In het digitale tijdperk vertrouwen bedrijven op efficiënte onkostenbeheerprocessen om nauwkeurige financiële gegevens bij te houden en een soepele werking te garanderen. Een uitdaging waar organisaties echter vaak tegenaan lopen, is de aanwezigheid van dubbele bonnetjes. Deze duplicaten kunnen leiden tot fouten in de berekening van vergoedingen, zorgen over naleving en inefficiënt gebruik van middelen.
In deze blogpost gaan we dieper in op de wereld van de detectie van dubbele bonnen met OCR-software, en onderzoeken we de voordelen en best practices.
Wat zijn dubbele bonnen?
Dubbele kwitanties verwijzen naar meerdere kopieën of indieningen van dezelfde kwitantie door een werknemer of persoon die vergoeding voor hun onkosten wil. Dubbele kwitanties kunnen verschillende implicaties hebben in het onkostenvergoedingsproces.
Welke invloed heeft het op de onkostenvergoeding?
Vergoeding Nauwkeurigheid
Dubbele bonnen kunnen leiden tot onnauwkeurigheden in de berekening van de onkostenvergoeding. Als er meerdere exemplaren van hetzelfde ontvangstbewijs worden ingediend, kan dit leiden tot te veel betaalde of dubbele vergoeding voor dezelfde onkosten.
Fraudepreventie
Dubbele bonnen kunnen een rode vlag zijn voor mogelijke frauduleuze activiteiten. Individuen kunnen opzettelijk meerdere keren duplicaatbonnen indienen om vergoeding voor dezelfde uitgave te claimen. Organisaties moeten beschikken over een robuust beleid en systemen voor onkostenbeheer om frauduleuze terugbetalingspogingen op te sporen en te voorkomen.
Beleidsnaleving
Dubbele kwitanties kunnen in strijd zijn met het onkostenvergoedingsbeleid en de richtlijnen van de organisatie. Beleid vereist vaak dat werknemers originele bonnen overleggen en verbiedt terugbetaling van reeds gedeclareerde of vergoede onkosten. Dubbele bonnen kunnen leiden tot niet-naleving, wat kan leiden tot verwarring en extra administratief werk om de situatie recht te zetten.
Vertragingen bij goedkeuring
Wanneer dubbele kwitanties worden ingediend, kan dit leiden tot vertragingen in het goedkeuringsproces voor vergoedingen. Beoordelaars en goedkeurders moeten extra tijd besteden aan het identificeren en oplossen van duplicaten, wat de algehele terugbetalingsworkflow kan vertragen.
Audit en archivering
Dubbele bonnen kunnen problemen opleveren tijdens interne audits of financiële beoordelingen. Van organisaties wordt verwacht dat ze nauwkeurige uitgaven bijhouden, en dubbele uitgaven kunnen het moeilijk maken om betrouwbare documentatie te verstrekken.
Hoe kan ik duplicatie van bonnen voorkomen?
- Duidelijke vergoedingsvoorwaarden: Stel duidelijke richtlijnen op die het indienen van originele kwitanties, het verbod op dubbele vergoedingen en de gevolgen voor beleidsovertredingen schetsen.
- Ontvangst validatie: Implementeer mechanismen om bonnen te valideren op het punt van indiening. Dit kan geautomatiseerde controles omvatten om mogelijke duplicaten te identificeren of ontvangstbewijzen te markeren die al zijn verwerkt.
- Ontvangsten volgen en afstemmen: Onderhoud een gecentraliseerd systeem voor het volgen en afstemmen van bonnen. Dit zorgt ervoor dat dubbele bonnen worden opgespoord en opgelost voordat terugbetaling plaatsvindt.
- Technologie oplossingen: Ontdek het gebruik van onkostenbeheersoftware of -applicaties die functies bieden voor het scannen van bonnen, validatie en geautomatiseerde duplicaatdetectie.
Wilt u uw duplicaatdetectieproces verbeteren? Maak gebruik van de AI-aangedreven oplossingen van Nanonets.
Eerlijke vergissing of dubbele onderdompeling?
Ontvangstverdubbeling kan onschuldig zijn en gewoon een uploadfout. Er worden fouten gemaakt en het is niet ongebruikelijk dat personen per ongeluk dubbele bonnen indienen tijdens het onkostenvergoedingsproces.
Medewerkers kunnen door onoplettendheid of verwarring onbedoeld meerdere keren hetzelfde bonnetje uploaden. Ze realiseren zich misschien niet dat ze het ontvangstbewijs al hebben ingediend en uploaden het per ongeluk opnieuw, wat resulteert in duplicaten.
Ontvangstverdubbeling kan ook voorkomen als er kleine variaties zijn in de documentatie. Als een persoon bijvoorbeeld zowel een fysieke kopie als een elektronische kopie van een ontvangstbewijs ontvangt, kan hij onbedoeld beide versies uploaden, wat resulteert in dubbele invoer.
Door te erkennen dat onschuldige ontvangsten kunnen worden verdubbeld, kunnen organisaties een cultuur van vertrouwen en begrip bevorderen en stappen ondernemen om processen te verbeteren en fouten in de toekomst te verminderen.
