zijn de ingrediënten voor het bouwen van een geweldig product. Het bouwen van een technologiebedrijf is immers ingewikkeld. En om het effectief te doen, heb je de juiste componenten en tools nodig. De truc om hiervan te profiteren - om een ​​​​3-sterren Michelin-restaurant van software te worden - is echter na te denken over hoe u al uw software meesterlijk kunt beheren. 

Een methode om dit te bereiken, om het volledige potentieel van uw bedrijf te ontsluiten door middel van technologie, is om: de prioriteiten van IT, beveiliging en inkoop veranderen — de teams die zich over het algemeen bekommeren om softwareactiviteiten. In plaats van hen problemen te laten oplossen (bijvoorbeeld het oplossen van IT-tickets), kunt u hen helpen een infrastructuur te creëren die werknemers in staat stelt om zelf software te bedienen en een zelfsturend personeelsbestand.

De gebruikenocalyps. Of is het …?

Maar eerst: hoe zijn we hier gekomen, tot op de dag van vandaag, waarin bedrijven op SaaS leven en leven door wat ik gekscherend noem als de gebruikenocalyps? Wat zijn de oorzaken van onze softwareverslaving?

Betere UX van moderne software heeft traditionele bedrijfssoftware ontbundeld

Medewerkers gebruiken steeds meer gespecialiseerde apps om succesvol te zijn op het werk. Wij gebruikt om Microsoft-producten te gebruiken voor bijna alles. Nu gebruiken we Airtable in plaats van Excel, Notion in plaats van Word, Pitch in plaats van PowerPoint. Om wat cijfers te geven achter wat velen van ons in ons dagelijks leven zien: Meer dan 42% van Okta's Office365-klanten implementeer nu ook Zoom in plaats van alleen Microsoft Teams te gebruiken, en 26% van hen gebruikt ook Box ondanks OneDrive.

Individuen gebruiken meer apps dankzij gemakkelijke en gratis adoptie

Traditioneel werden enterprise-producten top-down verkocht: de CIO besloot Salesforce of Microsoft Office te kopen en dit werd de standaard voor het hele bedrijf. Maar startups zoals Slack en Dropbox gepopulariseerde groei van onderaf, en vandaag, 67% van de ontwikkelaarsbedrijven (bijv. Datadog of AWS) hebben een gratis abonnement of proefversie. We hoeven niet meer met verkopers te bellen of IT om toestemming te vragen — we meld je gewoon aan voor de gratis versie van de tool.

Kortom: Apps zijn hier, daar, overal. Maar hebben we het overdreven? Gebruiken we eigenlijk te veel apps? Ik denk het niet. Integendeel, software kan ons superkrachten geven om het bedrijf sneller vooruit te helpen. 

Behandel technologie als een zakelijke drijfveer

Denk aan uw auto. Het heeft nodig 30,000-onderdelen om slechts één auto te maken. Maar in plaats van het aantal onderdelen terug te schroeven, ontwikkelden autofabrikanten de meest effectieve methode om de auto te assembleren. De innovatie kwam van hoe ze verschillende onderdelen bij elkaar brachten. Bijvoorbeeld de Toyota-productiesysteem, ook wel 'lean manufacturing' genoemd, werd een belangrijke onderscheidende factor voor Toyota. Eén principe: was om afval te minimaliseren en de bedrijfsvoering continu te verbeteren door problemen snel aan de oppervlakte te brengen. Agile softwareontwikkeling en de 'lean startup'-methodologie zijn geïnspireerd op het Toyota-systeem van 'build, meet, learn'. 

Net als bij Toyota zouden bedrijven nadenken over hoe ze hun werkingsprincipes rond software kunnen veranderen en verander ze in een competitieve differentiator. Traditionele benaderingen voor het beheer van technologie zijn niet voldoende. Bedrijven denken vaak dat centralisatie de oplossing is, maar in dit geval is dat niet het geval. Er zijn simpelweg te veel apps om mee te kampen, naast andere factoren zoals beveiliging en compliance.

Gecentraliseerd softwarebeheer is de vijand

In 1944 heeft de Centrale Inlichtingendienst publiceerde een gids over hoe u uw werkplek kunt saboteren. Punt nr. 1 was om nooit snelkoppelingen te nemen en altijd via een gecentraliseerd "kanaal" te gaan. Denk aan de laatste keer dat u toegang tot een app of toestemming nodig had. Je moest door een kanaal gaan dat was gecreëerd door een IT-ticket en zat vast te wachten. Of wat dacht u van de laatste keer dat u een nieuw stuk software moest kopen? Het kan 2 tot 3 maanden duren totdat u alle benodigde goedkeuringen krijgt om een ​​applicatie te kopen. 

