Volgens een Verslag uit 2020 over het onderzoek naar fraude en misbruik op het werk Volgens de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) vertegenwoordigt de hoeveelheid geld die elk jaar verloren gaat door beroepsfraude een duizelingwekkende aanslag op de wereldeconomie en heeft dit een directe invloed op het vermogen van organisaties om banen te creรซren, goederen en diensten te produceren en openbare diensten te verlenen . Volgens het onderzoek omvatten de meest voorkomende beroepsfraudesystemen in de sector factureringssystemen. Een factureringsschema is een frauduleus uitbetalingsschema waarbij een persoon zijn werkgever ertoe aanzet betalingen uit te voeren door facturen in te dienen voor fictieve goederen of diensten, opgeblazen facturen of facturen voor persoonlijke aankopen.
Met dit soort oplichting is het verstandig om beter het zekere voor het onzekere te nemen. In deze blog gaan we dieper in op wat factuuraudits inhouden en waarom ze cruciaal zijn voor de financiรซle integriteit van bedrijven.
Wat is een accountantscontrole?
Een Account Payable Audit is een proces waarbij de financiรซle gegevens van de crediteurenafdeling door een auditor worden onderzocht. In dit proces onderzoeken de auditors de nauwkeurigheid, volledigheid, naleving van algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) en geldigheid van de transacties.
Moeten alle bedrijven worden gecontroleerd?
De Sarbanes-Oxley Act van 2002 maakt het voor beursgenoteerde bedrijven noodzakelijk om al hun gegevens ter beschikking te stellen voor een onafhankelijke audit. Na onderzoek van de procedures en vastleggingen geeft de accountant zijn oordeel over de financiรซle overzichten. De externe auditor test de boekhoudprocedures en interne controles van het bedrijf en deelt zijn mening over hoe goed deze werken. Dit betekent dat beursgenoteerde bedrijven er niet aan kunnen ontkomen dat hun rekeningen worden gecontroleerd.
Hoewel kleine bedrijven misschien niet wettelijk verplicht zijn om audits uit te voeren, is het in hun belang om ervoor te zorgen dat tenminste hun facturen op de juiste manier worden gecontroleerd.
Wat is een factuuraudit?
Factuuraudits omvatten een nauwgezet onderzoek van financiรซle documenten om de juistheid ervan, de naleving van het bedrijfsbeleid en de naleving van industriรซle normen en voorschriften te verifiรซren. Deze audits spelen een cruciale rol bij het handhaven van financiรซle transparantie en het voorkomen van discrepanties.
Door factuurcontrole kunnen bedrijven het risico op fraude en diefstal effectief minimaliseren, zowel door klanten als werknemers.
Wie voert een factuuraudit uit?
Factuurcontrole en Account Payable Auditing kunnen intern worden uitgevoerd door de medewerkers of via externe externe auditors.
Interne auditors
Interne auditors hebben bepaalde voordelen, zoals het begrijpen van de bijzondere behoeften van het establishment in vergelijking met externe auditors. Hun diensten zijn goedkoper. Het is echter mogelijk dat de interne auditors niet objectief zijn in hun beoordeling en vaak vooroordelen koesteren.
Externe auditors
Externe auditors zijn objectief en onafhankelijk in hun beoordeling en hebben een bredere kennis over de werking van de financiรซle systemen van bedrijven. Ook beschikken zij over betere en praktische kennis van wet- en regelgeving. Daarom hebben externe auditors een voorsprong op interne auditors wat betreft de algehele uitkomst van de audit.
Opgemerkt moet worden dat een wettelijk voorgeschreven Account Payable Audit alleen door externe accountants mag worden uitgevoerd. Naast de controle door een externe auditor kan de onderneming ook een interne audit uitvoeren.
De checklist voor factuurcontrole
- Ontvangstbewijs en documentatie: Facturen worden ontvangen van leveranciers en leveranciers. Alle relevante documentatie, inclusief inkooporders, contracten en ontvangstbewijzen, wordt verzameld en aan de facturen gekoppeld.
