Een factuur dient als een document waarin de geleverde goederen of diensten van een verkoper aan een koper worden beschreven. Naast een eenvoudig logboek bevat een factuur echter ook een hele reeks informatie, waaronder betalingsvoorwaarden, juridische overeenkomsten en meer. Facturen zijn een belangrijk stuk documentatie voor elk bedrijf en helpen beschermen tegen audit- en juridische problemen. Tegelijkertijd ondersteunt effectieve en goed ontwikkelde facturering, wanneer verzameld als onderdeel van een holistische datamanagementstrategie, data-analyses die bijdragen aan strategische besluitvorming.
Wat is een factuur?
Een factuur is net als de kassabon die u ontvangt nadat u boodschappen heeft gedaan of uw olie heeft ververst, maar dan in een andere volgorde โ en veel complexer. Terwijl u na betaling een kassabon ontvangt, verzendt of ontvangt u een factuur voordat u de rekening betaalt of betaald krijgt. Net als bonnen registreren facturen ook een financiรซle transactie tussen een koper en een verkoper.
Wat is een factuur en hoe verschilt deze van een ontvangstbewijs? Een factuur doet al het bovenstaande, maar biedt ook:
- Strikte wettelijke bescherming als het correct wordt gedaan.
- Nuttige datapunten ter ondersteuning van een bredere analysestrategie.
- Een manier om uw bedrijf auditproof te maken.
- Vergemakkelijking van belastingaangifte.
- Algemene voorwaarden waarin de betalingsmethode wordt beschreven.
- Nog veel meer, afhankelijk van de omstandigheden van uw bedrijf.
Kort gezegd: een factuur is een officieel, juridisch ondersteund transactielogboek tussen een koper en een verkoper met uitgebreide details dat zorgt voor gemeenschappelijk begrip tussen beide partijen, juridische status in het geval van een geschil, en dient als documentatie ter ondersteuning van analytische inspanningen, bescherming tegen slechte auditresultaten en maximale belastingtijd eenvoudiger.
Wat zijn de soorten facturen?
Wanneer u facturen beheert, verzendt of ontvangt, zijn er doorgaans vier typen:
- Verkoopfactuur: Het meest voorkomende type, een verkoopfactuur, is meestal waar u aan denkt als u de term hoort. In tegenstelling tot een kassabon bevat een verkoopfactuur gedetailleerde informatie over beide partijen, prijsinformatie, betalingsinformatie en meer. Bovendien dient het document, zodra het geld van eigenaar verandert en de factuur is ondertekend, als juridisch hulpmiddel in geval van een geschil.
- Pro-formafactuur: Een pro-formafactuur lijkt in wezen op een voorlopige verkoopfactuur: de koper krijgt een geschatte leverdatum en een kostenopgave voordat hij verder gaat met de werkzaamheden of het artikel verzendt. Met een pro-formafactuur kan de koper vragen stellen en inzicht krijgen in de kosten voordat hij een overeenkomst aangaat.
- Terugkerende factuur: Als u een voortdurende koper-verkoperrelatie heeft met geleverde goederen of verleende diensten op een periodieke maar voortdurende basis, is het elke keer handmatig genereren en goedkeuren van een factuur een verspilling. In plaats daarvan gebruikt u waarschijnlijk een terugkerende factuur. Dit type factuur wordt verzonden vรณรณr de resultaten van de volgende cyclus (dat wil zeggen maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks) en moet worden betaald voordat de transactie wordt uitgevoerd. Dit lijkt een beetje op een streaming video-abonnement โ โโals je op 31 december een factuur per post ontvangt voor Netflixst voor jouw 15 januarith maandelijkse verlenging maar niet betalen, je verliest de toegang.