Dit is waarom centralisatie niet werkt en waarom benaderingen om het te repareren het doel kunnen missen.

Centralisatie zorgt voor knelpunten

Meer dan de helft van alle apps wordt aangeschaft en beheerd door vakdeskundigen in verschillende teams - van wie velen gewoon hun tools willen aanschaffen en aan de slag willen. Afdelingen zoals IT, beveiliging of inkoop moeten echter helpen met de meeste van deze verzoeken. Van wat we zien, houdt tussen 40% en 60% van alle IT-tickets verband met problemen met softwaretoegang, die gemiddeld ongeveer 19 uur duren om op te lossen. Werknemers zitten vast te wachten en beheerders worden verpletterd door druk werk, zoals het maken van een account. De beheeroverhead neemt toe met elke extra app. 

Centralisatie leidt tot lekkende emmers

Bedrijven centraliseren ook het toezicht om kosten, compliance of beveiligingsrisico's te beperken. De logica is goed, in die zin dat werknemers niet alleen dubbele software moeten kopen of buitensporige beheerdersrechten moeten krijgen. Het beoordelen van honderden apps en duizenden accounts is echter niet schaalbaar met een gecentraliseerde aanpak - het creëert lekkende emmers, waar werknemers nog steeds onnodige toegang tot apps krijgen en behouden zonder dat iemand het weet. Bijvoorbeeld, 25% of meer van software blijft binnen de meeste bedrijven ongebruikt. Of, het beveiligingsteam van Segment toonde vorig jaar aan dat: 60% van de 669 beheerdersrollen werden niet actief gebruikt.

Meer personeel is niet de oplossing

Operationele teams maken vaak bezwaar dat ze niet zo goed gefinancierd zijn als andere afdelingen, waardoor ze langzamer gaan dan ze eigenlijk zouden willen. Dus waarom laten we het aantal beheerders niet continu groeien met het aantal apps dat we gebruiken? Het probleem zit hem echter precies in die vraag en met de veronderstelling dat het probleem alleen kan worden opgelost door hulp en toezicht te centraliseren. Het is een oplossing die niet schaalbaar is.

Centralisatie van softwarebeheer is een raar iets. Het probeert dingen gemakkelijker te maken, maar op de een of andere manier maakt het het voor iedereen erger naarmate het aantal apps toeneemt. Dus, hoe kunnen we de rollen van de teams opnieuw vormgeven? die geven om softwarebewerkingen — namelijk: IT, beveiliging en inkoop?

Maak van het compatibele pad het gemakkelijke pad

Laten we eerlijk zijn: werknemers zullen bijna altijd de gemakkelijkste weg naar waarde kiezen. Als uw benadering van het beheer van software gecentraliseerd blijft met veel knelpunten, zullen werknemers uw beleid blijven omzeilen door dingen te doen zoals stiekem software kopen. Het is een vicieuze cirkel. Om ervoor te zorgen dat veel individuen verantwoordelijk kunnen handelen — en om de relatie tussen IT/beveiliging/inkoop en de rest van de organisatie te veranderen — het compatibele pad moet het meest geschikte pad worden. 

Zelfbestuur is de nieuwe benadering om software te beheren

Het aanpakken van deze complexiteit kan alleen gebeuren als we de controle en verantwoordelijkheid teruggeven aan medewerkers en hun teams. In plaats van mensen eten te geven, leer je mensen koken zonder zichzelf te verbranden. Kortom, het doel is om een ​​manier te vinden waarop prikkels op elkaar zijn afgestemd, zodat werknemers die op de meest kostenefficiënte en veilige manier handelen, ook hun eigen problemen het snelst oplossen. 

We zijn al geconditioneerd om het zelf te doen als het gaat om het kopen van eten en benzine - en zelfs inchecken voor een vlucht - dus waarom niet met het beheren van bedrijfssoftware? In plaats van IT om ondersteuning te vragen (of te werken via 'kanalen', zoals de CIA beschreef in zijn gids voor sabotage op de werkplek), zou IT werknemers in staat kunnen stellen zichzelf snel en verantwoord te helpen. In plaats van de gecentraliseerde executietak te zijn, beveiliging, inkoop en IT moeten het interne bedrijfsplatform worden die medewerkers met de juiste infrastructuur in staat stelt.

Automatisering is geweldig, maar het vereist gecentraliseerde ondersteuning en dat schaalt niet met honderden apps.

Het aannemen van een proces en structuur voor zelfbestuur is een belangrijk probleem om op te lossen, omdat het rechtstreeks van invloed is op de bedrijfsresultaten. Organisaties die zich niet richten op het evolueren van hun systemische gecentraliseerde setup naar een selfservice-configuratie, lopen het risico enorme hoeveelheden geld te verspillen aan ongebruikte software, de volgende compliance-audit te tanken en de hele organisatie inefficiënt te laten werken. Het is een leiderschap prioriteit om de manier waarop uw organisatie werkt te veranderen, zodat het zijn volledige potentieel kan ontsluiten door strategisch toepassingen van derden te gebruiken in plaats van erdoor overweldigd te worden.