- Gegevensinvoer en -verificatie: Factuurgegevens, zoals bedragen, datums en artikelomschrijvingen, worden in het boekhoudsysteem ingevoerd. Verificatie van ingevoerde gegevens aan de hand van ondersteunende documenten wordt uitgevoerd om de nauwkeurigheid te garanderen.
- Codering en classificatie: Facturen worden gecodeerd op basis van de aard van de uitgave of dienst. Classificatie zorgt voor een juiste toewijzing aan de juiste kostenplaatsen of rekeningen.
- Nalevingscontrole: Facturen worden gecontroleerd aan de hand van het beleid, de inkooporders en contractuele overeenkomsten van het bedrijf om naleving ervan te garanderen. Eventuele discrepanties of afwijkingen worden gemarkeerd voor verder onderzoek.
- Nauwkeurigheidsbeoordeling: De wiskundige nauwkeurigheid van factuurberekeningen wordt geverifieerd. Hoeveelheden, eenheidsprijzen en eventuele toepasselijke belastingen of kortingen worden gecontroleerd.
- Evaluatie van de interne controle: De interne controleprocedures van het bedrijf met betrekking tot factuurverwerking worden beoordeeld. Dit omvat het beoordelen van autorisatieprocessen, scheiding van taken en goedkeuringsworkflows.
- Optimalisatieanalyse: Experts kunnen facturen analyseren om kostenbesparingen of mogelijkheden voor efficiรซntieverbetering te identificeren. Dit kan inhouden dat u met leveranciers moet onderhandelen over betere voorwaarden of kortingen.
- Communicatie met belanghebbenden: Als er discrepanties worden geconstateerd, wordt er ter verduidelijking contact opgenomen met relevante belanghebbenden, zoals leveranciers of interne afdelingen. Discrepanties kunnen worden opgelost door middel van onderhandelingen of door het bijwerken van de boekhouding.
- Audit Trail-documentatie: Er wordt een uitgebreid audittraject bijgehouden, waarin elke stap van het auditproces wordt gedocumenteerd. Deze documentatie is het bewijs van de audit en is van cruciaal belang voor compliance- en rapportagedoeleinden.
- Rapportage en analyse: Een samenvattend rapport belicht de auditbevindingen en eventuele corrigerende maatregelen die zijn genomen. Trends of terugkerende problemen kunnen worden geanalyseerd om de toekomstige efficiรซntie van factuurverwerking te verbeteren.
Het meest cruciale onderdeel van factuurcontrole
Het controleren van de juistheid van een factuur is een cruciaal aspect van het factuurcontroleproces en er zijn drie primaire methoden voor handmatige verificatie:
- Matching in twee richtingen
Bij deze methode worden de details van de factuur vergeleken met de verzendbon. Het doel is om te bevestigen dat de regelitems op de factuur nauwkeurig weergeven wat er is geleverd. Dit zorgt ervoor dat de goederen of diensten die op de factuur staan, overeenkomen met de daadwerkelijke ontvangst van de artikelen.
- Drieweg-matching
Bij deze aanpak worden de factuurgegevens niet alleen vergeleken met de verzendbon, maar ook met de inkooporder. Het drievoudige matchingproces verifieert dat de goederen of diensten zowel zijn besteld als ontvangen. Het zorgt voor afstemming tussen de gegevens op de factuur, de inkooporder en het verzendbewijs, waardoor een uitgebreider verificatieproces ontstaat.
- Controle zonder inkooporder
Indien er geen inkooporder is afgegeven, kan de crediteurenadministratie de factuur alsnog verifiรซren. Dit kan een directe bevestiging met de inkoopafdeling, de verzender of een verwijzing naar andere transactiedocumenten zoals de vrachtbrief inhouden. Deze methode is een alternatief voor de traditionele tweerichtingsmatching waarbij een formele inkooporder geen deel uitmaakte van de transactie.
