Alles wat u moet weten over inkooporders

Als er één document is dat dient als referentiepunt voor de afdelingen inkoop, kwaliteitscontrole, administratie en financiën van een bedrijf, dan is het wel de inkooporder – meestal aangeduid als de inkooporder.

Of uw bedrijf nu groot of klein is, de inkooporder speelt een sleutelrol bij het volgen van uw inventaris, het waarborgen van de kwaliteitsnormen van uw product of dienst en de doeltreffendheid van uw financiële planning.

Wat is een inkooporder?

Een inkooporder is een inkoopdocument dat door een bedrijf is opgemaakt met details van artikelen die moeten worden aangeschaft met het oog op administratie, productie of service. Een PO bevat bijzonderheden over het type en de hoeveelheid aan te kopen producten/diensten, technische specificaties, prijs, datum en adres van levering, tijdslimiet voor waarschijnlijke annuleringen, betalingsvoorwaarden en andere voorwaarden.

In kleine bedrijven wordt een PO ingediend door de bedrijfseigenaar of CEO. In grote organisaties een inkoop of inkoopaanvraag wordt meestal aan de orde gesteld door managers van een afdeling en naar het inkoophoofd of de financiële manager van het bedrijf gestuurd, die op zijn beurt een inkooporder opstelt. Een PO is het begin van een transactie tussen een koper en een verkoper.

Juridische status van inkooporders

Een PO op zichzelf is slechts een lijst met dingen die moeten worden gedaan biedt. Wanneer een verkoper of verkoper deze echter accepteert en ondertekent, wordt een inkooporder een bindend contract. De Verkoper is dan wettelijk verplicht om de door de Koper gewenste artikelen te leveren volgens de richtlijnen van de Kooporder; en de koper is verplicht betalingen te voldoen volgens het genoemde schema. Een bevestigde inkooporder is legaal voor zover deze kan worden gebruikt als garantie door financiële instellingen om handelsfinanciering aan uw bedrijf te verstrekken.

---

Wilt u uw handmatige AP-processen automatiseren? Boek een live demo van 30 minuten om te zien hoe Nanonets uw team kan helpen bij de end-to-end implementatie AP automatisering.

Plan een demo

---

Wat is een factuur?

Een factuur is een betalingsverzoek van een verkoper/verkoper voor het uitvoeren van een inkooporder. Het is de factuur en is gebaseerd op een inkooporder en bevat doorgaans het PO-nummer samen met een factuurnummer en een gespecificeerde prijslijst. De Factuur wordt opgemaakt volgens de betalingsvoorwaarden vermeld in de Inkooporder. Indien de Koper zich heeft verbonden tot vooruitbetaling, wordt de Factuur opgemaakt voordat de artikelen worden verzonden; anders wordt de factuur geleverd samen met de aangeschafte artikelen. De Koper is wettelijk verplicht om de betalingen te verrichten volgens de voorwaarden van de Kooporder. (Wat is een proformafactuur?)

Bijvoorbeeld Bill White, de inkoop & inkoop manager van een vijfsterrenhotel, krijgt van de patisseriechef een aanvraag tot aankoop van een wafelijzer, brooddozen en chocoladevormen. Bill White vult een inkooporder in met duidelijke specificaties van de benodigde apparatuur, leveringsdatum en verwachte prijs, en stuurt deze naar een bedrijf in keukenapparatuur.  

Het keukenapparatuurbedrijf ontvangt de bestelling en bevestigt dat ze de bestelling kunnen uitvoeren. Ze verzenden de bestelling samen met een factuur naar Bill White. Wanneer de zending arriveert, doen Bill White en de accountmanager van het hotel een 3-way match om de afleveringsbon te verifiëren met de PO en de factuur. Zodra de verificatie is voltooid, verwerkt de accountmanager de factuur voor betaling. Nadat de betaling is uitgevoerd, wordt de inkooporder gemarkeerd als gesloten en wordt de factuur verzegeld als betaald.

Inkooporder versus factuur

Hoewel een inkooporder wordt gebruikt om een ​​factuur te maken, zijn het beide afzonderlijke documenten die door verschillende mensen in verschillende stadia van het aankoopproces worden gebruikt. Hier zijn enkele essentiële verschillen tussen de twee.

Een inkooporder:

– wordt gemaakt door de koper vóór een aankoop

- vermeldt details van aan te schaffen producten/diensten

– heeft een voorgesteld betalingsschema.

Een factuur:

– wordt door de verkoper opgehaald na de verkoop (aankoop)

– bevestigt de geleverde producten/dienst met gespecificeerde prijslijst

- specificeert betalingsschema met datums.

