Het leveranciersbeheerproces: belang, voordelen en uitdagingen

Goede leveranciersrelaties zijn belangrijk voor elk bedrijf om succesvol te zijn. Leveranciersmanagement heeft tot doel de relaties tussen bedrijven en leveranciers te organiseren en te versterken. Door effectief leveranciersbeheer kunnen bedrijven efficiënt opereren en worden schokken aan de aanbodzijde voorkomen.

Wat is leveranciersmanagement?

Leveranciersbeheer is een gestructureerd proces dat bedrijven volgen om hun leveranciers of leveranciers te beheren. Vendor management richt zich op het opbouwen/behouden van goede werkrelaties met leveranciers op lange termijn; om potentiële verstoringen van de levering te voorkomen en bedrijfsdoelstellingen tegen de beste waarde te verwezenlijken.

Het leveranciersmanagementproces is behoorlijk uitgebreid en omvat het selecteren van geschikte leveranciers, het onderhandelen over haalbare contracten, het beheersen van de kosten, het minimaliseren van risico's en het garanderen van tijdige levering van goederen of diensten.

Het belang van leveranciersbeheer

Leveranciersmanagement is een strategisch proces dat, als het goed wordt uitgevoerd, bedrijven kan helpen specifieke bedrijfsdoelstellingen te bereiken.

Het opent mogelijkheden voor snellere onboarding van meerdere leveranciers, waardoor potentiële risico's en vertragingen aan de aanbodzijde kunnen worden geminimaliseerd. Met een selectie van leveranciers bij de hand profiteert het bedrijf ook van lagere kosten en snellere levering om de continuïteit van het bedrijf te behouden.

Het stroomlijnen van het leveranciersproces kan zorgen voor wederzijds vertrouwen en sterkere relaties. Het kan de bedrijfsefficiëntie helpen verhogen met de nadruk op het verbeteren van de klanttevredenheid, winstgevendheid en groei.

Wat houdt het leveranciersmanagementproces in?

Hoewel het leveranciersbeheerproces eenvoudig of complex kan zijn, afhankelijk van de grootte van de organisatie, zijn de betrokken stappen vrijwel hetzelfde. Maar er zijn enkele vereisten noodzakelijk:

Pre-requisites

1. Definieer bedrijfsdoelstellingen – Bedrijven kunnen zich bezighouden met goed leveranciersmanagement als de bedrijfsdoelstellingen en doelstellingen goed gedefinieerd zijn. Het identificeren van bedrijfsdoelen kan een duidelijker beeld geven ten opzichte van het leveranciersmanagement.

2. Het creëren van een leveranciersmanagementteam – Het hebben van bekwaam personeel als onderdeel van een toegewijd team kan het leveranciersbeheer eenvoudiger en vruchtbaarder maken. Het selecteren, onderhandelen en evalueren van leveranciers is geen gemakkelijke taak. Een ervaren team kan fungeren als brug tussen de interne afdelingen en leveranciers om het leveranciersbeheerproces te optimaliseren.

Stappen in het leveranciersbeheerproces

Nu de markt vol is met potentiële leveranciers, zal een bedrijf dat zich bezighoudt met leveranciersbeheer een aantal algemene stappen volgen om ervoor te zorgen dat de juiste leveranciers worden geselecteerd. Zij zijn:

1. Leveranciers kiezen – Het proces begint met het maken van een selectie van leveranciers die geschikt worden geacht voor het bedrijf. Vervolgens worden offertes gezocht met behulp van hulpmiddelen voor e-sourcing zoals offerteaanvragen (RFQ's) en offerteaanvragen (RFP's). Hoewel de prijs een doorslaggevende factor zal zijn, kan het bedrijf ook het potentieel van een leverancier inschatten op basis van kwaliteit, reputatie, capaciteit om aan de eisen te voldoen en staat van dienst.

2. Neem deel aan contractonderhandelingen – Deze fase omvat discussies over de voorwaarden van het contract tussen het bedrijf en de gekozen leverancier. Voorwaarden kunnen verband houden met het type/de hoeveelheid goederen en/of diensten, leveringsdata, betalingsvoorwaarden en juridische voorwaarden die risico's dekken. Het contract moet voor beide partijen aanvaardbaar en wederzijds voordelig zijn.

3. Onboarding van leveranciers – Het proces van het verzamelen van relevante informatie en bijbehorende documenten is belangrijk om leveranciers te erkennen als goedgekeurde leveranciers voor het bedrijf. Bankrekeninggegevens, belastingformulieren en geldige branchelicenties zijn enkele van de belangrijkste gegevens die worden verzameld om betalingen aan leveranciers te doen en voor auditdoeleinden.

4. Volg en evalueer de prestaties van leveranciers – Bedrijven moeten de prestaties van leveranciers controleren om te zien of aan de normen wordt voldaan, de kwaliteit van producten of diensten goed is, leveringen op tijd plaatsvinden en de service bevredigend is. Afwijkingen kunnen worden rechtgezet door middel van actieplannen die met leveranciers worden besproken om soepelere zakelijke transacties te garanderen.

5. Risico's monitoren en beheersen – Risicobeheer omvat het beoordelen en monitoren van leveranciers op potentiële risico's die ernstige gevolgen voor het bedrijf kunnen hebben. Schending van de naleving, leveranciersfraudedatalekken, rechtszaken en verlies van intellectueel eigendom zijn allemaal ernstige risico's die moeten worden aangepakt als onderdeel van risicomonitoring.