- Urenstaat factuur: Als u met een dienstverlenend bedrijf werkt, zoals consultants of uitbestede boekhouddiensten, registreert uw leverancier de tijd van zijn werknemers gedurende elke periode en consolideert hij het totaal op een urenstaatfactuur. Op deze factuur staan โโhet uurtarief per medewerker, het totaal aantal gewerkte uren, waar de medewerkers aan hebben gewerkt (een korte referentienota is meestal voldoende) en de eventuele administratiekosten die u binnen het contract bent overeengekomen.
Andere soorten facturen in de boekhouding zijn onder meer:
- Achterstallige factuur
- Geconsolideerde factuur
- Provisie- en tussentijdse facturen
- Credit- en debetnota's
- Handelsfactuur (gebruikt bij grensoverschrijdende transacties voor de douane)
Hoe ziet een factuur eruit?
Er zijn veel factuursjablonen beschikbaar, die allemaal kunnen worden aangepast aan uw unieke behoeften. Hier is een voorbeeld van hoe facturen er doorgaans uitzien: de datum, de partijen bij de transactie, de geleverde goederen/diensten, betalingsinformatie en eventuele aanvullende gegevens zijn gedetailleerd.
Wat is het doel van een factuur?
In de kern vervult een factuur alle standaardfuncties van een ontvangstbewijs, maar biedt extra voordelen voor zowel kopers als verkopers.
Document- en archiefbeheer
Wanneer u als bedrijf transacties uitvoert, bent u wettelijk verplicht om een โโstrikte boekhouding te voeren voor alle aankopen en verkopen. Effectief factureren betekent dat u beschermd bent tegen audits of juridische vervolging, en het kwaliteitsbeheer van documenten maakt belastingaangifte elk jaar veel eenvoudiger.
Niet alleen factureren hoort daarbij nodig archiefbeheer, maar de controle houden over uw documentatie is een teken van de algehele gezondheid van uw bedrijf. Als u de kleine dingen niet goed kunt doen, zult u de grote dingen nooit goed doen โ en facturering is een van die kleine dingen die de algehele effectiviteit van uw organisatie vertegenwoordigen.
Betalingstracking en gegevensanalyse
Een kernfunctie van rekeningafstemming omvat factuurbeheer โ zonder facturering kunt u transacties tussen inkooporders en goederenontvangstbevestiging niet effectief matchen. De factuur is ook de derde stap van 3-way matching en een kernfunctie van boekhoudpraktijken zoals factuur matching.
Tegelijkertijd moet u, als u met veel verkopers en leveranciers moet jongleren, de uitstroom van contant geld in de gaten houden en hoeveel u aan wie verschuldigd bent. Goed georganiseerde facturering helpt het evenwicht in uw betalingslandschap te behouden, waardoor u een kwaliteitsrelatie tussen uw bedrijf en leveranciers behoudt.
Als u voldoende diepgang voor factuurfacturering heeft ontwikkeld, kan de documentatie ook dienen als effectieve feederinformatie voor data-analyse, vooral als u aan de kant van de leverancier staat. Facturering helpt bij het bepalen van kooptrends, bedrijfscycli en meer om uw marketingstrategie te ondersteunen. Aan de inkoopkant helpt een effectieve factuuranalyse ook de kosten te verlagen en verspilling of inefficiรซntie te identificeren.
Legale bescherming
Hoewel effectieve facturen bescherming bieden tegen audit- of belastingproblemen, zijn ze ook een hulpmiddel in uw juridische arsenaal. Omdat ondertekende facturen deel uitmaken van contractovereenkomsten en -procedures, kunt u facturering gebruiken om ervoor te zorgen dat u de overeengekomen prijs voor goederen of diensten betaalt of als verkoper correct wordt betaald. Dit kan helpen beschermen tegen lichtzinnige rechtszaken of dienen als bewijsstuk als u in het rechtssysteem wordt gedwongen om betaling af te dwingen.
Welke details bevat een factuur?
Hoewel de vorm per sector en per bedrijf kan verschillen, geldt dat niet voor de functie. Normaal gesproken vermeldt u de meeste, zo niet alle, kerngegevens:
- Factuurnummer om facturen en betalingen binnen uw onderneming effectief in te dienen en te volgen.