Als er tijdens het verificatieproces afwijkingen worden vastgesteld, is het de standaardpraktijk om de factuur af te wijzen en ter correctie terug te sturen naar de leverancier. Dit zorgt ervoor dat nauwkeurige en geldige informatie in de financiรซle administratie wordt bijgehouden. In gevallen waarin er sprake is van fraude of verdachte activiteiten, wordt de gemarkeerde factuur doorgaans gereserveerd voor verder onderzoek om de aard en omvang van het probleem vast te stellen.
Zodra het Accounts Payable (AP)-team de factuur met succes heeft gevalideerd, waarbij de juistheid ervan en de naleving van de relevante documenten is bevestigd, kunnen ze deze ter goedkeuring verzenden en de betalingsverwerking starten. Deze stap markeert de laatste fase van de factuuraudit, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alleen legitieme en nauwkeurige facturen worden goedgekeurd voor betaling, wat bijdraagt โโaan de financiรซle integriteit en compliance binnen de organisatie.
Hoe verbetert AP Automation de factuurcontrole?
Accounts Payable (AP)-automatisering speelt een cruciale rol bij het verbeteren van de efficiรซntie en nauwkeurigheid van het factuurcontroleproces. Een belangrijk voordeel is het versnellen van de factuurverwerking dankzij functies als optische tekenherkenning (OCR), waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt. Deze snelheid versnelt niet alleen het algehele proces, maar maakt ook frequentere en tijdige audits mogelijk.
Bovendien vermindert AP-automatisering het risico op handmatige gegevensinvoer en verwerkingsfouten. Het automatiseren van gegevensextractie en -validatie zorgt ervoor dat relevante informatie nauwkeurig wordt vastgelegd, waardoor de kans op discrepanties tijdens de audit wordt geminimaliseerd. Deze nauwkeurigheid is van cruciaal belang voor het handhaven van de integriteit van financiรซle gegevens.
De bijpassende mogelijkheden van AP-automatisering zijn een ander opmerkelijk voordeel. Het systeem koppelt facturen naadloos aan ondersteunende documenten, zoals inkooporders en verzendbewijzen, zodat alle details op รฉรฉn lijn liggen. Deze uitgebreide matchingfunctie verbetert de nauwkeurigheid en minimaliseert de kans dat discrepanties tijdens het auditproces over het hoofd worden gezien.
Realtime zichtbaarheid en transparantie worden mogelijk gemaakt door AP-automatisering. Belanghebbenden kunnen de status van facturen, goedkeuringen en betalingen volgen, waardoor ze inzicht krijgen in de workflow. Deze transparantie is essentieel voor het identificeren van knelpunten, het snel aanpakken van problemen en het garanderen van naleving van vastgestelde richtlijnen.
Bovendien biedt AP-automatisering strategische analyses die inzicht bieden in bestedingspatronen en leveranciersprestaties. Deze analyses stellen organisaties in staat weloverwogen beslissingen te nemen tijdens het auditproces, waarbij gebieden voor kostenoptimalisatie en efficiรซntieverbetering worden geรฏdentificeerd.
Bovendien dwingt AP-automatisering de naleving van het bedrijfsbeleid en de wettelijke vereisten af. Geautomatiseerde workflows kunnen worden geconfigureerd om vooraf gedefinieerde regels en goedkeuringshiรซrarchieรซn te volgen, waardoor het risico op niet-naleving wordt verminderd. Dit zorgt ervoor dat facturen consistent en volgens vastgestelde richtlijnen worden gecontroleerd.