6. Tijdige betalingen – Het op tijd doen van betalingen aan leveranciers kan van cruciaal belang zijn om goede werkrelaties te garanderen. Door de contractvoorwaarden voor betaling te volgen en ervoor te zorgen dat facturen zonder vertraging worden vereffend, kan het vertrouwen van leveranciers worden vergroot om de dienstverlening voort te zetten.

Implementatie van een leveranciersmanagementsysteem

Leveranciersmanagement is voor elke organisatie een cruciaal proces om groei en succes te garanderen. De opkomst van geavanceerde technologieën heeft de manier veranderd waarop leveranciersmanagementprocessen tegenwoordig worden uitgevoerd.

Vendor Management Systems (VMS) zijn webgebaseerde of cloudgebaseerde software die is ontworpen om meerdere leveranciersgerelateerde activiteiten vanaf één plek te helpen organiseren en beheren. Ze zijn efficiënt, eenvoudig, kosteneffectief en zeer voordelig voor organisaties met meerdere leveranciers.

Voordelen van leveranciersbeheer

De verschillende voordelen van leveranciersbeheer zijn:

1. Faciliteert een betere selectie – De organisatie zal profiteren van een bredere selectie van leveranciers die meer keuze bieden tegen concurrerende tarieven.

2. Kosteneffectieve onderhandelingen – Leveranciersbeheer kan ervoor zorgen dat meerdere leveranciers strijden om zaken. Hierdoor kan het bedrijf betere tarieven bedingen en lagere prijzen of kortingen verkrijgen.

3. Effectief contractbeheer – Een van de voordelen van een leveranciersbeheersysteem zijn gecentraliseerde gegevens. Alle contracten, leveranciersinformatie en gerelateerde documenten zijn vanaf één plek toegankelijk voor de hele organisatie. Dit maakt het eenvoudiger om contracten te volgen en efficiënter beslissingen te nemen.

4. Eenvoudiger prestatiebeheer – Leveranciersmanagementsystemen maken een overzicht van de volledige prestaties van leveranciers mogelijk. Het volgen van de prestaties en het vergelijken met gegevens uit het verleden is eenvoudig. Belanghebbenden kunnen ervoor zorgen dat leveranciers zich aan de contractvoorwaarden houden en dat op efficiënte wijze aan de zakelijke behoeften wordt voldaan.

5. Sterkere relaties met leveranciers – Gecentraliseerde leveranciersinformatie in VMS helpt bij een vereenvoudigd besluitvormingsproces. Het identificeren van vertragingen en snelle communicatie vermindert de verstoring in de toeleveringsketen en voorkomt extra kosten of verliezen voor beide partijen, wat resulteert in vertrouwen en betere relaties.

6. Betere risicobeperking – VMS-software is in staat leveranciersrisico's te identificeren die vroegtijdig kunnen worden voorkomen of aangepakt om impact op het bedrijf te voorkomen. Omdat alle leveranciersgerelateerde gegevens worden geverifieerd en constante monitoring mogelijk is, wordt risicobeperking eenvoudiger.

Uitdagingen in leveranciersbeheer

Onjuiste of gebrekkige leveranciersbeheerprocessen kunnen voor veel uitdagingen zorgen:

1. Niet-naleving door leveranciers – Een organisatie zonder vaste normen voor leveranciers loopt het risico van niet-naleving door haar leveranciers. Het kiezen van de juiste leverancier en het stellen van normen tijdens contractonderhandelingen is belangrijk om afwijkingen te voorkomen.

2. Risico op slechte reputatie van leveranciers – Als er meerdere leveranciers bij betrokken zijn, is het moeilijk om de werkkwaliteit van leveranciers te beoordelen en kunnen slechte prestaties van één enkele leverancier gevolgen hebben voor het bedrijf. Het uitvoeren van grondige antecedentenonderzoeken en inzicht in prestaties uit het verleden worden van cruciaal belang tijdens het selectieproces in leveranciersbeheer.

3. Probleem met handmatige opslag van leveranciersgegevens – Groeiende bedrijven kunnen het moeilijk vinden om leveranciersgegevens op te slaan naarmate het bedrijf groeit en er meer leveranciers aan boord komen. Het ontbreken van een leveranciersbeheersysteem zorgt voor nog meer problemen bij het ophalen van leveranciersinformatie wanneer dat nodig is.

4. Geen zichtbaarheid voor besluitvorming – Leveranciersbeheersystemen kunnen algemeen inzicht bieden door de beschikbaarheid van gecentraliseerde gegevens voor goede besluitvorming. Zonder een goed VMS wordt dit een ingewikkelde taak.

5. Onvermogen om verschillende betalingen af ​​te handelen – VMS-software kan betalingen bijhouden en volgen, zelfs als de betalingsvoorwaarden of -methoden verschillen. Handmatige betalingen aan meerdere leveranciers kunnen omslachtig, complex en foutgevoelig zijn, wat kan leiden tot ontevreden leveranciers.

Conclusie

Veranderende en snel veranderende tijden dwingen veel bedrijven om effectieve oplossingen te vinden om leveranciersrelaties efficiënt af te handelen. Organisaties, groot of klein, die met meerdere leveranciers te maken hebben, kunnen profiteren van de implementatie van een goed leveranciersbeheersysteem. Effectieve VMS-software kan helpen uitdagingen te overwinnen en sterkere leveranciersrelaties te bevorderen, waarde toe te voegen en de bedrijfsprestaties te verbeteren.