- Datum waarop diensten zijn verleend of goederen zijn geleverd (of prognoses in het geval van een pro-formafactuur), evenals de datum waarop de factuur is opgesteld en verzonden.
- Contactgegevens voor koper en verkoper.
- Alle toepasselijke algemene voorwaarden, d.w.z. betaling onder netto-30-voorwaarden, eventuele geschillenclausules, enz.
- Gedetailleerde informatie voor elk geleverd goed of verleende dienst, samen met de prijzen voor dat specifieke regelitem, hetzij als prijs per eenheid, hetzij collectief in rekening gebracht.
- Eventuele toepasselijke belastingen.
- Totaal verschuldigde bedragen en valuta-informatie als het een internationale transactie.
- Elke aanvullende memo, notitie of persoonlijk bericht voor de ontvanger.
Wanneer moet u facturen verzenden?
Er bestaat geen โbeste tijdโ om een โโfactuur te versturen, maar een goede vuistregel is dat wel vroeg en vaak. Communicatie is van cruciaal belang in alle aspecten van het leven, maar vooral als het gaat om B2B- of B2C-diensten die grote juridische gevolgen hebben.
Hoewel uw specifieke bedrijfsbehoeften de timing bepalen, is het een goede gewoonte om een โโpro-formafactuur te sturen nadat u de eisen van de klant heeft verwerkt, om er zeker van te zijn dat u op รฉรฉn lijn zit en de verkoopfactuur snel te verzenden na ontvangstbevestiging of wanneer de services volledig zijn verleend. Facturering achteraf heet facturatie bij levering.
Als u met een nieuwe klant werkt of als het contract bijzonder groot is, wilt u misschien ook een voorlopige factuur sturen voordat u met de werkzaamheden begint, om zo een aanbetaling veilig te stellen. Dit heet geavanceerde facturatie. Als het contract lang duurt, kan een tussentijdse factuur of een factuur op basis van vooraf bepaalde mijlpalen ervoor zorgen dat u op schema blijft wat betreft gefactureerde tijd en budget.
Facturen en interne controles
Facturen vormen een kernonderdeel van 3-way matching en zijn dus van cruciaal belang voor effectief interne controles van crediteuren. Door de factuurstroom tijdens het traject te volgen, kunt u ervoor zorgen dat u goederen op tijd ontvangt volgens de afgesproken kosten, terwijl u beschermd bent tegen fraude door werknemers of buitensporige uitgaven.
Binnen crediteuren of debiteuren, afhankelijk van uw rol als koper of verkoper, helpt de factuur ook bij het beheren van uw kredietrekening, aangezien deze vรณรณr betaling wordt ontvangen. Vanuit verkoopperspectief helpt facturering u ook om uw voorraadniveaus of personeelsbehoeften in de gaten te houden als u een servicegericht bedrijf bent.
Conclusie
Facturering is op zichzelf niet ingewikkeld, maar afhankelijk van de omvang en reikwijdte van uw bedrijf kunt u snel overweldigd raken door het jongleren met veel facturen en ervoor te zorgen dat de betaling tijdig en correct wordt verzonden (of ontvangen).
Tegenwoordig ondergaat de facturering snelle veranderingen nu digitalisering en grensoverschrijdende transacties de norm worden. Een veelvoud van geautomatiseerde AP en facturatiesoftware helpt gebruikers hun factuurproces te automatiseren, inclusief aangepaste sjablonen om facturen snel aan kopers te bezorgen en de crediteurenadministratie te stroomlijnen workflows voor factuurgoedkeuring bij het uitvoeren van rekeningafstemming of inkoopprocessen.