Het bijhouden van een uitgebreid audittraject is een belangrijk kenmerk van AP-automatisering. Deze gedetailleerde geschiedenis van ondernomen acties, goedkeuringen en eventuele wijzigingen zorgt voor een robuust documentatietraject, waardoor interne en externe audits worden vergemakkelijkt. Het geautomatiseerde systeem zorgt ervoor dat alle activiteiten met betrekking tot factuurverwerking worden vastgelegd voor verantwoording en transparantie.
Breng een revolutie teweeg in uw bedrijf met de AP-automatiseringsoplossing van Nanonets
In de snel veranderende financiรซle wereld is de behoefte aan gestroomlijnde en foutloze crediteurenprocessen belangrijker dan ooit. Nanonets biedt u een geavanceerde AP-automatiseringsoplossing die is ontworpen om uw factuurcontrole-ervaring te transformeren en de efficiรซntie in uw organisatie te vergroten.
- Efficiรซntie ontsluiten met OCR-technologie: Nanonets maakt gebruik van de allernieuwste Optical Character Recognition (OCR)-technologie om het gedoe met handmatige gegevensinvoer te elimineren. Ons systeem extraheert en valideert naadloos cruciale informatie uit facturen, waardoor de verwerkingssnelheid wordt versneld en het risico op menselijke fouten wordt verminderd. Ervaar snellere en nauwkeurigere audits met Nanonets aan het roer.
- Uitgebreide matchingmogelijkheden: Onze AP-automatiseringsoplossing beschikt over uitgebreide matchingmogelijkheden, waardoor factuurgegevens naadloos aansluiten op ondersteunende documenten zoals inkooporders en verzendbewijzen. Dit nauwgezette matchingproces vergroot de nauwkeurigheid, waardoor er tijdens uw audit geen ruimte is voor discrepanties.
- Realtime zichtbaarheid en transparantie: Nanonets biedt realtime inzicht in uw workflow voor factuurverwerking. Volg eenvoudig de status van facturen, goedkeuringen en betalingen, waardoor uw team inzichten krijgt om weloverwogen beslissingen te nemen. Zeg vaarwel tegen knelpunten en verwelkom een โโnieuw tijdperk van transparantie in uw financiรซle processen.
- Strategische analyses voor geรฏnformeerde besluitvorming: Wij begrijpen het belang van strategische besluitvorming in de financiรซle wereld. Nanonets biedt krachtige analyses die inzicht geven in bestedingspatronen en leveranciersprestaties. Identificeer mogelijkheden voor kostenoptimalisatie en verbeter de efficiรซntie tijdens uw auditproces met onze intelligente analyses.
- Dwing compliance af met geautomatiseerde workflows: Nanonets AP-automatisering zorgt voor strikte naleving van uw bedrijfsbeleid en wettelijke vereisten. Onze geautomatiseerde workflows volgen vooraf gedefinieerde regels en goedkeuringshiรซrarchieรซn, waardoor het risico op niet-naleving wordt verminderd. Wees gerust, wetende dat uw facturen consequent worden gecontroleerd in overeenstemming met vastgestelde richtlijnen.
