Wat is crediteurenadministratie?

De te betalen rekeningen is een boekhoudkundige term die verwijst naar het geld dat een bedrijf verschuldigd is aan een verkoper of leverancier - voor het gebruik van hun producten of diensten.

Wanneer een bedrijf producten/diensten koopt van een verkoper/leverancier met een regeling om later te betalen, wordt het bedrag de crediteuren genoemd - totdat de betaling is gedaan.  Het is een vorm van krediet aangeboden door de verkoper/leverancier.

De te betalen rekening wordt geregistreerd wanneer een factuur wordt goedgekeurd voor betaling. Het wordt geregistreerd in het grootboek (of AP-subgrootboek) als een openstaande betaling of verplichting totdat het bedrag is betaald. De schulden kunnen handelsschulden zijn (aankoop van fysieke goederen die worden geregistreerd in een inventaris) of onkostenvergoedingen (aankoop van goederen en diensten die worden gefactureerd, bijv. reclame, entertainment, reizen, kantoorbenodigdheden en nutsvoorzieningen).

---

Automatiseer het vastleggen van gegevens, bouw workflows en stroomlijnen van het crediteurenproces in seconden. Geen code nodig. Boek nu een live demo van 30 minuten. Automatiseer factuurbetalingen met AI.

Plan een demo

---

Inhoudsopgave

---

Wilt u uw handmatige 3-way match-processen automatiseren? Boek een live demo van 30 minuten om te zien hoe Nanonets uw team kan helpen bij de end-to-end implementatie AP automatisering.

Plan een demo

---

Een voorbeeld van crediteuren

ABC Bakery bestelt 50 pond suiker bij de groothandel, XYZ Traders, tegen een tarief van 50 cent per pond. XYZ Traders biedt een krediettermijn van 30 dagen na levering aan de bakkerij, waarbinnen ABC de rekening van $25 moet betalen. Totdat de bakkerij XYZ-handelaren betaalt, wordt het bedrag van $ 25 crediteuren genoemd en wordt het op de balans van de bakkerij als schuld jegens crediteuren weergegeven.

De $ 25 wordt als een actief op de balans van XYZ-handelaren geregistreerd totdat de betaling is ontvangen.

Crediteuren omvatten, naast de aankoop van goederen, het volgende:

• Transport en logistiek
• Vermogen / Energie / Brandstof
• verpachting
• Licenties
• Diensten (montage / onderaanneming)

---

Stel contactloze AP-workflows in en stroomlijnen van het crediteurenproces in seconden. Boek nu een live demo van 30 minuten.

Plan een demo

---

Het belang van crediteurenadministratie

AP is belangrijk om de volgende redenen:

Het zorgt voor tijdige betaling van rekeningen, wat op zijn beurt de kredietwaardigheid van het bedrijf en de langetermijnrelaties met leveranciers verbetert.

• Tijdige betaling van facturen zorgt voor een ononderbroken stroom van leveringen en diensten, wat leidt tot een naadloze stroom van bedrijfsvoering.
• Tijdige betaling vermijdt achterstallige betalingen, boetes en andere late vergoedingen.
• Georganiseerde AP maakt het systematisch volgen van facturen en betalingen mogelijk.
• AP vereenvoudigt de cashflow door alleen betalingen te doen wanneer deze verschuldigd zijn en door gebruik te maken van kredietfaciliteiten die door de verkoper worden aangeboden.
• Strenge AP vermijdt leveranciersfraude en diefstal.

AP is niet zonder nadelen. Het wordt vaak gezien als een financiële last voor leveranciers die moeten wachten op betaling na levering van producten en diensten. Van de kant van het bedrijf wijst een balans met langdurige crediteuren op een precaire kaspositie. Deze nadelen kunnen worden overwonnen door ethische, juridische en logische AP-processen.

Onderdelen van het crediteurenproces

Account Payable is een proces dat uit meerdere stappen bestaat en bestaat uit enkele essentiële stappen:

• AP begint met de beslissing van het bedrijf om goederen/diensten aan te schaffen op basis van een kredietsysteem.
• Het kiezen van leveranciers die kredietfaciliteiten aanbieden.
• Het kredietbeleid van de leveranciers vergelijken in termen van toegestane kredietdagen, uitgestelde betalingskosten, contantkorting bij vervroegde betaling enz. en het kiezen van de leverancier met de voorwaarden die het beste bij het bedrijf passen.
• Naar aanleiding van de inkoopproces – inkoopaanvraag, bestelling, factuur, ontvangstbewijs – van het bedrijf.
• Boekhouding van de facturen / rekeningen in de boeken als crediteuren zodra de goederen zijn ontvangen.
• Boekhouding helpt bij interne en externe audits in het bedrijf en bij het analyseren van uitgavenpatronen, wat op zijn beurt helpt bij de financiële planning en het voldoen aan normen en voorschriften.
• Het volgen van de datums op facturen om ervoor te zorgen dat de betaling vóór de vervaldatum plaatsvindt.
• Betalen voor de vervaldatum
• Communiceren met de verkoper dat de betaling is gedaan.