Omdat de factureringsplatforms van de volgende generatie volledig digitaal zijn, bespaart u ook geld door de personeelsbehoefte te verminderen en werknemers zich te laten concentreren op het verbeteren van uw bedrijfspositionering in plaats van door enorme hoeveelheden handmatige gegevens te moeten ploeteren. Als u toch fysieke facturen verzendt of ontvangt, bieden veel platforms dit ook aan optische tekenherkenning (OCR), een technologie die automatisch digitale tekst en informatie invult die uit fysieke documenten is gescand.
Vergeet niet dat het correct uitvoeren van de kleine dingen de basis is van effectief management โ โโen het strak onder controle houden van uw facturatieproces is een van die gemakkelijke overwinningen die uw organisatie klaarstoomt voor succes.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
- PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
- Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
- Bron: https://nanonets.com/blog/what-is-an-invoice/
- :is
- :niet
- $UP
- a
- in staat
- Over
- boven
- toegang
- Volgens
- Account
- Accounting
- accounts
- rekeningen betalen
- over
- Extra
- beheerder
- Na
- tegen
- afgesproken
- overeenkomsten
- Alles
- toestaat
- langs
- naast
- ook
- an
- analyse
- analytisch
- analytics
- en
- Jaarlijks
- elke
- toepasselijk
- goedkeuring
- ZIJN
- Arsenaal
- AS
- vragen
- aspecten
- At
- controleren
- automatiseren
- webmaster.
- Beschikbaar
- Zakelijk
- B2C
- basis
- BE
- worden
- vaardigheden
- Begin
- betekent
- tussen
- Verder
- Groot
- Bill
- factuuradres
- zowel
- beide partijen
- bredere
- begroting
- bedrijfsdeskundigen
- ondernemingen
- maar
- KOPER..
- kopers
- Buying
- by
- Dit betekent dat we onszelf en onze geliefden praktisch vergiftigen.
- CAN
- geval
- Contant geld
- verandering
- Wijzigingen
- veranderende
- karakter
- opgeladen
- situatie
- klant
- collectief
- plegen
- Gemeen
- Communicatie
- Bedrijf
- complex
- Zorgen
- conclusie
- voorwaarden
- bevestiging
- consolideren
- consultants
- bevatten
- contract
- bijdragen
- onder controle te houden
- Kern
- te corrigeren
- correct
- Kosten
- Kosten
- Rechtbank
- Credits
- kritisch
- grensoverschrijdende
- Valuta
- aanpasbare
- aangepaste
- douane
- Snijden
- kosten besparen
- cycli
- gegevens
- gegevens Analytics
- gegevensbeheer
- data punten
- Datum
- Debiteren
- December
- Besluitvorming
- leveren
- geleverd
- levering
- Afhankelijk
- diepte
- detail
- gedetailleerd
- detaillering
- gegevens
- Bepalen
- ontwikkelde
- verschillen
- anders
- moeilijkheden
- digitaal
- digitalisering
- Geschil
- do
- document
- documentatie
- documenten
- doet
- Nee
- doen
- gedaan
- Dont
- beneden
- rit
- e
- elk
- En het is heel gemakkelijk
- effectief
- effectief
- effectiviteit
- Werknemer
- medewerkers
- inspanningen
- bezig
- verzekeren
- waarborgt
- zorgen
- Enterprise
- Evenwicht
- in wezen
- geschat
- etc
- Event
- voorbeeld
- Voert uit
- uitvoeren
- tentoonstellen
- feit
- vergoedingen
- Dien in
- Filing
- financieel
- Stevig
- stroom
- Focus
- Voor
- formulier
- Foundation
- vier
- bedrog
- oppompen van
- geheel
- functie
- functies
- het genereren van
- krijgen
- het krijgen van
- goed
- goederen
- handen
- Hebben
- Gezondheid
- horen
- hulp
- helpt
- houdt
- holistische
- gastheer
- HOURS
- Hoe
- HTTPS
- i
- identificeren
- if
- het verbeteren van
- in
- omvatten
- omvat
- Inclusief
- inefficiรซnties
- info
- informeren
- informatie
- verkrijgen in plaats daarvan
- tussentijd
- intern
- in
- inventaris
- factuur
- Factuurbeheer
- facturen
- facturatie
- IT
- HAAR
- zelf
- Januari
- voor slechts
- Houden
- houden
- sleutel
- Soort
- Landschap
- Groot
- rechtszaken
- Juridisch
- wettelijk
- verhuur
- niveaus
- Life
- als
- Waarschijnlijk
- Lijn
- Elke kleine stap levert grote resultaten op!