De vraag die bedrijven zichzelf zouden moeten stellen is: hoe selfservice op zoveel mogelijk plaatsen te coderene. Bijvoorbeeld:

• Zodra IT workflows heeft gecreëerd rond wie welke app moet goedkeuren, kunnen werknemers apps, machtigingen, interne tools of zelfs ontwikkelaarsbronnen aanvragen zonder IT-hulp. 
• Als inkoop een systeem bouwt rond wie welk type software-aankoop moet goedkeuren, kunnen werknemers dat zelfbedieningssysteem gebruiken. 
• Als beveiliging een manier implementeert om toegang te verlenen tot gevoelige apps of machtigingen voor slechts een bepaald tijdvenster, hoeven ze de toegang niet altijd centraal te beoordelen.

Integreer zelfbestuur in je doelen

Al deze voorbeelden laten zien hoe: de rol van softwarebeheerteams kan veranderen: in plaats van supporttickets of waarschuwingen op te lossen, zouden ze zich kunnen concentreren op het op de juiste manier coderen van het systeem en het begeleiden van de hele organisatie. Daarnaast is een andere benadering voor het veranderen van technologiebeheer door middel van een zelfsturend personeelsbestand: moedig al je teamleiders aan binnen uw organisatie om zelfbediening opnemen in hun OKR's or V2MOM proces. 

IT heeft bijvoorbeeld meestal een doel rond het verminderen van de operationele personeelsbehoefte door middel van automatisering. Automatisering is geweldig, maar het vereist gecentraliseerde ondersteuning en dat schaalt niet met honderden apps. In plaats daarvan zou IT kunnen proberen de operationele personeelsvereisten te verminderen door middel van selfservice. Of IT voegt soms een doel toe rond het verminderen van de tijd die nodig is om op tickets te reageren. Nogmaals, dit doel wordt gesteld in de veronderstelling dat de hulp gecentraliseerd moet worden. Probeer in plaats daarvan een doel toe te voegen om het percentage verzoeken te verminderen waarvoor geen eerste aanraking van IT vereist is.

Up tot 25% van SaaS-apps en licenties worden ongebruikt. Als de twee belangrijkste uitgaven van uw bedrijf mensen en technologie zijn, verspilt u een hoop geld aan een van uw belangrijkste uitgaven.

Zelfbestuur kan ook beginnen met een kleine oefening om SaaS-uitgaven te verlagen. Het is onmogelijk om honderden leveranciers centraal te beheren, maar het zou kunnen werken om zoiets eenvoudigs te doen als elke Outreach.io- of Smartsheet-gebruiker een e-mail te sturen waarin wordt uitgelegd dat je probeert te besparen op software-uitgaven. Vraag een 👍 aan als ze de software niet meer gebruiken, zodat u de licentie kunt terugvorderen.

Of, vraag al uw app-beheerders om overbesteding te helpen verminderen. Maak een gedeelde spreadsheet met software-apps en jaarlijkse kosten en vraag hen vervolgens om zoveel mogelijk kosten te verlagen door licenties te verwijderen of apps helemaal te annuleren. Om dit een teamuitdaging te maken en prikkels op elkaar af te stemmen, biedt u een prijs aan voor elke ongebruikte of overbodige app die ze verwijderen, en een geldelijke stimulans voor de drie belangrijkste beheerders die de SaaS-uitgaven het meest verlagen. Deze aanpak geeft u een eerste glimp van wat het betekent om een ​​zelfsturend personeelsbestand te hebben.

Zijn we al vol?

Het bouwen van een technologiebedrijf is ingewikkeld, vooral vandaag. In plaats van te klagen over alle tools die we gebruiken, zou een beter gebruik van energie een efficiënte manier kunnen zijn om zowel uw tools als hun onderliggende processen te beheren. Door uw teams en medewerkers sterker te maken door middel van zelfbestuur, kunt u een competitieve differentiator worden. Niet alleen zullen werknemers zich een integraal onderdeel van het proces voelen en daarom een ​​aandeel hebben in het succes ervan, maar degenen in IT, beveiliging en inkoop zullen echte enablers worden in plaats van ticket- of waarschuwingsoplossers. 

Dus ja, we hebben misschien een onbeperkt SaaS-buffet voor ons, maar we hebben de tools en kennis om onze eetlust te stillen en al die keuzes in ons voordeel te laten werken. Er is alleen de wilskracht voor nodig om onze relatie met software te veranderen.

Geplaatst op 27 september 2022