Microsoft 365 versus Google Workspace: wat is beter? (Luke Watts)

Microsoft Office was vroeger de enige kantoorsoftware die er toe deed (althans in de zakenwereld). Nu probeert Microsoft zijn traditionele kantoorsoftware aan de kant te schuiven ten gunste van zijn cloudgeoriënteerde tegenhanger Microsoft 365. Dat wordt op zijn beurt geconfronteerd
serieuze concurrentie van Google Workspace.

Als u tussen hen kiest, is dit wat u moet weten.

Beveiliging en privacy 

Dit is ingebakken in zowel Microsoft 365 als Google Workspace. De exacte beveiligingsopties die u krijgt, zijn afhankelijk van uw tariefplan. Dit komt omdat ze de verwachte behoeften van gebruikers op dat prijsplan weerspiegelen. Mensen met hogere tariefplannen zijn dat bijvoorbeeld wel
zullen waarschijnlijk meer gebruikers hebben en daarom robuustere tools voor gebruikersbeheer nodig hebben. Beide opties zijn ook AVG-compatibel. 

De prijsstructuur 

Zowel Microsoft 365 als Google Workspace worden geleverd als services in plaats van eenmalige aankopen. Dit betekent dat u terugkerende kosten betaalt. Deze zijn gebaseerd op het aantal gebruikers dat u heeft en de services die u nodig heeft. 

De details van wat er in elk pakket zit, kunnen en zullen veranderen, zij het niet zo vaak. Mocht u door een wijziging van uw pakket toch in het nadeel zijn, dan kunt u overstappen naar het andere pakket. Technisch gezien is dit niet bijzonder moeilijk. Dat gezegd hebbende: dat is het niet
iets wat je ook regelmatig wilt doen. U moet echter nadenken over de impact op de gebruikerservaring.  

Hoe toegang wordt verkregen tot de diensten 

Microsoft 365 is nog steeds gebaseerd op een desktopclient. Dit kan worden geïnstalleerd op apparaten met de huidige versies van Windows, macOS, iOS en Android. Het heeft ook een webinterface die toegankelijk is via alle huidige browsers. Op dit moment is echter de functionaliteit
van de online apps is beperkter dan de functionaliteit van de desktopclient.  

Google Workspace is daarentegen standaard webgebaseerd. Dit betekent dat het werkt op elk apparaat dat een browser kan gebruiken en online kan gaan. Als je offline wilt werken, kan dat in Google Chrome en Microsoft Edge. U kunt ook lokale clients op Android installeren
en iOS-apparaten. 

De kernfunctionaliteit 

Op hoog niveau zijn Microsoft 365 en Google Workspace feitelijk identiek. Microsoft heeft de standaard gezet voor kantoorsoftware. Google heeft het eenvoudigweg gerepliceerd. Microsoft heeft bijvoorbeeld Word, Google heeft Docs. Microsoft heeft Excel, Google heeft Spreadsheets. Microsoft
heeft PowerPoint, Google heeft Presentaties enzovoort. 

Als je er echter dieper op ingaat, zul je verschillen tussen de twee aanbiedingen opmerken. Deze verschillen weerspiegelen doorgaans het feit dat Microsoft 365 en Google Workspace verschillende prioriteiten hebben. Microsoft 365 geeft doorgaans prioriteit aan functionaliteit
makkelijk te gebruiken. Google Workspace doet het tegenovergestelde.  

Microsoft Outlook versus Google Gmail 

Dit is een gebied waar de functionaliteit van de twee opties vrijwel identiek is. Er is echter één belangrijk verschil tussen beide. Outlook ondersteunt mappen. Gmail niet. Sterker nog: dat zal waarschijnlijk niet gebeuren. Dit was geen vergissing. Het was een
ontwerpbeslissing die Google nam bij de lancering van Gmail. 

Het besluit om mappen niet te ondersteunen was destijds controversieel. Zelfs nu zijn er mensen die het niet leuk vinden en daarom de voorkeur geven aan Outlook (en alternatieven zoals Thunderbird). Over het geheel genomen lijkt Google echter zijn punt te hebben gemaakt. Het etiketteringssysteem is
in wezen het equivalent van de hashtags die nu het internet beheersen. 