- Uitgebreide audittrail voor verantwoording: Met Nanonets beschikt u over een uitgebreid audittraject van alle activiteiten met betrekking tot factuurverwerking. Deze gedetailleerde geschiedenis van acties, goedkeuringen en wijzigingen biedt een robuust documentatietraject voor zowel interne als externe audits. Zorg voor verantwoording en transparantie bij elke stap van uw financiรซle activiteiten.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
- PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
- Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
- Bron: https://nanonets.com/blog/invoice-audit/
- : heeft
- :is
- :niet
- :waar
- 2024
- a
- capaciteiten
- Over
- versnellen
- aanvaard
- overeenstemming
- Volgens
- Account
- verantwoording
- Accounting
- accounts
- rekeningen betalen
- nauwkeurigheid
- accuraat
- nauwkeurig
- over
- Handelen
- acties
- activiteiten
- activiteit
- daadwerkelijk
- toevoeging
- aanpakken
- aanhankelijkheid
- vergevorderd
- Voordeel
- voordelen
- Na
- tegen
- overeenkomsten
- AI
- richten
- opstelling
- Alles
- toewijzing
- toestaat
- ook
- alternatief
- onder
- bedragen
- hoeveelheden
- an
- analyse
- analytics
- analyseren
- geanalyseerd
- en
- Nog een
- elke
- ap-automatisering
- toepasselijk
- nadering
- goedkeuring
- goedkeuringen
- goedgekeurd
- ZIJN
- gebieden
- AS
- terzijde
- verschijning
- geรซvalueerd
- beoordeling
- geassocieerd
- Vereniging
- At
- controleren
- gecontroleerd
- auditing
- accountants
- audits
- machtiging
- geautomatiseerde
- automatiseren
- Automatisering
- vermijd
- terug
- gebaseerde
- BE
- voordeel
- BEST
- Betere
- Bill
- factuuradres
- Blog
- schept
- zowel
- knelpunten
- Brengt
- bedrijfsdeskundigen
- ondernemingen
- maar
- by
- berekeningen
- CAN
- kan niet
- mogelijkheden
- bekwaamheid
- gevangen
- gevallen
- oorzaken
- Centra
- zeker
- Certified
- kansen
- karakter
- tekenherkenning
- controle
- gecontroleerd
- vorderingen
- classificatie
- gecodeerde
- Gemeen
- Communicatie
- Bedrijven
- afstand
- vergeleken
- vergelijken
- nakoming
- uitgebreid
- gedragingen
- geconfigureerd
- Bevestigen
- bevestiging
- consistent
- contracten
- contractueel
- bij te dragen
- onder controle te houden
- controles
- te corrigeren
- Kosten
- kostenbesparingen
- en je merk te creรซren
- kritisch
- cruciaal
- Klanten
- op het randje
- gegevens
- gegevensinvoer
- Data
- Besluitvorming
- beslissingen
- geleverd
- delven
- afdeling
- afdelingen
- ontworpen
- gedetailleerd
- gegevens
- Bepalen
- directe
- direct
- kortingen
- documentatie
- documenten
- doet
- draineren
- rit
- gedurende
- elk
- gemakkelijk
- En het is heel gemakkelijk
- economie
- rand
- effectief
- doeltreffendheid
- elimineren
- elimineren
- medewerkers
- machtigen
- empowering
- verhogen
- Verbetert
- verbeteren
- verzekeren
- waarborgt
- zorgen
- ingevoerd
- toegang
- uitgerust
- Tijdperk
- fouten
- essentieel
- gevestigd
- etablissement
- evaluatie
- OOIT
- Alle
- bewijzen
- onderzoeken
- Onderzoeken
- versnelt
- duur
- ervaring
- deskundigen
- omvang
- extern
- extractie
- extracten
- vergemakkelijkt
- faciliterende
- fast-paced
- sneller
- Kenmerk
- Voordelen
- finale
- financiรซn
- financieel
- financiรซle systemen
- financiรซle transparantie
- bevindingen
- markeerde
- volgen
- Voor
- formeel
- gevonden
- bedrog
- frauduleus
- veelvuldig
- oppompen van
- verder
- toekomst
- GAAP
- algemeen
- gif
- geeft
- Globaal
- Globale economie
- doel
- goederen
- gids
- richtlijnen
- Hebben
- met
- gezondheidszorg
- Held
- highlights
- geschiedenis
- Hoe
- Echter
- HTTPS
- menselijk
- geรฏdentificeerd
- identificeren
- het identificeren van
- Effecten
- belang
- verbeteren
- verbetering
- in
- omvatten
- omvat
- Inclusief
- onafhankelijk
- -industrie
- industriestandaarden
- informatie
- op de hoogte
- beginnen
- geรฏnitieerd
- inzichten
- integriteit
- Intelligent
- belang
- intern
- inwendig
- in
- onderzoek
- factuur
- factuurverwerking
- facturen
- betrekken
- kwestie
- Uitgegeven
- problemen
- IT
- artikelen
- HAAR
- Vacatures
- sleutel
- Weten
- kennis
- Wet
- Wetten
- Wet en regelgeving
- verlaten
- rechtmatig
- minder
- hefbomen
- als
- waarschijnlijkheid
- Lijn
- opgesomd
- ll
- verloren
- Het handhaven
- maken
- MERKEN
- handboek
- lucifers
- matching
- Mei..