---

Stel contactloze AP-workflows in en stroomlijnen van het crediteurenproces in seconden. Boek nu een live demo van 30 minuten.

Plan een demo

---

Hoe werken inkooporders?

Inkooporders zijn ook een indicatie van de groeiprognose van uw bedrijf. Beslissingen over wat te kopen en in welke hoeveelheid zijn gebaseerd op de hoeveelheid zaken die u in de nabije toekomst verwacht. Zodra deze behoeften zijn geïdentificeerd, kunnen inkooporders worden gemaakt met specificaties van de vereiste producten of diensten.

Tegelijkertijd kunnen leveranciers/verkopers worden geïdentificeerd om aan de vereiste te voldoen en kunnen inkooporders ter goedkeuring naar hen worden verzonden. De verkoper beoordeelt en bevestigt of hij in staat is om aan de tijdlijn te voldoen en aan uw vereisten te voldoen, en keurt de kooporder goed, die dan juridisch bindend wordt.

Dienovereenkomstig is de verkoper verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat de producten of diensten aan u worden geleverd volgens de voorwaarden van de PO. De verkoper stelt ook de factuur op en betalingen worden door uw bedrijf gedaan zoals overeengekomen in de inkooporder.

Volg uw inkooporders om de efficiëntie te verhogen

Het volgen van inkooporders of PO-tracking is het proces van het volgen van uw inkooporder vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Traditioneel belde de koper, zodra een PO was goedgekeurd, de leverancier of de rederij voor de status van de zending. Snelle en efficiënte technologie heeft de traditionele langzame modus volledig vervangen; en zendingen kunnen nu bij elke stap worden gevolgd.

Gestandaardiseerde elektronische inkooporderformulieren hebben de verwerking snel, efficiënt en zuiniger gemaakt. Smart Tracking Solutions maken volledige real-time zichtbaarheid en rapportage van het volledige proces van uw inkooporder mogelijk:

• indiening van PO
• goedkeuring in meerdere fasen
• vooraankondiging van de verzending
• levering
• factuur
• sluiting van de betaling

Het belang van inkooporders voor uw bedrijf

In de opstartfase is het misschien gemakkelijker voor u om een ​​duidelijk communicatiekanaal met leveranciers te vinden. Maar naarmate het bedrijf groeit, groeien ook de vereisten op verschillende niveaus en met verschillende teams van mensen. Het is daarom raadzaam om een ​​systeem in te voeren om inkooporders aan te maken om ervoor te zorgen dat details van een bestelling niet verloren gaan, betalingen niet worden gemist of gedupliceerd voor dezelfde bestelling, tijd besparen en een auditspoor tot stand brengen. Goed gedocumenteerde inkooporders geven een transparant overzicht van welke items door uw bedrijf zijn gekocht, wie ze heeft gekocht en wanneer, wie de vaste leveranciers zijn en hoeveel bestedingskapitaal er op een bepaald moment beschikbaar is. Dit zal op zijn beurt een beter financieel beheer mogelijk maken.

---

Boek deze live demo van 30 minuten om ervoor te zorgen dat dit de laatste keer is dat u handmatig gegevens van facturen of ontvangstbewijzen in ERP-software hoeft in te voeren.

Plan een demo

---

De voordelen van het automatiseren van uw inkooporderproces

Inkooporder automatisering is het stroomlijnen van het geheel inkooporderproces. Het grootste voordeel van inkooporderautomatisering is het besparen van tijd en moeite. In grote organisaties stelt het automatiseringsplatform teamleden in staat om automatisch aankoopaanvragen naar het teamhoofd te sturen voor evaluatie en goedkeuring. De PO wordt dan automatisch aangemaakt, waardoor er geen papierwerk meer nodig is, dubbele invoer van gegevens in verschillende stadia van goedkeuring en andere uitdagingen, zoals:

---

– gebrek aan efficiëntie en verantwoording

– gebrek aan procesbeheersing

– privacy- en veiligheidsrisico's.

Bespaar tijd op activiteiten met een lage waarde. Verhoog de algehele efficiëntie

Ongeacht de grootte van uw bedrijf, de voordelen van inkooporderautomatisering zijn legio. Met realtime verwerking en goedkeuring zorgt automatisering ervoor dat regels en controles worden gevolgd, terwijl het de procesefficiëntie van uw team verhoogt en menselijke fouten grotendeels vermindert. Bovendien biedt het een volledige audittrail, waardoor het zoeken naar ontbrekende papieren dossiers wordt vermeden. Met een gestroomlijnd proces en kosten- en tijdsbesparingen komt flexibiliteit, controle en inzicht in de processen. Bovendien maakt een geautomatiseerd aankoopplatform naadloos mogelijk factuur matching in een geautomatiseerde AP-afdeling.