Outlook en Gmail hebben heel verschillende interfaces en dus een heel ander uiterlijk. Het is duidelijk dat de een niet beter is dan de ander. Welke u verkiest, hangt af van uw persoonlijke smaak. Gmail kan standaard worden geïntegreerd met Android-apparaten en Chromebooks. Beide
Outlook en Gmail kunnen echter op een reeks apparaten worden gebruikt, waaronder iOS-apparaten. 

Outlook Agenda versus Google Agenda 

Qua functionaliteit zijn beide opties min of meer hetzelfde. Ze gebruiken gewoon andere terminologie. Er is echter één potentieel belangrijk verschil. Google Agenda biedt veel gedetailleerdere machtigingen voor delen en bekijken dan Outlook Agenda.
Dit maakt het een stuk eenvoudiger om het eigenaarschap van de deelname aan en aanwezigheid op evenementen aan te passen. 

Ook het feit dat Google Agenda native integreert met Android en ChromeOS, geeft het aantoonbaar een voorsprong. Android-toestellen worden al veel gebruikt in het bedrijfsleven. Chromebooks worden gestaag populairder. 

Microsoft Word versus Google Documenten 

Het is waarschijnlijk redelijk om Word te omschrijven als een afgeslankte, gebruiksvriendelijkere versie van Microsoft Publisher. Als u regelmatig documenten moet maken die indruk maken, maakt Word het proces relatief eenvoudig. 

Google Docs heeft een veel beperktere set creatieve tools. Dit geeft het echter een eenvoudigere, schonere interface en maakt het dus gemakkelijker te gebruiken. Google Docs biedt ook veel betere ondersteuning voor samenwerken dan Microsoft Word momenteel. 

Voor de volledigheid: als u slechts af en toe documenten met een rijke opmaak hoeft te maken, kunt u overwegen om Google Docs plus Canva te gebruiken. Canva is beschikbaar in zowel gratis als betalende versies. Zelfs de gratis versie heeft veel functionaliteit. 

Microsoft Excel versus Google Spreadsheets 

Op dit moment zullen zware gebruikers Microsoft Excel vrijwel zeker als de enige haalbare optie zien. Bovendien lijkt het onwaarschijnlijk dat dit zal veranderen. Microsoft Excel is vooral gericht op ervaren gebruikers, zoals financiële professionals. Het is notoir moeilijk
voor alle anderen. 

Google Spreadsheets is het tegenovergestelde. Het is ontworpen als een eenvoudig hulpmiddel voor gewone mensen om eenvoudige spreadsheets te maken. Het is ook ontworpen om samenwerking te ondersteunen. Dat betekent dat Google Spreadsheets geweldig is als u spreadsheets gebruikt voor het bijhouden van gegevens in plaats van voor het bijhouden van gegevens
berekening. Gebruikers kunnen deze eenvoudig en dus snel openen en bijwerken. 

Microsoft PowerPoint versus Google Presentaties 

Als uw idee van een geweldige presentatie multimedia en overgangen is, dan is Microsoft PowerPoint waarschijnlijk de tool voor u. Het maakt het toevoegen van grafieken, grafieken, tabellen en wat dan ook veel gemakkelijker dan met Google Presentaties.  

Aan de andere kant is het feit dat presentatoren die de nadruk leggen op indrukwekkende beelden boven betekenisvolle inhoud, een deel van de reden waarom de uitdrukking ‘dood door PowerPoint’ werd bedacht. Het feit dat Google Presentaties beperktere opties voor beeldmateriaal heeft, kan mogelijk als een probleem worden beschouwd
voordeel. 

Ten eerste betekent dit dat Google Presentaties gemakkelijker te leren is. Ten tweede moedigt het presentatoren aan zich te concentreren op hun kernboodschap en hun eigen presentatievaardigheden. Als bonus is Google Presentaties veel meer gericht op samenwerken dan Microsoft PowerPoint.