- middel
- methode
- methoden
- nauwkeurig
- minimaliseert
- minimaliseren
- wijzigingen
- geld
- geld verloren
- meer
- meest
- NATUUR
- noodzakelijk
- Noodzaak
- behoeften
- New
- geen
- bekend
- opmerkelijk
- doel van de persoon
- beroeps
- OCR
- of
- Aanbod
- on
- EEN
- Slechts
- operatie
- Operations
- Advies
- Kansen
- optische tekenherkenning
- optimalisatie
- or
- bestellen
- orders
- organisatie
- organisaties
- Overige
- onze
- Resultaat
- over
- totaal
- deel
- patronen
- betaling
- verwerking van betalingen
- betalingen
- eigenaardig
- prestatie
- uitgevoerd
- persoon
- persoonlijk
- centraal
- Plato
- Plato gegevensintelligentie
- PlatoData
- Spelen
- speelt
- beleidsmaatregelen door te lezen.
- krachtige
- PRAKTISCH
- praktijk
- voorgedefinieerde
- vooroordelen
- het voorkomen van
- Prijzen
- primair
- principes
- procedures
- gaan
- processen
- verwerking
- produceren
- gepast
- naar behoren
- zorgen voor
- biedt
- het verstrekken van
- publiek
- in het openbaar
- inkomsten
- bestelling
- aankopen
- de aankoop van
- doeleinden
- real-time
- ontvangsten
- ontvangen
- erkenning
- opgenomen
- archief
- terugkerend
- vermindert
- vermindering
- referentie
- reglement
- regelgevers
- verwant
- relevante
- verslag
- Rapportage
- vertegenwoordigen
- vertegenwoordigt
- nodig
- Voorwaarden
- opgelost
- REST
- herzien
- Risico
- robuust
- Rol
- Kamer
- reglement
- s
- veilig
- Bespaar geld
- ervaren
- oplichting
- schema
- regelingen
- naadloos
- zien
- sturen
- zin
- service
- Diensten
- reeks
- delen
- Verzending
- aanzienlijke
- Klein
- kleine bedrijven
- oplossing
- snelheid
- Uitgaven
- Stadium
- onthutsend
- stakeholders
- standaard
- normen
- verklaringen
- Status
- Stap voor
- Still
- strategisch
- gestroomlijnd
- Streng
- Studie
- Met goed gevolg
- dergelijk
- OVERZICHT
- leverancier
- leveranciers
- Ondersteuning
- verdacht
- system
- Systems
- ingenomen
- Belastingen
- team
- Technologie
- Neiging
- termen
- testen
- neem contact
- dat
- De
- De lijn
- diefstal
- hun
- Er.
- daarom
- Deze
- ze
- van derden
- dit
- drie
- Door
- actuele
- naar
- spoor
- traditioneel
- Trailrunning
- transactie
- Transacties
- Transformeren
- Transparantie
- Trends
- typisch
- begrijpen
- begrip
- ondernemen
- eenheid
- bijwerken
- geldig
- gevalideerd
- bevestiging
- verkoper
- vendors
- Verificatie
- geverifieerd
- controleren
- zichtbaarheid
- was
- we
- welkom
- GOED
- waren
- Wat
- wanneer
- welke
- Waarom
- bredere
- Met
- binnen
- zonder
- Mijn werk
- workflow
- workflows
- wereld
- jaar
- You
- Your
- zephyrnet