Door de kredietduur volledig te benutten, kunt u de cashflow efficiënt beheren. Er moet echter aan worden herinnerd dat het meest efficiënte gebruik van kredietvoorwaarden is te weten wanneer rekeningen moeten worden gehonoreerd.

De conventionele afdeling Crediteurenadministratie

Een team dat verantwoordelijk is voor handmatige Account Payable-processen is verantwoordelijk voor het vastleggen en verwerken van financiële transacties met betrekking tot inkoop en leveranciers.

Hiervoor worden verschillende professionals ingezet:

• De data-entry analist voert de facturen in het digitale systeem in zodra ze zijn ontvangen.
• De betalingsverwerkingsanalist is verantwoordelijk voor het betalen van facturen op de vervaldatum
• De uitzonderingenanalist behandelt discrepanties in facturen en behandelt problemen met betalingsproblemen.
• De leveranciersbeheer personeel maakt en beheert de leveranciersdatabase en correleert deze met verschillende inkoopactiviteiten.
• De Accounts Payable-manager coördineert met het team voor een foutloos en naadloos factuurbeheer.

Alle leden van het team werken aan het creëren en onderhouden van sterke leveranciersrelaties. Het team moet ook de AP-uitgaven nauwlettend in de gaten houden en interne controles handhaven om de uitstroom van geld te beschermen.  

Een efficiënt en goed beheerd crediteuren workflow kan bedrijven veel tijd en geld besparen met betrekking tot het AP-proces. Organisaties kunnen in zeldzame gevallen ook: AP uitbesteden functies aan externe instanties.

Uitdagingen voor het handmatige Accounts Payable-proces

Handmatige crediteurenprocessen hebben de volgende problemen:

• Problemen bij handmatige gegevensinvoer: Handmatige invoer van facturen in het systeem kan tijdrovend, inefficiënt en foutgevoelig zijn. Dit alles kan een negatieve invloed hebben op het functioneren en de bedrijfsresultaten.
• Vertragingen in de betaling: Handmatig toezicht en fouten kunnen leiden tot late betalingen en ontevreden leveranciers. Het kan ook van invloed zijn op de kredietwaardigheid en de geloofwaardigheid van het bedrijf als klant voor de verkoper.
• Ongelukkige werknemers: De alledaagse, repetitieve aard van veel van de taken die betrokken zijn bij het AP-proces kan leiden tot ontevredenheid op het werk en aanverwante problemen, waaronder personeelsverloop.
• Onhandelbare informatie: naarmate een bedrijf groter wordt en er meer facturen moeten worden verwerkt, kan de hoeveelheid informatie over leveranciers, producten, diensten, kosten, levering en vervaldatums overweldigend worden. Het wordt ook moeilijk om documenten te vinden en de boekhouding kan een nachtmerrie worden.
• Ondoorzichtigheid van gegevens: het bijhouden van papieren facturen en fysieke AP-documenten kan moeilijk, zo niet onmogelijk worden wanneer de AP-afdeling in omvang groeit om veel inkoopprocessen aan te pakken.
• Fraude neiging: het gebrek aan zichtbaarheid in handmatige crediteurensystemen kan uw bedrijf blootstellen aan beveiligingsproblemen en fraude.

Voordelen van het automatiseren van het crediteurenproces

Het automatiseren van het Account Payable-proces leidt tot de volgende voordelen:

• Tijdwinst: er wordt gezegd dat 25% van een werkweek wordt besteed aan alledaagse handmatige taken voor factuurbeheer, tijd die beter kan worden besteed aan productievere activiteiten.
• Kostenbesparingen: handmatige verwerking van een enkele factuur kost $ 12-15. Automatisering kan een groot deel van deze kosten elimineren. Bovendien houden geautomatiseerde oplossingen de vervaldatums van facturen bij en helpen ze de factuur op een optimaal moment te betalen, waardoor de cashflow wordt verbeterd, betalingsachterstanden worden vermeden en betere relaties met leveranciers worden onderhouden.
• Inkomsten genereren: Tijdige betalingen mogelijk gemaakt door automatisering kunnen niet alleen kosten voor late betaling voorkomen, maar ook de kredietwaardigheid van het bedrijf verbeteren en het openstellen voor kortingen en kortingen van leveranciers.
• Vermindering van fouten: Handmatig factuurbeheer gaat gepaard met fouten door menselijk toezicht. Automatisering kan veel van de fouten elimineren die gepaard gaan met handmatige crediteurenprocessen.
• Flexibiliteit van betaling: Automatisering kan besluitvorming mogelijk maken over wanneer en hoe facturen moeten worden betaald (bijv. papieren cheque, ACH of via virtuele kaarten waarmee u cashback-kortingen verdient).
• Beter onderhoud van gegevens: Het handmatig doorzoeken van papierwerk kan een marteling en foutgevoelig zijn. Het onderhoud van een digitale database zorgt voor een betere toegang tot en het ophalen van gegevens, waardoor de procure-to-pay-cyclus wordt gestroomlijnd. Dergelijk beheer maakt ook analyses mogelijk voor het rapporteren en volgen van de aankopen en cashflow van het bedrijf.
• Beveiliging: automatiseringsoplossing voor crediteuren kan gegevens opslaan op een gecentraliseerde server of de cloud die beveiliging biedt

Waar u op moet letten in een Accounts Payable-software

Het is belangrijk om te kiezen voor een AP-automatiseringssoftware dat zorgt voor een maximaal rendement op uw investering. Een automatiseringssoftware voor crediteurenadministratie moet gegevensverzameling, factuurverwerking, geautomatiseerde goedkeuringen en betalingen omvatten. De basisfuncties waarnaar moet worden gezocht bij het zoeken naar AP-automatiseringssoftware zijn onder meer:

• Nauwkeurige opname van factuurgegevens: de conversie van factuurgegevens naar een algemeen digitaal formaat is het allerbelangrijkste aspect van het creëren van efficiëntie in AP-automatisering. Handmatige gegevensinvoer is duur, foutgevoelig en tijdrovend. Een goede OCR-tool maakt het intelligent vastleggen van relevante gegevens mogelijk zonder menselijke tussenkomst, waardoor tijd, geld en menselijke fouten worden bespaard.

• Gemakkelijke goedkeuring van facturen: De mensen die facturen goedkeuren zijn vaak drukke managers en leidinggevenden en de geautomatiseerde goedkeuring van facturen moet gemakkelijk, intuïtief en handig zijn voor dergelijk personeel. De goedkeurende persoon moet een factuur met een enkele klik kunnen zien en goedkeuren, ongeacht het apparaat van waaruit hij toegang heeft tot de factuur.
• Mogelijkheid om AP-facturen in realtime te volgen: Workflow-tools moeten elke belanghebbende ook in staat stellen de factuur gemakkelijk te volgen. Dit voorkomt vertragingen, miscommunicatie en wanbeheer in het verwerkingsproces van de rekeningen.
• Integratie met bestaand boekhoudsysteem: Het bedrijf kan andere digitale platforms en software gebruiken en de AP-tool moet hiermee kunnen worden geïntegreerd om mismatch in gegevens en operaties te voorkomen.
• Automatisering van betalingen: De laatste stap in het AP-proces is de betaling. Nadat alle goedkeuringen zijn vastgelegd, moet de software in staat zijn om de betaling naar de leverancier te initiëren en te verwerken om het crediteurenproces voor die specifieke inkoop te voltooien en af ​​te sluiten.
• Gegevensopslag: Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf kunnen alle AP-gegevens worden opgeslagen op een gecentraliseerde server of cloud. Het type opslag moet door het bedrijf worden bepaald voordat het AP-automatisering start.

Conclusie

Automatisering van de verwerkingsactiviteiten van de rekeningen kan de problemen elimineren die gepaard gaan met handmatige processen, zoals vertragingen, fouten en verspilling van menselijke inspanning.  

Efficiënte AP-software zoals Nanonets kan zorgen voor betere procure-to-pay-processen, zorgen voor naleving van de belasting, automatiseren 3-weg matching, optimaliseren AP dagen of DPO, fraude voorkomen, kasstromen stroomlijnen, relaties met leveranciers onderhouden en gegevens opslaan voor het nageslacht. Automatisering zorgt voor efficiëntie en kan het procure-to-pay-proces orkestreren voor waarde op de lange termijn. Het digitaal inschakelen van het AP-proces zou de bedrijfsstrategieën bevorderen door de relatie tussen leverancier en klant om te zetten in een concurrentievoordeel.