KYC Remediation: de uitdaging van de achterstand omzetten in een kans (Luke Hinchliffe)

Toenemend toezicht door de regelgeving leidt er vaak toe dat bedrijven hun bestaande klanten opnieuw moeten valideren. Het daaropvolgende herstelproces kan een zware taak zijn, maar als het correct wordt uitgevoerd, vermindert het het risico en levert het een veel betere klantervaring op.

In de afgelopen tien jaar is het tempo van de veranderingen in de regelgeving exponentieel toegenomen.

Dit jaar werd het aangewakkerd door het toenemende gebruik van sancties, waardoor veel bedrijven achtergebleven zijn met verouderde informatie over personen en entiteiten die niet langer de nodige bescherming tegen risico's bieden.

Als gevolg hiervan richten regelgevers in veel rechtsgebieden hun aandacht nu op de know your customer (KYC) en customer due diligence (CDD)-gegevens van bestaande klanten.

Bijgevolg zijn bedrijven verplicht om al hun bestaande klanten aan een nieuwe risicobeoordeling te onderwerpen en hun persoonlijke gegevens opnieuw te verifiëren.

De gevolgen kunnen enorm zijn en niet alleen van invloed zijn op het nalevingsprogramma, maar mogelijk ook op het bedrijf als geheel.

Het is bekend dat de introductie van nieuwe regelgeving leidt tot wijdverbreide risicovermindering van hele segmenten, simpelweg vanwege de tijd en kosten die gemoeid zijn met het saneren met behulp van bestaande processen.

Er zijn ook gevallen geweest waarin de toegang tot financiële diensten werd onderbroken terwijl klantgegevens werden hersteld en weer in overeenstemming werden gebracht met de wettelijke vereisten.

Omgaan met knelpunten bij KYC-sanering

Een van de grootste uitdagingen van KYC-sanering is dat het maar al te vaak een urgente noodzaak creëert om snel en slagvaardig te handelen.

Vooral wanneer een bedrijf in het vizier van een toezichthouder komt en een deadline voor voltooiing krijgt, begint de klok meteen te tikken.

Als gevolg van de behoefte aan snelheid kan het proces van het valideren en bijwerken van gegevens voor grote aantallen klanten de compliance-teams snel overweldigen en enorme knelpunten creëren.

Om deadlines te halen en financiële sancties te vermijden, resulteert dit vaak in een overhaaste reactie, waardoor bedrijven haastig parachutespringen in teams van managementadviesbureaus of partners voor het uitbesteden van bedrijfsprocessen.

Behalve dat er een aanzienlijk prijskaartje aan hangt, kan het inschakelen van externe KYC-analisten ook voor hun eigen problemen zorgen. Vaak onervaren en slecht opgeleide, externe hulp kan de onmiddellijke uitdaging oplossen, maar creëert nieuwe problemen voor het bedrijf verderop
de lijn.

De handmatige last van KYC-sanering aanpakken

Als in eerste instantie klanten zijn onboarden met behulp van verouderde en inefficiënte handmatige processen, wordt het herstelproces nog lastiger.

Naarmate de tijd verstrijkt, geldt dat hoe groter het aantal potentiële matches, hoe groter het risico dat ze niet worden gewist, wat resulteert in de opbouw van een achterstand van onopgeloste matches.

Backlogs kunnen ook een voorbode zijn van een ramp, omdat ze het risico vergroten dat het bedrijf zaken doet met een 'slechte actor'. Ze zijn ook een signaal aan de regelgever dat het bedrijf niet-compliant is en kan gemakkelijk leiden tot een volledig regelgevend onderzoek.

Dit zorgt ervoor dat veel compliance-teams worstelen met een herstelproces dat het verzamelen en valideren van bergen klantgegevens vereist; terwijl ze informatie proberen te vinden die is opgeslagen in papieren documenten of is begraven in een groot aantal niet-verbonden gegevens
silo's.

De frictie wordt verder verergerd als bedrijven worden geconfronteerd met het opzadelen van klanten met verzoeken om informatie, wat een voorheen goede relatie kan schaden.

Zonder een schaalbaar, gedigitaliseerd en geautomatiseerd proces zal dit voortdurende patroon van gefragmenteerde handmatige onboarding gevolgd door de voortdurende uitdaging van herstel alleen maar voortduren.

Van hoofdpijn een gouden kans maken

Omdat de omstandigheden van uw klanten voortdurend veranderen, wordt de last van KYC-sanering in de loop van de tijd alleen maar erger, niet alleen voor uw bedrijf maar ook voor uw klanten.

Maar met de juiste technologie kunt u van een van de grootste uitdagingen op het gebied van compliance een gouden kans maken en de volgende voordelen bieden:

• de moeiteloze onboarding, beoordeling en doorlopende screening van alle klanten
• Verminder valse positieven tot 95%, waardoor achterstanden aanzienlijk worden verminderd
• Laat toezichthouders zien dat uw bedrijf er alles aan doet om te allen tijde compliant te zijn
• Gebruik een op risico's gebaseerde 3D-benadering die is afgestemd op uw risicoprofielen om de last te verminderen, vooral voor het merendeel van de klanten met een laag risico, waardoor 'straight through processing' mogelijk is
• Verbeter de due diligence door middel van data van betere kwaliteit, inclusief open source ongunstige media voor een uitgebreider beeld van de risico's voor zowel individuen als entiteiten
• Volg de herstelstatus via dashboards en rapportage met realtime waarschuwingen
• Integreer elektronische ID-verificatie (eIDV) zodat klanten een identiteitsbewijs kunnen overleggen in hetzelfde webportaal
• Implementeer een self-service, branded webportal om klanten in staat te stellen hun informatie in een beveiligde omgeving bij te werken

De klant aan het stuur zetten

Het toepassen van een digital-first-strategie zal niet alleen regelmatige KYC-vernieuwingen gemakkelijker maken, maar de klantervaring zal ook exponentieel verbeteren.

Door uw klanten meer controle te geven via digitale kanalen, kunnen ze zelf details verifiëren en bijwerken. Dit verbetert de kwaliteit van uw gegevens aanzienlijk en geeft uw klanten meer mogelijkheden.

Ongeacht hoe uw klanten aan boord zijn gekomen, het is nog niet te laat om de uitdagingen van herstel om te zetten in een kans.