Hoe dubbele detectie verbeteren?
Verduidelijking en onderwijs
Versterk de juiste procedure voor het indienen van bonnen en benadruk eventuele specifieke richtlijnen om toekomstige fouten te voorkomen. Bied indien nodig aanvullende training of hulpmiddelen aan om het begrip en het bewustzijn te verbeteren.
correctie
Vraag de medewerker om dubbele vermeldingen te identificeren en te markeren voor verwijdering of correctie. Ze kunnen samenwerken met de juiste afdeling of persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van onkostenvergoedingen.
Systeemverbeteringen
Evalueer het onkostenbeheersysteem of de software om gebieden te identificeren waar de gebruikerservaring of duidelijkheid kan worden verbeterd om het voorkomen van onschuldige ontvangstverdubbeling te minimaliseren. Overweeg functies te implementeren die onmiddellijke feedback geven over succesvolle uploads of mogelijke duplicaten markeren.
Hoe dubbele bonnen te identificeren?
Nanonets is een leverancier van OCR-software die geavanceerde mogelijkheden biedt voor het identificeren van dubbele bonnen. Hier is hoe Nanonets kan helpen bij het detecteren van dubbele bonnen:
- OCR-aangedreven gegevensextractie: Nanonetten maakt gebruik van OCR-technologie om belangrijke gegevens uit bonnen te extraheren, waaronder namen van leveranciers, datums, bedragen en andere relevante informatie. Deze geautomatiseerde gegevensextractie zorgt voor het nauwkeurig en consistent ophalen van informatie uit bonnen, wat essentieel is voor dubbele detectie.
- Matching van tekstuele inhoud: Nanonets vergelijkt de geëxtraheerde tekst van verschillende bonnen om mogelijke duplicaten te identificeren. Door de tekstuele inhoud te analyseren, kunnen Nanonets overeenkomsten of exacte overeenkomsten tussen bonnen detecteren, zelfs als ze verschillende lay-outs of formaten hebben. Dit helpt mogelijke dubbele bonnen te markeren voor verder onderzoek.
- Beeldherkenning en visuele analyse: Nanonets maakt gebruik van beeldherkenning en visuele analysetechnieken om visuele overeenkomsten tussen bonnetjes te identificeren. Door de visuele kenmerken en structuren van bonafbeeldingen te vergelijken, kunnen Nanonets duplicaten detecteren op basis van visuele patronen of gelijkenissen.
- Aanpasbare regels en algoritmen: Met Nanonets kunnen gebruikers regels en algoritmen voor duplicaatdetectie definiëren en aanpassen op basis van specifieke criteria. Deze flexibiliteit stelt organisaties in staat om op maat gemaakte duplicaat-identificatieprocessen op te zetten die aansluiten bij hun unieke vereisten.
- Realtime validatie en feedback: Nanonetten kunnen real-time validatie bieden tijdens het indienen van ontvangstbewijzen. Terwijl gebruikers bonnen uploaden, kan Nanonets ze vergelijken met bestaande records of een database met eerder verwerkte bonnen. Het kan gebruikers onmiddellijk waarschuwen als er mogelijke duplicaten worden gedetecteerd, waardoor het indienen van dubbele bonnen op het punt van binnenkomst wordt voorkomen.
- Rapportage en analyse: Nanonets genereert rapporten en analyses over dubbele ontvangstbewijzen, wat inzicht geeft in het voorkomen en patronen van duplicaten. Deze informatie helpt organisaties trends te begrijpen, gebieden voor procesverbetering te identificeren en proactieve maatregelen te nemen om dubbele indieningen te verminderen.
- Integratiemogelijkheden: Nanonets biedt integratiemogelijkheden met bestaande systemen of workflows, waardoor de dubbele detectiefunctionaliteit naadloos kan worden geïntegreerd in de onkostenbeheer- of vergoedingsprocessen van organisaties.
Door gebruik te maken van de OCR-technologie en geavanceerde duplicaatdetectiefuncties van Nanonets, kunnen organisaties de nauwkeurigheid en efficiëntie van het identificeren van dubbele bonnen verbeteren. De aanpasbare regels, real-time validatie en rapportagemogelijkheden van Nanonets bieden een allesomvattende oplossing voor het stroomlijnen van het identificatieproces van dubbele bonnen.
Markeer dubbele facturen en variaties in PO/ontvangstgegevens en voorkom fraude.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
- PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- PlatoESG. Automotive / EV's, carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
- BlockOffsets. Eigendom voor milieucompensatie moderniseren. Toegang hier.