- inloggen
- Kijk
- ziet eruit als
- verliezen
- onderhouden
- MERKEN
- beheer
- management
- beheren
- manier
- handboek
- handmatig
- veel
- Marketing
- Match
- matching
- non-conformist
- max
- Mei..
- middel
- Memo
- Bericht
- Methodologie
- macht
- Mijlpalen
- geld
- maandelijks
- meer
- meest
- veel
- menigte
- Noodzaak
- behoeften
- Netflix
- nooit
- New
- volgende
- geen
- nota
- aantal
- OCR
- of
- Aanbod
- officieel
- vaak
- Olie
- on
- eens
- EEN
- lopend
- Slechts
- or
- bestellen
- orders
- organisatie
- organisatorische
- resultaten
- totaal
- overweldigd
- pagina
- betaald
- deel
- vooral
- partijen
- pad
- Betaal
- het betalen van
- betaling
- betalingen
- voor
- periode
- periodiek
- Gepersonaliseerde
- perspectief
- Fysiek
- stuk
- platforms
- Plato
- Plato gegevensintelligentie
- PlatoData
- plus
- punten
- arm
- positionering
- praktijk
- praktijken
- inleidend
- bereid
- prijs
- prijsstelling
- Voorafgaand
- Pro
- werkzaamheden
- inkoop
- projecties
- naar behoren
- beschermen
- beschermd
- beschermen
- bescherming
- inkomsten
- aankopen
- doel
- achtervolging
- kwaliteit
- driemaandelijks
- Contact
- snel
- citeren
- gevolgen
- snel
- tarief
- liever
- ontvangsten
- ontvangen
- ontvangen
- ontvangende
- verzoening
- record
- archief
- terugkerend
- vermindering
- referentie
- met betrekking tot
- verwantschap
- gerenderd
- vertegenwoordigen
- nodig
- Voorwaarden
- rechts
- Rol
- Regel
- verkoop
- dezelfde
- Bespaar
- omvang
- Sectoren
- beveiligen
- te zien
- Verkopers
- sturen
- verzending
- verzonden
- dienen
- bedient
- service
- Diensten
- reeks
- Sets
- Schild
- moet
- kant
- teken
- Gesigneerd
- Eenvoudig
- eenvoudiger
- sinds
- Maat
- Klein
- specifiek
- Uitgaven
- personeelsbezetting
- standaard
- staand
- strategisch
- Strategie
- streaming
- gestroomlijnd
- Streng
- abonnement
- succes
- voldoende
- leveranciers
- ondersteuning
- steunen
- system
- belasting
- Belastingen
- Technologie
- templates
- termijn
- termen
- algemene voorwaarden
- tekst
- neem contact
- dat
- De
- hun
- Deze
- spullen
- denken
- Derde
- dit
- die
- toch?
- Door
- overal
- Dus
- niet de tijd of
- actuele
- timing
- naar
- tools
- Totaal
- spoor
- Tracking
- afhandelen
- transactie
- Transacties
- Trends
- type dan:
- types
- typisch
- begrijpen
- begrip
- unieke
- anders
- op
- .
- gebruikt
- gebruikers
- doorgaans
- verkoper
- vendors
- Video
- willen
- was
- Afval
- Manier..
- GOED
- waren
- Wat
- Wat is
- wat
- wanneer
- terwijl
- of
- en
- geheel
- wil
- Wint
- Met
- binnen
- zonder
- Mijn werk
- werkte
- werkzaam
- jaar
- You
- Your
- zephyrnet