- Bron: https://nanonets.com/blog/detect-duplicate-receipts/
- :is
- :niet
- :waar
- $UP
- a
- nauwkeurigheid
- accuraat
- activiteiten
- Extra
- administratief
- vergevorderd
- weer
- leeftijd
- AI-powered
- Alarm
- algoritmen
- richten
- Het toestaan
- toestaat
- al
- ook
- onder
- hoeveelheden
- an
- analyse
- analytics
- het analyseren van
- en
- elke
- toepassingen
- passend
- goedkeuring
- ZIJN
- gebieden
- AS
- At
- pogingen
- audits
- geautomatiseerde
- bewustzijn
- gebaseerde
- BE
- geweest
- vaardigheden
- betekent
- BEST
- 'best practices'
- tussen
- Blog
- zowel
- ondernemingen
- by
- berekeningen
- CAN
- mogelijkheden
- gecentraliseerde
- uitdagen
- uitdagingen
- kenmerken
- Controles
- aanspraak maken op
- beweerde
- helderheid
- duidelijk
- samenwerking
- COM
- vergelijken
- vergelijken
- nakoming
- uitgebreid
- Zorgen
- verwarring
- Gevolgen
- Overwegen
- consequent
- content
- en je merk te creëren
- criteria
- Culture
- aanpasbare
- aan te passen
- gegevens
- Database
- Data
- bepalen
- vertragingen
- delven
- afdeling
- gegevens
- opsporen
- gedetecteerd
- Opsporing
- anders
- moeilijk
- digitaal
- digitale tijdperk
- dompelen
- documentatie
- doet
- verdubbelen
- verdubbeling
- beneden
- twee
- duplicaten
- gedurende
- doeltreffendheid
- doeltreffend
- elektronisch
- Werknemer
- medewerkers
- telt
- maakt
- verhogen
- verbeterde
- verzekeren
- waarborgt
- toegang
- fout
- fouten
- essentieel
- oprichten
- Zelfs
- bestaand
- verwacht
- kosten
- ervaring
- Verkennen
- extra
- extract
- Voordelen
- feedback
- financieel
- Flexibiliteit
- Voor
- Bevorderen
- bedrog
- frauduleus
- oppompen van
- functionaliteit
- verder
- toekomst
- genereert
- richtlijnen
- gebeuren
- Hebben
- hulp
- helpt
- hier
- Markeer
- Hoe
- Echter
- HTTPS
- Identificatie
- identificeren
- het identificeren van
- if
- beeld
- Beeldherkenning
- afbeeldingen
- Onmiddellijk
- Impact
- uitvoeren
- uitvoering
- implicaties
- verbeteren
- verbetering
- in
- omvatten
- Inclusief
- individueel
- individuen
- ondoeltreffend
- informatie
- onschuldig
- inzichten
- instantie
- integratie
- opzettelijk
- intern
- in
- onderzoek
- IT
- HAAR
- sleutel
- leiden
- leidend
- Hefboomwerking
- leveraging
- onderhouden
- maken
- management
- beheren
- matching
- Mei..
- maatregelen
- mechanismen
- macht
- fout
- fouten
- meer
- meervoudig
- Dan moet je
- namen
- noodzakelijk
- OCR
- OCR-software
- of
- bieden
- Aanbod
- vaak
- on
- eens
- EEN
- Operations
- optimaliseren
- or
- organisatie
- organisaties
- origineel
- Overige
- schets
- totaal
- Toezicht
- patronen
- Fysiek
- plaats
- Plato
- Plato gegevensintelligentie
- PlatoData
- punt
- beleidsmaatregelen door te lezen.
- beleidsmaatregelen
- Post
- potentieel
- praktijken
- aanwezigheid
- voorkomen
- het voorkomen van
- die eerder
- Proactieve
- procedures
- Verwerkt
- processen
- Verbod
- gepast
- zorgen voor
- leverancier
- het verstrekken van
- real-time
- realiseren
- ontvangsten
- ontvangt
- erkenning
- verzoening
- verzoenen
- archief
- Rood
- verminderen
- relevante
- betrouwbaar
- vertrouwen
- verwijdering
- Rapportage
- Rapporten
- vereisen
- Voorwaarden
- opgelost
- oplossen
- Resources
- verantwoordelijk
- resultaat
- verkregen
- Recensies
- robuust
- reglement
- s
- dezelfde
- het scannen
- naadloos
- op zoek naar
- reeks
- verscheidene
- moet
- overeenkomsten
- eenvoudigweg
- situatie
- traag
- glad
- Software
- oplossing
- Oplossingen
- specifiek
- besteden
- Stappen
- stroomlijnen
- voorlegging
- Inzending
- voorleggen
- ingediend
- geslaagd
- system
- Systems
- op maat gemaakt
- Nemen
- het nemen
- technieken
- Technologie
- neem contact
- dat
- De
- De toekomst
- de wereld
- hun
- Ze
- Er.
- Deze
- ze
- dit
- niet de tijd of
- keer
- naar
- Tracking
- Trainingen
- Trends
- Trust
- Uncommon
- begrijpen
- begrip
- unieke
- Unsplash
- .
- Gebruiker
- Gebruikerservaring
- gebruikers
- BEVESTIG
- bevestiging
- Ve
- verkoper
- versies
- Overtredingen
- we
- wanneer
- welke
- en
- wil
- Met
- Mijn werk
- workflow
- workflows
- wereld
- Your
- zephyrnet